CRM 自动化：6 个工作流程让您的销售团队轻松自在

就在十年前，客户关系管理 (CRM) 软件还只是一时兴起——只有大公司才会实施的昂贵软件。

然而，从那以后，发生了很多变化。

如今，CRM 软件不再是一项昂贵的技术。 由于市场上有大量可用的 CRM 选项，它现在是一种经济实惠、可定制的多用途工具，适用于不同行业的各种能力的企业。

事实上，根据 Grandview Research 的估计，拥有 10 名或更多员工的公司中超过 91% 使用一台。 CRM 的好处是显而易见的，而且已经得到证实。

然而，一些销售代表拒绝使用 CRM，因为他们发现该过程过于复杂和耗时。 在某些情况下，这可能是真的。

当公司无法设置 CRM 自动化时，使用此软件确实是一种负担。 相反，实现 CRM 自动化的公司可以利用众多优势，例如更短的销售周期、更高的生产力以及更高的销售额和收入。

本文深入探讨了 CRM 自动化、您的销售团队如何从中受益，以及如何实施您的销售人员将使用的 6 个 CRM 自动化工作流程。

什么是 CRM 自动化？

CRM 自动化是指使用 CRM 系统的专用功能将通常由销售、营销和客户服务团队执行的费力、重复的任务委托给机器。

CRM 用户可以自动化的流程因每个 CRM 系统的具体特征而异。 最常见的 CRM 自动化工作流程包括以下内容：

• 潜在客户捕获： CRM 自动化允许销售人员从各种来源自动捕获潜在客户，例如网站表单、聊天、即时消息、社交媒体和电子邮件。
• 潜在客户资格：潜在客户资格有助于根据特定标准对捕获的潜在客户进行资格认定。
• 潜在客户路由：通过 CRM 自动化，所有进入销售渠道的潜在客户都可以自动分配给销售代表。
• 数据输入：自动化工作流程将为他们完成这些工作，而不是更新客户记录和手动输入数据。
• 任务创建：每当新的销售线索进入销售渠道、响应沟通或沿着渠道向下移动时，CRM 可以自动为分配的销售代表创建任务以执行适当的操作。

• 潜在客户培育：自动化 CRM 工作流程可以向潜在客户提供有针对性的内容和后续消息，以保持他们的参与度并推动他们通过销售渠道。

• 销售预测： CRM 自动化可以根据历史数据、当前销售趋势和其他因素生成预测。

• 销售报告：自动化工作流程可用于快速生成准确的销售报告并分析客户数据，以深入了解客户行为并确定需要改进的领域。

您的销售团队如何从 CRM 自动化中获益？

CRM 自动化可以通过简化重复性任务、提高数据准确性以及提高客户忠诚度和保留率来帮助销售团队实现目标并增加收入。 但这还不是全部。 在内部，这些工作流程还改善了团队协作并提高了销售人员的士气。

1. 提高销售工作流程的效率

通过 CRM 自动化，销售代表经常陷入的许多繁琐、重复的任务正在成为过去。 您不再需要在选项卡之间切换以及将有关潜在客户和客户的信息从不同来源复制并粘贴到 CRM 中。 您不必手动记录每个交互。 而且您不必密切关注销售渠道以避免错过新的销售线索。

2. 更好的销售团队士气

提高工作流程效率可以显着提高销售人员的士气。 当销售代表忙于做他们最初受雇要做的事情时，进行发现和演示电话、与客户谈判以及完成交易时，他们会对自己的工作量感到更加满意。

3.更高水平的CRM采用

根据 HubSpot 的一项研究，只有不到 40% 的实施 CRM 的公司可以吹嘘完全采用该软件。 定期使用 CRM 的最大障碍之一是数据输入——23% 的受访者认为手动更新 CRM 是一种负担。 CRM 自动化可以鼓励销售人员更频繁地使用 CRM 并提高整个公司对 CRM 的整体采用率。

