Introdução

Projetos online conjuntos não surpreendem mais ninguém. Principalmente após a pandemia, quando as empresas contratam com mais frequência funcionários para trabalhar remotamente. Para facilitar os processos de trabalho, existem várias ferramentas funcionando na nuvem que estão sendo fornecidas pelas diferentes empresas de hospedagem na nuvem. Eles simplificam muito a vida dos empresários, incluindo escritores freelance. Neste artigo, falaremos sobre aplicativos, que podem ajudá-lo a trabalhar com textos de forma colaborativa.

A primeira coisa a fazer é definir o que são “ferramentas de escrita colaborativa” e dizer o que procurar ao escolher um aplicativo, e só então, finalmente, apresentaremos uma lista das melhores soluções.

Quais são as ferramentas de escrita colaborativa?

Esses kits de ferramentas são plataformas especiais com um determinado conjunto de funções usadas para escrever, editar, verificar e aprovar textos. Dessa forma, é possível que uma equipe inteira trabalhe em um único documento em tempo real.

No entanto, apenas as pessoas que tiveram acesso aos arquivos anteriormente podem fazê-lo.

As vantagens de tais plataformas estão nas seguintes funções:

• Compartilhamento em tempo real;
• Gerenciamento multiusuário;
• Gestão de papéis;
• Comentários e notas;
• Faixa de versões;
• Exportação multiformato.

São esses recursos que você deve prestar atenção ao escolher uma plataforma. Vamos olhar mais de perto.

Em que focar ao escolher uma ferramenta de escrita colaborativa?

Analisamos muitos aplicativos e concluímos que a primeira coisa a considerar são as ferramentas que oferecem os recursos mais essenciais para o trabalho colaborativo normal:

• Capacidade de escrever comentários: imagine, seu colega está editando um texto e suas correções não são relevantes. Com a capacidade de deixar comentários no aplicativo, você pode escrever suas próprias recomendações;
• Histórico de edições: Um recurso que permite monitorar quem e onde fez as alterações é indispensável, principalmente quando você deseja controlar tudo;
• Co-edição: Usar uma ferramenta de escrita/edição colaborativa significa trabalhar com outros escritores e não atrapalhar uns aos outros;
• Exportação: O aplicativo ideal deve ser capaz de exportar um documento em qualquer formato de DOC para PDF.

Obviamente, é preferível encontrar um software para sua equipe, que satisfaça todos os requisitos e atenda a todos os critérios acima.

Infelizmente, um número maior de aplicativos tem apenas 2-3 recursos. No entanto, dê uma olhada em 9 ferramentas que você pode começar a usar hoje:

1. Documentos Google

Talvez todos os escritores modernos que leiam nosso artigo pensem imediatamente na ferramenta Google Docs, o que não é surpreendente, pois é gratuito e possui uma grande variedade de funções. Segundo as estatísticas, mais de 25 milhões de pessoas usam essa ferramenta por mês. Por quê? Porque é fácil de usar com uma conta do Google.

Quanto às suas funcionalidades, a ferramenta atende a todos os critérios que precisamos.

Primeiro, sua facilidade de uso. Não apenas um usuário, mas vários usuários podem trabalhar com ele ao mesmo tempo. Além disso, você pode fazer alterações no documento estando offline e, assim que ficar online, as edições serão atualizadas e visíveis para seus coautores.

Em segundo lugar, existem outros recursos úteis, como histórico de revisões, comentários e exportação de vários formatos. Além disso, o Google Docs pode ser facilmente integrado a outras ferramentas de conteúdo.

Por fim, há mais uma coisa que não mencionamos antes, que permite ao usuário sugerir edições. Dessa forma, os co-autores verão o texto principal e sua sugestão, que podem aceitar ou rejeitar.

2. Escritor Vivo

LivingWriter é um software baseado em nuvem projetado para escrita colaborativa de ficção. E também pode ser usado em outros campos, incluindo pesquisas ou trabalhos de estudantes.

Este software pode sugerir a estrutura da história para você escrever material de alta qualidade e possui muitos modelos para escrever trabalhos literários, bem como vídeos tutoriais. Com o aplicativo, você pode adicionar notas (no lado direito do painel, que você pode fechar se desejar), descrições e fotos.

O autor pode dar acesso a outros usuários para editar colaborativamente ou apenas avaliar o material. Se necessário, cada usuário pode ver o histórico de revisões, bem como nomear a versão atual. O programa possui um recurso de salvamento automático, que evita o risco de perder o arquivo, por exemplo, devido a uma reinicialização do sistema. O recurso Metas permitirá que você visualize seu progresso, e a integração com o Grammarly permitirá que você revise seu texto.

Há um plano gratuito de 14 dias, o pacote Pay mensal por US$ 9,99 e o pacote Pay Yearly, que custa US$ 8.

3. EtherPad

O EtherPad é um editor de texto, que permite que várias pessoas trabalhem no mesmo documento em tempo real.

Como funciona? O usuário cria um documento e obtém automaticamente um link exclusivo. Para dar acesso ao arquivo, o proprietário desse documento envia a URL para outros usuários. Os co-escritores podem comentar e conversar em uma caixa especial. A ferramenta possui salvamento automático integrado, histórico de versões e você pode baixar o documento em um dos formatos: HTML, DOC ou PDF.

Infelizmente, o EtherPad tem recursos de formatação limitados, mas oferece uma interface clara e concisa.

4. Escritório 365

O aplicativo Office 365 é um concorrente sério do Google Apps. Ambos têm funcionalidades semelhantes (trabalho cooperativo, histórico de versões, salvamento automático, comentários etc.), mas também existem diferenças significativas. Por exemplo, o Office 365 combina um conjunto completo de programas: Word, Excel, PowerPoint, OneNote. Você pode acessar qualquer aplicativo com uma única conta da Microsoft.

