Automazione CRM: 6 flussi di lavoro per mettere a proprio agio il tuo team di vendita

Solo un decennio fa, il software di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) era un capriccio: software costoso che solo le aziende più grandi avrebbero implementato.

Da allora, però, molto è cambiato.

Oggi, il software CRM non è più una tecnologia costosa. Con il vasto numero di opzioni CRM disponibili sul mercato, è ora uno strumento conveniente, personalizzabile e multiuso per aziende di tutti i livelli di diversi settori.

Infatti, secondo le stime di Grandview Research, oltre il 91% delle aziende con 10 o più dipendenti ne utilizza uno. I vantaggi del CRM sono evidenti e comprovati.

Tuttavia, alcuni rappresentanti di vendita si rifiutano di utilizzare il CRM perché ritengono che il processo sia troppo complicato e dispendioso in termini di tempo. E in alcuni casi, potrebbe essere vero.

Quando le aziende non riescono a configurare l'automazione CRM, l'utilizzo di questo software può davvero essere un peso. Al contrario, le aziende che automatizzano i loro CRM sfruttano numerosi vantaggi come cicli di vendita più brevi, migliore produttività e aumento delle vendite e dei ricavi.

Questo articolo fornisce un'analisi approfondita dell'automazione CRM, di come il tuo team di vendita può trarne vantaggio e di come implementare i 6 flussi di lavoro di automazione CRM che verranno utilizzati dai tuoi venditori.

Che cos'è l'automazione CRM?

L'automazione CRM si riferisce all'utilizzo della funzionalità dedicata del sistema CRM per delegare alla macchina attività laboriose e ripetitive solitamente eseguite dai team di vendita, marketing e assistenza clienti.

I processi che gli utenti CRM possono automatizzare variano notevolmente a seconda delle caratteristiche specifiche di ciascun sistema CRM. I flussi di lavoro di automazione CRM più comuni includono quanto segue:

• Acquisizione di lead: l'automazione del CRM consente ai venditori di acquisire automaticamente lead da varie fonti, come moduli di siti Web, chat, messaggistica, social media ed e-mail.
• Qualifica del lead: la qualificazione del lead consente di qualificare i lead acquisiti in base a criteri specifici.
• Instradamento dei lead: con l'automazione del CRM in atto, tutti i lead che entrano nel funnel di vendita possono essere assegnati automaticamente ai rappresentanti di vendita.
• Inserimento dati: i flussi di lavoro automatizzati lo farebbero per loro invece di aggiornare i record dei clienti e inserire i dati manualmente.
• Creazione di attività: ogni volta che un nuovo lead entra nella pipeline di vendita, risponde a una comunicazione o si sposta lungo la canalizzazione, il CRM può creare automaticamente un'attività affinché il rappresentante di vendita assegnato esegua un'azione appropriata.

• Lead nurturing: i flussi di lavoro CRM automatizzati possono fornire contenuti mirati e messaggi di follow-up ai lead per mantenerli coinvolti e spostarli attraverso la canalizzazione di vendita.

• Previsioni di vendita: l'automazione CRM può generare previsioni basate su dati storici, tendenze di vendita attuali e altri fattori.

• Rapporti sulle vendite: i flussi di lavoro automatizzati possono essere utilizzati per generare rapidamente rapporti di vendita accurati e analizzare i dati dei clienti per ottenere informazioni dettagliate sul comportamento dei clienti e identificare le aree di miglioramento.

In che modo il tuo team di vendita può trarre vantaggio dall'automazione del CRM?

L'automazione del CRM può aiutare i team di vendita a raggiungere i propri obiettivi e aumentare le entrate semplificando le attività ripetitive, migliorando l'accuratezza dei dati e migliorando la fidelizzazione e la fidelizzazione dei clienti. Ma non è tutto. Internamente, questi flussi di lavoro migliorano anche la collaborazione tra i team e aumentano il morale tra i venditori.

1. Maggiore efficienza dei flussi di lavoro di vendita

Molte attività noiose e ripetitive in cui spesso vengono coinvolti i rappresentanti di vendita stanno diventando un ricordo del passato con l'automazione CRM. Non è più necessario passare da una scheda all'altra e copiare e incollare informazioni su lead e clienti da fonti diverse nel CRM. Non è necessario registrare manualmente ogni interazione. E non devi tenere gli occhi aperti sulla pipeline di vendita per evitare di perdere un nuovo lead.

