5 unverzichtbare Tools zur Verbesserung der internen Kommunikation

Im heutigen Arbeitsklima, in dem alle versuchen, sich an die neue Normalität anzupassen und weiterhin in Remote-Umgebungen zu arbeiten, wird die Kommunikation am Arbeitsplatz wichtiger denn je. Glücklicherweise gibt es viele Tools, mit denen Sie die interne Kommunikation verbessern können, auch wenn Sie sich nicht persönlich mit Ihren Teams treffen können.

Kommunikation ist die Grundlage jeder erfolgreichen Arbeitsumgebung. Ohne sie gibt es keine Zusammenarbeit und keine Produktivität. Allerdings haben bis zu 60 % der Unternehmen keine langfristige interne Kommunikationsstrategie.

Im heutigen Arbeitsklima, in dem alle versuchen, sich an die neue Normalität anzupassen und weiterhin in Remote-Umgebungen zu arbeiten, wird die Kommunikation am Arbeitsplatz wichtiger denn je.

Glücklicherweise gibt es viele Tools, mit denen Sie die interne Kommunikation verbessern können, auch wenn Sie sich nicht persönlich mit Ihren Teams treffen können.

Sofortnachrichten

Oft möchten Sie einfach nur schnell eine Nachricht übermitteln, ohne über das Öffnen und Schließen von E-Mails nachdenken zu müssen. Außerdem werden E-Mails möglicherweise erst am nächsten Tag oder sogar später geöffnet.

Instant-Messaging-Plattformen ermöglichen einen entspannteren Ansatz und ahmen Tools nach, die Mitarbeiter in ihrem Privatleben verwenden, wie Facebook Messenger und Whatsapp. Es ist schneller, bequemer und besser für den modernen Kommunikationsstil geeignet.

Instant-Messaging-Kanäle eignen sich auch perfekt für Gruppendiskussionen. Sie können jeder Abteilung einen eigenen Kanal zuweisen und allen ermöglichen, schnell tägliche Informationen auszutauschen, ohne ihre E-Mail-Posteingänge zu überfluten.

Eine der beliebtesten Instant-Messaging-Plattformen für Unternehmen, Slack, hat in den letzten Jahren die interne Unternehmenskommunikation übernommen. Es ist zu einem unverzichtbaren Werkzeug geworden, um nicht nur die Kommunikation und Produktivität zu verbessern, sondern auch die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern.

Laut der von Kelton Global durchgeführten Slack Future of Work-Umfrage geben 87 % der Slack-Benutzer an, dass die Plattform sie produktiver macht, 88 % sagen, dass Slack sie mit Kollegen auf dem Laufenden hält, und 87 % geben an, dass es sich positiv auf sie auswirkt Arbeitsbeziehungen.

E-Mail-Archivierung

Obwohl Instant Messaging für den täglichen Gebrauch bequemer sein mag, ist E-Mail immer noch ein unausweichlicher Bestandteil der Geschäftskommunikation. Wenn Sie dachten, dass die E-Mail-Nutzung mit der steigenden Popularität neuer Tools sinkt, liegen Sie falsch. Laut dem Business Communication Report von Project.co nutzen 39 % der Unternehmen E-Mail hauptsächlich für die Kommunikation zwischen Kollegen, verglichen mit Online-Tools (28 %) für persönliche (23 %) und Telefonanrufe (2 %).

Das Teilen großer Dateien und Dokumente per E-Mail ist einfach praktischer. Diese Dateien können jedoch schnell viel Platz beanspruchen. Sie können sie nicht einfach löschen, da sie wichtige Informationen enthalten, die später nützlich sein können. Einige Unternehmen beschränken die Größe und Anzahl der täglich versendeten E-Mails, aber E-Mail-Kontingente können sehr einschränkend sein und die Kommunikationseffizienz ernsthaft beeinträchtigen.

Denken Sie daran, dass Sie auch gesetzlich verpflichtet sind, Ihre Geschäftskorrespondenz für eine gewisse Zeit aufzubewahren. Archivierungslösungen der Enterprise-Klasse helfen Ihnen, die E-Mail-Compliance sicherzustellen und wertvollen Speicherplatz zu sparen, ohne die Produktivität zu gefährden.

