CRM 自動化：6 個工作流程讓您的銷售團隊輕鬆自在

就在十年前，客戶關係管理 (CRM) 軟件還只是一時興起——只有大公司才會實施的昂貴軟件。

然而，從那以後，發生了很多變化。

如今，CRM 軟件不再是一項昂貴的技術。 由於市場上有大量可用的 CRM 選項，它現在是一種經濟實惠、可定制的多用途工具，適用於不同行業的各種能力的企業。

事實上，根據 Grandview Research 的估計，擁有 10 名或更多員工的公司中超過 91% 使用一台。 CRM 的好處是顯而易見的，而且已經得到證實。

然而，一些銷售代表拒絕使用 CRM，因為他們發現該過程過於復雜和耗時。 在某些情況下，這可能是真的。

當公司無法設置 CRM 自動化時，使用此軟件確實是一種負擔。 相反，實現 CRM 自動化的公司可以利用眾多優勢，例如更短的銷售週期、更高的生產力以及更高的銷售額和收入。

本文深入探討了 CRM 自動化、您的銷售團隊如何從中受益，以及如何實施您的銷售人員將使用的 6 個 CRM 自動化工作流程。

什麼是 CRM 自動化？

CRM 自動化是指使用 CRM 系統的專用功能將通常由銷售、營銷和客戶服務團隊執行的費力、重複的任務委託給機器。

CRM 用戶可以自動化的流程因每個 CRM 系統的具體特徵而異。 最常見的 CRM 自動化工作流程包括以下內容：

• 潛在客戶捕獲： CRM 自動化允許銷售人員從各種來源自動捕獲潛在客戶，例如網站表單、聊天、即時消息、社交媒體和電子郵件。
• 潛在客戶資格：潛在客戶資格有助於根據特定標準對捕獲的潛在客戶進行資格認定。
• 潛在客戶路由：通過 CRM 自動化，所有進入銷售渠道的潛在客戶都可以自動分配給銷售代表。
• 數據輸入：自動化工作流程將為他們完成這些工作，而不是更新客戶記錄和手動輸入數據​​。
• 任務創建：每當新的銷售線索進入銷售渠道、響應溝通或沿著渠道向下移動時，CRM 可以自動為分配的銷售代表創建任務以執行適當的操作。

• 潛在客戶培育：自動化 CRM 工作流程可以向潛在客戶提供有針對性的內容和後續消息，以保持他們的參與度並推動他們通過銷售渠道。

• 銷售預測： CRM 自動化可以根據歷史數據、當前銷售趨勢和其他因素生成預測。

• 銷售報告：自動化工作流程可用於快速生成準確的銷售報告並分析客戶數據，以深入了解客戶行為並確定需要改進的地方。

您的銷售團隊如何從 CRM 自動化中獲益？

CRM 自動化可以通過簡化重複性任務、提高數據準確性以及提高客戶忠誠度和保留率來幫助銷售團隊實現目標並增加收入。 但這還不是全部。 在內部，這些工作流程還改善了團隊協作並提高了銷售人員的士氣。

1. 提高銷售工作流程的效率

通過 CRM 自動化，銷售代表經常陷入的許多繁瑣、重複的任務正在成為過去。 您不再需要在選項卡之間切換以及將有關潛在客戶和客戶的信息從不同來源複製並粘貼到 CRM 中。 您不必手動記錄每個交互。 而且您不必密切關註銷售渠道以避免錯過新的銷售線索。

2. 更好的銷售團隊士氣

提高工作流程效率可以顯著提高銷售人員的士氣。 當銷售代表忙於做他們最初受僱要做的事情時，進行發現和演示電話、與客戶談判以及完成交易時，他們會對自己的工作量感到更加滿意。

3.更高水平的CRM採用

根據 HubSpot 的一項研究，只有不到 40% 的實施 CRM 的公司可以吹噓完全採用該軟件。 定期使用 CRM 的最大障礙之一是數據輸入——23% 的受訪者認為手動更新 CRM 是一種負擔。 CRM 自動化可以鼓勵銷售人員更頻繁地使用 CRM 並提高整個公司對 CRM 的整體採用率。