2. Migliore morale del team di vendita

Una maggiore efficienza del flusso di lavoro può aumentare significativamente il morale tra i venditori. Quando i rappresentanti di vendita sono impegnati a fare ciò per cui sono stati assunti in primo luogo, condurre chiamate di scoperta e dimostrative, negoziare con i clienti e concludere affari, si sentono molto più soddisfatti del loro carico di lavoro.

3. Livelli più elevati di adozione del CRM

Secondo uno studio di HubSpot, meno del 40% delle aziende che implementano un CRM può vantare di aver adottato a pieno il software. Uno dei maggiori ostacoli all'utilizzo regolare di un CRM è l'inserimento dei dati: il 23% degli intervistati ritiene che sia un peso aggiornare il CRM manualmente. L'automazione del CRM può incoraggiare i venditori a utilizzare il CRM più regolarmente e aumentare l'adozione complessiva del CRM a livello aziendale.

4. Migliore precisione dei dati

L'errore umano è un motivo comune per le mancate opportunità di vendita. Un errore di battitura qua e là, una riga dimenticata durante il trasferimento di informazioni, un gatto che accelera sulla tastiera proprio mentre stai copiando e incollando alcuni dettagli di contatto cruciali: ci siamo passati tutti.

Ma sai chi non l'ha fatto? Automazione CRM. Quando automatizzi l'inserimento dei dati nel CRM, puoi essere certo che arrivino al tuo database esattamente come li ha inseriti il ​​lead o il cliente.

5. Migliore esperienza del cliente

L'automazione del CRM aiuta a creare un percorso del cliente uniforme e garantisce che ogni singolo lead che entra nella tua pipeline di vendita segua gli stessi passaggi e processi, senza eccezioni e senza ritardi.

6. Ciclo di vendita più breve

Con la maggior parte delle tue attività che richiedono tempo delegate all'automazione CRM, puoi accelerare il processo di vendita e, quindi, accorciare il ciclo di vendita.

7. Maggiore fidelizzazione e fidelizzazione dei clienti

L'automazione del CRM offre alle aziende un modo semplice e senza problemi per rimanere in contatto con i propri clienti, aiutandoli a costruire relazioni più solide e guidare la crescita a lungo termine.

Con l'automazione del CRM, puoi sviluppare strategie di comunicazione personalizzate e pertinenti, adattate alle esigenze e alle preferenze dei tuoi clienti. Ciò garantisce che tutte le comunicazioni vengano fornite in modo coerente su tutti i canali. Con l'automazione CRM, non perderai mai una risposta o una domanda e non dimenticherai mai un anniversario.

8. Aumento delle vendite e dei ricavi

Secondo uno studio di Hinge Research, le aziende che incorporano un'automazione di alto livello nel loro processo di vendita generano circa il 16% in più di lead rispetto a quelle che incorporano un'automazione di basso livello o nessuna, il che si traduce in una maggiore generazione di entrate.

9. Migliore processo decisionale

Infine, quando sai che tutti i tuoi dati sono aggiornati, accurati e strutturati, puoi prendere decisioni strategiche più informate.

6 flussi di lavoro di automazione CRM

Non sarebbe bello delegare tutti i tuoi compiti alle macchine e raccogliere solo i raccolti (ottenere la commissione per un lavoro stellare)? Si scopre che l'automazione eccessiva dei processi di vendita nel CRM può essere un'automazione CRM no.

Quando automatizzi tutto, rischi di rendere le cose più complicate di quanto non fossero in origine. Quindi, devi affrontare il processo in modo strategico: implementa solo l'automazione CRM di cui il tuo team di vendita ha bisogno. Quindi, puoi essere certo che il tuo lavoro non andrà sprecato.

Di seguito, abbiamo compilato un elenco delle sei automazioni CRM utili praticamente a qualsiasi team di vendita. Entriamo in esso!

