5 herramientas imprescindibles para mejorar la comunicación interna

En el clima laboral actual, donde todos intentan adaptarse a la nueva normalidad y continuar trabajando en entornos remotos, la comunicación en el lugar de trabajo se está volviendo más importante que nunca. Afortunadamente, existen muchas herramientas que pueden ayudarlo a mejorar la comunicación interna, incluso si no puede reunirse con sus equipos en persona.

La comunicación es la base de todo entorno de trabajo exitoso. Sin ella, no hay colaboración ni productividad. Sin embargo, hasta el 60% de las empresas no cuentan con una estrategia de comunicación interna a largo plazo.

En el clima laboral actual, donde todos intentan adaptarse a la nueva normalidad y continuar trabajando en entornos remotos, la comunicación en el lugar de trabajo se está volviendo más importante que nunca.

Afortunadamente, existen muchas herramientas que pueden ayudarlo a mejorar la comunicación interna, incluso si no puede reunirse con sus equipos en persona.

Mensajería instantánea

A menudo, solo desea transmitir un mensaje rápidamente, sin tener que pensar en abrir y cerrar el correo electrónico. Además, los correos electrónicos pueden terminar abriéndose solo al día siguiente o incluso más tarde.

Las plataformas de mensajería instantánea permiten un enfoque más relajado, imitando las herramientas que usan los empleados en su vida personal, como Facebook Messenger y Whatsapp. Es más rápido, más conveniente y más adecuado para el estilo moderno de comunicación.

Los canales de mensajería instantánea también son perfectos para discusiones grupales. Puede dedicar un canal a cada departamento y permitir que todos compartan rápidamente información diaria, sin inundar sus bandejas de entrada de correo electrónico.

Una de las plataformas de mensajería instantánea más populares para empresas, Slack, se hizo cargo de la comunicación empresarial interna en los últimos años. Se ha convertido en una herramienta esencial no solo para mejorar la comunicación y la productividad, sino también para aumentar la satisfacción de los empleados.

Según la Encuesta sobre el futuro del trabajo de Slack realizada por Kelton Global, el 87 % de los usuarios de Slack afirma que la plataforma los hace más productivos, el 88 % dice que Slack los mantiene informados con sus compañeros de trabajo y el 87 % afirma que tiene un impacto positivo en su relaciones de trabajo

Archivado de correo electrónico

Aunque la mensajería instantánea puede ser más conveniente para el uso diario, el correo electrónico sigue siendo una parte ineludible de la comunicación empresarial. Si pensaba que el uso del correo electrónico está disminuyendo con la creciente popularidad de las nuevas herramientas, está equivocado. Según el informe de comunicación empresarial de Project.co, el 39 % de las empresas utiliza principalmente el correo electrónico para la comunicación entre compañeros de trabajo, en comparación con las herramientas en línea (28 %), cara a cara (23 %) y las llamadas telefónicas (2 %).

Compartir archivos y documentos grandes es simplemente más práctico a través del correo electrónico. Sin embargo, estos archivos pueden ocupar mucho espacio rápidamente. No puede simplemente eliminarlos porque contienen información importante que puede ser útil más adelante. Algunas empresas recurren a la restricción del tamaño y la cantidad de correos electrónicos enviados por día, pero las cuotas de correo electrónico pueden ser bastante limitantes y obstaculizar seriamente la eficiencia de la comunicación.

Tenga en cuenta que también está legalmente obligado a conservar su correspondencia comercial durante un cierto período de tiempo. Las soluciones de archivado de nivel empresarial lo ayudarán a garantizar el cumplimiento del correo electrónico y ahorrar un valioso espacio de almacenamiento, sin poner en peligro la productividad.

Herramientas de colaboración

Hacer las cosas puede ser especialmente desafiante en la era del trabajo remoto y la colaboración a larga distancia. Afortunadamente, las herramientas de colaboración pueden ayudar a sus equipos a superar estos desafíos. De hecho, las herramientas de colaboración en línea y los lugares de trabajo digitales aumentan la productividad entre un 20 y un 30 %.

Estas herramientas permiten a los empleados trabajar en el mismo proyecto al mismo tiempo y también ayudan a los gerentes de proyecto a monitorear el flujo de trabajo y proporcionar comentarios.

La edición colaborativa de documentos es una de las mejores herramientas utilizadas para conectarse con los grupos de trabajo diarios, preferida por el 57 % de los empleados que utilizan plataformas basadas en mensajes.
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Compartir y administrar archivos es mucho más fácil con las herramientas de colaboración. Hacen que toda la información importante sea transparente y accesible para todos. Estas herramientas también pueden ayudarlo a optimizar la administración de tareas y delegar responsabilidades fácilmente.

Vídeos

En los últimos años, el trabajo remoto se ha vuelto más popular. Especialmente ahora con una pandemia global que nos obliga a quedarnos en casa, cada vez más empresas están cambiando a este modelo de trabajo. Con estos cambios, el chat de video se convirtió en una parte integral de la comunicación.

Mientras todos se apresuraban a adaptarse al trabajo remoto, una plataforma de comunicación por video ahora conocida mundialmente comenzó a dispararse, con un crecimiento del 291,17 % en el mercado de valores desde principios de año.

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No sorprende que las plataformas de comunicación por video sean tan populares. Si bien la comunicación escrita es lo suficientemente buena en su mayor parte, a veces es importante ver la cara y escuchar la voz detrás del mensaje. Las expresiones faciales, el lenguaje corporal y el tono de voz pueden cambiar por completo el significado del mensaje, y cuando no puede encontrarse con alguien cara a cara, las videollamadas pueden ayudar a minimizar los malentendidos.

Pero la comunicación por video va más allá de las reuniones de Zoom. También puede usar videos para la incorporación de empleados, la capacitación de toda la empresa y anuncios y actualizaciones más importantes. Tener su programa completo de incorporación y capacitación de empleados en video lo ayudará a garantizar la coherencia y ahorrar recursos que de otro modo gastaría en él.

Encuestas y Sondeos

Escuchar a sus empleados es una parte esencial de una colaboración exitosa. Según Salesforce, los empleados que sienten que se escucha su voz tienen 4,6 veces más probabilidades de sentirse capacitados para realizar su mejor trabajo.

Sin embargo, puede ser difícil realizar entrevistas individuales con cada empleado, especialmente para las empresas más grandes. Ahí es donde entran en juego las encuestas y los sondeos.

Realice encuestas periódicas para ver si hay algo con lo que sus empleados no estén satisfechos y cómo lo cambiarían. Incluso puede crear encuestas y dar a sus empleados la opción de participar en la toma de decisiones. Las encuestas son una excelente manera de aumentar el compromiso de los empleados y mostrarles que te importan sus opiniones.

Mantenerse al día con las nuevas tendencias y adoptar nuevas tecnologías es inevitable en el mundo conectado digitalmente de hoy. Con una estrategia de comunicación clara y las herramientas adecuadas, podrá mejorar la comunicación, la colaboración y la productividad en el lugar de trabajo.