Automação de CRM: 6 fluxos de trabalho para deixar sua equipe de vendas à vontade

Há apenas uma década, o software de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) costumava ser um capricho - um software caro que apenas as maiores empresas implementariam.

Desde então, porém, muita coisa mudou.

Hoje, o software de CRM não é mais uma tecnologia cara. Com o grande número de opções de CRM disponíveis no mercado, agora é uma ferramenta acessível, personalizável e multifuncional para empresas de todos os calibres de diferentes setores.

De fato, de acordo com estimativas da Grandview Research, mais de 91% das empresas com 10 ou mais funcionários usam um. Os benefícios do CRM são aparentes e comprovados.

No entanto, alguns representantes de vendas se recusam a usar o CRM porque acham o processo muito complicado e demorado. E, em alguns casos, isso pode ser verdade.

Quando as empresas não conseguem configurar a automação de CRM, usar este software pode ser realmente um fardo. Por outro lado, as empresas que automatizam seus CRMs aproveitam vários benefícios, como ciclos de vendas mais curtos, melhor produtividade e aumento de vendas e receita.

Este artigo fornece um mergulho profundo na automação de CRM, como sua equipe de vendas pode se beneficiar dela e como implementar os 6 fluxos de trabalho de automação de CRM que seus vendedores usarão.

O que é automação de CRM?

A automação de CRM refere-se ao uso da funcionalidade dedicada do sistema de CRM para delegar tarefas trabalhosas e repetitivas geralmente realizadas pelas equipes de vendas, marketing e atendimento ao cliente para a máquina.

Os processos que os usuários de CRM podem automatizar variam amplamente, dependendo das características específicas de cada sistema de CRM. Os fluxos de trabalho de automação de CRM mais comuns incluem o seguinte:

• Captura de leads: a automação do CRM permite que os vendedores capturem automaticamente leads de várias fontes, como formulários de sites, chats, mensageiros, mídias sociais e e-mails.
• Qualificação de leads: a qualificação de leads ajuda a qualificar os leads capturados com base em critérios específicos.
• Roteamento de leads: com a automação do CRM, todos os leads que entram no funil de vendas podem ser atribuídos automaticamente aos representantes de vendas.
• Entrada de dados: fluxos de trabalho automatizados fariam isso por eles, em vez de atualizar registros de clientes e inserir dados manualmente.
• Criação de tarefa: sempre que um novo lead entra no pipeline de vendas, responde à comunicação ou avança no funil, o CRM pode criar automaticamente uma tarefa para o representante de vendas designado executar uma ação apropriada.

• Nutrição de leads: os fluxos de trabalho de CRM automatizados podem fornecer conteúdo direcionado e mensagens de acompanhamento aos leads para mantê-los engajados e movê-los pelo funil de vendas.

• Previsão de vendas: a automação de CRM pode gerar previsões com base em dados históricos, tendências atuais de vendas e outros fatores.

• Relatórios de vendas: os fluxos de trabalho automatizados podem ser usados ​​para gerar rapidamente relatórios de vendas precisos e analisar os dados do cliente para obter insights sobre o comportamento do cliente e identificar áreas para melhoria.

Como sua equipe de vendas pode se beneficiar da automação do CRM?

A automação do CRM pode ajudar as equipes de vendas a atingir suas metas e aumentar a receita, simplificando tarefas repetitivas, melhorando a precisão dos dados e aprimorando a fidelidade e a retenção do cliente. Mas isso não é tudo. Internamente, esses fluxos de trabalho também melhoram a colaboração da equipe e aumentam o moral dos vendedores.

1. Maior eficiência dos fluxos de trabalho de vendas

Muitas tarefas tediosas e repetitivas nas quais os representantes de vendas costumam se envolver estão se tornando coisa do passado com a automação do CRM. Você não precisa mais alternar entre guias e copiar e colar informações sobre leads e clientes de diferentes fontes no CRM. Você não precisa registrar cada interação manualmente. E você não precisa ficar de olho no funil de vendas para evitar perder um novo lead.

2. Melhor moral da equipe de vendas

O aumento da eficiência do fluxo de trabalho pode aumentar significativamente o moral dos vendedores. Quando os representantes de vendas estão ocupados fazendo o que foram contratados para fazer, realizando chamadas de descoberta e demonstração, negociando com clientes e fechando negócios, eles se sentem muito mais satisfeitos com sua carga de trabalho.