1. Inserimento dati

Nel frenetico mondo delle vendite, il tempo è denaro. L'inserimento manuale dei dati è noioso, richiede tempo e, peggio ancora, è soggetto a errori umani. Esistono diversi scenari in cui i rappresentanti di vendita devono inserire dati nel CRM, ognuno dei quali può essere automatizzato.

Diamo un'occhiata più da vicino a ciascuno di essi.

Acquisizione automatica dei lead

Indipendentemente dalla provenienza dei lead (un modulo Web sul sito Web, chat, e-mail o LinkedIn), puoi semplificare la loro acquisizione e fare in modo che l'automazione CRM crei nuovi record per te.

Ad esempio, puoi impostare un flusso di lavoro automatizzato che raccoglie tutte le informazioni dai moduli Web inviati e utilizza tali dati per creare un nuovo record nel CRM. Per fare ciò, devi creare un URL webhook univoco e incollarlo nel modulo web che utilizzi per generare lead.

In questo caso, il trigger di avvio del flusso di lavoro sarà la ricezione dell'evento webhook e l'azione che si verifica una volta che il flusso di lavoro è stato avviato, creando un nuovo contatto nel CRM.

Per assicurarti che tutte le informazioni vengano salvate nei campi del record cliente appropriati nel CRM, devi far corrispondere i campi del tuo modulo web a quelli nel record CRM. Tuttavia, alcuni CRM fanno un ulteriore passo avanti e consentono ai propri utenti di creare moduli Web personalizzati direttamente nel CRM e di inserirli nel sito Web.

Utilizzando un CRM che offre moduli Web integrati, puoi inviare lead di siti Web direttamente al CRM senza webhook. In uno scenario del genere, l'innesco che avvia il flusso di lavoro sarà l'invio del modulo web.

Ecco un esempio di un flusso di lavoro automatizzato:

Fonte: NetHunt

Un esempio di flusso di lavoro automatizzato per l'acquisizione di lead da moduli web.

Supponiamo che la tua fonte principale di lead sia la posta elettronica, le chat o i social media. In tal caso, avresti bisogno di un CRM che si integri rispettivamente con il software di posta elettronica (ad esempio Gmail), le chat online o le piattaforme di social network (ad esempio LinkedIn). Quindi, puoi impostare l'automazione CRM che creerebbe record dei clienti dai messaggi in arrivo e arricchirebbe quei record CRM con tutti i dati disponibili.

Aggiornamenti automatici delle informazioni di contatto

L'acquisizione di lead non è l'unico momento in cui i venditori devono inserire dati nel CRM.

Se desideri che i tuoi report e previsioni di vendita siano accurati, devi assicurarti che tutti i dati nel database siano aggiornati, completi e affidabili. Pertanto, ogni volta che accade qualcosa di degno di nota ai tuoi contatti, devi aggiornare tempestivamente i loro record CRM.

Se dovessi aggiornare manualmente tutti i record, probabilmente non riusciresti mai a svolgere alcun lavoro effettivo. Sarebbe un flusso infinito di record che richiedono la tua attenzione immediata.

Fortunatamente, puoi delegare questa attività all'automazione del CRM.

Per risparmiare tempo al tuo team di vendita dall'aggiornamento manuale della base clienti e dall'aumento del tasso di conversione inviando messaggi pertinenti in base al comportamento e alle preferenze del cliente, devi impostare un flusso di lavoro automatizzato per aggiornare il record ogni volta che viene attivato un trigger.

In questa situazione, il trigger in questione può essere praticamente qualsiasi cosa:

• Il lead ha reagito alla tua comunicazione (ha aperto la tua email, ha risposto a un messaggio, ecc.)
• Il vantaggio è passato alla fase successiva della pipeline di vendita
• Il lead ti ha contattato da un indirizzo email diverso

Ecco un esempio di automazione CRM che aggiorna la probabilità di chiusura di un affare una volta che il lead passa alla fase di "negoziazione" della pipeline di vendita:

Fonte: NetHunt

Un esempio di un flusso di lavoro di aggiornamento automatico delle informazioni di contatto.

