Введение

Совместные онлайн-проекты уже никого не удивляют. Особенно после пандемии, когда компании все чаще нанимают сотрудников для удаленной работы. Для облегчения рабочих процессов в облаке функционируют различные инструменты, предоставляемые различными облачными хостинговыми компаниями. Они значительно упрощают жизнь деловым людям, в том числе и писателям-фрилансерам. В этой статье мы поговорим о приложениях, которые помогут вам в совместной работе с текстами.

Первое, что нужно сделать, это определить, что такое «инструменты для совместного письма», и рассказать, на что обращать внимание при выборе приложения, и только потом, наконец, мы представим список лучших решений.

Какие есть инструменты для совместной работы?

Такие инструменты представляют собой специальные платформы с определенным набором функций для написания, редактирования, проверки и утверждения текстов. Таким образом, вся команда может работать над одним документом в режиме реального времени.

Однако сделать это могут только те люди, которым ранее был предоставлен доступ к файлам.

Преимущества таких платформ заключаются в следующих функциях:

• обмен в режиме реального времени;
• Многопользовательское управление;
• управление ролями;
• Комментарии и примечания;
• Отслеживание версий;
• Мультиформатный экспорт.

Именно на эти особенности стоит обратить внимание при выборе платформы. Давайте посмотрим поближе.

На что обратить внимание при выборе инструмента для совместной работы?

Мы рассмотрели множество приложений и пришли к выводу, что в первую очередь следует рассмотреть те инструменты, которые предлагают наиболее важные функции для нормальной совместной работы:

• Возможность писать комментарии: Представьте, ваш коллега редактирует текст, и его исправления не актуальны. Имея возможность оставлять комментарии в приложении, вы можете написать свои собственные рекомендации;
• История редактирования: функция, позволяющая отслеживать, кто и где вносил изменения, незаменима, особенно если вы хотите все контролировать;
• Совместное редактирование: использование инструмента для совместного написания/редактирования означает работу с другими авторами и не мешаете друг другу;
• Экспорт: идеальное приложение должно иметь возможность экспортировать документ в любом формате из DOC в PDF.

Конечно, предпочтительнее найти программное обеспечение для своей команды, которое будет удовлетворять всем требованиям и соответствовать всем вышеперечисленным критериям.

К сожалению, большее количество приложений имеют только 2-3 функции. Тем не менее, взгляните на 9 инструментов, которые вы можете начать использовать уже сегодня:

1. Документы Google

Пожалуй, все современные писатели, читающие нашу статью, сразу подумают об инструменте Google Docs, что совсем неудивительно, ведь он бесплатный и имеет большой набор функций. По статистике, ежемесячно этим инструментом пользуются более 25 миллионов человек. Почему? Потому что его легко использовать с учетной записью Google.

Что касается его возможностей, то инструмент отвечает всем необходимым нам критериям.

Во-первых, это простота использования. С ним может работать не один пользователь, а несколько пользователей одновременно. Кроме того, вы можете вносить изменения в документ, находясь в автономном режиме, и как только вы подключитесь к сети, правки будут обновлены и видны вашим соавторам.

Во-вторых, есть и другие полезные функции, такие как история изменений, комментарии и мультиформатный экспорт. Кроме того, Google Docs можно легко интегрировать с другими инструментами для работы с контентом.

Наконец, есть еще одна вещь, о которой мы не упоминали ранее, которая позволяет пользователю предлагать правки. Таким образом, соавторы увидят основной текст и ваше предложение, которое они смогут либо принять, либо отклонить.

2. ЖивойПисатель

LivingWriter — это облачное программное обеспечение, предназначенное для совместного написания художественной литературы. И его можно использовать и в других областях, включая исследовательские или студенческие работы.

Это программное обеспечение может предложить вам структуру рассказа для написания высококачественного материала, и в нем есть множество шаблонов для написания литературных произведений, а также обучающих видеороликов. С помощью приложения вы можете добавлять заметки (в правой части панели, которую вы можете закрыть, если хотите), описания и фотографии.

Автор может предоставить доступ другим пользователям для совместного редактирования или просто оценки материала. При необходимости у каждого пользователя есть возможность посмотреть историю изменений, а также назвать текущую версию. В программе есть функция автосохранения, которая предотвращает риск потери файла, например, из-за перезагрузки системы. Функция «Цели» позволит вам визуализировать свой прогресс, а интеграция с Grammarly позволит вам вычитывать текст.

Существует бесплатный 14-дневный план, ежемесячный пакет оплаты за 9,99 долларов США и пакет оплаты за год, который стоит 8 долларов США.

3. Этерпад

EtherPad — это текстовый редактор, который позволяет нескольким людям работать над одним и тем же документом в режиме реального времени.

Как это работает? Пользователь создает документ и автоматически получает уникальную ссылку. Чтобы предоставить доступ к файлу, владелец этого документа отправляет URL-адрес другим пользователям. Соавторы могут комментировать и общаться в специальном ящике. Инструмент имеет встроенное автосохранение, историю версий, и вы можете скачать документ в одном из форматов: HTML, DOC или PDF.

К сожалению, EtherPad имеет ограниченные возможности форматирования, но предлагает понятный и лаконичный интерфейс.

4. Офис 365

Приложение Office 365 является серьезным конкурентом Google Apps. Оба имеют схожий функционал (совместная работа, история версий, автосохранение, комментарии и т.д.), но есть и существенные отличия. Например, Office 365 объединяет в себе целый набор программ: Word, Excel, PowerPoint, OneNote. Вы можете получить доступ к любому приложению с помощью одной учетной записи Microsoft.

