5 أدوات لا غنى عنها لتحسين الاتصال الداخلي

في مناخ العمل اليوم ، حيث يحاول الجميع التكيف مع الوضع الطبيعي الجديد ومواصلة العمل في الأماكن البعيدة ، أصبح الاتصال في مكان العمل أكثر أهمية من أي وقت مضى. لحسن الحظ ، هناك العديد من الأدوات التي يمكن أن تساعدك على تحسين الاتصال الداخلي حتى لو لم تتمكن من مقابلة فرقك شخصيًا.

التواصل هو أساس كل بيئة عمل ناجحة. بدونها ، لا يوجد تعاون ولا إنتاجية. ومع ذلك ، فإن ما يصل إلى 60٪ من الشركات ليس لديها استراتيجية اتصال داخلي طويلة المدى.

في مناخ العمل اليوم ، حيث يحاول الجميع التكيف مع الوضع الطبيعي الجديد ومواصلة العمل في الأماكن البعيدة ، أصبح الاتصال في مكان العمل أكثر أهمية من أي وقت مضى.

لحسن الحظ ، هناك العديد من الأدوات التي يمكن أن تساعدك على تحسين الاتصال الداخلي حتى لو لم تتمكن من مقابلة فرقك شخصيًا.

رسالة فورية

في كثير من الأحيان ، تريد فقط توصيل رسالة بسرعة ، دون الحاجة إلى التفكير في فتح البريد الإلكتروني وإغلاقه. إلى جانب ذلك ، قد ينتهي الأمر بفتح رسائل البريد الإلكتروني في اليوم التالي فقط أو حتى في وقت لاحق.

تسمح منصات المراسلة الفورية باتباع نهج أكثر راحة ، وتقليد الأدوات التي يستخدمها الموظفون في حياتهم الشخصية ، مثل Facebook Messenger و Whatsapp. إنه أسرع وأكثر ملاءمة وأكثر ملاءمة لأسلوب الاتصال الحديث.

تعد قنوات المراسلة الفورية أيضًا مثالية للمناقشات الجماعية. يمكنك تخصيص قناة لكل قسم والسماح للجميع بمشاركة المعلومات اليومية بسرعة ، دون إغراق علب بريدهم الإلكتروني.

تولى Slack ، أحد أكثر منصات المراسلة الفورية شيوعًا للشركات ، اتصالات الأعمال الداخلية على مدار السنوات القليلة الماضية. لقد أصبح أداة أساسية ليس فقط لتحسين الاتصال والإنتاجية ، ولكن أيضًا لتعزيز رضا الموظفين.

وفقًا لمسح Slack Future of Work الذي أجرته Kelton Global ، ذكر 87٪ من مستخدمي Slack أن النظام الأساسي يجعلهم أكثر إنتاجية ، ويقول 88٪ أن Slack يبقيهم في الحلقة مع زملائهم في العمل ، ويقول 87٪ أن له تأثيرًا إيجابيًا على عملهم. علاقات العمل.

أرشفة البريد الإلكتروني

على الرغم من أن المراسلة الفورية قد تكون أكثر ملاءمة للاستخدام اليومي ، إلا أن البريد الإلكتروني لا يزال جزءًا لا مفر منه في الاتصالات التجارية. إذا كنت تعتقد أن استخدام البريد الإلكتروني ينخفض ​​مع تزايد شعبية الأدوات الجديدة ، فأنت مخطئ. وفقًا لتقرير اتصالات الأعمال Project.co ، تستخدم 39٪ من الشركات البريد الإلكتروني بشكل أساسي للتواصل بين زملاء العمل ، مقارنة بالأدوات عبر الإنترنت (28٪) وجهًا لوجه (23٪) والمكالمات الهاتفية (2٪).

تعد مشاركة الملفات والمستندات الكبيرة عملية أكثر عبر البريد الإلكتروني. ومع ذلك ، يمكن أن تشغل هذه الملفات مساحة كبيرة بسرعة. لا يمكنك حذفها ببساطة لأنها تحتوي على معلومات مهمة قد تكون مفيدة في المستقبل. تلجأ بعض الشركات إلى تقييد حجم وعدد رسائل البريد الإلكتروني المرسلة كل يوم ، لكن حصص البريد الإلكتروني يمكن أن تكون محدودة للغاية وتعيق بشكل خطير كفاءة الاتصال.