Registrazione automatica delle interazioni

Infine, anche i venditori devono inserire i dati nel CRM ogni volta che comunicano con lead e clienti. In questo modo, possono vedere il quadro più ampio, tenere traccia di tutte le interazioni e individuare prontamente le offerte che sono diventate inattive.

Tuttavia, la registrazione manuale delle interazioni presenta una serie di svantaggi:

• Richiede tempo
• Quando non effettuano l'accesso all'istante, i venditori possono dimenticare i dettagli della conversazione o l'ora e la data esatte
• Il giudizio su ciò che è importante (e, quindi, degno di essere registrato) e ciò che non lo è è soggettivo: spesso i rappresentanti di vendita tralasciano dettagli importanti e persino intere conversazioni semplicemente perché non pensano che siano così importanti

L'automazione del CRM assicurerà che ogni bit della tua cronologia delle comunicazioni sia conservato sulla timeline del record del cliente, senza eccezioni e in ordine cronologico.

2. Instradamento dei lead (distribuzione dei lead)

Secondo uno studio di HubSpot, il 29% dei team che utilizzano un CRM lo utilizza per automatizzare le assegnazioni dei rappresentanti. C'è una buona ragione per questo. La distribuzione automatizzata dei lead ti consente di reagire più rapidamente alle richieste di lead, avviare prima il processo di lead nurturing e abbreviare il ciclo di vendita.

L'instradamento automatizzato dei lead assicura che i lead siano distribuiti in modo equo ed equo tra i rappresentanti di vendita. Ciò elimina la possibilità di pregiudizi nella distribuzione dei lead e può aiutare a prevenire i conflitti tra i rappresentanti di vendita.

Infine, questo può aiutare a garantire che i lead vengano indirizzati al giusto rappresentante di vendita con la competenza e l'esperienza per fornire la migliore esperienza possibile al cliente. Questo può aiutare a creare fiducia e confidenza con i potenziali clienti e aumentare la probabilità di concludere una vendita.

Sta a te decidere come impostare l'automazione CRM per l'instradamento automatizzato dei lead. Puoi assegnare i rappresentanti di vendita ai nuovi lead in modo casuale o in base a una serie di regole specifiche.

Tipi di regole di distribuzione automatizzata dei lead

La distribuzione dei lead round-robin è uno degli approcci più comuni all'instradamento automatizzato dei lead.

La distribuzione dei lead round robin è un metodo per distribuire i lead in modo uniforme tra un gruppo di rappresentanti di vendita. In questo metodo, i lead vengono distribuiti a rotazione o in modo circolare in modo che ogni rappresentante di vendita del gruppo riceva un numero uguale di lead prima che qualsiasi rappresentante riceva un secondo lead.

Questo tipo di instradamento automatizzato dei lead aiuta a garantire equità e pari opportunità per tutti i rappresentanti di vendita del team. Impedisce a qualsiasi rappresentante di vendita di sovraccaricarsi di lead mentre altri ne ricevono pochi o nessuno. Questo metodo può anche aumentare la responsabilità tra i rappresentanti di vendita, poiché ogni rappresentante sa che riceverà un numero uguale di lead e può concentrarsi sulla conversione di tali lead in vendite.

Tuttavia, se non desideri assegnare rappresentanti di vendita a nuovi lead su base round-robin, puoi progettare un'automazione CRM che assegni i lead appena acquisiti a rappresentanti di vendita specifici in base a quanto segue:

• Dimensione dell'azienda del lead
• Industria del piombo
• Posizione del piombo
• Lingua di piombo
• La dimensione prevista dell'affare
• Numero attuale di lead degli agenti di vendita

Ecco un esempio di un flusso di lavoro di instradamento dei lead automatizzato.

Fonte: NetHunt

3. Punteggio principale

Un'altra automazione CRM estremamente popolare tra i venditori è il lead scoring. Infatti, secondo lo stesso studio di HubSpot, il 28% dei team che utilizzano un CRM lo utilizza per automatizzare il lead scoring.

Non importa quanto sia grande ed efficiente il tuo team di vendita, dare a ogni singolo lead che entra nella tua pipeline di vendita lo stesso livello di attenzione è impossibile. A volte, devi depriorizzare i lead meno importanti per inseguire accordi più grandi e importanti. Pertanto, è fondamentale identificare fin dall'inizio i lead che hanno maggiori probabilità di convertirsi in clienti e stabilire di conseguenza la priorità delle attività di vendita.