3. Níveis mais altos de adoção de CRM

De acordo com um estudo da HubSpot, menos de 40% das empresas que implementam um CRM podem se orgulhar de adotar totalmente o software. Um dos maiores obstáculos no caminho para usar um CRM regularmente é a entrada de dados – 23% dos entrevistados acham que é um fardo atualizar o CRM manualmente. A automação do CRM pode incentivar os vendedores a usar o CRM com mais regularidade e aumentar a adoção geral do CRM em toda a empresa.

4. Precisão de dados aprimorada

O erro humano é um motivo comum para oportunidades de vendas perdidas. Um erro de digitação aqui e ali, uma linha esquecida ao transferir informações, um gato correndo pelo teclado enquanto você copia e cola alguns detalhes de contato cruciais – todos nós já passamos por isso.

Mas você sabe quem não tem? Automação de CRM. Quando você automatiza a entrada de dados no CRM, pode ter certeza de que chegará ao seu banco de dados exatamente como o lead ou cliente os inseriu.

5. Melhor experiência do cliente

A automação de CRM ajuda a criar uma jornada de cliente uniforme e garante que cada lead que entra em seu pipeline de vendas passe pelas mesmas etapas e processos, sem exceções e sem atrasos.

6. Ciclo de vendas mais curto

Com a maioria de suas tarefas demoradas delegadas à automação de CRM, você pode acelerar o processo de vendas e, portanto, encurtar seu ciclo de vendas.

7. Maior fidelidade e retenção de clientes

A automação de CRM fornece uma maneira perfeita e sem esforço para as empresas manterem contato com seus clientes, ajudando-os a construir relacionamentos mais fortes e impulsionar o crescimento de longo prazo.

Com a automação do CRM, você pode desenvolver estratégias de comunicação personalizadas e relevantes, adaptadas às necessidades e preferências de seus clientes. Isso garante que todas as comunicações sejam entregues de forma consistente em todos os canais. Com a automação do CRM, você nunca perderá uma resposta ou consulta e nunca esquecerá um aniversário.

8. Aumento de vendas e receita

De acordo com um estudo da Hinge Research, as empresas que incorporam automação de alto nível em seu processo de vendas geram cerca de 16% mais leads do que aquelas que incorporam automação de baixo nível ou nenhuma, o que resulta em maior geração de receita.

9. Melhor tomada de decisão

Finalmente, quando você sabe que todos os seus dados estão atualizados, precisos e estruturados, você pode tomar decisões estratégicas mais informadas.

6 fluxos de trabalho de automação de CRM

Não seria ótimo delegar todas as suas tarefas às máquinas e apenas colher as colheitas (obter a comissão pelo trabalho estelar)? Acontece que automatizar demais seus processos de vendas no CRM pode ser algo que a automação do CRM não faz.

Quando você automatiza tudo, corre o risco de tornar as coisas mais complicadas do que eram originalmente. Portanto, você precisa abordar o processo estrategicamente – implemente apenas a automação de CRM de que sua equipe de vendas precisa. Então, você pode ter certeza de que seu trabalho não será desperdiçado.

Abaixo, compilamos uma lista das seis automação de CRM úteis para praticamente qualquer equipe de vendas. Vamos entrar nisso!

1. Entrada de dados

No mundo acelerado das vendas, tempo é dinheiro. A entrada manual de dados é tediosa, demorada e, pior de tudo, está sujeita a erros humanos. Existem vários cenários em que os representantes de vendas precisam inserir dados no CRM, todos os quais podem ser automatizados.

Vamos dar uma olhada em cada um deles.

Captura de leads automatizada

Independentemente da origem de seus leads – um formulário da web no site, chats, e-mail ou LinkedIn – você pode agilizar a captura deles e fazer com que a automação do CRM crie novos registros para você.

Por exemplo, você pode configurar um fluxo de trabalho automatizado que raspe todas as informações dos formulários da Web enviados e use esses dados para criar um novo registro no CRM. Para fazer isso, você deve criar um URL de webhook exclusivo e colá-lo no formulário da web usado para gerar leads.

Aqui, o gatilho inicial do fluxo de trabalho será a recepção do evento do webhook e a ação que ocorre quando o fluxo de trabalho é acionado – criando um novo contato no CRM.

Para garantir que todas as informações sejam salvas nos campos de registro do cliente apropriados no CRM, você precisa corresponder os campos do seu formulário da web aos do registro do CRM. No entanto, alguns CRMs vão além e permitem que seus usuários criem formulários da Web personalizados diretamente no CRM e os coloquem no site.

Usando um CRM que oferece formulários da Web integrados, você pode enviar leads de sites diretamente para o CRM sem webhooks. Em um cenário como esse, o gatilho que aciona o fluxo de trabalho será o envio do formulário da web.