4. 提高数据准确性

人为错误是错失销售机会的常见原因。 到处都是错别字，传递信息时忘记了一行，在您复制和粘贴一些重要的联系方式时一只猫在键盘上飞驰而过——我们都经历过这些。

但你知道谁没有吗？ 客户关系管理自动化。 当您在 CRM 中自动输入数据时，您可以确保它准确地进入您的数据库，就像潜在客户或客户输入它一样。

5.更好的客户体验

CRM 自动化有助于创建统一的客户旅程，并确保进入您的销售渠道的每一位潜在客户都经过相同的步骤和流程，没有例外，也没有延迟。

6.销售周期更短

通过将大部分耗时的任务委派给 CRM 自动化，您可以加快销售流程，从而缩短销售周期。

7. 提高客户忠诚度和保留率

CRM 自动化为企业提供了一种无缝且轻松的方式来与客户保持联系，帮助他们建立更牢固的关系并推动长期增长。

借助 CRM 自动化，您可以根据客户的需求和偏好制定个性化且相关的沟通策略。 这可确保所有通信在所有渠道中一致传递。 借助 CRM 自动化，您绝不会错过回复或查询，也绝不会忘记周年纪念日。

8. 增加销售和收入

根据 Hinge Research 的一项研究，在销售流程中采用高级自动化的公司比采用低级自动化或不采用自动化的公司多产生约 16% 的潜在客户，从而增加收入。

9.更好的决策

最后，当您知道所有数据都是最新的、准确的和结构化的时，您可以做出更明智的战略决策。

6 CRM 自动化工作流程

将您的所有任务委托给机器并只收割庄稼（获得出色工作的佣金）不是很好吗？ 事实证明，在 CRM 中过度自动化您的销售流程可能是 CRM 自动化所不具备的。

当你将所有事情自动化时，你就有可能让事情变得比原来更复杂。 因此，您需要战略性地处理流程——只实施您的销售团队需要的 CRM 自动化。 然后，您可以确定您的工作不会白费。

下面，我们列出了对几乎所有销售团队都有用的六种 CRM 自动化。 让我们开始吧！

1.数据录入

在快节奏的销售世界中，时间就是金钱。 手动数据输入既乏味又耗时，最糟糕的是，它容易出现人为错误。 销售代表需要在 CRM 中输入数据的情况有多种，所有这些都可以自动化。

让我们仔细看看它们中的每一个。

自动化线索捕获

无论您的潜在客户来自何处——网站上的 Web 表单、聊天、电子邮件或 LinkedIn——您都可以简化他们的捕获并让 CRM 自动化为您创建新记录。

例如，您可以设置一个自动化工作流程，从提交的网络表单中抓取所有信息，并使用该数据在 CRM 中创建新记录。 为此，您必须创建一个唯一的 Webhook URL 并将其粘贴到您用于生成潜在客户的 Web 表单中。

在这里，工作流的启动触发器将是 webhook 事件的接收和工作流启动后发生的操作——在 CRM 中创建新联系人。

为确保所有信息都保存到 CRM 中相应的客户记录字段，您需要将 Web 表单的字段与 CRM 记录中的字段相匹配。 然而，一些 CRM 更进一步，允许他们的用户直接在 CRM 中构建自定义 Web 表单并将它们放置在网站上。

使用提供内置 Web 表单的 CRM，您可以将网站线索直接发送到 CRM，而无需 Webhook。 在这种情况下，启动工作流的触发器将是网络表单提交。

以下是自动化工作流程的示例：

资料来源： NetHunt

自动化 Web 表单潜在客户捕获工作流的示例。

假设您的主要线索来源是电子邮件、聊天或社交媒体。 在这种情况下，您需要一个分别与电子邮件软件（例如 Gmail）、在线聊天或社交网络平台（例如 LinkedIn）集成的 CRM。 然后，您可以设置 CRM 自动化，根据收到的消息创建客户记录，并使用所有可用数据丰富这些 CRM 记录。

自动联系信息更新

销售线索捕获并不是销售人员需要在 CRM 中输入数据的唯一时间。

如果您希望您的销售报告和预测准确无误，您必须确保数据库中的所有数据都是最新的、完整的和可靠的。 因此，每当您的联系人发生值得注意的事情时，您需要及时更新他们的 CRM 记录。

如果您要手动更新所有记录，您可能永远无法进行任何实际工作。 这将是无穷无尽的记录流，需要您立即关注。

幸运的是，您可以将此任务委派给 CRM 自动化。

为了节省您的销售团队手动更新客户群和通过发送基于客户行为和偏好的相关消息来提高转化率的时间，您应该设置一个自动化的工作流程，以便在触发触发器时更新记录。

在这种情况下，有问题的触发器几乎可以是任何东西：

• 潜在客户对您的外展做出反应（打开您的电子邮件、回复消息等）
• 领导转移到销售渠道的下一阶段
• 潜在客户通过其他电子邮件地址与您联系

这是 CRM 自动化的一个示例，一旦潜在客户进入销售渠道的“谈判”阶段，它就会更新交易完成的可能性：

资料来源： NetHunt

自动联系信息更新工作流的示例。

自动交互记录

最后，销售人员在与潜在客户和客户沟通时还必须在 CRM 中输入数据。 这样，他们就可以看到更大的图景，跟踪所有交互，并及时发现无效的交易。

但是，手动记录交互有一系列缺点：

• 这很费时间
• 如果不立即登录，销售人员可能会忘记对话的细节或对话的准确时间和日期
• 判断什么重要（因此值得记录）和什么不重要是主观的——通常，销售代表会忽略重要的细节甚至整个对话，仅仅是因为他们认为它们不那么重要

