5 strumenti indispensabili per migliorare la comunicazione interna

Nel clima lavorativo odierno, in cui tutti cercano di adattarsi alla nuova normalità e continuano a lavorare in remoto, la comunicazione sul posto di lavoro sta diventando più importante che mai. Fortunatamente, ci sono molti strumenti che possono aiutarti a migliorare la comunicazione interna anche se non puoi incontrare i tuoi team di persona.

La comunicazione è alla base di ogni ambiente di lavoro di successo. Senza di essa, non c'è collaborazione e produttività. Tuttavia, ben il 60% delle aziende non ha una strategia di comunicazione interna a lungo termine.

Nel clima lavorativo odierno, in cui tutti cercano di adattarsi alla nuova normalità e continuano a lavorare in remoto, la comunicazione sul posto di lavoro sta diventando più importante che mai.

Fortunatamente, ci sono molti strumenti che possono aiutarti a migliorare la comunicazione interna anche se non puoi incontrare i tuoi team di persona.

Messaggistica istantanea

Spesso, vuoi solo trasmettere un messaggio rapidamente, senza dover pensare all'apertura e alla chiusura delle email. Inoltre, le e-mail potrebbero finire per essere aperte solo il giorno successivo o anche più tardi.

Le piattaforme di messaggistica istantanea consentono un approccio più rilassato, imitando gli strumenti utilizzati dai dipendenti nelle loro vite personali, come Facebook Messenger e Whatsapp. È più veloce, più conveniente e più adatto allo stile di comunicazione moderno.

I canali di messaggistica istantanea sono perfetti anche per le discussioni di gruppo. Puoi dedicare un canale a ciascun dipartimento e consentire a tutti di condividere rapidamente le informazioni quotidiane, senza inondare le proprie caselle di posta.

Una delle piattaforme di messaggistica istantanea più popolari per le aziende, Slack, ha rilevato la comunicazione aziendale interna negli ultimi anni. È diventato uno strumento essenziale non solo per migliorare la comunicazione e la produttività, ma anche per aumentare la soddisfazione dei dipendenti.

Secondo lo Slack Future of Work Survey condotto da Kelton Global, l'87% degli utenti di Slack afferma che la piattaforma li rende più produttivi, l'88% afferma che Slack li tiene al passo con i colleghi e l'87% afferma che ha un impatto positivo sui propri rapporti di lavoro.

Archiviazione e-mail

Sebbene la messaggistica istantanea possa essere più conveniente per l'uso quotidiano, l'e-mail è ancora una parte imprescindibile della comunicazione aziendale. Se pensavi che l'utilizzo della posta elettronica stesse diminuendo con la crescente popolarità dei nuovi strumenti, ti sbagli. Secondo il rapporto sulla comunicazione aziendale di Project.co, il 39% delle aziende utilizza la posta elettronica principalmente per la comunicazione tra i colleghi, rispetto agli strumenti online (28%) faccia a faccia (23%) e alle telefonate (2%).

La condivisione di file e documenti di grandi dimensioni è semplicemente più pratica tramite e-mail. Tuttavia, questi file possono occupare rapidamente molto spazio. Non puoi semplicemente eliminarli perché contengono informazioni importanti che potrebbero tornare utili più avanti. Alcune aziende ricorrono a limitare le dimensioni e il numero di e-mail inviate ogni giorno, ma le quote e-mail possono essere piuttosto limitanti e ostacolare seriamente l'efficienza della comunicazione.

Tieni presente che sei anche legalmente obbligato a conservare la tua corrispondenza commerciale per un certo periodo di tempo. Le soluzioni di archiviazione di livello aziendale ti aiuteranno a garantire la conformità della posta elettronica e a risparmiare spazio di archiviazione prezioso, senza compromettere la produttività.

Strumenti di collaborazione

Fare le cose può essere particolarmente difficile nell'era del lavoro a distanza e della collaborazione a distanza. Fortunatamente, gli strumenti di collaborazione possono aiutare i tuoi team a superare queste sfide. In effetti, gli strumenti di collaborazione online e i luoghi di lavoro digitali aumentano la produttività del 20-30%.

Questi strumenti consentono ai dipendenti di lavorare allo stesso progetto contemporaneamente e aiutano anche i project manager a monitorare il flusso di lavoro e fornire feedback.

La modifica collaborativa dei documenti è uno degli strumenti di prim'ordine utilizzati per connettersi con i gruppi di lavoro quotidiani, preferito dal 57% dei dipendenti che utilizzano piattaforme basate su messaggi.
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La condivisione e la gestione dei file è molto più semplice con gli strumenti di collaborazione. Rendono tutte le informazioni importanti trasparenti e accessibili a tutti. Questi strumenti possono anche aiutarti a semplificare la gestione delle attività e delegare facilmente le responsabilità.

Video

Negli ultimi anni, il lavoro a distanza è diventato più popolare. Soprattutto ora con una pandemia globale che ci costringe a rimanere a casa, sempre più aziende stanno passando a questo modello di lavoro. Con questi cambiamenti, la chat video è diventata parte integrante della comunicazione.

Mentre tutti si affrettavano ad adattarsi al lavoro a distanza, una piattaforma di videocomunicazione ora conosciuta a livello mondiale ha iniziato a crescere, registrando una crescita del mercato azionario del 291,17% dall'inizio dell'anno.

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Non sorprende che le piattaforme di videocomunicazione siano così popolari. Mentre la comunicazione scritta è abbastanza buona per la maggior parte, a volte è importante vedere il volto e ascoltare la voce dietro il messaggio. Le espressioni facciali, il linguaggio del corpo e il tono della voce possono cambiare completamente il significato del messaggio e quando non sei in grado di incontrare qualcuno faccia a faccia, le videochiamate possono aiutare a ridurre al minimo i malintesi.

Ma la comunicazione video va oltre le riunioni Zoom. Puoi anche utilizzare i video per l'onboarding dei dipendenti, la formazione a livello aziendale e annunci e aggiornamenti più importanti. Avere il tuo programma completo di onboarding e formazione dei dipendenti in video ti aiuterà a garantire coerenza e risparmiare risorse che altrimenti spenderesti per questo.

Sondaggi e sondaggi

Ascoltare i dipendenti è una parte essenziale di una collaborazione di successo. Secondo Salesforce, i dipendenti che sentono che la propria voce viene ascoltata hanno una probabilità 4,6 volte maggiore di sentirsi autorizzati a fornire il proprio lavoro migliore.

Tuttavia, può essere difficile condurre interviste individuali con ogni singolo dipendente, soprattutto per le aziende più grandi. È qui che entrano in gioco sondaggi e sondaggi.

Conduci sondaggi regolari per vedere se c'è qualcosa di cui i tuoi dipendenti non sono soddisfatti e come lo cambierebbero. Puoi persino creare sondaggi e offrire ai tuoi dipendenti la possibilità di partecipare al processo decisionale. I sondaggi sono un ottimo modo per aumentare il coinvolgimento dei dipendenti e mostrare loro che tieni alle loro opinioni.

Tenere il passo con le nuove tendenze e adottare nuove tecnologie è inevitabile nel mondo connesso digitalmente di oggi. Con una chiara strategia di comunicazione e gli strumenti giusti, sarai in grado di migliorare la comunicazione, la collaborazione e la produttività sul posto di lavoro.