Aqui está um exemplo de um fluxo de trabalho automatizado:

Fonte: NetHunt

Um exemplo de fluxo de trabalho de captura de leads de formulário da Web automatizado.

Suponha que sua principal fonte de leads seja e-mail, bate-papo ou mídia social. Nesse caso, você precisaria de um CRM que se integrasse ao software de e-mail (digamos, Gmail), chats online ou plataformas de redes sociais (digamos, LinkedIn), respectivamente. Em seguida, você pode configurar a automação de CRM que criaria registros de clientes a partir de mensagens recebidas e enriqueceria esses registros de CRM com todos os dados disponíveis.

Atualizações automatizadas de informações de contato

A captura de leads não é o único momento em que os vendedores precisam inserir dados no CRM.

Se você deseja que seus relatórios e previsões de vendas sejam precisos, você deve garantir que todos os dados no banco de dados estejam atualizados, completos e confiáveis. Portanto, sempre que algo notável acontecer com seus contatos, você precisa atualizar seus registros de CRM imediatamente.

Se você atualizasse todos os registros manualmente, provavelmente nunca conseguiria fazer nenhum trabalho real. Seria um fluxo interminável de registros que exigiriam sua atenção imediata.

Felizmente, você pode delegar essa tarefa à automação do CRM.

Para economizar o tempo de sua equipe de vendas atualizando manualmente a base de clientes e aumentando a taxa de conversão enviando mensagens relevantes com base no comportamento e nas preferências do cliente, você deve configurar um fluxo de trabalho automatizado para atualizar o registro sempre que um gatilho for acionado.

Nessa situação, o gatilho em questão pode ser praticamente qualquer coisa:

• O lead reagiu ao seu contato (abriu seu e-mail, respondeu a uma mensagem etc.)
• O lead passou para o próximo estágio do funil de vendas
• O lead entrou em contato com você de um endereço de e-mail diferente

Aqui está um exemplo de automação de CRM que atualiza a probabilidade de fechamento de um negócio quando o lead passa para o estágio de “negociações” do pipeline de vendas:

Fonte: NetHunt

Um exemplo de fluxo de trabalho automatizado de atualização de informações de contato.

Log de interação automatizado

Por fim, os vendedores também precisam inserir dados no CRM sempre que se comunicam com leads e clientes. Dessa forma, eles podem ter uma visão geral, acompanhar todas as interações e identificar prontamente negócios que ficaram inativos.

No entanto, o registro manual de interações tem uma série de desvantagens:

• É demorado
• Quando não estão logados instantaneamente, os vendedores podem esquecer os detalhes da conversa ou a hora e data exatas dela
• O julgamento do que é importante (e, portanto, digno de registro) e o que não é é subjetivo – muitas vezes, os representantes de vendas deixam de fora detalhes importantes e até conversas inteiras simplesmente porque acham que não importam tanto

A automação do CRM garantirá que cada parte do seu histórico de comunicação seja mantida na linha do tempo do registro do cliente, sem exceções e em ordem cronológica.

2. Roteamento de leads (distribuição de leads)

De acordo com um estudo da HubSpot, 29% das equipes que usam um CRM o utilizam para automatizar as atribuições de representantes. Há uma boa razão para isso. A distribuição automatizada de leads permite que você reaja às solicitações de leads mais rapidamente, inicie o processo de nutrição de leads mais cedo e encurte o ciclo de vendas.

O roteamento automatizado de leads garante que os leads sejam distribuídos de forma justa e equitativa entre os representantes de vendas. Isso elimina a possibilidade de viés na distribuição de leads e pode ajudar a evitar conflitos entre representantes de vendas.

Por fim, isso pode ajudar a garantir que os leads sejam encaminhados para o representante de vendas certo com conhecimento e experiência para fornecer a melhor experiência possível ao cliente. Isso pode ajudar a criar confiança com clientes em potencial e aumentar a probabilidade de fechar uma venda.

Cabe a você decidir como configurar a automação do CRM para roteamento automatizado de leads. Você pode atribuir representantes de vendas a novos leads aleatoriamente ou com base em um conjunto de regras específicas.

Tipos de regras automatizadas de distribuição de leads

A distribuição de leads round-robin é uma das abordagens mais comuns para o roteamento automatizado de leads.

A distribuição de leads round-robin é um método de distribuição uniforme de leads entre um grupo de representantes de vendas. Nesse método, os leads são distribuídos de forma rotativa ou circular para que cada representante de vendas do grupo receba um número igual de leads antes que qualquer representante receba um segundo lead.