CRM 自动化将确保您的通信历史记录的每一点都保存在客户记录的时间线上，无一例外并按时间顺序排列。

2. Lead routing（线索分配）

根据 HubSpot 的一项研究，使用 CRM 的团队中有 29% 使用它来自动分配代表。 这是有充分理由的。 自动销售线索分配使您可以更快地响应销售线索请求，更早地开始销售线索培育流程，并缩短销售周期。

自动线索路由确保线索在销售代表之间公平公正地分配。 这消除了潜在客户分配中存在偏见的可能性，并有助于防止销售代表之间发生冲突。

最后，这有助于确保将潜在客户路由到具有专业知识和经验的正确销售代表，以提供最佳的客户体验。 这有助于与潜在客户建立信任和信心，并增加完成销售的可能性。

由您决定如何为自动潜在客户路由设置 CRM 自动化。 您可以随机或根据一组特定规则将销售代表分配给新的销售线索。

自动销售线索分配规则的类型

循环法线索分配是最常见的自动线索路由方法之一。

循环法销售线索分配是一种在一组销售代表之间平均分配销售线索的方法。 在这种方法中，线索以循环或循环方式分布，以便组中的每个销售代表在任何代表收到第二条线索之前收到相同数量的线索。

这种类型的自动潜在客户路由有助于确保团队中所有销售代表的公平和机会均等。 它可以防止任何销售代表收到过多的线索，而其他人收到的线索很少或没有。 这种方法还可以增加销售代表之间的责任感，因为每个代表都知道他们将收到相同数量的销售线索，并且可以专注于将这些销售线索转化为销售。

但是，如果您不想以循环方式将销售代表分配给新的销售代表，您可以设计一个 CRM 自动化，根据以下内容将新捕获的销售代表分配给特定的销售代表：

• 铅公司规模
• 铅的行业
• 铅的位置
• 领导的语言
• 交易的预期规模
• 销售代表当前的潜在客户数量

这是一个自动潜在客户路由工作流程的示例。

资料来源： NetHunt

3. 线索评分

另一个在销售人员中非常流行的 CRM 自动化是线索评分。 事实上，根据 HubSpot 的同一项研究，使用 CRM 的团队中有 28% 使用它来自动进行线索评分。

无论您的销售团队有多么庞大和高效，都不可能对进入您销售渠道的每一个潜在客户给予同等程度的关注。 有时，您必须降低不太重要的线索的优先级，以追逐更大、更重要的交易。 因此，从一开始就确定最有可能转化为客户的潜在客户并相应地确定销售工作的优先级至关重要。

但是，手动对线索进行评分可能是一个耗时且容易出错的过程。 此外，确保整个销售团队的一致性和准确性可能很困难。 这就是 CRM 自动化派上用场的地方。 借助 CRM 自动化，您可以预先定义特定标准并根据这些标准自动对潜在客户进行排名。

一些潜在的自动线索评分标准包括：

• 人口统计数据：这包括潜在客户的职位、公司规模、行业、位置和其他有助于确定潜在客户是否适合企业的公司统计数据等因素。
• 参与度：这包括潜在客户的兴趣程度和对业务的参与度等因素。 这可能涉及网站访问、社交媒体互动、电子邮件打开和点击以及表明对业务感兴趣的其他互动。
• 行为：这包括潜在客户的行为和行为等因素，例如下载内容、参加网络研讨会、填写表格以及表明愿意参与业务的其他行为。
• 时机：这包括潜在客户准备购买等因素，例如他们是否正在积极研究解决方案或表达了企业可以解决的需求或痛点。
• 预算：这包括线索对正在销售的产品或服务的估计预算等因素，这可以帮助确定线索是否适合业务以及他们是否有可能转化为客户。

4.任务创建

根据您的销售流程，您可以为销售渠道的每个阶段配置各种自动化任务。 您需要做的就是设置适当的触发器来启动自动任务创建。 例如：

• 当新线索刚刚进入您的销售渠道时，您可以自动创建任务以进一步确定线索、进行发现电话等。
• 在谈判阶段，您可以自动创建任务以创建演示文稿、准备用于演示您的产品或服务的帐户、设置演示电话等。
• 在合同签订阶段，您可以自动创建创建合同、协调团队成员之间的合同等任务。
• 赢得交易后，您可以自动创建任务以设置和进行评估电话、检查帐户（以确保客户正在使用该系统）、谈判续约合同（到期日前几周）等.

