CRM Automation: 6 เวิร์กโฟลว์เพื่อให้ทีมขายของคุณสบายใจ

เมื่อหนึ่งทศวรรษที่แล้ว ซอฟต์แวร์การจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) เคยเป็นซอฟต์แวร์ที่ได้รับความนิยม ซอฟต์แวร์ราคาแพงที่บริษัทขนาดใหญ่ที่สุดเท่านั้นที่จะนำมาใช้

ตั้งแต่นั้นมามีการเปลี่ยนแปลงมากมาย

ปัจจุบัน ซอฟต์แวร์ CRM ไม่ใช่เทคโนโลยีราคาแพงอีกต่อไป ด้วยตัวเลือก CRM ที่มีอยู่มากมายในท้องตลาด ปัจจุบันนี้จึงเป็นเครื่องมือเอนกประสงค์ราคาไม่แพง ปรับแต่งได้ สำหรับธุรกิจทุกขนาดจากอุตสาหกรรมต่างๆ

ตามการประมาณการจาก Grandview Research บริษัทกว่า 91% ที่มีพนักงาน 10 คนขึ้นไปใช้บริการนี้ ประโยชน์ของ CRM นั้นชัดเจนและได้รับการพิสูจน์แล้ว

อย่างไรก็ตาม ตัวแทนฝ่ายขายบางรายปฏิเสธที่จะใช้ CRM เนื่องจากพบว่ากระบวนการนี้ซับซ้อนและใช้เวลานานเกินไป และในบางกรณีนั่นอาจเป็นจริง

เมื่อบริษัทไม่สามารถตั้งค่าระบบอัตโนมัติของ CRM การใช้ซอฟต์แวร์นี้อาจเป็นภาระได้ ในทางกลับกัน บริษัทที่ทำ CRM โดยอัตโนมัติจะได้รับประโยชน์มากมาย เช่น รอบการขายที่สั้นลง ผลผลิตที่ดีขึ้น และยอดขายและรายได้ที่เพิ่มขึ้น

บทความนี้ให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับระบบอัตโนมัติของ CRM ทีมขายของคุณจะได้รับประโยชน์จากระบบนี้อย่างไร และวิธีนำเวิร์กโฟลว์ระบบอัตโนมัติของ CRM 6 รายการไปใช้ที่พนักงานขายของคุณจะใช้

ระบบอัตโนมัติ CRM คืออะไร?

ระบบอัตโนมัติของ CRM หมายถึงการใช้ฟังก์ชันเฉพาะของระบบ CRM เพื่อมอบหมายงานที่ลำบากและซ้ำซากซึ่งมักดำเนินการโดยฝ่ายขาย ฝ่ายการตลาด และฝ่ายบริการลูกค้าไปยังเครื่อง

กระบวนการที่ผู้ใช้ CRM สามารถทำให้เป็นอัตโนมัตินั้นแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับลักษณะเฉพาะของระบบ CRM แต่ละระบบ เวิร์กโฟลว์การทำงานอัตโนมัติ CRM ที่พบมากที่สุด ได้แก่:

• การจับลูกค้าเป้าหมาย: ระบบอัตโนมัติ CRM ช่วยให้พนักงานขายสามารถจับลูกค้าเป้าหมายจากแหล่งต่างๆ ได้โดยอัตโนมัติ เช่น แบบฟอร์มเว็บไซต์ แชท ผู้ส่งสาร โซเชียลมีเดีย และอีเมล
• คุณสมบัติของลีด: คุณสมบัติของลีดจะช่วยให้คุณสมบัติของลีดที่จับได้ขึ้นอยู่กับเกณฑ์เฉพาะ
• การกำหนดเส้นทางลูกค้าเป้าหมาย: ด้วยระบบอัตโนมัติของ CRM ลูกค้าเป้าหมายทั้งหมดที่เข้าสู่ช่องทางการขายสามารถกำหนดให้กับตัวแทนขายได้โดยอัตโนมัติ
• การป้อนข้อมูล: เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติจะทำแทนการอัปเดตบันทึกลูกค้าและป้อนข้อมูลด้วยตนเอง
• การสร้างงาน: ทุกครั้งที่ลีดใหม่เข้าสู่ขั้นตอนการขาย ตอบสนองต่อการสื่อสาร หรือย้ายช่องทาง CRM สามารถสร้างงานโดยอัตโนมัติสำหรับตัวแทนขายที่ได้รับมอบหมายเพื่อดำเนินการที่เหมาะสม

• การดูแลลูกค้าเป้าหมาย: เวิร์กโฟลว์ CRM อัตโนมัติสามารถส่งเนื้อหาเป้าหมายและข้อความติดตามไปยังลูกค้าเป้าหมายเพื่อให้พวกเขามีส่วนร่วมและย้ายพวกเขาผ่านช่องทางการขาย

• การคาดการณ์การขาย: ระบบอัตโนมัติ CRM สามารถสร้างการคาดการณ์ตามข้อมูลในอดีต แนวโน้มการขายในปัจจุบัน และปัจจัยอื่นๆ