Werkzeuge zur Zusammenarbeit

Im Zeitalter der Remote-Arbeit und Zusammenarbeit über große Entfernungen kann es besonders schwierig sein, Dinge zu erledigen. Glücklicherweise können Collaboration-Tools Ihren Teams helfen, diese Herausforderungen zu meistern. Tatsächlich steigern Online-Collaboration-Tools und digitale Arbeitsplätze die Produktivität um 20-30 %.

Diese Tools ermöglichen es Mitarbeitern, gleichzeitig am selben Projekt zu arbeiten, und helfen auch Ihren Projektmanagern, den Arbeitsablauf zu überwachen und Feedback zu geben.

Die kollaborative Dokumentenbearbeitung ist eines der Top-Tools für die Verbindung mit alltäglichen Arbeitsgruppen und wird von 57 % der Mitarbeiter bevorzugt, die nachrichtenbasierte Plattformen verwenden.
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Das Teilen und Verwalten von Dateien ist mit Collaboration-Tools viel einfacher. Sie machen alle wichtigen Informationen transparent und für jeden zugänglich. Diese Tools können Ihnen auch dabei helfen, die Aufgabenverwaltung zu rationalisieren und Verantwortlichkeiten einfach zu delegieren.

Videos

In den letzten Jahren ist Fernarbeit immer beliebter geworden. Gerade jetzt, da eine globale Pandemie uns zwingt, zu Hause zu bleiben, stellen immer mehr Unternehmen auf dieses Arbeitsmodell um. Mit diesen Änderungen wurde der Video-Chat zu einem festen Bestandteil der Kommunikation.

Als sich alle beeilten, sich auf die Fernarbeit einzustellen, begann eine mittlerweile weltweit bekannte Videokommunikationsplattform einen Höhenflug und verzeichnete seit Jahresbeginn ein Wachstum von 291,17 % an der Börse.

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Kein Wunder, dass Videokommunikationsplattformen so beliebt sind. Während die schriftliche Kommunikation größtenteils gut genug ist, ist es manchmal wichtig, das Gesicht zu sehen und die Stimme hinter der Nachricht zu hören. Gesichtsausdrücke, Körpersprache und Tonfall können die Bedeutung der Nachricht völlig verändern – und wenn Sie jemanden nicht persönlich treffen können, können Videoanrufe dazu beitragen, Missverständnisse zu minimieren.

Aber die Videokommunikation geht über Zoom-Meetings hinaus. Sie können Videos auch für das Onboarding von Mitarbeitern, unternehmensweite Schulungen und wichtigere Ankündigungen und Updates verwenden. Wenn Sie Ihr komplettes Onboarding- und Mitarbeiterschulungsprogramm auf Video haben, können Sie Konsistenz sicherstellen und Ressourcen sparen, die Sie sonst dafür ausgeben würden.

Umfragen und Umfragen

Ihren Mitarbeitern zuzuhören ist ein wesentlicher Bestandteil einer erfolgreichen Zusammenarbeit. Laut Salesforce fühlen sich Mitarbeiter, die das Gefühl haben, gehört zu werden, mit 4,6-mal höherer Wahrscheinlichkeit befähigt, ihre beste Arbeit zu leisten.

Allerdings kann es gerade für größere Unternehmen schwierig sein, mit jedem einzelnen Mitarbeiter Einzelgespräche zu führen. Hier kommen Umfragen und Umfragen ins Spiel.

Führen Sie regelmäßig Umfragen durch, um zu sehen, ob Ihre Mitarbeiter mit etwas unzufrieden sind und wie sie es ändern würden. Sie können sogar Umfragen erstellen und Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, sich an der Entscheidungsfindung zu beteiligen. Umfragen sind eine großartige Möglichkeit, das Engagement der Mitarbeiter zu steigern und ihnen zu zeigen, dass Ihnen ihre Meinung wichtig ist.

Mit neuen Trends Schritt zu halten und neue Technologien zu übernehmen, ist in der heutigen digital vernetzten Welt unvermeidlich. Mit einer klaren Kommunikationsstrategie und den richtigen Tools können Sie die Kommunikation, Zusammenarbeit und Produktivität am Arbeitsplatz verbessern.