Esse tipo de roteamento automatizado de leads ajuda a garantir justiça e igualdade de oportunidades para todos os representantes de vendas da equipe. Isso evita que qualquer representante de vendas se sobrecarregue com leads enquanto outros recebem poucos ou nenhum. Esse método também pode aumentar a responsabilidade entre os representantes de vendas, pois cada representante sabe que receberá um número igual de leads e pode se concentrar em converter esses leads em vendas.

No entanto, se você não deseja atribuir representantes de vendas a novos leads em uma base round-robin, pode criar uma automação de CRM que alocaria leads recém-capturados a representantes de vendas específicos com base no seguinte:

• Tamanho da empresa do lead
• indústria de chumbo
• Localização do lead
• Linguagem do lead
• O tamanho esperado do negócio
• Número atual de leads dos representantes de vendas

Aqui está um exemplo de fluxo de trabalho de roteamento de leads automatizado.

Fonte: NetHunt

3. Pontuação de leads

Outra automação de CRM extremamente popular entre os vendedores é a pontuação de leads. De fato, de acordo com o mesmo estudo da HubSpot, 28% das equipes que usam um CRM o utilizam para automatizar a pontuação de leads.

Não importa quão grande e eficiente seja sua equipe de vendas, é impossível dar a cada lead que entra em seu funil de vendas o mesmo nível de atenção. Às vezes, você precisa diminuir a prioridade de leads menos importantes para perseguir negócios maiores e mais importantes. Portanto, é fundamental identificar os leads com maior probabilidade de se converter em clientes desde o início e priorizar seus esforços de vendas de acordo.

No entanto, pontuar leads manualmente pode ser um processo demorado e sujeito a erros. Além disso, pode ser difícil garantir consistência e precisão em toda a equipe de vendas. É aí que a automação do CRM é útil. Com a ajuda da automação do CRM, você pode pré-definir critérios específicos e classificar leads com base neles automaticamente.

Alguns dos possíveis critérios automatizados de pontuação de leads incluem:

• Dados demográficos: inclui fatores como cargo do lead, tamanho da empresa, setor, localização e outros dados firmográficos que podem ajudar a determinar se o lead é adequado para o negócio.
• Engajamento: Isso inclui fatores como o nível de interesse do lead e o engajamento com o negócio. Isso pode envolver visitas ao site, interações de mídia social, aberturas e cliques de e-mail e outras interações que indicam interesse no negócio.
• Comportamento: inclui fatores como ações e comportamentos do lead, como download de conteúdo, participação em webinars, preenchimento de formulários e outras ações que indicam disposição para se envolver com a empresa.
• Tempo: Isso inclui fatores como a prontidão do lead para comprar, se ele está pesquisando soluções ativamente ou se expressou uma necessidade ou ponto problemático que a empresa pode abordar.
• Orçamento: inclui fatores como o orçamento estimado do lead para o produto ou serviço que está sendo vendido, o que pode ajudar a determinar se o lead é adequado para o negócio e se é provável que ele se converta em um cliente.

4. Criação de tarefas

Dependendo de seus processos de vendas, você pode configurar várias tarefas automatizadas para cada etapa do pipeline de vendas. Tudo o que você precisa fazer é configurar os gatilhos apropriados para iniciar a criação automatizada de tarefas. Por exemplo:

• Quando um novo lead acaba de entrar em seu funil de vendas, você pode criar automaticamente tarefas para qualificação adicional de leads, conduzir uma chamada de descoberta, etc.
• Na fase de negociação, você pode criar tarefas automaticamente para criar uma apresentação, preparar uma conta para demonstrar seu produto ou serviço, configurar uma chamada de demonstração etc.
• Na fase de assinatura do contrato, você pode criar automaticamente tarefas para criar um contrato, coordenar o contrato entre os membros da equipe, etc.
• Uma vez fechado o negócio, você pode criar automaticamente tarefas para configurar e conduzir uma chamada de avaliação, verificar a conta (para garantir que os clientes estejam usando o sistema), negociar uma renovação de contrato (algumas semanas antes da data de vencimento), etc. .

Alguns dos gatilhos de automação de CRM de criação de tarefas comuns incluem:

• Alteração do campo “Stage” no pipeline de vendas
• O número de dias que o lead passa em um estágio específico do funil de vendas
• Alteração da prioridade do lead
• Interações com e-mails
• Datas e marcos específicos (aniversários, aniversários, fim de contrato, etc.)

Aqui está um exemplo de um fluxo de trabalho de criação de tarefa automatizada.

