5 Alat yang Harus Dimiliki untuk Meningkatkan Komunikasi Internal

Dalam iklim kerja saat ini, di mana setiap orang mencoba untuk menyesuaikan diri dengan normal baru dan terus bekerja dalam pengaturan jarak jauh, komunikasi di tempat kerja menjadi lebih penting dari sebelumnya. Untungnya, ada banyak alat yang dapat membantu Anda meningkatkan komunikasi internal meskipun Anda tidak dapat bertemu langsung dengan tim Anda.

Komunikasi adalah dasar dari setiap lingkungan kerja yang sukses. Tanpa itu, tidak ada kolaborasi dan tidak ada produktivitas. Namun, sebanyak 60% perusahaan tidak memiliki strategi komunikasi internal jangka panjang.

Dalam iklim kerja saat ini, di mana setiap orang mencoba untuk menyesuaikan diri dengan normal baru dan terus bekerja dalam pengaturan jarak jauh, komunikasi di tempat kerja menjadi lebih penting dari sebelumnya.

Untungnya, ada banyak alat yang dapat membantu Anda meningkatkan komunikasi internal meskipun Anda tidak dapat bertemu langsung dengan tim Anda.

Pesan singkat

Seringkali, Anda hanya ingin menyampaikan pesan dengan cepat, tanpa harus memikirkan pembukaan dan penutupan email. Selain itu, email mungkin akan dibuka hanya pada hari berikutnya atau bahkan nanti.

Platform pesan instan memungkinkan pendekatan yang lebih santai, meniru alat yang digunakan karyawan dalam kehidupan pribadi mereka, seperti Facebook Messenger dan Whatsapp. Ini lebih cepat, lebih nyaman, dan lebih cocok untuk gaya komunikasi modern.

Saluran pesan instan juga sempurna untuk diskusi grup. Anda dapat mendedikasikan saluran untuk setiap departemen dan memungkinkan semua orang berbagi informasi harian dengan cepat, tanpa membanjiri kotak masuk email mereka.

Salah satu platform pesan instan paling populer untuk bisnis, Slack, mengambil alih komunikasi bisnis internal selama beberapa tahun terakhir. Ini telah menjadi alat penting untuk tidak hanya meningkatkan komunikasi dan produktivitas, tetapi juga meningkatkan kepuasan karyawan.

Menurut Slack Future of Work Survey yang dilakukan oleh Kelton Global, 87% pengguna Slack menyatakan bahwa platform tersebut membuat mereka lebih produktif, 88% mengatakan Slack membuat mereka tetap terhubung dengan rekan kerja, dan 87% mengklaim bahwa platform tersebut memiliki dampak positif pada mereka. hubungan kerja.

Pengarsipan Email

Meskipun pesan instan mungkin lebih nyaman untuk penggunaan sehari-hari, email masih merupakan bagian yang tak terhindarkan dari komunikasi bisnis. Jika Anda berpikir bahwa penggunaan email menurun seiring dengan meningkatnya popularitas alat baru, Anda salah. Menurut laporan komunikasi bisnis Project.co, 39% bisnis terutama menggunakan email untuk komunikasi antar rekan kerja, dibandingkan dengan alat online (28%) tatap muka (23%) dan panggilan telepon (2%).

Berbagi file dan dokumen berukuran besar menjadi lebih praktis melalui email. Namun, file-file ini dapat dengan cepat memakan banyak ruang. Anda tidak bisa begitu saja menghapusnya karena berisi informasi penting yang mungkin berguna di kemudian hari. Beberapa bisnis terpaksa membatasi ukuran dan jumlah email yang dikirim setiap hari, tetapi kuota email bisa sangat membatasi dan sangat menghambat efisiensi komunikasi.

Ingatlah bahwa Anda juga diwajibkan secara hukum untuk menyimpan korespondensi bisnis Anda untuk jangka waktu tertentu. Solusi pengarsipan tingkat perusahaan akan membantu Anda memastikan kepatuhan email dan menghemat ruang penyimpanan yang berharga, tanpa membahayakan produktivitas.

