5 เครื่องมือที่ต้องมีในการปรับปรุงการสื่อสารภายใน

ในสภาพการทำงานทุกวันนี้ ที่ซึ่งทุกคนพยายามปรับตัวให้เข้ากับความปกติใหม่ และยังคงทำงานในที่ห่างไกล การสื่อสารในที่ทำงานมีความสำคัญมากกว่าที่เคย โชคดีที่มีเครื่องมือมากมายที่สามารถช่วยคุณปรับปรุงการสื่อสารภายในได้ แม้ว่าคุณจะไม่สามารถพบปะกับทีมด้วยตนเองได้

การสื่อสารเป็นรากฐานของทุกสภาพแวดล้อมการทำงานที่ประสบความสำเร็จ ไม่มีการทำงานร่วมกันและไม่มีประสิทธิผล อย่างไรก็ตาม 60% ของบริษัทไม่มีกลยุทธ์การสื่อสารภายในในระยะยาว

ในสภาพการทำงานทุกวันนี้ ที่ซึ่งทุกคนพยายามปรับตัวให้เข้ากับความปกติใหม่ และยังคงทำงานในที่ห่างไกล การสื่อสารในที่ทำงานมีความสำคัญมากกว่าที่เคย

โชคดีที่มีเครื่องมือมากมายที่สามารถช่วยคุณปรับปรุงการสื่อสารภายในได้ แม้ว่าคุณจะไม่สามารถพบปะกับทีมด้วยตนเองได้

ข้อความโต้ตอบแบบทันที

บ่อยครั้ง คุณเพียงแค่ต้องการรับข้อความอย่างรวดเร็ว โดยไม่ต้องนึกถึงการเปิดและปิดอีเมล นอกจากนี้ อีเมลอาจถูกเปิดเฉพาะในวันถัดไปหรือหลังจากนั้น

แพลตฟอร์มการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีช่วยให้มีแนวทางที่ผ่อนคลายมากขึ้น โดยเลียนแบบเครื่องมือที่พนักงานใช้ในชีวิตส่วนตัว เช่น Facebook Messenger และ Whatsapp รวดเร็ว สะดวก และเหมาะสมกับรูปแบบการสื่อสารสมัยใหม่

ช่องทางการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีนั้นสมบูรณ์แบบสำหรับการสนทนากลุ่ม คุณสามารถอุทิศช่องทางให้กับแต่ละแผนกและให้ทุกคนแบ่งปันข้อมูลรายวันได้อย่างรวดเร็ว โดยไม่ทำให้กล่องจดหมายอีเมลของพวกเขาล้น

หนึ่งในแพลตฟอร์มการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีที่ได้รับความนิยมมากที่สุดสำหรับธุรกิจ Slack เข้ามาแทนที่การสื่อสารทางธุรกิจภายในองค์กรในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา มันได้กลายเป็นเครื่องมือสำคัญที่ไม่เพียงแต่ปรับปรุงการสื่อสารและประสิทธิภาพการทำงานเท่านั้น แต่ยังเพิ่มความพึงพอใจของพนักงานอีกด้วย

จากการสำรวจ Slack Future of Work ที่จัดทำโดย Kelton Global พบว่า 87% ของผู้ใช้ Slack ระบุว่าแพลตฟอร์มดังกล่าวทำให้พวกเขามีประสิทธิผลมากขึ้น 88% บอกว่า Slack ทำให้พวกเขาเชื่อมโยงกับเพื่อนร่วมงาน และ 87% อ้างว่ามีผลในเชิงบวกต่อพวกเขา ความสัมพันธ์ในการทำงาน

การเก็บอีเมล

แม้ว่าการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีอาจสะดวกกว่าสำหรับการใช้งานแบบวันต่อวัน แต่อีเมลก็ยังเป็นส่วนสำคัญของการสื่อสารทางธุรกิจที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ หากคุณคิดว่าการใช้อีเมลลดลงพร้อมกับความนิยมที่เพิ่มขึ้นของเครื่องมือใหม่ คุณคิดผิด ตามรายงานการสื่อสารทางธุรกิจของ Project.co 39% ของธุรกิจใช้อีเมลสำหรับการสื่อสารระหว่างเพื่อนร่วมงานเป็นหลัก เมื่อเทียบกับเครื่องมือออนไลน์ (28%) แบบเห็นหน้ากัน (23%) และการโทรศัพท์ (2%)

การแชร์ไฟล์และเอกสารขนาดใหญ่ทำได้ง่ายกว่าทางอีเมล อย่างไรก็ตาม ไฟล์เหล่านี้อาจใช้พื้นที่มากได้อย่างรวดเร็ว คุณไม่สามารถลบออกได้เพียงเพราะมีข้อมูลสำคัญที่อาจมีประโยชน์ต่อไปในภายภาคหน้า ธุรกิจบางแห่งใช้การจำกัดขนาดและจำนวนอีเมลที่ส่งในแต่ละวัน แต่โควตาอีเมลนั้นค่อนข้างจำกัดและขัดขวางประสิทธิภาพในการสื่อสารอย่างจริงจัง

โปรดทราบว่าคุณมีหน้าที่ตามกฎหมายที่จะต้องเก็บการติดต่อทางธุรกิจของคุณไว้เป็นระยะเวลาหนึ่ง โซลูชันการเก็บถาวรระดับองค์กรจะช่วยให้คุณปฏิบัติตามข้อกำหนดของอีเมลและประหยัดพื้นที่จัดเก็บข้อมูลอันมีค่า โดยไม่กระทบต่อประสิทธิภาพการทำงาน

