pengantar

Proyek online bersama tidak lagi mengejutkan siapa pun. Apalagi setelah pandemi, ketika perusahaan lebih sering mempekerjakan karyawan untuk bekerja dari jarak jauh. Untuk memfasilitasi proses kerja, ada berbagai alat yang berfungsi di cloud yang disediakan oleh berbagai perusahaan cloud hosting. Mereka sangat menyederhanakan kehidupan para pebisnis, termasuk penulis lepas. Dalam artikel ini, kita akan berbicara tentang aplikasi, yang dapat membantu Anda bekerja dengan teks secara kolaboratif.

Hal pertama yang harus dilakukan adalah mendefinisikan apa itu "alat tulis kolaboratif" dan memberi tahu Anda apa yang harus dicari saat memilih aplikasi, dan baru kemudian, akhirnya, kami akan menyajikan daftar solusi terbaik.

Apa alat tulis kolaboratif?

Toolkit tersebut adalah platform khusus dengan serangkaian fungsi tertentu yang digunakan untuk menulis, mengedit, memeriksa, dan menyetujui teks. Dengan cara ini, seluruh tim dapat mengerjakan satu dokumen secara real-time.

Namun, hanya orang-orang tersebut, yang sebelumnya diberi akses ke file tersebut, yang diizinkan untuk melakukannya.

Keuntungan dari platform tersebut terletak pada fungsi-fungsi berikut:

• Berbagi waktu nyata;
• Manajemen multi-pengguna;
• Manajemen peran;
• Komentar dan catatan;
• trek versi;
• Ekspor multi-format.

Fitur-fitur inilah yang harus Anda perhatikan ketika memilih platform. Mari kita lihat lebih dekat.

Apa yang harus difokuskan saat memilih alat tulis kolaboratif?

Kami telah meninjau banyak aplikasi dan menyimpulkan bahwa hal pertama yang perlu dipertimbangkan adalah alat yang menawarkan fitur paling penting untuk pekerjaan kolaboratif normal:

• Kemampuan untuk menulis komentar: Bayangkan saja, rekan Anda sedang mengedit teks, dan koreksi mereka tidak relevan. Dengan kemampuan untuk meninggalkan komentar di aplikasi, Anda dapat menulis rekomendasi Anda sendiri;
• Edit riwayat: Fitur yang memungkinkan Anda memantau siapa dan di mana perubahan yang dibuat sangat diperlukan, terutama saat Anda ingin mengontrol semuanya;
• Penyuntingan bersama: Menggunakan alat penulisan/pengeditan kolaboratif berarti bekerja dengan penulis lain dan tidak saling menghalangi;
• Mengekspor: Aplikasi yang ideal harus dapat mengekspor dokumen dalam format apa pun dari DOC ke PDF.

Tentu saja, lebih baik mencari perangkat lunak untuk tim Anda, yang akan memenuhi semua persyaratan dan memenuhi semua kriteria di atas.

Sayangnya, sejumlah besar aplikasi hanya memiliki 2-3 fitur. Namun demikian, lihatlah 9 alat yang dapat Anda mulai gunakan hari ini:

1. Google Dokumen

Mungkin semua penulis modern yang membaca artikel kami akan langsung memikirkan alat Google Documents, yang sama sekali tidak mengejutkan karena gratis dan memiliki berbagai macam fungsi. Menurut statistik, lebih dari 25 juta orang menggunakan alat ini per bulan. Mengapa? Karena mudah digunakan dengan akun Google.

Adapun fitur-fiturnya, alat ini memenuhi semua kriteria yang kami butuhkan.

Pertama, kemudahan penggunaannya. Tidak hanya satu pengguna, tetapi beberapa pengguna dapat bekerja dengannya secara bersamaan. Selain itu, Anda dapat membuat perubahan pada dokumen yang sedang offline, dan segera setelah Anda online, hasil edit akan diperbarui dan dapat dilihat oleh rekan penulis Anda.

Kedua, ada fitur bermanfaat lainnya, seperti riwayat revisi, komentar, dan ekspor multi-format. Selain itu, Google Documents dapat dengan mudah diintegrasikan dengan alat konten lainnya.

Terakhir, ada satu hal lagi yang belum kami sebutkan sebelumnya, yang memungkinkan pengguna untuk menyarankan pengeditan. Dengan cara ini, rekan penulis akan melihat teks utama dan saran Anda, yang dapat mereka terima atau tolak.

