Einführung

Gemeinsame Online-Projekte überraschen niemanden mehr. Vor allem nach der Pandemie, wenn Unternehmen häufiger Mitarbeiter einstellen, um aus der Ferne zu arbeiten. Um die Arbeitsprozesse zu erleichtern, gibt es verschiedene Tools, die in der Cloud funktionieren und von den verschiedenen Cloud-Hosting-Unternehmen bereitgestellt werden. Sie vereinfachen das Leben von Geschäftsleuten, einschließlich freiberuflicher Autoren, erheblich. In diesem Artikel werden wir über Apps sprechen, die Ihnen helfen können, gemeinsam mit Texten zu arbeiten.

Als erstes müssen Sie definieren, was „Collaborative Writing Tools“ sind und Ihnen sagen, worauf Sie bei der Auswahl einer App achten sollten, und erst dann präsentieren wir Ihnen abschließend eine Liste der besten Lösungen.

Was sind die kollaborativen Schreibwerkzeuge?

Solche Toolkits sind spezielle Plattformen mit bestimmten Funktionen zum Schreiben, Bearbeiten, Prüfen und Freigeben von Texten. Auf diese Weise ist es möglich, dass ein ganzes Team in Echtzeit an einem einzigen Dokument arbeitet.

Dies ist jedoch nur den Personen gestattet, die zuvor Zugang zu den Dateien erhalten haben.

Die Vorteile solcher Plattformen liegen in folgenden Funktionen:

• Teilen in Echtzeit;
• Mehrbenutzerverwaltung;
• Rollenverwaltung;
• Kommentare und Notizen;
• Versionen verfolgen;
• Export in mehreren Formaten.

Auf diese Merkmale sollten Sie bei der Auswahl einer Plattform achten. Lass uns genauer hinschauen.

Worauf sollte man sich bei der Auswahl eines kollaborativen Schreibwerkzeugs konzentrieren?

Wir haben viele Apps überprüft und sind zu dem Schluss gekommen, dass das erste, was zu berücksichtigen ist, diejenigen Tools sind, die die wichtigsten Funktionen für die normale Zusammenarbeit bieten:

• Möglichkeit zum Verfassen von Kommentaren: Stellen Sie sich vor, Ihr Kollege bearbeitet einen Text und seine Korrekturen sind nicht relevant. Mit der Möglichkeit, Kommentare in der App zu hinterlassen, können Sie Ihre eigenen Empfehlungen schreiben;
• Bearbeitungsverlauf: Eine Funktion, mit der Sie überwachen können, wer und wo Änderungen vorgenommen hat, ist unverzichtbar, insbesondere wenn Sie alles kontrollieren möchten.
• Gemeinsame Bearbeitung: Die Verwendung eines kollaborativen Schreib-/Bearbeitungstools bedeutet, mit anderen Autoren zusammenzuarbeiten und sich nicht gegenseitig in die Quere zu kommen;
• Exportieren: Die ideale App sollte in der Lage sein, ein Dokument in jedem Format von DOC bis PDF zu exportieren.

Natürlich ist es vorzuziehen, eine Software für Ihr Team zu finden, die alle Anforderungen erfüllt und alle oben genannten Kriterien erfüllt.

Leider haben eine größere Anzahl von Apps nur 2-3 Funktionen. Werfen Sie dennoch einen Blick auf 9 Tools, die Sie heute verwenden können:

1. Google-Dokumente

Vielleicht denken alle modernen Schreiber, die unseren Artikel lesen, sofort an das Tool Google Docs, was aber überhaupt nicht verwundert, da es kostenlos ist und einen großen Funktionsumfang hat. Laut Statistik nutzen über 25 Millionen Menschen dieses Tool pro Monat. Wieso den? Weil es einfach mit einem Google-Konto zu verwenden ist.

Was seine Funktionen betrifft, erfüllt das Tool alle Kriterien, die wir benötigen.

Erstens seine Benutzerfreundlichkeit. Nicht nur ein Benutzer, sondern mehrere Benutzer können gleichzeitig damit arbeiten. Darüber hinaus können Sie offline Änderungen am Dokument vornehmen, und sobald Sie online gehen, werden die Änderungen aktualisiert und sind für Ihre Co-Autoren sichtbar.

Zweitens gibt es weitere hilfreiche Funktionen wie den Revisionsverlauf, Kommentare und den Export in mehrere Formate. Außerdem kann Google Docs problemlos in andere Content-Tools integriert werden.

Schließlich gibt es noch eine Sache, die wir zuvor nicht erwähnt haben, die es dem Benutzer ermöglicht, Änderungen vorzuschlagen. Auf diese Weise sehen Co-Autoren den Haupttext und Ihren Vorschlag, den sie entweder annehmen oder ablehnen können.

2. LivingWriter

LivingWriter ist eine Cloud-basierte Software, die für das gemeinsame Schreiben von Romanen entwickelt wurde. Und es kann auch in anderen Bereichen verwendet werden, einschließlich Forschungs- oder Studentenarbeiten.