• การรายงานการขาย: สามารถใช้เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติเพื่อสร้างรายงานการขายที่ถูกต้องอย่างรวดเร็วและวิเคราะห์ข้อมูลลูกค้าเพื่อรับข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับพฤติกรรมของลูกค้าและระบุจุดที่ต้องปรับปรุง

ทีมขายของคุณจะได้รับประโยชน์จากระบบอัตโนมัติ CRM อย่างไร

ระบบอัตโนมัติ CRM สามารถช่วยให้ทีมขายบรรลุเป้าหมายและเพิ่มรายได้โดยการปรับปรุงงานที่ซ้ำซาก ปรับปรุงความแม่นยำของข้อมูล และเพิ่มความภักดีและการรักษาลูกค้า แต่นั่นไม่ใช่ทั้งหมด ภายใน เวิร์กโฟลว์เหล่านี้ยังปรับปรุงการทำงานร่วมกันในทีมและเพิ่มกำลังใจในการทำงานของพนักงานขาย

1. เพิ่มประสิทธิภาพของเวิร์กโฟลว์การขาย

งานที่น่าเบื่อและซ้ำซากมากมายที่ตัวแทนฝ่ายขายมักจะจมอยู่กับมันกลายเป็นอดีตไปแล้วด้วยระบบอัตโนมัติของ CRM คุณไม่จำเป็นต้องสลับไปมาระหว่างแท็บและคัดลอกและวางข้อมูลเกี่ยวกับลีดและลูกค้าจากแหล่งต่างๆ ลงใน CRM อีกต่อไป คุณไม่จำเป็นต้องบันทึกทุกการโต้ตอบด้วยตนเอง และคุณไม่ต้องละสายตาจากขั้นตอนการขายเพื่อหลีกเลี่ยงการพลาดโอกาสในการขายใหม่

2. ขวัญและกำลังใจของทีมขายดีขึ้น

ประสิทธิภาพของเวิร์กโฟลว์ที่เพิ่มขึ้นสามารถเพิ่มขวัญและกำลังใจของพนักงานขายได้อย่างมาก เมื่อตัวแทนฝ่ายขายยุ่งอยู่กับการทำสิ่งที่ได้รับการว่าจ้างให้ทำในตอนแรก ดำเนินการค้นหาและสาธิตการโทร เจรจากับลูกค้า และปิดดีล พวกเขารู้สึกพอใจกับภาระงานของตนมากขึ้น

3. การนำ CRM ไปใช้ในระดับที่สูงขึ้น

จากการศึกษาของ HubSpot น้อยกว่า 40% ของบริษัทที่ใช้ CRM สามารถนำซอฟต์แวร์ไปใช้อย่างเต็มที่ หนึ่งในอุปสรรคที่ใหญ่ที่สุดในการใช้ CRM เป็นประจำคือการป้อนข้อมูล – 23% ของผู้ตอบแบบสอบถามรู้สึกว่าเป็นภาระในการอัปเดต CRM ด้วยตนเอง ระบบอัตโนมัติของ CRM สามารถกระตุ้นให้พนักงานขายใช้ CRM อย่างสม่ำเสมอมากขึ้น และเพิ่มการนำ CRM โดยรวมไปใช้ทั่วทั้งบริษัท

4. ปรับปรุงความถูกต้องของข้อมูล

ข้อผิดพลาดของมนุษย์เป็นสาเหตุทั่วไปที่ทำให้พลาดโอกาสในการขาย การพิมพ์ผิดที่นี่และที่นั่น การลืมบรรทัดเมื่อถ่ายโอนข้อมูล แมวเร่งความเร็วบนแป้นพิมพ์ขณะที่คุณกำลังคัดลอกและวางรายละเอียดการติดต่อที่สำคัญบางอย่าง เราทุกคนเคยผ่านจุดนั้นมาแล้ว

แต่คุณรู้ว่าใครยังไม่ได้? ระบบ CRM อัตโนมัติ เมื่อคุณทำให้การป้อนข้อมูลอัตโนมัติใน CRM คุณจะมั่นใจได้ว่าข้อมูลจะเข้าสู่ฐานข้อมูลของคุณตามที่ลูกค้าเป้าหมายหรือลูกค้าป้อนเข้าไป

5. ประสบการณ์ของลูกค้าที่ดีขึ้น

ระบบอัตโนมัติของ CRM ช่วยสร้างการเดินทางของลูกค้าที่เป็นหนึ่งเดียวกัน และรับประกันว่าลูกค้าเป้าหมายทุกรายที่เข้าสู่ขั้นตอนการขายของคุณต้องผ่านขั้นตอนและกระบวนการเดียวกัน โดยไม่มีข้อยกเว้นและไม่มีความล่าช้า

6. วงจรการขายสั้นลง

เนื่องจากงานที่ใช้เวลานานส่วนใหญ่ของคุณถูกมอบหมายให้กับระบบอัตโนมัติของ CRM คุณสามารถเร่งกระบวนการขาย และทำให้วงจรการขายของคุณสั้นลง