Tuttavia, la valutazione manuale dei lead può essere un processo dispendioso in termini di tempo e soggetto a errori. Inoltre, può essere difficile garantire coerenza e accuratezza all'interno dell'intero team di vendita. È qui che l'automazione CRM torna utile. Con l'aiuto dell'automazione CRM, puoi predefinire criteri specifici e classificare automaticamente i lead in base a essi.

Alcuni dei potenziali criteri di punteggio lead automatizzati includono:

• Dati demografici: include fattori come il titolo di lavoro del lead, le dimensioni dell'azienda, il settore, l'ubicazione e altri dati firmografici che possono aiutare a determinare se il lead è adatto all'azienda.
• Coinvolgimento: questo include fattori come il livello di interesse del lead e il coinvolgimento con l'azienda. Ciò può comportare visite al sito Web, interazioni sui social media, aperture e clic di e-mail e altre interazioni che indicano interesse per l'attività.
• Comportamento: include fattori come le azioni e i comportamenti del lead, come il download di contenuti, la partecipazione a webinar, la compilazione di moduli e altre azioni che indicano la volontà di interagire con l'azienda.
• Timing: questo include fattori come la prontezza all'acquisto del lead, ad esempio se sta ricercando attivamente soluzioni o ha espresso un'esigenza o un punto dolente che l'azienda può affrontare.
• Budget: include fattori come il budget stimato del lead per il prodotto o il servizio venduto, che possono aiutare a determinare se il lead è adatto all'azienda e se è probabile che si converta in un cliente.

4. Creazione dell'attività

A seconda dei tuoi processi di vendita, puoi configurare varie attività automatizzate per ogni fase della pipeline di vendita. Tutto quello che devi fare è impostare i trigger appropriati per avviare la creazione automatica delle attività. Per esempio:

• Quando un nuovo lead entra nella tua pipeline di vendita, puoi creare automaticamente attività per un'ulteriore qualificazione del lead, condurre una chiamata di scoperta, ecc.
• Nella fase di negoziazione, puoi creare automaticamente attività per creare una presentazione, preparare un account per dimostrare il tuo prodotto o servizio, impostare una chiamata demo, ecc.
• Nella fase di firma del contratto, puoi creare automaticamente attività per creare un contratto, coordinare il contratto tra i membri del team, ecc.
• Una volta vinto l'affare, puoi creare automaticamente attività per impostare e condurre una chiamata di valutazione, controllare l'account (per assicurarti che i clienti stiano utilizzando il sistema), negoziare un rinnovo del contratto (qualche settimana prima della data di scadenza), ecc. .

Alcuni dei comuni trigger di automazione CRM per la creazione di attività includono:

• Modifica del campo “Fase” nella pipeline di vendita
• Il numero di giorni che il lead trascorre in una specifica fase della pipeline di vendita
• Cambio di priorità del lead
• Interazioni con le email
• Date e traguardi specifici (compleanni, anniversari, scadenza del contratto, ecc.)

Ecco un esempio di flusso di lavoro per la creazione di attività automatizzate.

Fonte: NetHunt

5 Notifiche

Quando hai un assaggio dell'automazione del CRM e ti rendi conto dei vantaggi che può portarti, inevitabilmente inizi ad automatizzare il maggior numero possibile di processi di vendita. Tuttavia, non importa quanto tu voglia delegare tutte le tue routine al software, ci saranno comunque alcune attività importanti in cui dovrai essere fortemente coinvolto.

Queste attività includono:

• Contattare un lead che non risponde alle tue email da un po' di tempo
• Completare un'attività che è stata creata automaticamente (condurre la chiamata di scoperta, preparare le diapositive per la presentazione, condurre una demo del prodotto, preparare il contratto, ecc.)
• Riassegnare il lead a un collega più competente con affari specifici

Nel mondo degli affari moderno, è un tipo di situazione primo arrivato, primo servito, e devi essere veloce. Se non reagisci abbastanza prontamente, rischi di perdere opportunità di vendita.