Diese Software kann Ihnen eine Story-Struktur vorschlagen, um qualitativ hochwertiges Material zu schreiben, und sie hat viele Vorlagen zum Schreiben literarischer Arbeiten sowie Tutorial-Videos. Mit der App können Sie Notizen (auf der rechten Seite des Panels, das Sie bei Bedarf schließen können), Beschreibungen und Fotos hinzufügen.

Der Autor kann anderen Benutzern Zugriff gewähren, um das Material gemeinsam zu bearbeiten oder einfach nur zu bewerten. Bei Bedarf hat jeder Benutzer die Möglichkeit, die Revisionshistorie einzusehen, sowie die aktuelle Version zu benennen. Das Programm verfügt über eine Auto-Save-Funktion, die verhindert, dass die Datei beispielsweise durch einen Systemneustart verloren geht. Mit der Funktion „Ziele“ können Sie Ihren Fortschritt visualisieren, und durch die Integration mit Grammarly können Sie Ihren Text Korrektur lesen.

Es gibt einen kostenlosen 14-Tage-Plan, das Pay Monthly-Paket für 9,99 $ und das Pay Yearly-Paket, das 8 $ kostet.

3. EtherPad

EtherPad ist ein Texteditor, der es mehreren Personen ermöglicht, in Echtzeit an demselben Dokument zu arbeiten.

Wie funktioniert es? Der Benutzer erstellt ein Dokument und erhält automatisch einen eindeutigen Link. Um Zugriff auf die Datei zu gewähren, sendet der Eigentümer dieses Dokuments die URL an andere Benutzer. Co-Autoren können in einer speziellen Box kommentieren und chatten. Das Tool verfügt über eine integrierte automatische Speicherung, einen Versionsverlauf und Sie können das Dokument in einem der folgenden Formate herunterladen: HTML, DOC oder PDF.

Leider hat EtherPad nur begrenzte Formatierungsfunktionen, bietet aber eine klare und übersichtliche Benutzeroberfläche.

4. Office 365

Die Office 365-App ist ein ernsthafter Konkurrent von Google Apps. Beide haben ähnliche Funktionen (kooperatives Arbeiten, Versionshistorie, automatisches Speichern, Kommentare usw.), aber es gibt auch signifikante Unterschiede. Office 365 vereint beispielsweise eine ganze Reihe von Programmen: Word, Excel, PowerPoint, OneNote. Sie können mit einem einzigen Microsoft-Konto auf jede Anwendung zugreifen.

Nützliche Funktionen: die Möglichkeit, abgeschlossene Artikel auf einem Blog oder einer Website zu veröffentlichen, Rechtschreibprüfung, Links einfügen, Stilgalerie, Wörter suchen und ersetzen, Lesemodus, Bilder einfügen, Seitenlayout, Tabellen, Vorlagengalerie.

Sie können die Funktionsweise der App mit der kostenlosen Version ausprobieren, die 30 Tage lang verfügbar ist. Es gibt auch zwei Pakettypen: „For Home“ (99,99 $ pro Jahr) und „For Business“ (5 bis 20 $ pro Monat für einen einzelnen Benutzer).

5. Entwurf

Lassen Sie uns nun über ein Tool zum Erstellen, Bearbeiten und Versenden von Texten sprechen. Der Hauptvorteil dieser App besteht darin, dass Sie überall und sogar ohne Hände arbeiten können. Wie funktioniert es? Verwenden Sie Ihre Stimme, um mit Draft zu arbeiten. Und eine solche App trägt wirklich dazu bei, den Tippvorgang zu vereinfachen und zu beschleunigen.

Es gibt drei verschiedene Möglichkeiten, das Tool zu verwenden:

• Für Notizen: Draft kann Daten aus dem Internet importieren und bietet mehrere Formate zur Eingabe von Informationen;
• Zum Bearbeiten: Man kann den Inhalt per Befehl verwalten, aber nicht online. Benachrichtigungen über Änderungen werden an Ihre E-Mail gesendet;
• Zum Senden einer SMS an andere Dienste: Haben Sie eine Idee? Schreiben Sie es auf und posten Sie es zum Beispiel auf Twitter.

Was den Preis betrifft, gibt es eine kostenlose Basisversion der App, und diejenigen Benutzer, die ein monatliches Abonnement für 3,99 $ erwerben, erhalten erweiterte Funktionen und Zugriff auf Updates.

6. Dropbox-Papier

Es ist ein weiterer Cloud-basierter Texteditor, mit dem Sie mit Ihren Kollegen zusammenarbeiten können. Um das Tool zu starten, müssen Sie ein Konto in Dropbox registrieren, eine Seite erstellen und Ihre Teamkollegen einladen, Dokumente zu bearbeiten.