7. เพิ่มความภักดีและการรักษาลูกค้า

ระบบอัตโนมัติ CRM มอบวิธีที่ราบรื่นและง่ายดายสำหรับธุรกิจในการติดต่อกับลูกค้า ช่วยสร้างความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นยิ่งขึ้นและขับเคลื่อนการเติบโตในระยะยาว

ด้วยระบบอัตโนมัติของ CRM คุณสามารถพัฒนากลยุทธ์การสื่อสารส่วนบุคคลและที่เกี่ยวข้องซึ่งปรับให้เหมาะกับความต้องการและความชอบของลูกค้าของคุณ สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าการสื่อสารทั้งหมดจะถูกส่งอย่างสม่ำเสมอในทุกช่องทาง ด้วยระบบอัตโนมัติของ CRM คุณจะไม่พลาดคำตอบหรือคำถาม และไม่มีวันลืมวันครบรอบ

8. เพิ่มยอดขายและรายได้

จากการศึกษาของ Hinge Research บริษัทต่างๆ ที่นำระบบอัตโนมัติระดับสูงมาใช้ในกระบวนการขายของพวกเขาจะสร้างโอกาสในการขายเพิ่มขึ้นประมาณ 16% มากกว่าบริษัทที่ใช้ระบบอัตโนมัติระดับต่ำหรือไม่มีเลย ซึ่งส่งผลให้การสร้างรายได้เพิ่มขึ้น

9. ตัดสินใจได้ดีขึ้น

สุดท้าย เมื่อคุณทราบว่าข้อมูลทั้งหมดของคุณเป็นปัจจุบัน ถูกต้อง และมีโครงสร้าง คุณจะสามารถทำการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ที่มีข้อมูลมากขึ้น

6 ขั้นตอนการทำงานอัตโนมัติ CRM

จะดีไหมที่จะมอบหมายงานทั้งหมดของคุณให้กับเครื่องจักรและเพียงแค่เก็บเกี่ยวพืชผล (รับค่าคอมมิชชั่นสำหรับงานที่เป็นตัวเอก) กลายเป็นว่าการทำให้กระบวนการขายของคุณเป็นแบบอัตโนมัติมากเกินไปใน CRM อาจไม่ใช่แบบอัตโนมัติของ CRM

เมื่อคุณทำให้ทุกอย่างเป็นอัตโนมัติ คุณเสี่ยงที่จะทำให้สิ่งต่าง ๆ ซับซ้อนกว่าที่เคยเป็น ดังนั้น คุณต้องเข้าใกล้กระบวนการอย่างมีกลยุทธ์ – ใช้เฉพาะระบบอัตโนมัติ CRM ที่ทีมขายของคุณต้องการเท่านั้น แล้วคุณจะมั่นใจได้ว่างานของคุณจะไม่สูญเปล่า

ด้านล่าง เราได้รวบรวมรายการระบบอัตโนมัติ CRM หกรายการที่มีประโยชน์สำหรับทีมขายแทบทุกคน เข้าเรื่องกันเลย!

1. การป้อนข้อมูล

ในโลกของการขายที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว เวลาคือเงิน การป้อนข้อมูลด้วยตนเองเป็นเรื่องน่าเบื่อหน่าย ใช้เวลานาน และที่แย่ที่สุดคือเกิดข้อผิดพลาดโดยมนุษย์ได้ง่าย มีหลายสถานการณ์ที่ตัวแทนขายจำเป็นต้องป้อนข้อมูลใน CRM ซึ่งทั้งหมดนี้สามารถดำเนินการได้โดยอัตโนมัติ

มาดูกันดีกว่าว่าแต่ละคนเป็นอย่างไร

จับลีดอัตโนมัติ

ไม่ว่าลีดของคุณจะมาจากที่ใด – แบบฟอร์มบนเว็บบนเว็บไซต์ แชท อีเมล หรือ LinkedIn – คุณสามารถปรับปรุงการจับภาพและให้ระบบอัตโนมัติของ CRM สร้างบันทึกใหม่ให้กับคุณได้

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถตั้งค่าเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติที่จะขูดข้อมูลทั้งหมดจากเว็บฟอร์มที่ส่งมา และใช้ข้อมูลนั้นเพื่อสร้างเรกคอร์ดใหม่ใน CRM ในการทำเช่นนั้น คุณต้องสร้าง URL ของเว็บฮุคที่ไม่ซ้ำใครและวางลงในเว็บฟอร์มที่คุณใช้สร้างลีด

ที่นี่ ทริกเกอร์เริ่มต้นของเวิร์กโฟลว์จะเป็นการรับเหตุการณ์ของเว็บฮุคและการดำเนินการที่เกิดขึ้นเมื่อเวิร์กโฟลว์ถูกตั้งค่าให้เคลื่อนไหว นั่นคือการสร้างผู้ติดต่อใหม่ใน CRM

เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลทั้งหมดได้รับการบันทึกลงในฟิลด์บันทึกลูกค้าที่เหมาะสมใน CRM คุณต้องจับคู่ฟิลด์ในแบบฟอร์มบนเว็บของคุณกับฟิลด์ในบันทึก CRM อย่างไรก็ตาม CRM บางตัวก้าวไปอีกขั้นและอนุญาตให้ผู้ใช้สร้างเว็บฟอร์มแบบกำหนดเองใน CRM และวางไว้บนเว็บไซต์

เมื่อใช้ CRM ที่มีเว็บฟอร์มในตัว คุณสามารถส่งลีดเว็บไซต์ไปยัง CRM ได้โดยตรงโดยไม่ต้องใช้เว็บฮุค ในสถานการณ์เช่นนั้น ทริกเกอร์ที่กำหนดเวิร์กโฟลว์จะเป็นการส่งเว็บฟอร์ม

นี่คือตัวอย่างเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ:

ที่มา: NetHunt

ตัวอย่างของเวิร์กโฟลว์การจับลูกค้าเป้าหมายแบบเว็บฟอร์มอัตโนมัติ

สมมติว่าแหล่งที่มาหลักของคุณคืออีเมล แชท หรือโซเชียลมีเดีย ในกรณีนั้น คุณต้องใช้ CRM ที่ทำงานร่วมกับซอฟต์แวร์อีเมล (เช่น Gmail) แชทออนไลน์ หรือแพลตฟอร์มโซเชียลเน็ตเวิร์ก (เช่น LinkedIn) ตามลำดับ จากนั้น คุณสามารถตั้งค่าระบบอัตโนมัติของ CRM ที่จะสร้างบันทึกลูกค้าจากข้อความขาเข้า และเสริมบันทึก CRM เหล่านั้นด้วยข้อมูลที่มีอยู่ทั้งหมด

อัปเดตข้อมูลการติดต่ออัตโนมัติ

การจับลูกค้าเป้าหมายไม่ใช่เวลาเดียวที่พนักงานขายจำเป็นต้องป้อนข้อมูลใน CRM

หากคุณต้องการให้รายงานการขายและการคาดการณ์แม่นยำ คุณต้องแน่ใจว่าข้อมูลทั้งหมดในฐานข้อมูลเป็นปัจจุบัน สมบูรณ์ และเชื่อถือได้ ดังนั้น เมื่อใดก็ตามที่มีสิ่งที่น่าจดจำเกิดขึ้นกับผู้ติดต่อของคุณ คุณต้องอัปเดตบันทึก CRM ของพวกเขาทันที

หากคุณต้องอัปเดตเรกคอร์ดทั้งหมดด้วยตนเอง คุณอาจไม่ได้ทำงานใดๆ เลย มันจะเป็นกระแสของบันทึกที่ไม่มีที่สิ้นสุดซึ่งคุณต้องให้ความสนใจทันที

โชคดีที่คุณสามารถมอบหมายงานนี้ให้กับระบบอัตโนมัติของ CRM

เพื่อประหยัดเวลาของทีมขายของคุณจากการอัพเดตฐานลูกค้าด้วยตนเองและเพิ่มอัตราคอนเวอร์ชั่นด้วยการส่งข้อความที่เกี่ยวข้องตามพฤติกรรมและความชอบของลูกค้า คุณควรตั้งค่าเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติเพื่ออัพเดตเรกคอร์ดเมื่อใดก็ตามที่ทริกเกอร์ถูกทริกเกอร์

ในสถานการณ์นี้ ทริกเกอร์ที่เป็นปัญหาอาจเป็นอะไรก็ได้:

• ลูกค้าเป้าหมายมีปฏิกิริยาต่อการเข้าถึงของคุณ (เปิดอีเมลของคุณ ตอบกลับข้อความ ฯลฯ)
• ลูกค้าเป้าหมายย้ายไปยังขั้นตอนถัดไปของขั้นตอนการขาย
• ลูกค้าเป้าหมายติดต่อคุณจากที่อยู่อีเมลอื่น

ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างของระบบอัตโนมัติ CRM ที่อัปเดตความน่าจะเป็นของการปิดดีลเมื่อลีดย้ายไปยังขั้นตอน "การเจรจา" ของไปป์ไลน์การขาย:

ที่มา: NetHunt

ตัวอย่างเวิร์กโฟลว์การอัปเดตข้อมูลผู้ติดต่ออัตโนมัติ

การบันทึกการโต้ตอบอัตโนมัติ

ประการสุดท้าย พนักงานขายยังต้องป้อนข้อมูลใน CRM ทุกครั้งที่สื่อสารกับลีดและลูกค้า ด้วยวิธีนี้ พวกเขาสามารถดูภาพรวม ติดตามการโต้ตอบทั้งหมด และระบุดีลที่ไม่ได้ใช้งานทันที

อย่างไรก็ตาม การบันทึกการโต้ตอบด้วยตนเองมีข้อเสียหลายประการ:

• มันใช้เวลานาน
• เมื่อไม่ได้เข้าสู่ระบบทันที พนักงานขายอาจลืมรายละเอียดของการสนทนาหรือเวลาและวันที่ที่ถูกต้อง
• การตัดสินว่าอะไรสำคัญ (และดังนั้นจึงควรค่าแก่การบันทึก) และอะไรไม่สำคัญนั้นขึ้นอยู่กับอัตวิสัย บ่อยครั้งที่ตัวแทนฝ่ายขายมองข้ามรายละเอียดที่สำคัญและแม้แต่บทสนทนาทั้งหมดเพียงเพราะพวกเขาไม่คิดว่าสิ่งที่สำคัญขนาดนั้น

ระบบอัตโนมัติของ CRM จะช่วยให้แน่ใจว่าประวัติการสื่อสารของคุณทุกส่วนจะถูกเก็บไว้ในไทม์ไลน์ของบันทึกลูกค้าโดยไม่มีข้อยกเว้นและเรียงตามลำดับเวลา

2. การกำหนดเส้นทางลูกค้าเป้าหมาย (การกระจายลูกค้าเป้าหมาย)

จากการศึกษาของ HubSpot พบว่า 29% ของทีมที่ใช้ CRM ใช้เพื่อกำหนดตัวแทนโดยอัตโนมัติ มีเหตุผลที่ดีสำหรับสิ่งนั้น การกระจายลีดอัตโนมัติช่วยให้คุณตอบสนองต่อคำขอลีดได้เร็วขึ้น เริ่มกระบวนการดูแลลีดเร็วขึ้น และทำให้วงจรการขายสั้นลง

การกำหนดเส้นทางลีดอัตโนมัติช่วยให้มั่นใจว่าลีดได้รับการแจกจ่ายอย่างยุติธรรมและเท่าเทียมกันระหว่างตัวแทนฝ่ายขาย ซึ่งช่วยลดความเป็นไปได้ที่จะเกิดอคติในการกระจายโอกาสในการขาย และสามารถช่วยป้องกันความขัดแย้งระหว่างตัวแทนฝ่ายขาย

ประการสุดท้าย สิ่งนี้สามารถช่วยให้แน่ใจว่าลูกค้าเป้าหมายถูกส่งไปยังตัวแทนขายที่เหมาะสมด้วยความเชี่ยวชาญและประสบการณ์เพื่อมอบประสบการณ์ที่ดีที่สุดแก่ลูกค้า สิ่งนี้สามารถช่วยสร้างความไว้วางใจและความมั่นใจกับผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า และเพิ่มโอกาสในการปิดการขาย

ขึ้นอยู่กับคุณที่จะตัดสินใจว่าจะตั้งค่าระบบอัตโนมัติ CRM สำหรับการกำหนดเส้นทางลีดอัตโนมัติอย่างไร คุณสามารถกำหนดตัวแทนขายให้กับลีดใหม่แบบสุ่มหรือตามกฎที่กำหนด

ประเภทของกฎการกระจายลูกค้าเป้าหมายอัตโนมัติ

การกระจายลูกค้าเป้าหมายแบบวนรอบเป็นหนึ่งในวิธีการทั่วไปในการกำหนดเส้นทางลูกค้าเป้าหมายอัตโนมัติ

การกระจายลูกค้าเป้าหมายแบบ Round-robin เป็นวิธีการกระจายลูกค้าเป้าหมายอย่างเท่าเทียมกันระหว่างกลุ่มตัวแทนขาย ในวิธีนี้ ลูกค้าเป้าหมายจะกระจายแบบหมุนเวียนหรือหมุนเวียนเพื่อให้ตัวแทนฝ่ายขายแต่ละคนในกลุ่มได้รับลูกค้าเป้าหมายจำนวนเท่าๆ กัน ก่อนที่ตัวแทนใดๆ จะได้รับลูกค้าเป้าหมายรายที่สอง

การกำหนดเส้นทางลูกค้าเป้าหมายแบบอัตโนมัติประเภทนี้ช่วยให้มั่นใจได้ถึงความยุติธรรมและโอกาสที่เท่าเทียมกันสำหรับตัวแทนฝ่ายขายทุกคนในทีม ช่วยป้องกันไม่ให้ตัวแทนฝ่ายขายมีลูกค้าเป้าหมายมากเกินไปในขณะที่คนอื่น ๆ ได้รับน้อยหรือไม่มีเลย วิธีนี้ยังสามารถเพิ่มความรับผิดชอบระหว่างตัวแทนฝ่ายขาย เนื่องจากตัวแทนแต่ละคนรู้ว่าตนจะได้รับลีดในจำนวนเท่าๆ กัน และสามารถมุ่งเน้นไปที่การแปลงลีดเหล่านั้นให้กลายเป็นยอดขายได้

อย่างไรก็ตาม หากคุณไม่ต้องการกำหนดตัวแทนขายให้กับลีดใหม่แบบวนรอบ คุณสามารถออกแบบระบบอัตโนมัติ CRM ที่จะจัดสรรลีดที่บันทึกใหม่ให้กับตัวแทนขายเฉพาะตามข้อมูลต่อไปนี้:

• ขนาดบริษัทของลีด
• อุตสาหกรรมของลีด
• ตำแหน่งของลีด
• ภาษาของลีด
• ขนาดที่คาดหวังของข้อตกลง
• จำนวนลีดปัจจุบันของตัวแทนขาย

