5 niezbędnych narzędzi do poprawy komunikacji wewnętrznej

W dzisiejszym klimacie pracy, w którym wszyscy starają się dostosować do nowej normy i kontynuować pracę w środowisku zdalnym, komunikacja w miejscu pracy staje się ważniejsza niż kiedykolwiek. Na szczęście istnieje wiele narzędzi, które mogą pomóc w usprawnieniu komunikacji wewnętrznej, nawet jeśli nie możesz spotkać się ze swoimi zespołami osobiście.

Komunikacja jest podstawą każdego udanego środowiska pracy. Bez tego nie ma współpracy ani produktywności. Jednak aż 60% firm nie posiada długofalowej strategii komunikacji wewnętrznej.

W dzisiejszym klimacie pracy, w którym wszyscy starają się dostosować do nowej normy i kontynuować pracę w środowisku zdalnym, komunikacja w miejscu pracy staje się ważniejsza niż kiedykolwiek.

Na szczęście istnieje wiele narzędzi, które mogą pomóc w usprawnieniu komunikacji wewnętrznej, nawet jeśli nie możesz spotkać się ze swoimi zespołami osobiście.

Wiadomości błyskawiczne

Często chcesz po prostu szybko przekazać wiadomość, bez konieczności myślenia o otwieraniu i zamykaniu wiadomości e-mail. Poza tym e-maile mogą zostać otwarte dopiero następnego dnia lub nawet później.

Platformy do obsługi wiadomości błyskawicznych pozwalają na bardziej wyluzowane podejście, naśladując narzędzia używane przez pracowników w życiu osobistym, takie jak Facebook Messenger i Whatsapp. Jest szybszy, wygodniejszy i bardziej odpowiedni do nowoczesnego stylu komunikacji.

Kanały wiadomości błyskawicznych są również idealne do dyskusji grupowych. Możesz dedykować kanał dla każdego działu i umożliwić każdemu szybkie udostępnianie codziennych informacji bez zalewania skrzynek e-mail.

Jedna z najpopularniejszych platform do obsługi wiadomości błyskawicznych dla firm, Slack, przejęła wewnętrzną komunikację biznesową w ciągu ostatnich kilku lat. Stał się niezbędnym narzędziem nie tylko poprawiającym komunikację i produktywność, ale także zwiększającym satysfakcję pracowników.

Według ankiety Slack Future of Work Survey przeprowadzonej przez Kelton Global, 87% użytkowników Slack twierdzi, że platforma zwiększa ich produktywność, 88% twierdzi, że Slack utrzymuje ich w kontakcie ze współpracownikami, a 87% twierdzi, że ma pozytywny wpływ na ich stosunki pracy.

Archiwizacja poczty e-mail

Chociaż wiadomości błyskawiczne mogą być wygodniejsze w codziennym użytkowaniu, poczta e-mail jest nadal nieodzowną częścią komunikacji biznesowej. Jeśli myślałeś, że korzystanie z poczty e-mail spada wraz z rosnącą popularnością nowych narzędzi, to się mylisz. Według raportu komunikacji biznesowej Project.co, 39% firm używa głównie poczty e-mail do komunikacji między współpracownikami, w porównaniu z narzędziami online (28%) twarzą w twarz (23%) i rozmowami telefonicznymi (2%).

Udostępnianie dużych plików i dokumentów jest po prostu bardziej praktyczne za pośrednictwem poczty e-mail. Jednak te pliki mogą szybko zająć dużo miejsca. Nie możesz ich po prostu usunąć, ponieważ zawierają ważne informacje, które mogą być przydatne w dalszej kolejności. Niektóre firmy uciekają się do ograniczania rozmiaru i liczby wiadomości e-mail wysyłanych każdego dnia, ale limity wiadomości e-mail mogą być dość ograniczone i poważnie utrudniać wydajność komunikacji.

