Wstęp

Wspólne projekty online już nikogo nie zaskakują. Zwłaszcza po pandemii, kiedy firmy coraz częściej zatrudniają pracowników do pracy zdalnej. Aby usprawnić procesy robocze, w chmurze funkcjonują różne narzędzia, które są dostarczane przez różne firmy hostingowe. Znacznie upraszczają życie ludzi biznesu, w tym niezależnych pisarzy. W tym artykule omówimy aplikacje, które mogą pomóc we współpracy z tekstami.

Pierwszą rzeczą do zrobienia jest zdefiniowanie, czym są „narzędzia do wspólnego pisania” i podpowiemy, na co zwracać uwagę przy wyborze aplikacji, a dopiero potem przedstawimy listę najlepszych rozwiązań.

Jakie są narzędzia do wspólnego pisania?

Takie zestawy narzędzi to specjalne platformy z pewnym zestawem funkcji służących do pisania, edycji, sprawdzania i zatwierdzania tekstów. W ten sposób cały zespół może pracować na jednym dokumencie w czasie rzeczywistym.

Jednak tylko te osoby, które wcześniej uzyskały dostęp do plików, mogą to zrobić.

Zaletami takich platform są następujące funkcje:

• Udostępnianie w czasie rzeczywistym;
• Zarządzanie wieloma użytkownikami;
• Zarządzanie rolami;
• Komentarze i notatki;
• Ścieżka wersji;
• Eksport do wielu formatów.

Na te cechy należy zwrócić uwagę przy wyborze platformy. Przyjrzyjmy się bliżej.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze narzędzia do wspólnego pisania?

Sprawdziliśmy wiele aplikacji i doszliśmy do wniosku, że pierwszą rzeczą do rozważenia są te narzędzia, które oferują najważniejsze funkcje do normalnej pracy zespołowej:

• Umiejętność pisania komentarzy: Wyobraź sobie, że Twój kolega edytuje tekst, a ich poprawki nie mają znaczenia. Dzięki możliwości zostawiania komentarzy w aplikacji możesz pisać własne rekomendacje;
• Historia edycji: funkcja pozwalająca monitorować, kto i gdzie wprowadził zmiany, jest niezbędna, zwłaszcza gdy chcesz mieć wszystko pod kontrolą;
• Współredagowanie: korzystanie z narzędzia do wspólnego pisania/edycji oznacza pracę z innymi pisarzami i nie wchodzenie sobie nawzajem w drogę;
• Eksportowanie: Idealna aplikacja powinna być w stanie wyeksportować dokument w dowolnym formacie z DOC do PDF.

Oczywiście lepiej jest znaleźć dla swojego zespołu oprogramowanie, które spełni wszystkie wymagania i spełni wszystkie powyższe kryteria.

Niestety większa liczba aplikacji ma tylko 2-3 funkcje. Niemniej jednak spójrz na 9 narzędzi, z których możesz zacząć korzystać już dziś:

1. Dokumenty Google

Być może wszyscy współcześni pisarze czytający nasz artykuł od razu pomyślą o narzędziu Google Docs, co wcale nie jest zaskakujące, ponieważ jest bezpłatne i ma szeroki zakres funkcji. Według statystyk miesięcznie z tego narzędzia korzysta ponad 25 milionów osób. Czemu? Ponieważ jest łatwy w użyciu z kontem Google.

Jeśli chodzi o jego funkcje, narzędzie spełnia wszystkie potrzebne nam kryteria.

Po pierwsze, łatwość użytkowania. Nie tylko jeden użytkownik, ale wielu użytkowników może z nim pracować jednocześnie. Ponadto możesz wprowadzać zmiany w dokumencie będącym w trybie offline, a gdy tylko przejdziesz do trybu online, zmiany zostaną zaktualizowane i widoczne dla współautorów.

Po drugie, istnieją inne przydatne funkcje, takie jak historia zmian, komentarze i eksport do wielu formatów. Ponadto Dokumenty Google można łatwo zintegrować z innymi narzędziami do obsługi treści.

Na koniec jest jeszcze jedna rzecz, o której wcześniej nie wspomnieliśmy, a która pozwala użytkownikowi sugerować zmiany. W ten sposób współautorzy zobaczą główny tekst i Twoją sugestię, którą mogą zaakceptować lub odrzucić.