4. 提高數據準確性

人為錯誤是錯失銷售機會的常見原因。 到處都是錯別字，傳遞信息時忘記了一行，在您複製和粘貼一些重要的聯繫方式時一隻貓在鍵盤上飛馳而過——我們都經歷過這些。

但你知道誰沒有嗎？ 客戶關係管理自動化。 當您在 CRM 中自動輸入數據​​時，您可以確保它準確地進入您的數據庫，就像潛在客戶或客戶輸入它一樣。

5.更好的客戶體驗

CRM 自動化有助於創建統一的客戶旅程，並確保進入您的銷售渠道的每一位潛在客戶都經過相同的步驟和流程，沒有例外，也沒有延遲。

6.銷售週期更短

通過將大部分耗時的任務委派給 CRM 自動化，您可以加快銷售流程，從而縮短銷售週期。

7. 提高客戶忠誠度和保留率

CRM 自動化為企業提供了一種無縫且輕鬆的方式來與客戶保持聯繫，幫助他們建立更牢固的關係並推動長期增長。

借助 CRM 自動化，您可以根據客戶的需求和偏好制定個性化且相關的溝通策略。 這可確保所有通信在所有渠道中一致傳遞。 借助 CRM 自動化，您絕不會錯過回复或查詢，也絕不會忘記周年紀念日。

8. 增加銷售和收入

根據 Hinge Research 的一項研究，在銷售流程中採用高級自動化的公司比採用低級自動化或不採用自動化的公司多產生約 16% 的潛在客戶，從而增加收入。

9.更好的決策

最後，當您知道所有數據都是最新的、準確的和結構化的時，您可以做出更明智的戰略決策。

6 CRM 自動化工作流程

將您的所有任務委託給機器並只收割莊稼（獲得出色工作的佣金）不是很好嗎？ 事實證明，在 CRM 中過度自動化您的銷售流程可能是 CRM 自動化所不具備的。

當你將所有事情自動化時，你就有可能讓事情變得比原來更複雜。 因此，您需要戰略性地處理流程——只實施您的銷售團隊需要的 CRM 自動化。 然後，您可以確定您的工作不會白費。

下面，我們列出了對幾乎所有銷售團隊都有用的六種 CRM 自動化。 讓我們開始吧！

1.數據錄入

在快節奏的銷售世界中，時間就是金錢。 手動數據輸入既乏味又耗時，最糟糕的是，它容易出現人為錯誤。 銷售代表需要在 CRM 中輸入數據的情況有多種，所有這些都可以自動化。

讓我們仔細看看它們中的每一個。

自動化線索捕獲

無論您的潛在客戶來自何處——網站上的 Web 表單、聊天、電子郵件或 LinkedIn——您都可以簡化他們的捕獲並讓 CRM 自動化為您創建新記錄。

例如，您可以設置一個自動化工作流程，從提交的網絡表單中抓取所有信息，並使用該數據在 CRM 中創建新記錄。 為此，您必須創建一個唯一的 Webhook URL 並將其粘貼到您用於生成潛在客戶的 Web 表單中。

在這裡，工作流的啟動觸發器將是 webhook 事件的接收和工作流啟動後發生的操作——在 CRM 中創建新聯繫人。

為確保所有信息都保存到 CRM 中相應的客戶記錄字段，您需要將 Web 表單的字段與 CRM 記錄中的字段相匹配。 然而，一些 CRM 更進一步，允許他們的用戶直接在 CRM 中構建自定義 Web 表單並將它們放置在網站上。

使用提供內置 Web 表單的 CRM，您可以將網站線索直接發送到 CRM，而無需 Webhook。 在這種情況下，啟動工作流的觸發器將是網絡表單提交。

以下是自動化工作流程的示例：

資料來源： NetHunt

自動化 Web 表單潛在客戶捕獲工作流的示例。

假設您的主要線索來源是電子郵件、聊天或社交媒體。 在這種情況下，您需要一個分別與電子郵件軟件（例如 Gmail）、在線聊天或社交網絡平台（例如 LinkedIn）集成的 CRM。 然後，您可以設置 CRM 自動化，根據收到的消息創建客戶記錄，並使用所有可用數據豐富這些 CRM 記錄。

自動聯繫信息更新

銷售線索捕獲並不是銷售人員需要在 CRM 中輸入數據的唯一時間。

如果您希望您的銷售報告和預測準確無誤，您必須確保數據庫中的所有數據都是最新的、完整的和可靠的。 因此，每當您的聯繫人發生值得注意的事情時，您需要及時更新他們的 CRM 記錄。

