introduzione

I progetti online congiunti non sorprendono più nessuno. Soprattutto dopo la pandemia, quando le aziende assumono più spesso dipendenti per lavorare da remoto. Per facilitare i processi di lavoro, ci sono vari strumenti che funzionano sul cloud che vengono forniti dalle diverse società di cloud hosting. Semplificano notevolmente la vita degli uomini d'affari, compresi gli scrittori freelance. In questo articolo parleremo di app, che possono aiutarti a lavorare con i testi in modo collaborativo.

La prima cosa da fare è definire cosa sono gli “strumenti di scrittura collaborativa” e dirti cosa cercare quando scegli un'app, e solo allora, finalmente, ti presenteremo un elenco delle migliori soluzioni.

Quali sono gli strumenti di scrittura collaborativa?

Tali toolkit sono piattaforme speciali con un certo insieme di funzioni utilizzate per scrivere, modificare, controllare e approvare testi. In questo modo è possibile per un intero team lavorare su un unico documento in tempo reale.

Tuttavia, solo le persone a cui era stato precedentemente concesso l'accesso ai file possono farlo.

I vantaggi di tali piattaforme risiedono nelle seguenti funzioni:

• Condivisione in tempo reale;
• Gestione multiutente;
• Gestione del ruolo;
• Commenti e note;
• Traccia versioni;
• Esportazione multiformato.

Sono queste le caratteristiche a cui dovresti prestare attenzione quando scegli una piattaforma. Diamo un'occhiata più da vicino.

Su cosa concentrarsi quando si sceglie uno strumento di scrittura collaborativa?

Abbiamo esaminato molte app e abbiamo concluso che la prima cosa da considerare sono quegli strumenti che offrono le funzionalità più essenziali per il normale lavoro collaborativo:

• Capacità di scrivere commenti: immagina, il tuo collega sta modificando un testo e le sue correzioni non sono rilevanti. Con la possibilità di lasciare commenti nell'app, puoi scrivere i tuoi consigli;
• Cronologia modifiche: una funzionalità che ti consente di monitorare chi e dove ha apportato modifiche è indispensabile, soprattutto quando vuoi controllare tutto;
• Co-editing: utilizzare uno strumento di scrittura/editing collaborativo significa lavorare con altri scrittori e non intralciarsi a vicenda;
• Esportazione: l'app ideale dovrebbe essere in grado di esportare un documento in qualsiasi formato da DOC a PDF.

Naturalmente, è preferibile trovare un software per il tuo team, che soddisfi tutti i requisiti e soddisfi tutti i criteri di cui sopra.

Sfortunatamente, un numero maggiore di app ha solo 2-3 funzioni. Tuttavia, dai un'occhiata a 9 strumenti che puoi iniziare a utilizzare oggi:

1. Google Documenti

Forse tutti gli scrittori moderni che leggono il nostro articolo penserebbero subito allo strumento Google Docs, il che non sorprende affatto poiché è gratuito e ha una vasta gamma di funzioni. Secondo le statistiche, oltre 25 milioni di persone utilizzano questo strumento al mese. Come mai? Perché è facile da usare con un account Google.

Per quanto riguarda le sue caratteristiche, lo strumento soddisfa tutti i criteri di cui abbiamo bisogno.

In primo luogo, la sua facilità d'uso. Non solo un utente, ma più utenti possono lavorare con esso contemporaneamente. Inoltre, puoi apportare modifiche al documento offline e, non appena sarai online, le modifiche saranno aggiornate e visibili ai tuoi coautori.

In secondo luogo, ci sono altre funzioni utili, come la cronologia delle revisioni, i commenti e l'esportazione multiformato. Inoltre, Google Docs può essere facilmente integrato con altri strumenti per i contenuti.

Infine, c'è un'altra cosa che non abbiamo menzionato prima, che consente all'utente di suggerire modifiche. In questo modo, i co-autori vedranno il testo principale e il tuo suggerimento, che possono accettare o rifiutare.

2. Scrittore vivente

LivingWriter è un software basato su cloud progettato per la scrittura di narrativa collaborativa. E può essere utilizzato anche in altri campi, tra cui ricerche o documenti degli studenti.

Questo software può suggerirti la struttura della storia per scrivere materiale di alta qualità e ha molti modelli per scrivere opere letterarie e video tutorial. Con l'app puoi aggiungere note (sul lato destro del pannello, che puoi chiudere se lo desideri), descrizioni e foto.

L'autore può dare accesso ad altri utenti per modificare in modo collaborativo o semplicemente valutare il materiale. Se necessario, ogni utente ha la possibilità di vedere la cronologia delle revisioni, nonché di nominare la versione corrente. Il programma ha una funzione di salvataggio automatico, che previene il rischio di perdere il file, ad esempio, a causa di un riavvio del sistema. La funzione Obiettivi ti consentirà di visualizzare i tuoi progressi e l'integrazione con Grammarly ti consentirà di correggere il testo.

C'è un piano gratuito di 14 giorni, il pacchetto con pagamento mensile per $ 9,99 e il pacchetto con pagamento annuale, che costa $ 8.

3. EtherPad

EtherPad è un editor di testo, che consente a più persone di lavorare sullo stesso documento in tempo reale.

Come funziona? L'utente crea un documento e ottiene automaticamente un collegamento univoco. Per consentire l'accesso al file, il proprietario di quel documento invia l'URL ad altri utenti. I co-autori possono commentare e chattare in una casella speciale. Lo strumento ha un salvataggio automatico integrato, una cronologia delle versioni ed è possibile scaricare il documento in uno dei formati: HTML, DOC o PDF.