2. Żywy pisarz

LivingWriter to oprogramowanie w chmurze przeznaczone do wspólnego pisania beletrystyki. Może być również używany w innych dziedzinach, w tym w pracach badawczych lub studenckich.

To oprogramowanie może sugerować strukturę historii, aby napisać wysokiej jakości materiały, i ma wiele szablonów do pisania prac literackich, a także filmy instruktażowe. Dzięki aplikacji możesz dodawać notatki (po prawej stronie panelu, które możesz zamknąć, jeśli chcesz), opisy i zdjęcia.

Autor może dać dostęp innym użytkownikom do wspólnej edycji lub tylko oceny materiału. W razie potrzeby każdy użytkownik ma możliwość przeglądania historii zmian, a także nazwania bieżącej wersji. Program posiada funkcję automatycznego zapisywania, która zapobiega ryzyku utraty pliku, na przykład z powodu ponownego uruchomienia systemu. Funkcja Goals pozwoli Ci zwizualizować swoje postępy, a integracja z Grammarly pozwoli na korektę tekstu.

Dostępny jest bezpłatny 14-dniowy plan, pakiet miesięczny Pay za 9,99 USD i pakiet Pay Yearly, który kosztuje 8 USD.

3. EtherPad

EtherPad to edytor tekstu, który pozwala kilku osobom pracować nad tym samym dokumentem w czasie rzeczywistym.

Jak to działa? Użytkownik tworzy dokument i automatycznie otrzymuje unikalny link. Aby dać dostęp do pliku, właściciel tego dokumentu wysyła adres URL do innych użytkowników. Współautorzy mogą komentować i rozmawiać w specjalnym polu. Narzędzie ma wbudowany autozapis, historię wersji i możesz pobrać dokument w jednym z formatów: HTML, DOC lub PDF.

Niestety EtherPad ma ograniczone funkcje formatowania, ale oferuje przejrzysty i zwięzły interfejs.

4. Biuro 365

Aplikacja Office 365 jest poważnym konkurentem Google Apps. Oba mają podobną funkcjonalność (praca kooperacyjna, historia wersji, autozapis, komentarze itp.), ale są też znaczące różnice. Na przykład Office 365 łączy cały zestaw programów: Word, Excel, PowerPoint, OneNote. Możesz uzyskać dostęp do dowolnej aplikacji za pomocą jednego konta Microsoft.

Przydatne funkcje: możliwość publikowania gotowych artykułów na blogu lub stronie internetowej, sprawdzanie pisowni, wstawianie linków, galeria stylów, wyszukiwanie i zamiana słów, tryb czytania, wstawianie zdjęć, układ strony, tabele, galeria szablonów.

Możesz wypróbować, jak działa aplikacja, korzystając z bezpłatnej wersji, która jest dostępna przez 30 dni. Istnieją również dwa rodzaje pakietów: „Dla domu” (99,99 USD rocznie) i „Dla biznesu” (5–20 USD miesięcznie dla jednego użytkownika).

5. Szkic

Porozmawiajmy teraz o narzędziu do tworzenia, edycji i wysyłania tekstów. Główną zaletą tej aplikacji jest to, że możesz pracować w dowolnym miejscu, nawet bez użycia rąk. Jak to działa? Cóż, użyj swojego głosu do pracy z Draft. Taka aplikacja naprawdę pomaga uprościć proces pisania i przyspieszyć go.

Istnieją trzy różne sposoby korzystania z narzędzia:

• Notatki: Draft może importować dane z Internetu i udostępnia kilka formatów wprowadzania informacji;
• Do edycji: Można zarządzać treścią za pomocą polecenia, ale nie online. Powiadomienia o zmianach są wysyłane na Twój e-mail;
• Na wysłanie SMS-a do innych serwisów: Masz pomysł? Zapisz to i opublikuj na przykład na Twitterze.

Jeśli chodzi o cenę, to podstawowa wersja aplikacji jest bezpłatna, a ci użytkownicy, którzy wykupią miesięczną subskrypcję za 3,99 USD, otrzymają rozszerzoną funkcjonalność i dostęp do aktualizacji.

6. Papier Dropbox

Jest to kolejny edytor tekstu oparty na chmurze, który umożliwia współpracę z kolegami. Aby uruchomić narzędzie, musisz zarejestrować konto w Dropbox, utworzyć stronę i zaprosić członków zespołu do edycji dokumentów.

