改善內部溝通的 5 個必備工具

已發表: 2022-04-12

在當今的工作環境中，每個人都在努力適應新常態並繼續在遠程環境中工作，工作場所的溝通變得比以往任何時候都更加重要。幸運的是，即使您無法親自與團隊會面，也有許多工具可以幫助您改善內部溝通。

溝通是每個成功工作環境的基礎。沒有它，就沒有協作，也沒有生產力。然而，多達 60% 的公司沒有長期的內部溝通策略。

在當今的工作環境中，每個人都在努力適應新常態並繼續在遠程環境中工作，工作場所的溝通變得比以往任何時候都更加重要。

幸運的是，即使您無法親自與團隊會面，也有許多工具可以幫助您改善內部溝通。

通常，您只想快速傳達消息，而無需考慮電子郵件的打開和關閉。此外，電子郵件可能會在第二天甚至更晚才被打開。

即時通訊平台允許更悠閒的方法，模仿員工在個人生活中使用的工具，如 Facebook Messenger 和 Whatsapp。它更快、更方便、更適合現代的交流方式。

即時通訊頻道也非常適合小組討論。您可以為每個部門指定一個頻道，讓每個人都可以快速共享日常信息，而不會淹沒他們的電子郵件收件箱。

Slack 是最受歡迎的企業即時通訊平台之一，在過去幾年中接管了內部業務通信。它已成為不僅可以改善溝通和生產力，還可以提高員工滿意度的重要工具。

根據 Kelton Global 進行的 Slack Future of Work 調查，87% 的 Slack 用戶表示該平台使他們更有效率，88% 的人表示 Slack 讓他們與同事保持聯繫，87% 的人聲稱它對他們的工作產生了積極影響工作關係。

儘管即時通訊可能更方便日常使用，但電子郵件仍然是商務溝通中不可迴避的一部分。如果您認為電子郵件使用量隨著新工具的日益普及而下降，那您就錯了。根據 Project.co 商業溝通報告，39% 的企業主要使用電子郵件進行同事之間的溝通，而在線工具 (28%) 面對面 (23%) 和電話 (2%)。

通過電子郵件共享大文件和文檔更加實用。但是，這些文件會很快佔用大量空間。您不能簡單地刪除它們，因為它們包含可能在以後有用的重要信息。一些企業訴諸於限制每天發送的電子郵件的大小和數量，但電子郵件配額可能非常有限，嚴重阻礙了溝通效率。

請記住，您在法律上也有義務在一定時間內保留您的商務信函。企業級歸檔解決方案將幫助您確保電子郵件合規性並節省寶貴的存儲空間，而不會影響生產力。

在遠程工作和遠程協作的時代，完成工作尤其具有挑戰性。幸運的是，協作工具可以幫助您的團隊克服這些挑戰。事實上，在線協作工具和數字工作場所將生產力提高了 20-30%。

這些工具允許員工同時處理同一個項目，還可以幫助您的項目經理監控工作流程並提供反饋。

協作文檔編輯是用於連接日常工作組的頂級工具之一，57% 的員工使用基於消息的平台更喜歡它。
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使用協作工具可以更輕鬆地共享和管理文件。它們使所有重要信息對所有人都透明且可訪問。這些工具還可以幫助您簡化任務管理並輕鬆委派職責。

在過去的幾年裡，遠程工作變得越來越流行。尤其是現在全球大流行迫使我們呆在家裡，越來越多的企業正在轉向這種工作模式。隨著這些變化，視頻聊天成為交流不可或缺的一部分。

隨著大家爭先恐後地適應遠程工作，一個現在全球知名的視頻通訊平台開始飆升，自年初以來股市上漲了291.17%。

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視頻通信平台如此受歡迎也就不足為奇了。雖然書面交流在大多數情況下已經足夠好，但有時看臉並聽到信息背後的聲音很重要。面部表情、肢體語言和語氣可以完全改變信息的含義——當你無法面對面見到某人時，視頻通話可以幫助減少誤解。

但視頻交流超越了 Zoom 會議。您還可以將視頻用於員工入職、公司範圍內的培訓以及更重要的公告和更新。擁有完整的視頻入職和員工培訓計劃將幫助您確保一致性並節省您原本會花費在其上的資源。

傾聽員工的心聲是成功協作的重要組成部分。據 Salesforce 稱，感覺自己的聲音被聽到的員工更有 4.6 倍的可能感到有能力提供最好的工作。

但是，很難對每一位員工進行一對一的採訪，尤其是對於大公司而言。這就是調查和民意調查發揮作用的地方。

進行定期調查，看看您的員工是否有什麼不滿意的地方，以及他們將如何改變它。您甚至可以創建民意調查並為您的員工提供參與決策的選項。民意調查是提高員工敬業度並向他們表明您關心他們的意見的好方法。

在當今數字連接的世界中，緊跟新趨勢並採用新技術是不可避免的。通過明確的溝通策略和正確的工具，您將能夠改善工作場所的溝通、協作和生產力。