ضع في اعتبارك أنك ملزم قانونًا بالاحتفاظ بمراسلات عملك لفترة معينة من الوقت. ستساعدك حلول الأرشفة على مستوى المؤسسة على ضمان الامتثال للبريد الإلكتروني وتوفير مساحة تخزين قيّمة ، دون تعريض الإنتاجية للخطر.

أدوات التعاون

يمكن أن يكون إنجاز المهام أمرًا صعبًا بشكل خاص في عصر العمل عن بُعد والتعاون عن بُعد. لحسن الحظ ، يمكن لأدوات التعاون أن تساعد فرقك في التغلب على هذه التحديات. في الواقع ، تعمل أدوات التعاون عبر الإنترنت وأماكن العمل الرقمية على زيادة الإنتاجية بنسبة 20-30٪.

تسمح هذه الأدوات للموظفين بالعمل في نفس المشروع في نفس الوقت ، كما تساعد مديري المشروع على مراقبة سير العمل وتقديم الملاحظات.

يعد تحرير المستندات التعاوني أحد أفضل الأدوات المستخدمة للاتصال بمجموعات العمل اليومية ، ويفضلها 57٪ من الموظفين الذين يستخدمون الأنظمة الأساسية القائمة على الرسائل.
مصدر

تعد مشاركة الملفات وإدارتها أسهل بكثير باستخدام أدوات التعاون. إنهم يجعلون جميع المعلومات المهمة شفافة وفي متناول الجميع. يمكن أن تساعدك هذه الأدوات أيضًا في تبسيط إدارة المهام وتفويض المسؤوليات بسهولة.

أشرطة فيديو

في السنوات القليلة الماضية ، أصبح العمل عن بعد أكثر شيوعًا. خاصة الآن مع انتشار جائحة عالمي أجبرنا على البقاء في المنزل ، يتحول المزيد والمزيد من الشركات إلى هذا النموذج من العمل. مع هذه التغييرات ، أصبحت الدردشة المرئية جزءًا لا يتجزأ من الاتصال.

مع اندفاع الجميع للتكيف مع العمل عن بُعد ، بدأت منصة اتصالات الفيديو المعروفة عالميًا في الارتفاع ، حيث شهدت نموًا بنسبة 291.17٪ في سوق الأسهم منذ بداية العام.

مصدر

ليس من المستغرب أن تحظى منصات الاتصال عبر الفيديو بشعبية كبيرة. على الرغم من أن الاتصال الكتابي جيد بما يكفي للجزء الأكبر ، فمن المهم أحيانًا رؤية الوجه وسماع الصوت وراء الرسالة. يمكن لتعبيرات الوجه ولغة الجسد ونبرة الصوت أن تغير معنى الرسالة تمامًا - وعندما لا تتمكن من مقابلة شخص ما وجهًا لوجه ، يمكن أن تساعد مكالمات الفيديو في تقليل سوء التفاهم.

لكن اتصالات الفيديو تتجاوز اجتماعات Zoom. يمكنك أيضًا استخدام مقاطع الفيديو لإعداد الموظفين ، والتدريب على مستوى الشركة ، والإعلانات والتحديثات الأكثر أهمية. سيساعدك الحصول على برنامج الإعداد الكامل وتدريب الموظفين على الفيديو على ضمان الاتساق وتوفير الموارد التي قد تنفقها على ذلك.

الاستطلاعات والاستفتاءات

يعد الاستماع إلى موظفيك جزءًا أساسيًا من التعاون الناجح. وفقًا لـ Salesforce ، فإن الموظفين الذين يشعرون بأن صوتهم مسموع هم أكثر عرضة بمقدار 4.6 مرة للشعور بالتمكين لتقديم أفضل أعمالهم.

ومع ذلك ، قد يكون من الصعب إجراء مقابلات فردية مع كل موظف ، خاصة للشركات الكبيرة. هذا هو المكان الذي تلعب فيه الاستطلاعات واستطلاعات الرأي.

قم بإجراء استبيانات منتظمة لمعرفة ما إذا كان هناك أي شيء غير راضٍ عن موظفيك وكيف سيغيرونه. يمكنك حتى إنشاء استطلاعات الرأي ومنح موظفيك خيار المشاركة في صنع القرار. تعد استطلاعات الرأي طريقة رائعة لزيادة مشاركة الموظفين وإظهار اهتمامك بآرائهم.

مواكبة الاتجاهات الجديدة واعتماد تقنيات جديدة أمر لا مفر منه في عالم اليوم المتصل رقميًا. باستخدام إستراتيجية اتصال واضحة والأدوات المناسبة ، ستتمكن من تحسين الاتصال والتعاون والإنتاجية في مكان العمل.