Ta platforma internetowa ma kilka interesujących funkcji. Na przykład możesz wstawić do dokumentu prawie każdą treść (nawet filmy z YouTube, a także audio i pliki). Poza tym narzędzie pomaga automatycznie formatować tekst. Tutaj możesz tworzyć foldery z dokumentami i dać innym użytkownikom dostęp do ich edycji.

Co jeszcze? Możesz zostawić komentarz do określonej części tekstu, jeśli ci się nie podoba, ale jeśli tak, dodaj zabawną naklejkę.

Jedynym minusem Dropbox Paper jest to, że nie działa w trybie offline. Tak więc, aby dokonać jakichkolwiek zmian w pliku, potrzebujesz Internetu. Jednak zerowa cena za narzędzie zastępuje tę wadę.

7. Zbierz zawartość

Dzięki platformie GatherContent zespół pracujący nad treścią uniknie chaosu, ponieważ znacznie ułatwia to współpracę. Pozwala śledzić postęp projektu, kontrolować przepływy pracy, dostosowywać szablony do każdego rodzaju treści i dodawać zakładki, aby znaleźć potrzebne elementy.

Można również skonfigurować przepływ pracy. Na przykład, jeśli jeden członek zespołu zakończy pracę nad stroną, kolej na drugą. Następnie system wyśle ​​powiadomienie do odpowiedniego członka zespołu, aby przekazać pałeczkę.

GatherContent umożliwia tworzenie ról i definiowanie uprawnień dla każdej z nich. Na przykład jeden użytkownik może tylko komentować, inny edytuje treść itd. Łatwo jest również przejrzeć historię zmian, aby zobaczyć, kto i jak edytował plik.

Jeśli chodzi o koszt, okres próbny jest ograniczony, ale aby korzystać ze wszystkich funkcji aplikacji, musisz wybrać jeden z pakietów, który będzie wynosił od 99 do 799 USD rocznie.

8. Dokumenty Zoho

Narzędzie Zoho Docs oferuje szereg rozwiązań do zarządzania dokumentami do edycji, tworzenia, publikowania i przechowywania różnych plików. Na tę platformę możesz przesyłać nie tylko dokumenty tekstowe, ale także muzykę i filmy, dzięki czemu będziesz mieć do nich dostęp w dowolnym momencie. Ponadto, za pomocą wbudowanego pakietu biurowego, użytkownicy mogą edytować i udostępniać pliki, aby pracować z nimi online.

Mocne strony aplikacji tkwią w przyjaznym interfejsie użytkownika, który nie wymaga specjalnych umiejętności, oraz możliwości integracji z usługami Google. Ponadto możesz dodawać pliki o dowolnym rozmiarze i otwierać je w trybie offline. To narzędzie jest dobre nie tylko do użytku korporacyjnego, ale także osobistego.

Możesz pracować z tym systemem za darmo, bez żadnych ograniczeń funkcji, ale z maksymalnie 5 GB pamięci. Tymczasem w płatnych pakietach dostępna jest pamięć do 1 TB, a ceny zaczynają się od 4 euro za użytkownika.

9. TytanPad

Narzędzie TitanPad przypomina bardziej internetowy notatnik, w którym można dyskutować i wspólnie edytować teksty. Idealnie nadaje się do pracy z małymi dokumentami firmowymi. Istnieje również możliwość importowania plików tekstowych do różnych formatów i ich pobierania.

Aby rozpocząć korzystanie z aplikacji, nie trzeba się rejestrować, użytkownik natychmiast tworzy panel publiczny, otrzymuje unikalny link i wysyła go do zespołu.

Edycja tekstu jest również prosta i łatwa. W czasie rzeczywistym możesz zobaczyć, kto zmienia zawartość pliku i jak to robi. Za każdym razem, gdy ktoś dokona zmiany, edytowany tekst jest malowany na określony kolor przypisany danemu użytkownikowi.

Narzędzie jest dostępne bezpłatnie i nie ma płatnych pakietów.

Końcowe przemyślenia

Na rynku jest wiele innych rozwiązań, które nie zostały wymienione w tym artykule. Ale naszym zdaniem te w nim są najwygodniejsze i najbardziej niezawodne.

Wystarczy je wypróbować, ponieważ wszystkie powyższe narzędzia oferują darmowe pakiety, a zdasz sobie sprawę, jak wygodne, spójne i wydajne mogą być procesy wspólnego pisania.