2. Penulis Hidup

LivingWriter adalah perangkat lunak berbasis cloud yang dirancang untuk penulisan fiksi kolaboratif. Dan juga dapat digunakan di bidang lain, termasuk penelitian atau makalah mahasiswa.

Perangkat lunak ini dapat menyarankan struktur cerita bagi Anda untuk menulis materi berkualitas tinggi, dan memiliki banyak template untuk menulis karya sastra serta video tutorial. Dengan aplikasi ini, Anda dapat menambahkan catatan (di sisi kanan panel, yang dapat Anda tutup jika diinginkan), deskripsi, dan foto.

Penulis dapat memberikan akses kepada pengguna lain untuk secara kolaboratif mengedit atau hanya mengevaluasi materi. Jika perlu, setiap pengguna memiliki kemampuan untuk melihat riwayat revisi, serta memberi nama versi saat ini. Program ini memiliki fitur simpan otomatis, yang mencegah risiko kehilangan file, misalnya, karena reboot sistem. Fitur Sasaran akan memungkinkan Anda untuk memvisualisasikan kemajuan Anda, dan integrasi dengan Grammarly akan memungkinkan Anda mengoreksi teks Anda.

Ada paket 14 hari gratis, paket Bayar bulanan seharga $9,99, dan paket Bayar Tahunan, yang biayanya $8.

3. EtherPad

EtherPad adalah editor teks, yang memungkinkan beberapa orang mengerjakan dokumen yang sama secara real-time.

Bagaimana cara kerjanya? Pengguna membuat dokumen dan secara otomatis mendapatkan tautan unik. Untuk memberikan akses ke file, pemilik dokumen itu mengirimkan URL ke pengguna lain. Rekan penulis dapat berkomentar dan mengobrol di kotak khusus. Alat ini memiliki penyimpanan otomatis bawaan, riwayat versi, dan Anda dapat mengunduh dokumen dalam salah satu format: HTML, DOC, atau PDF.

Sayangnya, EtherPad memiliki fitur pemformatan terbatas, tetapi menawarkan antarmuka yang jelas dan ringkas.

4. Office 365

Aplikasi Office 365 adalah pesaing serius Google Apps. Keduanya memiliki fungsi yang serupa (kerja kooperatif, riwayat versi, penyimpanan otomatis, komentar, dll.), tetapi ada perbedaan yang signifikan juga. Misalnya, Office 365 menggabungkan seluruh rangkaian program: Word, Excel, PowerPoint, OneNote. Anda dapat mengakses aplikasi apa pun dengan satu akun Microsoft.

Fitur yang berguna: kemampuan untuk menerbitkan artikel yang telah selesai di blog atau situs web, pemeriksaan ejaan, menyisipkan tautan, galeri gaya, menemukan dan mengganti kata, mode baca, menyisipkan gambar, tata letak halaman, tabel, galeri template.

Anda dapat mencoba cara kerja aplikasi menggunakan versi gratis, yang tersedia selama 30 hari. Ada juga dua jenis paket: "Untuk Rumah" ($99,99 per tahun) dan "Untuk Bisnis" ($5 hingga $20 per bulan untuk satu pengguna).

5. Draf

Sekarang, mari kita bicara tentang alat untuk membuat, mengedit, dan mengirim teks. Keuntungan utama dari aplikasi ini adalah Anda dapat bekerja di mana saja, dan bahkan tanpa tangan. Bagaimana cara kerjanya? Nah, gunakan suara Anda untuk bekerja dengan Draf. Dan aplikasi semacam itu sangat membantu menyederhanakan proses pengetikan dan mempercepatnya.

Ada tiga cara berbeda untuk menggunakan alat ini:

• Sebagai catatan: Draf dapat mengimpor data dari Internet dan menyediakan beberapa format untuk memasukkan informasi;
• Untuk mengedit: Seseorang dapat mengelola konten dengan perintah, tetapi tidak secara online. Pemberitahuan perubahan dikirim ke email Anda;
• Untuk mengirim teks ke layanan lain: Punya ide? Tulis dan posting di Twitter, misalnya.

Mengenai harga, ada versi dasar aplikasi secara gratis, dan pengguna tersebut, yang membeli langganan bulanan seharga $3,99, akan mendapatkan fungsionalitas yang diperluas dan akses ke pembaruan.

6. Kertas Dropbox

Ini adalah editor teks berbasis cloud lainnya, yang memungkinkan Anda berkolaborasi dengan kolega Anda. Untuk meluncurkan alat ini, Anda perlu mendaftarkan akun di Dropbox, membuat halaman, dan mengundang rekan tim Anda untuk mengedit dokumen.