如果您要手動更新所有記錄，您可能永遠無法進行任何實際工作。 這將是無窮無盡的記錄流，需要您立即關注。

幸運的是，您可以將此任務委派給 CRM 自動化。

為了節省您的銷售團隊手動更新客戶群和通過發送基於客戶行為和偏好的相關消息來提高轉化率的時間，您應該設置一個自動化的工作流程，以便在觸發觸發器時更新記錄。

在這種情況下，有問題的觸發器幾乎可以是任何東西：

• 潛在客戶對您的外展做出反應（打開您的電子郵件、回复消息等）
• 領導轉移到銷售渠道的下一階段
• 潛在客戶通過其他電子郵件地址與您聯繫

這是 CRM 自動化的一個示例，一旦潛在客戶進入銷售渠道的“談判”階段，它就會更新交易完成的可能性：

資料來源： NetHunt

自動聯繫信息更新工作流的示例。

自動交互記錄

最後，銷售人員在與潛在客戶和客戶溝通時還必須在 CRM 中輸入數據。 這樣，他們就可以看到更大的圖景，跟踪所有交互，並及時發現無效的交易。

但是，手動記錄交互有一系列缺點：

• 這很費時間
• 如果不立即登錄，銷售人員可能會忘記對話的細節或對話的準確時間和日期
• 判斷什麼重要（因此值得記錄）和什麼不重要是主觀的——通常，銷售代表會忽略重要的細節甚至整個對話，僅僅是因為他們認為它們不那麼重要

CRM 自動化將確保您的通信歷史記錄的每一點都保存在客戶記錄的時間線上，無一例外並按時間順序排列。

2. Lead routing（線索分配）

根據 HubSpot 的一項研究，使用 CRM 的團隊中有 29% 使用它來自動分配代表。 這是有充分理由的。 自動銷售線索分配使您可以更快地響應銷售線索請求，更早地開始銷售線索培育流程，並縮短銷售週期。

自動線索路由確保線索在銷售代表之間公平公正地分配。 這消除了潛在客戶分配中存在偏見的可能性，並有助於防止銷售代表之間發生衝突。

最後，這有助於確保將潛在客戶路由到具有專業知識和經驗的正確銷售代表，以提供最佳的客戶體驗。 這有助於與潛在客戶建立信任和信心，並增加完成銷售的可能性。

由您決定如何為自動潛在客戶路由設置 CRM 自動化。 您可以隨機或根據一組特定規則將銷售代表分配給新的銷售線索。

自動銷售線索分配規則的類型

循環法線索分配是最常見的自動線索路由方法之一。

循環法銷售線索分配是一種在一組銷售代表之間平均分配銷售線索的方法。 在這種方法中，線索以循環或循環方式分佈，以便組中的每個銷售代表在任何代表收到第二個線索之前收到相同數量的線索。

這種類型的自動潛在客戶路由有助於確保團隊中所有銷售代表的公平和機會均等。 它可以防止任何銷售代表收到過多的線索，而其他人收到的線索很少或沒有。 這種方法還可以增加銷售代表之間的責任感，因為每個代表都知道他們將收到相同數量的銷售線索，並且可以專注於將這些銷售線索轉化為銷售。

但是，如果您不想以循環方式將銷售代表分配給新的銷售代表，您可以設計一個 CRM 自動化，根據以下內容將新捕獲的銷售代表分配給特定的銷售代表：

• 鉛公司規模
• 鉛的行業
• 鉛的位置
• 領導的語言
• 交易的預期規模
• 銷售代表當前的潛在客戶數量

這是一個自動潛在客戶路由工作流程的示例。

資料來源： NetHunt

3. 線索評分

另一個在銷售人員中非常流行的 CRM 自動化是線索評分。 事實上，根據 HubSpot 的同一項研究，使用 CRM 的團隊中有 28% 使用它來自動進行線索評分。

無論您的銷售團隊有多麼龐大和高效，都不可能對進入您銷售渠道的每一個潛在客戶給予同等程度的關注。 有時，您必須降低不太重要的線索的優先級，以追逐更大、更重要的交易。 因此，從一開始就確定最有可能轉化為客戶的潛在客戶並相應地確定銷售工作的優先級至關重要。

但是，手動對線索進行評分可能是一個耗時且容易出錯的過程。 此外，確保整個銷售團隊的一致性和準確性可能很困難。 這就是 CRM 自動化派上用場的地方。 借助 CRM 自動化，您可以預先定義特定標準並根據這些標準自動對潛在客戶進行排名。

一些潛在的自動線索評分標準包括：

• 人口統計數據：這包括潛在客戶的職位、公司規模、行業、位置和其他有助於確定潛在客戶是否適合企業的公司統計數據等因素。
• 參與度：這包括潛在客戶的興趣程度和對業務的參與度等因素。 這可能涉及網站訪問、社交媒體互動、電子郵件打開和點擊以及表明對業務感興趣的其他互動。
• 行為：這包括潛在客戶的行為和行為等因素，例如下載內容、參加網絡研討會、填寫表格以及表明願意參與業務的其他行為。
• 時機：這包括潛在客戶準備購買等因素，例如他們是否正在積極研究解決方案或表達了企業可以解決的需求或痛點。
• 預算：這包括線索對正在銷售的產品或服務的估計預算等因素，這可以幫助確定線索是否適合業務以及他們是否有可能轉化為客戶。

