内部コミュニケーションを改善するための5つの必須ツール

公開: 2022-04-12

誰もが新しい常態に順応し、遠隔地で働き続けようとしている今日の職場環境では、職場のコミュニケーションがこれまで以上に重要になっています。幸い、チームと直接会うことができない場合でも、社内のコミュニケーションを改善するのに役立つツールはたくさんあります。

コミュニケーションは、成功するすべての職場環境の基盤です。それがなければ、コラボレーションも生産性もありません。ただし、60％もの企業が長期的な社内コミュニケーション戦略を持っていません。

誰もが新しい常態に順応し、遠隔地で働き続けようとしている今日の職場環境では、職場のコミュニケーションがこれまで以上に重要になっています。

幸い、チームと直接会うことができない場合でも、社内のコミュニケーションを改善するのに役立つツールはたくさんあります。

インスタントメッセージング

多くの場合、メールの開閉について考えることなく、メッセージをすばやく伝えたいだけです。その上、電子メールは翌日またはそれ以降にのみ開かれる可能性があります。

インスタントメッセージングプラットフォームは、Facebook MessengerやWhatsappなど、従業員が個人的な生活で使用するツールを模倣した、よりゆったりとしたアプローチを可能にします。それはより速く、より便利で、そして現代のコミュニケーションスタイルにより適しています。

インスタントメッセージングチャネルは、グループディスカッションにも最適です。各部門にチャネルを割り当てて、電子メールの受信トレイをいっぱいにすることなく、誰もが毎日の情報をすばやく共有できるようにすることができます。

ビジネスで最も人気のあるインスタントメッセージングプラットフォームの1つであるSlackは、過去数年間に社内のビジネスコミュニケーションを引き継ぎました。コミュニケーションと生産性を向上させるだけでなく、従業員の満足度を高めるために不可欠なツールになりました。

KeltonGlobalが実施したSlackFutureof Work Surveyによると、Slackユーザーの87％がプラットフォームによって生産性が向上すると述べ、88％がSlackが同僚との関係を維持していると述べ、87％が彼らにプラスの影響を与えていると述べています。仕事上の関係。

メールアーカイブ

インスタントメッセージングは日常の使用にはより便利かもしれませんが、電子メールは依然としてビジネスコミュニケーションの避けられない部分です。新しいツールの人気の高まりとともに電子メールの使用量が減少していると思ったのなら、それは間違いです。 Project.coのビジネスコミュニケーションレポートによると、オンラインツール（28％）と対面（23％）および電話（2％）と比較して、39％の企業が主に同僚間のコミュニケーションに電子メールを使用しています。

大きなファイルやドキュメントを共有することは、電子メールを介してより実用的です。ただし、これらのファイルはすぐに多くのスペースを占める可能性があります。それらには、将来役立つ可能性のある重要な情報が含まれているため、単純に削除することはできません。一部の企業は、毎日送信される電子メールのサイズと数を制限することに頼っていますが、電子メールの割り当ては非常に制限されており、通信効率を著しく妨げる可能性があります。

また、法的に一定期間ビジネス通信を維持する義務があることに注意してください。エンタープライズグレードのアーカイブソリューションは、生産性を損なうことなく、電子メールのコンプライアンスを確保し、貴重なストレージスペースを節約するのに役立ちます。

コラボレーションツール

物事を成し遂げることは、リモートワークと長距離コラボレーションの時代では特に困難な場合があります。幸いなことに、コラボレーションツールは、チームがこれらの課題を克服するのに役立ちます。実際、オンラインコラボレーションツールとデジタルワークプレイスは、生産性を20〜30％向上させます。

これらのツールを使用すると、従業員は同じプロジェクトで同時に作業でき、プロジェクトマネージャーがワークフローを監視してフィードバックを提供するのにも役立ちます。

共同ドキュメント編集は、日常のワークグループとの接続に使用されるトップランクのツールの1つであり、メッセージベースのプラットフォームを使用する従業員の57％が好んで使用しています。
ソース

コラボレーションツールを使用すると、ファイルの共有と管理がはるかに簡単になります。それらはすべての重要な情報を透明にし、誰もがアクセスできるようにします。これらのツールは、タスク管理を合理化し、責任を簡単に委任するのにも役立ちます。

ビデオ

過去数年間で、リモートワークがより一般的になりました。特に現在、世界的大流行により家に留まることを余儀なくされており、ますます多くの企業がこの働き方のモデルに切り替えています。これらの変更により、ビデオチャットはコミュニケーションの不可欠な部分になりました。

誰もがリモートワークに順応するために急いでいると、今や世界的に知られているビデオ通信プラットフォームが急上昇し始め、年初から株式市場で291.17％の成長が見られました。

ソース

ビデオ通信プラットフォームが非常に人気があるのは当然のことです。ほとんどの場合、書面によるコミュニケーションで十分ですが、顔を見てメッセージの背後にある声を聞くことが重要な場合もあります。顔の表情、ボディランゲージ、声のトーンによって、メッセージの意味が完全に変わる可能性があります。顔を合わせて会うことができない場合は、ビデオ通話で誤解を最小限に抑えることができます。

しかし、ビデオ通信はズーム会議を超えています。また、ビデオを使用して、従業員のオンボーディング、全社的なトレーニング、およびより重要な発表や更新を行うことができます。ビデオで完全なオンボーディングおよび従業員トレーニングプログラムを用意することで、一貫性を確保し、他の方法で費やすリソースを節約できます。

調査と世論調査

従業員の話を聞くことは、コラボレーションを成功させるための重要な部分です。 Salesforceによると、自分の声が聞こえると感じる従業員は、最高の仕事を提供する力があると感じる可能性が4.6倍高くなります。

ただし、特に大企業の場合、すべての従業員と1対1の面接を行うことは難しい場合があります。そこで、調査と世論調査が行われます。

定期的な調査を実施して、従業員が不満を持っているかどうか、およびそれをどのように変更するかを確認します。投票を作成して、従業員に意思決定に参加するオプションを与えることもできます。世論調査は、従業員の関与を高め、あなたが彼らの意見を気にかけていることを彼らに示すための素晴らしい方法です。

今日のデジタル接続された世界では、新しいトレンドに遅れずについていき、新しいテクノロジーを採用することは避けられません。明確なコミュニケーション戦略と適切なツールを使用すると、職場のコミュニケーション、コラボレーション、および生産性を向上させることができます。