Ecco perché è importante implementare l'automazione CRM che ti invierà immediatamente una notifica tramite la tua piattaforma di messaggistica interna, e-mail o qualsiasi altro metodo di comunicazione preferito, ogni volta che accade qualcosa di degno di nota nella pipeline di vendita.

Con un flusso di lavoro automatizzato come questo, non dovrai tenere gli occhi aperti sullo schermo, cercando di notare i cambiamenti (è comunque una strategia fallimentare: il mondo non si ferma nello stesso momento in cui il tuo orario di lavoro finisce e i tuoi lead hanno vinto non aspettare che la tua pausa pranzo sia finita). Tutte le informazioni importanti appariranno sullo schermo - hai indovinato - automaticamente!

Di conseguenza, sarai in grado di:

• ​​Prendi decisioni più rapide sulle modifiche critiche dei dati
• Avvia processi automatizzati nei momenti più gratificanti
• Ricorda date e scadenze significative
• Fornisci risposte immediate per aiutare a mantenere o acquisire clienti
• Migliora il servizio clienti

Un esempio di flusso di lavoro di notifica automatizzato.

Fonte: NetHunt

6. Nutrire il piombo

Infine, quando non vuoi sprecare il tempo del tuo team di vendita con lead a bassa priorità ma desideri comunque coinvolgerli e aumentare le loro possibilità di conversione, l'automazione CRM del processo di lead nurturing potrebbe essere la risposta.

Automatizzare gli sforzi di lead nurturing può aiutarti a mantenere una comunicazione coerente con i lead e inviare loro messaggi mirati e personalizzati al momento giusto. Di conseguenza, continuerai a creare fiducia e a mantenere coinvolti i potenziali clienti fino a quando non reagiranno ai tuoi sforzi di sensibilizzazione e saliranno nella gerarchia dei lead.

È anche un'ottima strategia per i venditori che vogliono raggiungere il freddo su larga scala. L'automazione del lead nurturing può aiutarli a raggiungere più potenziali clienti in meno tempo e, in ultima analisi, generare maggiori entrate per l'azienda.

Con l'aiuto dell'automazione CRM, puoi creare una sequenza elaborata e ramificata di e-mail automatizzate di lead nurturing che alimenteranno le tue informazioni sui lead sulla tua attività e sui vantaggi del tuo prodotto goccia a goccia.

Un esempio di una sequenza di e-mail di nutrimento dei lead automatizzata.

Fonte: NetHunt

Le cose da fare e da non fare dell'automazione CRM

Per raggiungere i tuoi obiettivi di automazione CRM, è utile ricordare alcune best practice. Diamo un'occhiata alle cose da fare e da non fare per l'automazione del CRM.

Do

• Rivedi il tuo processo di vendita per identificare le attività che possono essere automatizzate
• Discuti i processi che devono essere automatizzati insieme al team
• Forma il tuo team all'utilizzo del CRM una volta implementata l'automazione del CRM
• Valuta i risultati della tua automazione CRM

Cosa non fare

• Non automatizzare troppo; tutto va bene con moderazione
• Non pensare che l'automazione sia una cosa del tipo "imposta e dimentica" - devi prestare molta attenzione ad essa, rivedere le regole, ecc.
• Non automatizzare eccessivamente le notifiche

Trova un flusso di lavoro adatto alle tue esigenze

I flussi di lavoro discussi in questo articolo sono solo alcuni esempi di come l'automazione CRM può avvantaggiare i team di vendita. Tuttavia, è importante notare che questi flussi di lavoro non sono adatti a tutti e potrebbero richiedere la personalizzazione per soddisfare le esigenze specifiche di ogni azienda.

Nel frenetico panorama digitale di oggi, l'automazione è un must per rimanere competitivi. L'automazione delle attività ripetitive e la razionalizzazione dei flussi di lavoro consentiranno ai team di vendita di lavorare in modo più efficiente, concentrarsi su attività di alto valore e, in ultima analisi, aiutare i team di vendita a concludere più trattative.

Fai un passo avanti e scopri come creare integrazioni CRM per importare dati da più canali nel tuo sistema CRM, migliorare l'accessibilità e semplificare i flussi di lavoro.