Fonte: NetHunt

5. Notificações

Quando você experimenta a automação do CRM e percebe os benefícios que ela pode trazer, inevitavelmente começa a automatizar o maior número possível de processos de vendas. No entanto, não importa o quanto você queira delegar todas as suas rotinas ao software, ainda haverá algumas tarefas importantes nas quais você precisa estar altamente envolvido.

Essas tarefas incluem:

• Entrar em contato com um lead que não responde aos seus e-mails há algum tempo
• Concluir uma tarefa que foi criada automaticamente (realizar a chamada de descoberta, preparar slides para a apresentação, realizar uma demonstração do produto, preparar o contrato etc.)
• Reatribuir o lead a um colega mais competente em negócios específicos

No mundo dos negócios moderno, é o primeiro a chegar, primeiro a ser atendido, e você precisa ser rápido. Se você não reagir prontamente, corre o risco de perder oportunidades de vendas.

É por isso que é importante implementar a automação do CRM que enviará imediatamente uma notificação por meio de sua plataforma interna de mensagens, e-mail ou qualquer outro método de comunicação preferido, sempre que algo notável acontecer no pipeline de vendas.

Com um fluxo de trabalho automatizado como esse, você não terá que manter os olhos abertos na tela, tentando perceber as mudanças (é uma estratégia falha de qualquer maneira - o mundo não para no mesmo minuto em que seu horário de trabalho termina e seus leads conquistados não espere até que sua pausa para o almoço termine). Todas as informações importantes irão aparecer na sua tela – você adivinhou – automaticamente!

Como resultado, você será capaz de:

• ​​Tome decisões mais rápidas sobre alterações críticas de dados
• Inicie processos automatizados nos momentos mais gratificantes
• Lembre-se de datas e prazos importantes
• Forneça respostas instantâneas para ajudar a reter ou adquirir clientes
• Melhore o atendimento ao cliente

Um exemplo de fluxo de trabalho de notificação automatizado.

Fonte: NetHunt

6. Nutrição de leads

Por fim, quando você não quer desperdiçar o tempo de sua equipe de vendas com leads de baixa prioridade, mas ainda deseja envolver esses leads e aumentar suas chances de conversão, a automação de CRM do processo de nutrição de leads pode ser a resposta.

Automatizar os esforços de nutrição de leads pode ajudá-lo a garantir que você mantenha uma comunicação consistente com os leads e envie a eles mensagens direcionadas e personalizadas no momento certo. Como resultado, você continuará construindo confiança e mantendo os clientes em potencial engajados até que eles reajam aos seus esforços de divulgação e subam na hierarquia de leads.

Também é uma ótima estratégia para vendedores que desejam um alcance frio em grande escala. A automação de nutrição de leads pode ajudá-los a alcançar mais clientes em potencial em menos tempo e, por fim, gerar mais receita para os negócios.

Com a ajuda da automação de CRM, você pode criar uma sequência elaborada e ramificada de e-mails automatizados de nutrição de leads que alimentarão seus leads com informações sobre sua empresa e os benefícios de seu produto gota a gota.

Um exemplo de uma sequência de e-mail de nutrição de leads automatizada.

Fonte: NetHunt

O que fazer e o que não fazer na automação de CRM

Para atingir suas metas de automação de CRM, é útil lembrar algumas práticas recomendadas. Vamos dar uma olhada nos prós e contras da automação de CRM.

Dos

• Revise seu processo de vendas para identificar tarefas que podem ser automatizadas
• Discutir os processos que precisam ser automatizados junto com a equipe
• Treine sua equipe para usar o CRM assim que a automação do CRM for implementada
• Avalie os resultados da automação do seu CRM

Não é

• Não automatize demais; tudo é bom com moderação
• Não pense que a automação é uma coisa do tipo “configure e esqueça” – você precisa prestar muita atenção a ela, rever as regras, etc.
• Não automatize demais as notificações

Encontre um fluxo de trabalho que atenda às suas necessidades

Os fluxos de trabalho discutidos neste artigo são apenas alguns exemplos de como a automação de CRM pode beneficiar as equipes de vendas. No entanto, é importante observar que esses fluxos de trabalho não são de tamanho único e podem exigir personalização para atender às necessidades exclusivas de cada empresa.

No cenário digital acelerado de hoje, a automação é essencial para se manter competitivo. Automatizar tarefas repetitivas e simplificar fluxos de trabalho permitirá que as equipes de vendas trabalhem com mais eficiência, concentrem-se em atividades de alto valor e, por fim, ajudem as equipes de vendas a fechar mais negócios.

Dê um passo à frente e aprenda como criar integrações de CRM para importar dados de vários canais para seu sistema de CRM, melhorar a acessibilidade e simplificar fluxos de trabalho.