Recursos úteis: a capacidade de publicar artigos completos em um blog ou site, verificação ortográfica, inserir links, galeria de estilos, localizar e substituir palavras, modo de leitura, inserir imagens, layout de página, tabelas, galeria de modelos.

Você pode experimentar como o aplicativo funciona usando a versão gratuita, que fica disponível por 30 dias. Há também dois tipos de pacotes: “Para casa” ($ 99,99 por ano) e “For Business” ($ 5 a $ 20 por mês para um único usuário).

5. Rascunho

Agora, vamos falar sobre uma ferramenta para criar, editar e enviar textos. A principal vantagem deste aplicativo é que você pode trabalhar em qualquer lugar e até mesmo sem as mãos. Como funciona? Bem, use sua voz para trabalhar com o Draft. E esse aplicativo realmente ajuda a simplificar o processo de digitação e acelerá-lo.

Existem três maneiras diferentes de usar a ferramenta:

• Notas: O Draft pode importar dados da Internet e oferece vários formatos para inserir informações;
• Para edição: Pode-se gerenciar o conteúdo por comando, mas não online. As notificações de alterações são enviadas para o seu e-mail;
• Para enviar uma mensagem para outros serviços: Tem uma ideia? Anote e publique no Twitter, por exemplo.

Quanto ao preço, há uma versão básica do aplicativo gratuita, e os usuários que adquirirem uma assinatura mensal por US$ 3,99 terão funcionalidade estendida e acesso a atualizações.

6. Papel Dropbox

É outro editor de texto baseado em nuvem, que permite colaborar com seus colegas. Para iniciar a ferramenta, você precisa registrar uma conta no Dropbox, criar uma página e convidar seus colegas de equipe para editar documentos.

Esta plataforma online tem várias funcionalidades interessantes. Por exemplo, você pode inserir praticamente qualquer conteúdo (até mesmo vídeos do YouTube, além de áudio e arquivos) no documento. Além disso, a ferramenta ajuda a formatar o texto automaticamente. Aqui você pode criar pastas com documentos e dar a outros usuários acesso para editá-los.

O que mais? Você pode deixar comentários em uma determinada parte do texto se não gostar, mas se gostar, adicione um adesivo engraçado.

A única desvantagem do Dropbox Paper é que ele não funciona offline. Assim, para fazer qualquer alteração no arquivo você precisa da Internet. No entanto, o preço zero da ferramenta anula essa desvantagem.

7. Reúna conteúdo

Com a plataforma GatherContent, a equipe que trabalha no conteúdo evitará o caos, pois facilita muito o trabalho colaborativo. Ele permite acompanhar o andamento do projeto, controlar fluxos de trabalho, personalizar modelos para cada tipo de conteúdo e adicionar guias para encontrar os elementos necessários.

O fluxo de trabalho também pode ser configurado. Por exemplo, se um membro da equipe terminar de trabalhar em uma página, é a vez de outro. Em seguida, o sistema enviará uma notificação ao membro certo da equipe para passar o bastão.

GatherContent permite que você crie funções e defina a autoridade para cada uma. Por exemplo, um usuário pode apenas comentar, outro irá editar o conteúdo, etc. Também é fácil ver o histórico de revisões para ver quem e como editou o arquivo.

Quanto ao custo, há um período de teste limitado, mas para usar todos os recursos do aplicativo, você precisa escolher um dos pacotes, que variam de US$ 99 a US$ 799 por ano.

8. Zoho Docs

A ferramenta Zoho Docs oferece uma variedade de soluções de gerenciamento de documentos para edição, criação, publicação e armazenamento de vários arquivos. Você pode enviar não apenas documentos de texto para esta plataforma, mas também músicas e vídeos para ter acesso a eles a qualquer momento. Além disso, com a ajuda do pacote de escritório integrado, os usuários podem editar e compartilhar arquivos para trabalhar com eles online.

Os pontos fortes do aplicativo estão em sua interface amigável, que não requer habilidades especiais, e na capacidade de integração com os serviços do Google. Além disso, você pode adicionar arquivos de qualquer tamanho e abri-los offline. Esta ferramenta é boa não só para uso corporativo, mas também para uso pessoal.

Você pode trabalhar com este sistema gratuitamente, sem restrições de recursos, mas com até 5 GB de armazenamento. Enquanto isso, em pacotes pagos, há armazenamento de até 1 TB com preços a partir de 4 euros por usuário.

9. TitanPad

A ferramenta TitanPad é mais como um bloco de notas da web, onde você pode discutir e editar textos de forma colaborativa. É ideal para trabalhar com pequenos documentos corporativos. Há também uma opção para importar arquivos de texto em vários formatos e baixá-los.

Para começar a usar o aplicativo, não há necessidade de se cadastrar, o usuário cria imediatamente um painel público, recebe um link exclusivo e o envia para a equipe.

A edição de texto também é simples e fácil. Em tempo real, você pode ver quem está alterando o conteúdo do arquivo e como está fazendo isso. Cada vez que alguém faz uma alteração, o texto editado é pintado em uma cor específica atribuída a um determinado usuário.

A ferramenta está disponível gratuitamente e não possui pacotes pagos.

Pensamentos finais

Existem muitas outras soluções no mercado que não foram mencionadas neste artigo. Mas, em nossa opinião, estes são os mais convenientes e confiáveis.

Tudo o que você precisa fazer é experimentá-los, pois todas as ferramentas acima oferecem pacotes gratuitos e você perceberá como os processos de escrita colaborativa podem ser convenientes, coerentes e eficientes.