Pamiętaj, że jesteś również prawnie zobowiązany do przechowywania korespondencji biznesowej przez określony czas. Rozwiązania do archiwizacji klasy korporacyjnej pomogą zapewnić zgodność poczty e-mail i zaoszczędzić cenną przestrzeń dyskową bez narażania wydajności.

Narzędzia współpracy

Wykonanie zadań może być szczególnie trudne w dobie pracy zdalnej i współpracy na odległość. Na szczęście narzędzia do współpracy mogą pomóc Twoim zespołom w przezwyciężeniu tych wyzwań. W rzeczywistości narzędzia do współpracy online i cyfrowe miejsca pracy zwiększają produktywność o 20-30%.

Narzędzia te umożliwiają pracownikom jednoczesną pracę nad tym samym projektem, a także pomagają kierownikom projektów monitorować przepływ pracy i przekazywać informacje zwrotne.

Wspólna edycja dokumentów to jedno z czołowych narzędzi służących do łączenia się z codziennymi grupami roboczymi, preferowane przez 57% pracowników korzystających z platform opartych na wiadomościach.
Źródło

Udostępnianie i zarządzanie plikami jest znacznie łatwiejsze dzięki narzędziom do współpracy. Sprawiają, że wszystkie ważne informacje są przejrzyste i dostępne dla wszystkich. Narzędzia te mogą również pomóc usprawnić zarządzanie zadaniami i łatwo delegować obowiązki.

Filmy

W ciągu ostatnich kilku lat praca zdalna stała się bardziej popularna. Szczególnie teraz, gdy globalna pandemia zmusza nas do pozostania w domu, coraz więcej firm przechodzi na ten model pracy. Dzięki tym zmianom czat wideo stał się integralną częścią komunikacji.

Ponieważ wszyscy pospiesznie przyzwyczaili się do pracy zdalnej, znana obecnie na całym świecie platforma komunikacji wideo zaczęła szybko rosnąć, odnotowując wzrost na giełdzie o 291,17% od początku roku.

Źródło

Nic dziwnego, że platformy komunikacji wideo są tak popularne. Chociaż komunikacja pisemna jest w większości wystarczająca, czasami ważne jest, aby zobaczyć twarz i usłyszeć głos stojący za wiadomością. Wyraz twarzy, mowa ciała i ton głosu mogą całkowicie zmienić znaczenie wiadomości — a gdy nie możesz spotkać kogoś twarzą w twarz, rozmowy wideo mogą pomóc zminimalizować nieporozumienia.

Ale komunikacja wideo wykracza poza spotkania Zoom. Możesz także używać filmów wideo do wdrażania pracowników, szkoleń w całej firmie oraz ważniejszych ogłoszeń i aktualizacji. Kompletny program wprowadzający i szkoleniowy dla pracowników na wideo pomoże Ci zapewnić spójność i zaoszczędzić zasoby, które w przeciwnym razie byś na niego wydał.

Ankiety i ankiety

Słuchanie pracowników jest istotną częścią udanej współpracy. Według Salesforce pracownicy, którzy czują, że ich głos jest słyszany, są 4,6 razy bardziej skłonni do poczucia, że ​​mogą wykonywać swoją najlepszą pracę.

Jednak przeprowadzenie indywidualnych rozmów z każdym pracownikiem może być trudne, szczególnie w przypadku większych firm. Właśnie tam wchodzą w grę ankiety i sondaże.

Przeprowadzaj regularne ankiety, aby sprawdzić, z czego Twoi pracownicy są niezadowoleni i jak mogliby to zmienić. Możesz nawet tworzyć ankiety i dać swoim pracownikom możliwość uczestniczenia w podejmowaniu decyzji. Ankiety to świetny sposób na zwiększenie zaangażowania pracowników i pokazanie im, że zależy Ci na ich opiniach.

Nadążanie za nowymi trendami i wdrażanie nowych technologii jest nieuniknione w dzisiejszym świecie połączonym cyfrowo. Dzięki jasnej strategii komunikacji i odpowiednim narzędziom będziesz w stanie poprawić komunikację w miejscu pracy, współpracę i wydajność.