นี่คือตัวอย่างเวิร์กโฟลว์การกำหนดเส้นทางลูกค้าเป้าหมายอัตโนมัติ

ที่มา: NetHunt

3. คะแนนนำ

ระบบอัตโนมัติ CRM อีกอย่างที่ได้รับความนิยมอย่างมากในหมู่พนักงานขายคือการให้คะแนนลูกค้าเป้าหมาย ในความเป็นจริง จากการศึกษาเดียวกันโดย HubSpot 28% ของทีมที่ใช้ CRM ใช้เพื่อให้คะแนนลูกค้าเป้าหมายโดยอัตโนมัติ

ไม่ว่าทีมขายของคุณจะใหญ่และมีประสิทธิภาพเพียงใด การให้ความใส่ใจในระดับเดียวกันแก่ลูกค้าเป้าหมายทุกคนที่เข้าสู่กระบวนการขายของคุณในระดับเดียวกันนั้นเป็นไปไม่ได้ บางครั้ง คุณต้องลดลำดับความสำคัญของลูกค้าเป้าหมายที่มีความสำคัญน้อยกว่าเพื่อไล่ตามข้อตกลงที่ใหญ่กว่าและสำคัญกว่า ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องระบุลีดที่มีแนวโน้มจะเปลี่ยนเป็นลูกค้าตั้งแต่เริ่มต้น และจัดลำดับความสำคัญของการขายของคุณตามลำดับ

อย่างไรก็ตาม การให้คะแนนลีดด้วยตนเองอาจเป็นกระบวนการที่ใช้เวลานานและเกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย นอกจากนี้ การรับประกันความสม่ำเสมอและความถูกต้องในทีมขายทั้งหมดอาจเป็นเรื่องยาก นั่นคือสิ่งที่ระบบอัตโนมัติ CRM มีประโยชน์ ด้วยความช่วยเหลือของระบบอัตโนมัติ CRM คุณสามารถกำหนดเกณฑ์เฉพาะล่วงหน้าและจัดอันดับลีดตามเกณฑ์เหล่านั้นได้โดยอัตโนมัติ

เกณฑ์การให้คะแนนลูกค้าเป้าหมายแบบอัตโนมัติบางเกณฑ์ ได้แก่:

• ข้อมูลประชากร: ซึ่งรวมถึงปัจจัยต่างๆ เช่น ตำแหน่งงานของลีด ขนาดบริษัท อุตสาหกรรม ที่ตั้ง และข้อมูลบริษัทอื่นๆ ที่สามารถช่วยตัดสินว่าลีดนั้นเหมาะสมกับธุรกิจหรือไม่
• การมีส่วนร่วม: ซึ่งรวมถึงปัจจัยต่างๆ เช่น ระดับความสนใจของลีดและการมีส่วนร่วมกับธุรกิจ ซึ่งอาจเกี่ยวข้องกับการเข้าชมเว็บไซต์ การโต้ตอบทางโซเชียลมีเดีย การเปิดอีเมลและการคลิก และการโต้ตอบอื่นๆ ที่บ่งบอกถึงความสนใจในธุรกิจ
• พฤติกรรม: ซึ่งรวมถึงปัจจัยต่างๆ เช่น การกระทำและพฤติกรรมของลีด เช่น การดาวน์โหลดเนื้อหา การเข้าร่วมการสัมมนาผ่านเว็บ การกรอกแบบฟอร์ม และการกระทำอื่นๆ ที่บ่งบอกถึงความเต็มใจที่จะมีส่วนร่วมกับธุรกิจ
• ระยะเวลา: ซึ่งรวมถึงปัจจัยต่างๆ เช่น ความพร้อมในการซื้อของลูกค้าเป้าหมาย เช่น พวกเขากำลังค้นคว้าหาวิธีแก้ปัญหาอย่างจริงจังหรือได้แสดงความต้องการหรือประเด็นปัญหาที่ธุรกิจสามารถแก้ไขได้หรือไม่
• งบประมาณ: ซึ่งรวมถึงปัจจัยต่างๆ เช่น งบประมาณโดยประมาณของลีดสำหรับผลิตภัณฑ์หรือบริการที่ขาย ซึ่งสามารถช่วยตัดสินว่าลีดนั้นเหมาะสมกับธุรกิจหรือไม่ และมีแนวโน้มว่าจะเปลี่ยนมาเป็นลูกค้าหรือไม่

4. การสร้างงาน

ขึ้นอยู่กับกระบวนการขายของคุณ คุณสามารถกำหนดค่างานอัตโนมัติต่างๆ สำหรับแต่ละขั้นตอนของขั้นตอนการขาย สิ่งที่คุณต้องทำคือตั้งค่าทริกเกอร์ที่เหมาะสมเพื่อเริ่มต้นการสร้างงานอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น:

• เมื่อลูกค้าเป้าหมายรายใหม่เข้าสู่กระบวนการขายของคุณ คุณสามารถสร้างงานโดยอัตโนมัติสำหรับการตรวจสอบคุณสมบัติลูกค้าเป้าหมายเพิ่มเติม ดำเนินการเรียกค้น ฯลฯ
• ในขั้นตอนการเจรจา คุณสามารถสร้างงานโดยอัตโนมัติสำหรับการสร้างงานนำเสนอ เตรียมบัญชีสำหรับการสาธิตผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณ ตั้งค่าการโทรสาธิต ฯลฯ
• ในขั้นตอนการเซ็นสัญญา คุณสามารถสร้างงานโดยอัตโนมัติสำหรับสร้างสัญญา ประสานงานสัญญาระหว่างสมาชิกในทีม ฯลฯ
• เมื่อดีลชนะ คุณสามารถสร้างงานโดยอัตโนมัติสำหรับการตั้งค่าและดำเนินการโทรประเมิน การตรวจสอบบัญชี (เพื่อให้แน่ใจว่าลูกค้ากำลังใช้ระบบ) การเจรจาต่ออายุสัญญา (สองสามสัปดาห์ก่อนวันหมดอายุ) ฯลฯ .

ทริกเกอร์การทำงานอัตโนมัติของ CRM สำหรับการสร้างงานทั่วไปบางส่วน ได้แก่:

• เปลี่ยนฟิลด์ "ขั้นตอน" ในขั้นตอนการขาย
• จำนวนวันที่ลูกค้าเป้าหมายใช้ในขั้นตอนไปป์ไลน์การขายเฉพาะ
• เปลี่ยนลำดับความสำคัญของลูกค้าเป้าหมาย
• การโต้ตอบกับอีเมล
• วันที่และเหตุการณ์สำคัญที่เฉพาะเจาะจง (วันเกิด วันครบรอบ สัญญาที่กำลังจะสิ้นสุด ฯลฯ)

นี่คือตัวอย่างเวิร์กโฟลว์การสร้างงานอัตโนมัติ

ที่มา: NetHunt

5. การแจ้งเตือน

เมื่อคุณได้ลิ้มรสของระบบอัตโนมัติ CRM และตระหนักถึงประโยชน์ที่จะได้รับ คุณจะต้องเริ่มกระบวนการขายแบบอัตโนมัติให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้อย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ อย่างไรก็ตาม ไม่ว่าคุณต้องการมอบหมายกิจวัตรทั้งหมดของคุณให้กับซอฟต์แวร์มากน้อยเพียงใด แต่ก็ยังมีงานสำคัญสองสามอย่างที่คุณต้องมีส่วนร่วมเป็นอย่างมาก

งานเหล่านี้รวมถึง:

• การติดต่อลูกค้าเป้าหมายที่ไม่ได้ตอบกลับอีเมลของคุณมาระยะหนึ่งแล้ว
• ดำเนินงานที่สร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ (ดำเนินการเรียกค้น เตรียมสไลด์สำหรับการนำเสนอ ดำเนินการสาธิตผลิตภัณฑ์ เตรียมสัญญา เป็นต้น)
• มอบหมายลีดใหม่ให้กับเพื่อนร่วมงานที่มีความสามารถมากกว่าในดีลเฉพาะ

ในโลกธุรกิจสมัยใหม่ สถานการณ์แบบมาก่อนได้ก่อน และคุณต้องรวดเร็ว หากคุณไม่ตอบสนองอย่างทันท่วงที คุณอาจเสี่ยงที่จะพลาดโอกาสในการขาย

นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องใช้ระบบอัตโนมัติ CRM ที่จะส่งการแจ้งเตือนถึงคุณทันทีผ่านแพลตฟอร์มการส่งข้อความภายในของคุณ อีเมล หรือวิธีการสื่อสารอื่นๆ ที่ต้องการ เมื่อใดก็ตามที่มีสิ่งที่น่าสังเกตเกิดขึ้นในขั้นตอนการขาย

ด้วยเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติเช่นนั้น คุณจะไม่ต้องละสายตาจากหน้าจอและพยายามสังเกตการเปลี่ยนแปลง (เป็นกลยุทธ์ที่ล้มเหลวอยู่ดี – โลกไม่ได้หยุดในนาทีเดียวกับที่ชั่วโมงทำงานของคุณสิ้นสุดลง และลีดของคุณก็ชนะ อย่ารอจนพักเที่ยงหมด) ข้อมูลสำคัญทั้งหมดจะปรากฏขึ้นบนหน้าจอของคุณ - คุณเดาได้ - โดยอัตโนมัติ!