4.任務創建

根據您的銷售流程，您可以為銷售渠道的每個階段配置各種自動化任務。 您需要做的就是設置適當的觸發器來啟動自動任務創建。 例如：

• 當新線索剛剛進入您的銷售渠道時，您可以自動創建任務以進一步確定線索、進行發現電話等。
• 在談判階段，您可以自動創建任務以創建演示文稿、準備用於演示您的產品或服務的帳戶、設置演示電話等。
• 在合同簽訂階段，您可以自動創建創建合同、協調團隊成員之間的合同等任務。
• 贏得交易後，您可以自動創建任務以設置和進行評估電話、檢查帳戶（以確保客戶正在使用該系統）、談判續約合同（到期日前幾週）等.

一些常見的任務創建 CRM 自動化觸發器包括：

• 銷售管道中“階段”字段的更改
• 潛在客戶在特定銷售渠道階段花費的天數
• 更改潛在客戶的優先級
• 與電子郵件的互動
• 具體日期和里程碑（生日、週年紀念日、合同到期等）

下面是一個自動化任務創建工作流程的示例。

資料來源： NetHunt

5.通知

當您體驗 CRM 自動化並意識到它可以為您帶來的好處時，您不可避免地會開始盡可能多地自動化銷售流程。 但是，無論您多麼想將所有例程委派給軟件，仍然會有一些您需要高度參與的重要任務。

這些任務包括：

• 聯繫一段時間未回复您的電子郵件的潛在客戶
• 完成自動創建的任務（進行發現電話、準備演示幻燈片、進行產品演示、準備合同等）
• 將領導重新分配給更能勝任特定交易的同事

在現代商業世界中，這是一種先到先得的情況，您需要快點。 如果您反應不夠迅速，您就有可能錯失銷售機會。

這就是為什麼實施 CRM 自動化很重要，只要銷售渠道中發生值得注意的事情，它就會立即通過您的內部消息傳遞平台、電子郵件或任何其他首選通信方式向您發送通知。

有了這樣的自動化工作流程，您就不必一直盯著屏幕，試圖注意到變化（無論如何，這是一個失敗的策略——世界不會在您的工作時間結束的同一分鐘停止，而您的潛在客戶會贏等到你的午休時間結束）。 所有重要信息都會自動彈出到您的屏幕上——您猜對了！

因此，您將能夠：

• 對關鍵數據更改做出更快的決策
• 在最有價值的時間啟動自動化流程
• 記住重要的日期和截止日期
• 提供即時響應以幫助留住或獲取客戶
• 改善客戶服務

自動通知工作流的示例。

資料來源： NetHunt

6. 潛在客戶培育

最後，當您不想將銷售團隊的時間浪費在低優先級的線索上，但仍想吸引這些線索並增加他們轉換的機會時，線索培育過程的 CRM 自動化可能是答案。

自動化潛在客戶培養工作可以幫助您確保與潛在客戶保持一致的溝通，並在正確的時間向他們發送有針對性的個性化消息。 因此，您將繼續建立信任並保持潛在客戶的參與，直到他們對您的外展工作做出反應並上升到領導層級。

對於想要大規模冷外展的銷售人員來說，這也是一個很好的策略。 潛在客戶培育自動化可以幫助他們在更短的時間內接觸到更多的潛在客戶，並最終為企業帶來更多的收入。

在 CRM 自動化的幫助下，您可以構建一個精心設計的、分支的自動化潛在客戶培育電子郵件序列，這些電子郵件將逐條向您的潛在客戶提供有關您的業務和產品優勢的信息。

自動潛在客戶培育電子郵件序列的示例。

資料來源： NetHunt

CRM 自動化的注意事項

要實現您的 CRM 自動化目標，記住一些最佳實踐會很有幫助。 讓我們來看看 CRM 自動化的注意事項。

操作系統

• 查看您的銷售流程以確定可以自動化的任務
• 與團隊一起討論需要自動化的流程
• 實施 CRM 自動化後，培訓您的團隊使用 CRM
• 評估 CRM 自動化的結果

不要做

• 不要自動化太多； 一切都適度好
• 不要認為自動化是一種“一勞永逸”的事情——你需要密切關注它，審查規則等。
• 不要過度自動化通知

找到適合您需求的工作流程

本文中討論的工作流只是 CRM 自動化如何使銷售團隊受益的幾個示例。 但是，需要注意的是，這些工作流程並非放之四海而皆準，可能需要進行定制以滿足每個企業的獨特需求。

在當今快節奏的數字環境中，自動化是保持競爭力的必備條件。 自動化重複性任務和簡化工作流程將使銷售團隊能夠更高效地工作，專注於高價值活動，並最終幫助銷售團隊完成更多交易。

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