5 ferramentas obrigatórias para melhorar a comunicação interna

No clima de trabalho atual, onde todos estão tentando se ajustar ao novo normal e continuar trabalhando em ambientes remotos, a comunicação no local de trabalho está se tornando mais importante do que nunca. Felizmente, existem muitas ferramentas que podem ajudá-lo a melhorar a comunicação interna, mesmo que você não possa se reunir pessoalmente com suas equipes.

A comunicação é a base de todo ambiente de trabalho bem-sucedido. Sem ele, não há colaboração nem produtividade. No entanto, até 60% das empresas não possuem uma estratégia de comunicação interna de longo prazo.

No clima de trabalho atual, onde todos estão tentando se ajustar ao novo normal e continuar trabalhando em ambientes remotos, a comunicação no local de trabalho está se tornando mais importante do que nunca.

Felizmente, existem muitas ferramentas que podem ajudá-lo a melhorar a comunicação interna, mesmo que você não possa se reunir pessoalmente com suas equipes.

Mensagem instantânea

Muitas vezes, você só quer transmitir uma mensagem rapidamente, sem ter que pensar na abertura e no fechamento do e-mail. Além disso, os e-mails podem acabar sendo abertos apenas no dia seguinte ou até mais tarde.

As plataformas de mensagens instantâneas permitem uma abordagem mais descontraída, imitando as ferramentas que os funcionários usam em suas vidas pessoais, como o Facebook Messenger e o Whatsapp. É mais rápido, mais conveniente e mais adequado para o estilo moderno de comunicação.

Os canais de mensagens instantâneas também são perfeitos para discussões em grupo. Você pode dedicar um canal a cada departamento e permitir que todos compartilhem informações diárias rapidamente, sem inundar suas caixas de entrada de e-mail.

Uma das plataformas de mensagens instantâneas mais populares para empresas, o Slack, assumiu a comunicação empresarial interna nos últimos anos. Tornou-se uma ferramenta essencial não apenas para melhorar a comunicação e a produtividade, mas também para aumentar a satisfação dos funcionários.

De acordo com a pesquisa Slack Future of Work realizada pela Kelton Global, 87% dos usuários do Slack afirmam que a plataforma os torna mais produtivos, 88% dizem que o Slack os mantém atualizados com os colegas de trabalho e 87% afirmam que tem um impacto positivo em seus relações de trabalho.

Arquivamento de e-mail

Embora as mensagens instantâneas possam ser mais convenientes para o uso diário, o e-mail ainda é uma parte inevitável da comunicação empresarial. Se você pensou que o uso de e-mail está caindo com a crescente popularidade das novas ferramentas, você está errado. De acordo com o relatório de comunicação empresarial do Project.co, 39% das empresas usam principalmente e-mail para comunicação entre colegas de trabalho, em comparação com ferramentas online (28%) cara a cara (23%) e chamadas telefônicas (2%).

Compartilhar grandes arquivos e documentos é simplesmente mais prático via e-mail. No entanto, esses arquivos podem rapidamente ocupar muito espaço. Você não pode simplesmente excluí-los porque eles contêm informações importantes que podem ser úteis mais adiante. Algumas empresas recorrem à restrição do tamanho e do número de e-mails enviados por dia, mas as cotas de e-mail podem ser bastante limitantes e prejudicar seriamente a eficiência da comunicação.

Lembre-se de que você também é legalmente obrigado a manter sua correspondência comercial por um determinado período de tempo. As soluções de arquivamento de nível empresarial ajudarão você a garantir a conformidade de e-mail e economizar espaço de armazenamento valioso, sem comprometer a produtividade.

Ferramentas de colaboração

Fazer as coisas pode ser especialmente desafiador na era do trabalho remoto e da colaboração à distância. Felizmente, as ferramentas de colaboração podem ajudar suas equipes a superar esses desafios. De fato, ferramentas de colaboração online e locais de trabalho digitais aumentam a produtividade em 20-30%.

Essas ferramentas permitem que os funcionários trabalhem no mesmo projeto ao mesmo tempo e também ajudam seus gerentes de projeto a monitorar o fluxo de trabalho e fornecer feedback.

A edição colaborativa de documentos é uma das principais ferramentas usadas para se conectar com grupos de trabalho do dia-a-dia, preferida por 57% dos funcionários que usam plataformas baseadas em mensagens.
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Compartilhar e gerenciar arquivos é muito mais fácil com ferramentas de colaboração. Eles tornam todas as informações importantes transparentes e acessíveis a todos. Essas ferramentas também podem ajudá-lo a otimizar o gerenciamento de tarefas e delegar responsabilidades facilmente.

Vídeos

Nos últimos anos, o trabalho remoto tornou-se mais popular. Especialmente agora com uma pandemia global nos obrigando a ficar em casa, mais e mais empresas estão mudando para esse modelo de trabalho. Com essas mudanças, o bate-papo por vídeo tornou-se parte integrante da comunicação.

À medida que todos corriam para se ajustar ao trabalho remoto, uma plataforma de comunicação por vídeo, agora mundialmente conhecida, começou a subir, registrando um crescimento de 291,17% no mercado de ações desde o início do ano.

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Não é surpresa que as plataformas de comunicação por vídeo sejam tão populares. Embora a comunicação escrita seja boa o suficiente na maioria das vezes, às vezes é importante ver o rosto e ouvir a voz por trás da mensagem. Expressões faciais, linguagem corporal e o tom de voz podem mudar completamente o significado da mensagem – e quando você não consegue encontrar alguém pessoalmente, as videochamadas podem ajudar a minimizar mal-entendidos.

Mas a comunicação por vídeo vai além das reuniões do Zoom. Você também pode usar vídeos para integração de funcionários, treinamento em toda a empresa e anúncios e atualizações mais importantes. Ter seu programa completo de integração e treinamento de funcionários em vídeo ajudará você a garantir consistência e economizar recursos que você gastaria nele.

Pesquisas e enquetes

Ouvir seus funcionários é uma parte essencial de uma colaboração bem-sucedida. De acordo com a Salesforce, os funcionários que sentem que sua voz é ouvida têm 4,6 vezes mais chances de se sentirem capacitados para entregar seu melhor trabalho.

No entanto, pode ser difícil realizar entrevistas individuais com cada funcionário, especialmente para empresas maiores. É aí que as pesquisas e enquetes entram em jogo.

Realize pesquisas regulares para ver se há algo com o qual seus funcionários estão insatisfeitos e como eles mudariam isso. Você pode até criar pesquisas e dar a seus funcionários a opção de participar da tomada de decisões. As pesquisas são uma ótima maneira de aumentar o envolvimento dos funcionários e mostrar a eles que você se importa com as opiniões deles.

Acompanhar as novas tendências e adotar novas tecnologias é inevitável no mundo digitalmente conectado de hoje. Com uma estratégia de comunicação clara e as ferramentas certas, você poderá melhorar a comunicação, a colaboração e a produtividade no local de trabalho.