ด้วยเหตุนี้ คุณจะสามารถ:

• ​​ตัดสินใจได้เร็วขึ้นเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงข้อมูลที่สำคัญ
• เริ่มกระบวนการอัตโนมัติในเวลาที่คุ้มค่าที่สุด
• จดจำวันที่และกำหนดเวลาที่สำคัญ
• ให้การตอบสนองทันทีเพื่อช่วยรักษาหรือหาลูกค้า
• ปรับปรุงการบริการลูกค้า

ตัวอย่างเวิร์กโฟลว์การแจ้งเตือนอัตโนมัติ

ที่มา: NetHunt

6. การเลี้ยงดูตะกั่ว

สุดท้าย เมื่อคุณไม่ต้องการเสียเวลาของทีมขายไปกับลีดที่มีลำดับความสำคัญต่ำ แต่ยังต้องการมีส่วนร่วมกับลีดเหล่านั้นและเพิ่มโอกาสในการแปลง ระบบอัตโนมัติ CRM ของกระบวนการดูแลลีดอาจเป็นคำตอบ

ความพยายามในการดูแลลูกค้าเป้าหมายโดยอัตโนมัติสามารถช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าคุณรักษาการสื่อสารกับลูกค้าเป้าหมายอย่างสม่ำเสมอและส่งข้อความที่ตรงเป้าหมายและเป็นส่วนตัวในเวลาที่เหมาะสม ผลที่ตามมาคือ คุณจะยังคงสร้างความไว้วางใจและทำให้ผู้มีโอกาสเป็นลูกค้ามีส่วนร่วมต่อไป จนกว่าพวกเขาจะตอบสนองต่อความพยายามในการขยายงานของคุณ และขึ้นสู่ลำดับชั้นของผู้นำ

นอกจากนี้ยังเป็นกลยุทธ์ที่ยอดเยี่ยมสำหรับพนักงานขายที่ต้องการเข้าถึงลูกค้าในวงกว้าง ระบบอัตโนมัติในการเลี้ยงดูลูกค้าเป้าหมายสามารถช่วยให้พวกเขาเข้าถึงผู้มีโอกาสเป็นลูกค้ามากขึ้นโดยใช้เวลาน้อยลง และท้ายที่สุดจะเพิ่มรายได้ให้กับธุรกิจ

ด้วยความช่วยเหลือจากระบบอัตโนมัติ CRM คุณสามารถสร้างลำดับแยกย่อยของอีเมลดูแลลีดแบบอัตโนมัติที่ละเอียดซับซ้อน ซึ่งจะป้อนข้อมูลลีดของคุณเกี่ยวกับธุรกิจของคุณและประโยชน์ของผลิตภัณฑ์แบบหยดต่อหยด

ตัวอย่างของลำดับอีเมลการดูแลลูกค้าเป้าหมายแบบอัตโนมัติ

ที่มา: NetHunt

สิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำของ CRM automation

เพื่อให้บรรลุเป้าหมายระบบอัตโนมัติ CRM ของคุณ การจดจำแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดบางอย่างจะเป็นประโยชน์ มาดูสิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำในระบบอัตโนมัติ CRM

ดอส

• ตรวจสอบกระบวนการขายของคุณเพื่อระบุงานที่สามารถทำให้เป็นอัตโนมัติได้
• หารือเกี่ยวกับกระบวนการที่ต้องทำให้เป็นอัตโนมัติร่วมกับทีม
• ฝึกอบรมทีมของคุณให้ใช้ CRM เมื่อระบบอัตโนมัติของ CRM ถูกนำมาใช้
• ประเมินผลของระบบอัตโนมัติ CRM ของคุณ

ไม่

• อย่าทำงานอัตโนมัติมากเกินไป ทุกอย่างดีพอประมาณ
• อย่าคิดว่าการทำงานอัตโนมัติเป็นแบบ "ตั้งค่าแล้วลืม" คุณต้องใส่ใจกับมัน ทบทวนกฎ ฯลฯ
• อย่าทำการแจ้งเตือนอัตโนมัติมากเกินไป

ค้นหาเวิร์กโฟลว์ที่เหมาะกับความต้องการของคุณ

เวิร์กโฟลว์ที่กล่าวถึงในบทความนี้เป็นเพียงตัวอย่างเล็กๆ น้อยๆ ของวิธีที่ระบบอัตโนมัติของ CRM สามารถเป็นประโยชน์ต่อทีมขาย อย่างไรก็ตาม สิ่งสำคัญคือต้องทราบว่าเวิร์กโฟลว์เหล่านี้ไม่ได้มีขนาดเดียวที่เหมาะกับทุกคน และอาจต้องมีการปรับแต่งเพื่อให้เหมาะกับความต้องการเฉพาะของแต่ละธุรกิจ

ในโลกดิจิทัลที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วในปัจจุบัน ระบบอัตโนมัติเป็นสิ่งที่ต้องมีเพื่อรักษาความสามารถในการแข่งขัน การทำงานซ้ำๆ โดยอัตโนมัติและการปรับปรุงเวิร์กโฟลว์จะช่วยให้ทีมขายทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น มุ่งเน้นไปที่กิจกรรมที่มีมูลค่าสูง และช่วยให้ทีมขายปิดดีลได้มากขึ้นในท้ายที่สุด

ก้าวไปข้างหน้าและเรียนรู้วิธีสร้างการผสานรวม CRM เพื่อนำเข้าข้อมูลจากหลายช่องทางไปยังระบบ CRM ของคุณ ปรับปรุงการเข้าถึง และเพิ่มความคล่องตัวให้กับเวิร์กโฟลว์