Полезные функции: возможность публикации готовых статей в блоге или на сайте, проверка орфографии, вставка ссылок, галерея стилей, поиск и замена слов, режим чтения, вставка картинок, макет страницы, таблицы, галерея шаблонов.

Вы можете попробовать, как работает приложение, используя бесплатную версию, которая доступна в течение 30 дней. Также существует два типа пакетов: «Для дома» (99,99 долларов в год) и «Для бизнеса» (от 5 до 20 долларов в месяц для одного пользователя).

5. Проект

Теперь поговорим об инструменте для создания, редактирования и отправки текстов. Главное преимущество этого приложения в том, что вы можете работать где угодно и даже без рук. Как это работает? Что ж, используйте свой голос для работы с черновиком. И такое приложение действительно помогает упростить процесс набора текста и ускорить его.

Существует три различных способа использования инструмента:

• Для заметок: Draft может импортировать данные из Интернета и предоставляет несколько форматов для ввода информации;
• Для редактирования: Контентом можно управлять по команде, но не онлайн. Уведомления об изменениях приходят на вашу электронную почту;
• Для отправки текста в другие сервисы: Есть идея? Запишите это и опубликуйте, например, в Твиттере.

Что касается цены, то есть базовая версия приложения бесплатно, а те пользователи, которые купят ежемесячную подписку за $3,99, получат расширенный функционал и доступ к обновлениям.

6. Дропбокс Бумага

Это еще один облачный текстовый редактор, который позволяет вам сотрудничать с коллегами. Чтобы запустить инструмент, вам нужно зарегистрировать аккаунт в Dropbox, создать страницу и пригласить своих товарищей по команде для редактирования документов.

Эта онлайн-платформа имеет несколько интересных особенностей. Например, в документ можно вставить практически любой контент (даже видео с YouTube, а также аудио и файлы). Кроме того, инструмент помогает автоматически форматировать текст. Здесь вы можете создавать папки с документами и предоставлять другим пользователям доступ к их редактированию.

Что-то еще? Вы можете оставлять комментарии к определенной части текста, если она вам не нравится, а если нравится, то добавить забавную наклейку.

Единственным недостатком Dropbox Paper является то, что он не работает в автономном режиме. Таким образом, для внесения каких-либо изменений в файл вам потребуется интернет. Однако нулевая цена на инструмент перекрывает этот недостаток.

7. Соберите контент

С платформой GatherContent команда, работающая над контентом, избежит хаоса, потому что это значительно упрощает совместную работу. Он позволяет отслеживать ход проекта, контролировать рабочие процессы, настраивать шаблоны для каждого типа контента и добавлять вкладки для поиска нужных элементов.

Рабочий процесс также можно настроить. Например, если один член команды заканчивает работу над страницей, очередь переходит к другому. Затем система отправит уведомление нужному члену команды, чтобы он передал эстафету.

GatherContent позволяет создавать роли и определять полномочия для каждой из них. Например, один пользователь может только комментировать, другой будет редактировать содержимое и т. д. Также легко просмотреть историю изменений, чтобы узнать, кто и как редактировал файл.

Что касается стоимости, то есть ограниченный пробный период, но для использования всех возможностей приложения необходимо выбрать один из пакетов, стоимость которого будет варьироваться от 99 до 799 долларов в год.

8. Документы Зохо

Инструмент Zoho Docs предлагает ряд решений для управления документами для редактирования, создания, публикации и хранения различных файлов. Вы можете загружать на эту платформу не только текстовые документы, но также музыку и видео, чтобы иметь к ним доступ в любое время. Кроме того, с помощью встроенного офисного пакета пользователи могут редактировать и обмениваться файлами для работы с ними онлайн.

Сильные стороны приложения заключаются в удобном интерфейсе, не требующем специальных навыков, и возможности интеграции с сервисами Google. Кроме того, вы можете добавлять файлы любого размера и открывать их в автономном режиме. Этот инструмент хорош не только для корпоративного использования, но и для личного.

Вы можете работать с этой системой бесплатно, без каких-либо ограничений по функциям, но с объемом памяти до 5 ГБ. Между тем, в платных пакетах есть хранилище до 1 ТБ по цене от 4 евро за пользователя.

9. ТитанПад

Инструмент TitanPad больше похож на веб-блокнот, где вы можете обсуждать и совместно редактировать тексты. Идеально подходит для работы с небольшими корпоративными документами. Также есть возможность импортировать текстовые файлы в различные форматы и скачивать их.

Чтобы начать пользоваться приложением, не нужно регистрироваться, пользователь сразу создает публичную панель, получает уникальную ссылку и отправляет ее команде.

Редактировать текст также просто и легко. В режиме реального времени вы можете видеть, кто изменяет содержимое файла и как они это делают. Каждый раз, когда кто-то вносит изменение, редактируемый текст окрашивается в определенный цвет, присвоенный конкретному пользователю.

Инструмент находится в свободном доступе и не имеет платных пакетов.

Последние мысли

На рынке существует множество других решений, которые не были упомянуты в этой статье. Но, на наш взгляд, именно они в ней самые удобные и надежные.

Все, что вам нужно сделать, это попробовать их, поскольку все вышеперечисленные инструменты предлагают бесплатные пакеты, и вы поймете, насколько удобными, последовательными и эффективными могут быть процессы совместного написания.