Platform online ini memiliki beberapa fitur menarik. Misalnya, Anda dapat menyisipkan hampir semua konten (bahkan video YouTube, serta audio dan file) ke dalam dokumen. Selain itu, alat ini membantu Anda memformat teks secara otomatis. Di sini Anda dapat membuat folder dengan dokumen dan memberi pengguna lain akses untuk mengeditnya.

Apa lagi? Anda dapat meninggalkan komentar pada bagian tertentu dari teks jika Anda tidak menyukainya, tetapi jika Anda menyukainya, tambahkan stiker lucu.

Satu-satunya kelemahan Dropbox Paper adalah tidak berfungsi secara offline. Jadi, untuk membuat perubahan apa pun pada file, Anda memerlukan Internet. Namun, harga nol untuk alat ini mengesampingkan kelemahan ini.

7. Kumpulkan Konten

Dengan platform GatherContent, tim yang mengerjakan konten akan menghindari kekacauan, karena membuat kerja kolaboratif menjadi lebih mudah. Ini memungkinkan Anda untuk melacak kemajuan proyek, mengontrol alur kerja, menyesuaikan template untuk setiap jenis konten dan menambahkan tab untuk menemukan elemen yang Anda butuhkan.

Alur kerja juga dapat diatur. Misalnya, jika salah satu anggota tim selesai mengerjakan halaman, giliran yang lain. Kemudian sistem akan mengirimkan notifikasi kepada anggota tim yang tepat untuk mengoper tongkat estafet.

GatherContent memungkinkan Anda untuk membuat peran dan menentukan otoritas untuk masing-masing peran. Misalnya, satu pengguna hanya dapat berkomentar, yang lain akan mengedit konten, dll. Juga mudah untuk melihat riwayat revisi untuk melihat siapa dan bagaimana yang telah mengedit file.

Untuk biaya, ada masa percobaan terbatas, tetapi untuk menggunakan semua fitur aplikasi, Anda harus memilih salah satu paket, yang berkisar dari $99 hingga $799 per tahun.

8. Zoho Docs

Alat Zoho Docs menawarkan berbagai solusi manajemen dokumen untuk mengedit, membuat, menerbitkan, dan menyimpan berbagai file. Anda tidak hanya dapat mengunggah dokumen teks ke platform ini tetapi juga musik dan video sehingga Anda dapat mengaksesnya kapan saja. Selain itu, dengan bantuan office suite built-in, pengguna dapat mengedit dan berbagi file untuk bekerja dengan mereka secara online.

Kekuatan aplikasi terletak pada antarmuka yang ramah pengguna, yang tidak memerlukan keahlian khusus, dan kemampuan untuk berintegrasi dengan layanan Google. Selanjutnya, Anda dapat menambahkan file dengan ukuran berapa pun dan membukanya secara offline. Alat ini baik tidak hanya untuk penggunaan perusahaan tetapi juga untuk pribadi.

Anda dapat bekerja dengan sistem ini secara gratis, tanpa batasan fitur, tetapi dengan penyimpanan hingga 5GB. Sedangkan pada paket berbayar, terdapat penyimpanan hingga 1TB dengan harga mulai dari 4 Euro per pengguna.

9. TitanPad

Alat TitanPad lebih seperti notepad web, tempat Anda dapat berdiskusi dan mengedit teks secara kolaboratif. Ini sangat ideal untuk bekerja dengan dokumen perusahaan kecil. Ada juga opsi untuk mengimpor file teks ke berbagai format dan mengunduhnya.

Untuk mulai menggunakan aplikasi, tidak perlu mendaftar, pengguna segera membuat panel publik, mendapatkan tautan unik, dan mengirimkannya ke tim.

Mengedit teks juga mudah dan sederhana. Secara real-time, Anda dapat melihat siapa yang mengubah konten file dan bagaimana mereka melakukannya. Setiap kali seseorang membuat perubahan, teks yang diedit dicat dengan warna tertentu yang ditetapkan untuk pengguna tertentu.

Alat ini tersedia secara bebas dan tidak memiliki paket berbayar.

Pikiran Akhir

Ada lebih banyak solusi di pasar yang belum disebutkan dalam artikel ini. Tapi, menurut kami, ini adalah yang paling nyaman dan dapat diandalkan.

Yang harus Anda lakukan adalah mencobanya karena semua alat di atas menawarkan paket gratis, dan Anda akan menyadari betapa nyaman, koheren, dan efisiennya proses penulisan kolaboratif.