Alat Kolaborasi

Menyelesaikan sesuatu bisa sangat menantang di era kerja jarak jauh dan kolaborasi jarak jauh. Untungnya, alat kolaborasi dapat membantu tim Anda mengatasi tantangan ini. Faktanya, alat kolaborasi online dan tempat kerja digital meningkatkan produktivitas sebesar 20-30%.

Alat-alat ini memungkinkan karyawan untuk mengerjakan proyek yang sama pada waktu yang sama, dan juga membantu manajer proyek Anda memantau alur kerja dan memberikan umpan balik.

Pengeditan dokumen kolaboratif adalah salah satu alat peringkat teratas yang digunakan untuk terhubung dengan kelompok kerja sehari-hari, disukai oleh 57% karyawan yang menggunakan platform berbasis pesan.
Sumber

Berbagi dan mengelola file jauh lebih mudah dengan alat kolaborasi. Mereka membuat semua informasi penting transparan dan dapat diakses oleh semua orang. Alat-alat ini juga dapat membantu Anda merampingkan manajemen tugas dan dengan mudah mendelegasikan tanggung jawab.

Video

Dalam beberapa tahun terakhir, pekerjaan jarak jauh menjadi lebih populer. Apalagi sekarang dengan pandemi global yang memaksa kita untuk tetap di rumah, semakin banyak bisnis yang beralih ke model kerja ini. Dengan perubahan ini, obrolan video menjadi bagian integral dari komunikasi.

Ketika semua orang bergegas untuk menyesuaikan diri dengan pekerjaan jarak jauh, platform komunikasi video yang sekarang dikenal secara global mulai melonjak, melihat pertumbuhan 291,17% di pasar saham sejak awal tahun.

Sumber

Tidak mengherankan bahwa platform komunikasi video sangat populer. Walaupun sebagian besar komunikasi tertulis cukup baik, terkadang penting untuk melihat wajah dan mendengar suara di balik pesan. Ekspresi wajah, bahasa tubuh, dan nada suara dapat sepenuhnya mengubah arti pesan — dan jika Anda tidak dapat bertemu seseorang secara langsung, panggilan video dapat membantu meminimalkan kesalahpahaman.

Tetapi komunikasi video melampaui rapat Zoom. Anda juga dapat menggunakan video untuk orientasi karyawan, pelatihan di seluruh perusahaan, dan pengumuman serta pembaruan yang lebih penting. Memiliki program orientasi dan pelatihan karyawan lengkap Anda di video akan membantu Anda memastikan konsistensi dan menghemat sumber daya yang seharusnya Anda habiskan untuk itu.

Survei dan Jajak Pendapat

Mendengarkan karyawan Anda adalah bagian penting dari kolaborasi yang sukses. Menurut Salesforce, karyawan yang merasa suaranya didengar, 4,6 kali lebih mungkin merasa diberdayakan untuk memberikan pekerjaan terbaik mereka.

Namun, mungkin sulit untuk melakukan wawancara satu lawan satu dengan setiap karyawan, terutama untuk perusahaan besar. Di situlah survei dan jajak pendapat ikut bermain.

Lakukan survei rutin untuk melihat apakah ada hal yang tidak memuaskan karyawan Anda dan bagaimana mereka akan mengubahnya. Anda bahkan dapat membuat polling dan memberikan opsi kepada karyawan Anda untuk berpartisipasi dalam pengambilan keputusan. Jajak pendapat adalah cara yang bagus untuk meningkatkan keterlibatan karyawan dan menunjukkan kepada mereka bahwa Anda peduli dengan pendapat mereka.

Mengikuti tren baru dan mengadopsi teknologi baru tidak dapat dihindari di dunia yang terhubung secara digital saat ini. Dengan strategi komunikasi yang jelas dan alat yang tepat, Anda akan dapat meningkatkan komunikasi, kolaborasi, dan produktivitas di tempat kerja.