一些常见的任务创建 CRM 自动化触发器包括：

• 销售管道中“阶段”字段的更改
• 潜在客户在特定销售渠道阶段花费的天数
• 更改潜在客户的优先级
• 与电子邮件的互动
• 具体日期和里程碑（生日、周年纪念日、合同到期等）

下面是一个自动化任务创建工作流程的示例。

资料来源： NetHunt

5.通知

当您体验 CRM 自动化并意识到它可以为您带来的好处时，您不可避免地会开始尽可能多地自动化销售流程。 但是，无论您多么想将所有例程委派给软件，仍然会有一些您需要高度参与的重要任务。

这些任务包括：

• 联系一段时间未回复您的电子邮件的潜在客户
• 完成自动创建的任务（进行发现电话、准备演示幻灯片、进行产品演示、准备合同等）
• 将领导重新分配给更能胜任特定交易的同事

在现代商业世界中，这是一种先到先得的情况，您需要快点。 如果您反应不够迅速，您就有可能错失销售机会。

这就是为什么实施 CRM 自动化很重要，只要销售渠道中发生值得注意的事情，它就会立即通过您的内部消息传递平台、电子邮件或任何其他首选通信方式向您发送通知。

有了这样的自动化工作流程，您就不必一直盯着屏幕，试图注意到变化（无论如何，这是一个失败的策略——世界不会在您的工作时间结束的同一分钟停止，而您的潜在客户会赢等到你的午休时间结束）。 所有重要信息都会自动弹出到您的屏幕上——您猜对了！

因此，您将能够：

• 对关键数据更改做出更快的决策
• 在最有价值的时间启动自动化流程
• 记住重要的日期和截止日期
• 提供即时响应以帮助留住或获取客户
• 改善客户服务

自动通知工作流的示例。

资料来源： NetHunt

6. 潜在客户培育

最后，当您不想将销售团队的时间浪费在低优先级的线索上，但仍想吸引这些线索并增加他们转换的机会时，线索培育过程的 CRM 自动化可能是答案。

自动化潜在客户培养工作可以帮助您确保与潜在客户保持一致的沟通，并在正确的时间向他们发送有针对性的个性化消息。 因此，您将继续建立信任并保持潜在客户的参与，直到他们对您的外展工作做出反应并上升到领导层级。

对于想要大规模冷外展的销售人员来说，这也是一个很好的策略。 潜在客户培育自动化可以帮助他们在更短的时间内接触到更多的潜在客户，并最终为企业带来更多的收入。

在 CRM 自动化的帮助下，您可以构建一个精心设计的、分支的自动化潜在客户培育电子邮件序列，这些电子邮件将逐条向您的潜在客户提供有关您的业务和产品优势的信息。

自动潜在客户培育电子邮件序列的示例。

资料来源： NetHunt

CRM 自动化的注意事项

要实现您的 CRM 自动化目标，记住一些最佳实践会很有帮助。 让我们来看看 CRM 自动化的注意事项。

操作系统

• 查看您的销售流程以确定可以自动化的任务
• 与团队一起讨论需要自动化的流程
• 实施 CRM 自动化后，培训您的团队使用 CRM
• 评估 CRM 自动化的结果

不要做

• 不要自动化太多； 一切都适度好
• 不要认为自动化是一种“一劳永逸”的事情——你需要密切关注它，审查规则等。
• 不要过度自动化通知

找到适合您需求的工作流程

本文中讨论的工作流只是 CRM 自动化如何使销售团队受益的几个示例。 但是，需要注意的是，这些工作流程并非放之四海而皆准，可能需要进行定制以满足每个企业的独特需求。

在当今快节奏的数字环境中，自动化是保持竞争力的必备条件。 自动化重复性任务和简化工作流程将使销售团队能够更高效地工作，专注于高价值活动，并最终帮助销售团队完成更多交易。

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