5 обязательных инструментов для улучшения внутренней коммуникации

В сегодняшнем рабочем климате, когда все пытаются приспособиться к новым нормам и продолжать работать удаленно, общение на рабочем месте становится важнее, чем когда-либо. К счастью, существует множество инструментов, которые могут помочь вам улучшить внутреннюю коммуникацию, даже если вы не можете лично встретиться со своими командами.

Коммуникация является основой любой успешной рабочей среды. Без этого нет совместной работы и нет производительности. Однако до 60% компаний не имеют долгосрочной стратегии внутренней коммуникации.

В сегодняшнем рабочем климате, когда все пытаются приспособиться к новым нормам и продолжать работать удаленно, общение на рабочем месте становится важнее, чем когда-либо.

К счастью, существует множество инструментов, которые могут помочь вам улучшить внутреннюю коммуникацию, даже если вы не можете лично встретиться со своими командами.

Мгновенное сообщение

Часто вы просто хотите быстро передать сообщение, не задумываясь об открытии и закрытии электронной почты. Кроме того, электронные письма могут открыться только на следующий день или даже позже.

Платформы обмена мгновенными сообщениями допускают более непринужденный подход, имитируя инструменты, которые сотрудники используют в своей личной жизни, такие как Facebook Messenger и Whatsapp. Это быстрее, удобнее и больше подходит для современного стиля общения.

Каналы обмена мгновенными сообщениями также идеально подходят для групповых обсуждений. Вы можете выделить канал для каждого отдела и позволить всем быстро обмениваться ежедневной информацией, не перегружая их почтовые ящики.

Одна из самых популярных платформ обмена мгновенными сообщениями для бизнеса, Slack, за последние несколько лет взяла на себя внутреннее деловое общение. Это стало важным инструментом не только для улучшения коммуникации и производительности, но и для повышения удовлетворенности сотрудников.

Согласно исследованию Slack Future of Work Survey, проведенному Kelton Global, 87 % пользователей Slack заявляют, что платформа делает их более продуктивными, 88 % говорят, что Slack поддерживает их связь с коллегами, а 87 % утверждают, что это положительно влияет на их трудовые отношения.

Архивирование электронной почты

Хотя обмен мгновенными сообщениями может быть более удобным для повседневного использования, электронная почта по-прежнему остается неотъемлемой частью делового общения. Если вы думали, что использование электронной почты падает с ростом популярности новых инструментов, вы ошибались. Согласно отчету о деловом общении Project.co, 39% предприятий в основном используют электронную почту для общения между коллегами по сравнению с онлайн-инструментами (28%), личным общением (23%) и телефонными звонками (2%).

Обмен большими файлами и документами просто более удобен по электронной почте. Однако эти файлы могут быстро занять много места. Вы не можете просто удалить их, потому что они содержат важную информацию, которая может пригодиться в дальнейшем. Некоторые предприятия прибегают к ограничению размера и количества электронных писем, отправляемых каждый день, но квоты электронной почты могут быть весьма ограничивающими и серьезно снижать эффективность коммуникации.

Имейте в виду, что по закону вы также обязаны хранить деловую переписку в течение определенного периода времени. Решения для архивирования корпоративного уровня помогут вам обеспечить соответствие электронной почты требованиям и сэкономить ценное пространство для хранения без ущерба для производительности.

Инструменты для совместной работы

Выполнение задач может быть особенно сложным в эпоху удаленной работы и совместной работы на расстоянии. К счастью, инструменты для совместной работы могут помочь вашим командам преодолеть эти трудности. На самом деле онлайн-инструменты для совместной работы и цифровые рабочие места повышают производительность на 20-30%.

Эти инструменты позволяют сотрудникам одновременно работать над одним и тем же проектом, а также помогают руководителям проектов контролировать рабочий процесс и предоставлять обратную связь.

Совместное редактирование документов — один из самых популярных инструментов, используемых для связи с повседневными рабочими группами, который предпочитают 57% сотрудников, использующих платформы на основе сообщений.
Источник

Делиться файлами и управлять ими намного проще с помощью инструментов для совместной работы. Они делают всю важную информацию прозрачной и доступной для всех. Эти инструменты также могут помочь вам оптимизировать управление задачами и легко делегировать обязанности.

Видео

В последние несколько лет удаленная работа стала более популярной. Особенно сейчас, когда глобальная пандемия заставляет нас оставаться дома, все больше и больше предприятий переходят на эту модель работы. С этими изменениями видеочат стал неотъемлемой частью общения.

Поскольку все поспешили приспособиться к удаленной работе, всемирно известная платформа для видеосвязи начала стремительно расти, с начала года рост на фондовом рынке составил 291,17%.

Источник

Неудивительно, что платформы для видеосвязи так популярны. Хотя письменная коммуникация в большинстве случаев достаточно хороша, иногда важно увидеть лицо и услышать голос, стоящий за сообщением. Выражение лица, язык тела и тон голоса могут полностью изменить смысл сообщения, а когда вы не можете встретиться с кем-то лицом к лицу, видеозвонки помогут свести к минимуму недопонимание.

Но видеосвязь выходит за рамки встреч в Zoom. Вы также можете использовать видео для адаптации сотрудников, обучения в масштабах всей компании и более важных объявлений и обновлений. Наличие полной программы адаптации и обучения сотрудников на видео поможет вам обеспечить согласованность и сэкономить ресурсы, которые вы в противном случае потратили бы на это.

Опросы и опросы

Умение слушать своих сотрудников — неотъемлемая часть успешного сотрудничества. По данным Salesforce, сотрудники, которые чувствуют, что их голос услышан, в 4,6 раза чаще чувствуют себя способными выполнять свою работу наилучшим образом.

Тем не менее, может быть сложно проводить индивидуальные интервью с каждым сотрудником, особенно в крупных компаниях. Вот где опросы и опросы вступают в игру.

Проводите регулярные опросы, чтобы узнать, чем ваши сотрудники недовольны и как бы они это изменили. Вы даже можете создавать опросы и давать своим сотрудникам возможность участвовать в принятии решений. Опросы — отличный способ повысить вовлеченность сотрудников и показать им, что вам небезразлично их мнение.

Идти в ногу с новыми тенденциями и внедрять новые технологии невозможно в современном цифровом мире. С четкой коммуникационной стратегией и правильными инструментами вы сможете улучшить общение на рабочем месте, совместную работу и производительность.