เครื่องมือการทำงานร่วมกัน

การทำสิ่งต่างๆ ให้สำเร็จอาจเป็นเรื่องท้าทายอย่างยิ่งในยุคของการทำงานทางไกลและการทำงานร่วมกันทางไกล โชคดีที่เครื่องมือการทำงานร่วมกันสามารถช่วยทีมของคุณเอาชนะความท้าทายเหล่านี้ได้ อันที่จริง เครื่องมือการทำงานร่วมกันทางออนไลน์และสถานที่ทำงานดิจิทัลเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้ถึง 20-30%

เครื่องมือเหล่านี้ช่วยให้พนักงานสามารถทำงานในโครงการเดียวกันได้ในเวลาเดียวกัน และยังช่วยให้ผู้จัดการโครงการตรวจสอบเวิร์กโฟลว์และให้ข้อเสนอแนะ

การแก้ไขเอกสารร่วมกันเป็นหนึ่งในเครื่องมืออันดับต้นๆ ที่ใช้ในการเชื่อมต่อกับกลุ่มงานในแต่ละวัน ซึ่ง 57% ของพนักงานชอบใช้แพลตฟอร์มข้อความเป็นหลัก
แหล่งที่มา

การแชร์และจัดการไฟล์ทำได้ง่ายขึ้นมากด้วยเครื่องมือการทำงานร่วมกัน พวกเขาทำให้ข้อมูลสำคัญทั้งหมดโปร่งใสและเข้าถึงได้สำหรับทุกคน เครื่องมือเหล่านี้ยังช่วยให้คุณปรับปรุงการจัดการงานและมอบหมายความรับผิดชอบได้อย่างง่ายดาย

วิดีโอ

ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา งานทางไกลได้รับความนิยมมากขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งขณะนี้ การระบาดใหญ่ทั่วโลกทำให้เราต้องอยู่บ้าน ธุรกิจจำนวนมากขึ้นเรื่อยๆ เปลี่ยนไปใช้รูปแบบการทำงานนี้ ด้วยการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ วิดีโอแชทจึงกลายเป็นส่วนสำคัญของการสื่อสาร

ในขณะที่ทุกคนเร่งรีบเพื่อปรับตัวเข้ากับการทำงานทางไกล แพลตฟอร์มการสื่อสารผ่านวิดีโอที่โด่งดังไปทั่วโลกในขณะนี้เริ่มทะยานขึ้น โดยเห็นการเติบโต 291.17% ในตลาดหุ้นตั้งแต่ต้นปี

แหล่งที่มา

ไม่น่าแปลกใจเลยที่แพลตฟอร์มการสื่อสารผ่านวิดีโอจะได้รับความนิยมอย่างมาก แม้ว่าการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรจะดีเพียงพอสำหรับส่วนใหญ่ แต่บางครั้งการเห็นหน้าและได้ยินเสียงเบื้องหลังข้อความก็เป็นสิ่งสำคัญ การแสดงออกทางสีหน้า ภาษากาย และน้ำเสียงสามารถเปลี่ยนความหมายของข้อความได้อย่างสมบูรณ์ และเมื่อคุณไม่สามารถพบปะกับใครซักคนแบบเห็นหน้ากัน แฮงเอาท์วิดีโอสามารถช่วยลดความเข้าใจผิดได้

แต่การสื่อสารผ่านวิดีโอทำได้มากกว่าการประชุมของ Zoom คุณยังสามารถใช้วิดีโอสำหรับการปฐมนิเทศพนักงาน การฝึกอบรมทั่วทั้งบริษัท ตลอดจนประกาศและการอัปเดตที่สำคัญกว่า การมีโปรแกรมการฝึกอบรมพนักงานและการฝึกอบรมพนักงานที่สมบูรณ์ในวิดีโอจะช่วยให้คุณมั่นใจถึงความสม่ำเสมอและประหยัดทรัพยากรที่คุณจะใช้ไปกับมัน

แบบสำรวจและโพล

การรับฟังพนักงานของคุณเป็นส่วนสำคัญของการทำงานร่วมกันที่ประสบความสำเร็จ จากข้อมูลของ Salesforce พนักงานที่รู้สึกว่าได้ยินเสียงของพวกเขานั้น มีแนวโน้มที่จะรู้สึกว่าได้รับอำนาจมากขึ้น 4.6 เท่าในการมอบงานที่ดีที่สุดของพวกเขา

อย่างไรก็ตาม การสัมภาษณ์พนักงานทุกคนแบบตัวต่อตัวอาจเป็นเรื่องยาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับบริษัทขนาดใหญ่ นั่นคือสิ่งที่การสำรวจและโพลเข้ามาเล่น

ทำแบบสำรวจเป็นประจำเพื่อดูว่ามีอะไรที่พนักงานของคุณไม่พอใจหรือไม่และจะเปลี่ยนแปลงอย่างไร คุณยังสามารถสร้างโพลและให้ตัวเลือกแก่พนักงานของคุณในการมีส่วนร่วมในการตัดสินใจ แบบสำรวจเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการเพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงานและแสดงให้พวกเขาเห็นว่าคุณใส่ใจความคิดเห็นของพวกเขา

การติดตามเทรนด์ใหม่และการนำเทคโนโลยีใหม่ๆ มาใช้เป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ในโลกที่เชื่อมต่อทางดิจิทัลในปัจจุบัน ด้วยกลยุทธ์การสื่อสารที่ชัดเจนและเครื่องมือที่เหมาะสม คุณจะสามารถปรับปรุงการสื่อสารในที่ทำงาน การทำงานร่วมกัน และประสิทธิภาพการทำงาน