Diese Online-Plattform hat mehrere interessante Funktionen. So können Sie beispielsweise nahezu beliebige Inhalte (sogar YouTube-Videos, sowie Audio und Dateien) in das Dokument einfügen. Außerdem hilft Ihnen das Tool, Text automatisch zu formatieren. Hier können Sie Ordner mit Dokumenten erstellen und anderen Benutzern Zugriff zum Bearbeiten geben.

Was sonst? Sie können Kommentare zu einem bestimmten Teil des Textes hinterlassen, wenn Sie ihn nicht mögen, aber wenn Sie dies tun, fügen Sie einen lustigen Aufkleber hinzu.

Der einzige Nachteil von Dropbox Paper ist, dass es nicht offline funktioniert. Um also Änderungen an der Datei vorzunehmen, benötigen Sie das Internet. Der Nullpreis für das Werkzeug hebt diesen Nachteil jedoch auf.

7. Inhalte sammeln

Mit der GatherContent-Plattform vermeidet das Team, das an Inhalten arbeitet, Chaos, da es die Zusammenarbeit erheblich erleichtert. Es ermöglicht Ihnen, den Fortschritt des Projekts zu verfolgen, Arbeitsabläufe zu steuern, Vorlagen für jeden Inhaltstyp anzupassen und Registerkarten hinzuzufügen, um die benötigten Elemente zu finden.

Der Workflow kann ebenfalls eingerichtet werden. Wenn beispielsweise ein Teammitglied die Arbeit an einer Seite beendet hat, ist ein anderes an der Reihe. Dann sendet das System eine Benachrichtigung an das richtige Teammitglied, um den Staffelstab zu übergeben.

Mit GatherContent können Sie Rollen erstellen und die Autorität für jede definieren. Beispielsweise kann ein Benutzer nur kommentieren, ein anderer wird den Inhalt bearbeiten usw. Es ist auch einfach, in der Revisionshistorie zu sehen, wer und wie die Datei bearbeitet hat.

Was die Kosten betrifft, gibt es eine begrenzte Testphase, aber um alle Funktionen der App nutzen zu können, müssen Sie eines der Pakete auswählen, die zwischen 99 und 799 US-Dollar pro Jahr liegen.

8. Zoho-Dokumente

Das Zoho Docs-Tool bietet eine Reihe von Dokumentenverwaltungslösungen zum Bearbeiten, Erstellen, Veröffentlichen und Speichern verschiedener Dateien. Auf dieser Plattform können Sie nicht nur Textdokumente, sondern auch Musik und Videos hochladen, sodass Sie jederzeit Zugriff darauf haben. Darüber hinaus können die Benutzer mit Hilfe der integrierten Office-Suite Dateien bearbeiten und freigeben, um online mit ihnen zu arbeiten.

Die Stärken der App liegen in ihrer benutzerfreundlichen Oberfläche, die keine besonderen Kenntnisse erfordert, und der Möglichkeit, sich mit den Diensten von Google zu integrieren. Darüber hinaus können Sie Dateien beliebiger Größe hinzufügen und offline öffnen. Dieses Tool eignet sich nicht nur für den Unternehmensgebrauch, sondern auch für den Privatgebrauch.

Sie können mit diesem System kostenlos arbeiten, ohne Funktionseinschränkungen, aber mit bis zu 5 GB Speicherplatz. Mittlerweile gibt es in kostenpflichtigen Paketen Speicherplatz bis zu 1 TB zu Preisen ab 4 Euro pro Nutzer.

9. TitanPad

Das TitanPad-Tool ist eher wie ein Web-Notizblock, auf dem Sie diskutieren und gemeinsam Texte bearbeiten können. Es ist ideal für die Arbeit mit kleinen Unternehmensdokumenten. Es besteht auch die Möglichkeit, Textdateien in verschiedene Formate zu importieren und herunterzuladen.

Um die App zu verwenden, ist keine Registrierung erforderlich, der Benutzer erstellt sofort ein öffentliches Panel, erhält einen eindeutigen Link und sendet ihn an das Team.

Auch das Bearbeiten von Text ist unkompliziert und einfach. In Echtzeit können Sie sehen, wer den Inhalt der Datei ändert und wie er es tut. Jedes Mal, wenn jemand eine Änderung vornimmt, wird der bearbeitete Text in einer bestimmten Farbe dargestellt, die einem bestimmten Benutzer zugewiesen ist.

Das Tool ist frei verfügbar und hat keine kostenpflichtigen Pakete.

Abschließende Gedanken

Es gibt viele weitere Lösungen auf dem Markt, die in diesem Artikel nicht erwähnt wurden. Aber unserer Meinung nach sind diese darin die bequemsten und zuverlässigsten.

Alles, was Sie tun müssen, ist, sie auszuprobieren, da alle oben genannten Tools kostenlose Pakete anbieten, und Sie werden feststellen, wie bequem, kohärent und effizient gemeinsame Schreibprozesse sein können.