Sfortunatamente, EtherPad ha funzionalità di formattazione limitate, ma offre un'interfaccia chiara e concisa.

4. Ufficio 365

L'app Office 365 è un serio concorrente di Google Apps. Entrambi hanno funzionalità simili (lavoro cooperativo, cronologia delle versioni, salvataggio automatico, commenti, ecc.), ma ci sono anche differenze significative. Ad esempio, Office 365 combina un'intera suite di programmi: Word, Excel, PowerPoint, OneNote. Puoi accedere a qualsiasi applicazione con un unico account Microsoft.

Funzionalità utili: la possibilità di pubblicare articoli completati su un blog o sito web, controllo ortografico, inserire link, galleria stili, trovare e sostituire parole, modalità lettura, inserire immagini, impaginazione, tabelle, galleria modelli.

Puoi provare come funziona l'app utilizzando la versione gratuita, disponibile per 30 giorni. Esistono anche due tipi di pacchetto: "For Home" ($ 99,99 all'anno) e "For Business" ($ 5 a $ 20 al mese per un singolo utente).

5. Bozza

Ora parliamo di uno strumento per creare, modificare e inviare testi. Il vantaggio principale di questa app è che puoi lavorare ovunque e anche senza mani. Come funziona? Bene, usa la tua voce per lavorare con Draft. E un'app del genere aiuta davvero a semplificare il processo di digitazione e ad accelerarlo.

Esistono tre modi diversi per utilizzare lo strumento:

• Per le note: Draft può importare dati da Internet e fornisce diversi formati per l'inserimento delle informazioni;
• Per la modifica: si può gestire il contenuto tramite comando, ma non online. Le notifiche di modifiche vengono inviate alla tua e-mail;
• Per inviare un SMS ad altri servizi: Hai un'idea? Scrivilo e pubblicalo su Twitter, per esempio.

Per quanto riguarda il prezzo, esiste una versione base dell'app gratuita e gli utenti che acquistano un abbonamento mensile a $ 3,99 otterranno funzionalità estese e accesso agli aggiornamenti.

6. Carta Dropbox

È un altro editor di testo basato su cloud, che ti consente di collaborare con i tuoi colleghi. Per avviare lo strumento, devi registrare un account in Dropbox, creare una pagina e invitare i tuoi compagni di squadra a modificare i documenti.

Questa piattaforma online ha diverse caratteristiche interessanti. Ad esempio, puoi inserire quasi tutti i contenuti (anche video di YouTube, nonché audio e file) nel documento. Inoltre, lo strumento ti aiuta a formattare il testo automaticamente. Qui puoi creare cartelle con documenti e consentire ad altri utenti l'accesso per modificarli.

Cos'altro? Puoi lasciare commenti su una certa parte del testo se non ti piace, ma se lo fai, aggiungi un adesivo divertente.

L'unico aspetto negativo di Dropbox Paper è che non funziona offline. Pertanto, per apportare modifiche al file è necessario Internet. Tuttavia, il prezzo zero per lo strumento annulla questo svantaggio.

7. Raccogli contenuti

Con la piattaforma GatherContent, il team che lavora sui contenuti eviterà il caos, perché rende molto più semplice il lavoro collaborativo. Ti consente di tenere traccia dell'avanzamento del progetto, controllare i flussi di lavoro, personalizzare i modelli per ogni tipo di contenuto e aggiungere schede per trovare gli elementi di cui hai bisogno.

È anche possibile impostare il flusso di lavoro. Ad esempio, se un membro del team finisce di lavorare su una pagina, è il turno di un altro. Quindi il sistema invierà una notifica al membro del team giusto per passare il testimone.

GatherContent consente di creare ruoli e definire l'autorità per ciascuno. Ad esempio, un utente può solo commentare, un altro modificherà il contenuto, ecc. È anche facile guardare la cronologia delle revisioni per vedere chi e come ha modificato il file.

Per quanto riguarda il costo, c'è un periodo di prova limitato, ma per utilizzare tutte le funzionalità dell'app è necessario scegliere uno dei pacchetti, che andranno da $ 99 a $ 799 all'anno.

8. Documenti Zoho

Lo strumento Zoho Docs offre una gamma di soluzioni di gestione dei documenti per la modifica, la creazione, la pubblicazione e l'archiviazione di vari file. Puoi caricare non solo documenti di testo su questa piattaforma, ma anche musica e video in modo da potervi accedere in qualsiasi momento. Inoltre, con l'aiuto della suite per ufficio integrata, gli utenti possono modificare e condividere file per lavorare con loro online.

I punti di forza dell'app risiedono nella sua interfaccia user-friendly, che non richiede competenze particolari, e nella capacità di integrarsi con i servizi di Google. Inoltre, puoi aggiungere file di qualsiasi dimensione e aprirli offline. Questo strumento è buono non solo per uso aziendale ma anche personale.

Puoi lavorare con questo sistema gratuitamente, senza alcuna restrizione sulle funzionalità, ma con un massimo di 5 GB di spazio di archiviazione. Nel frattempo, nei pacchetti a pagamento, c'è spazio di archiviazione fino a 1 TB con prezzi a partire da 4 Euro per utente.

9. Titan Pad

Lo strumento TitanPad è più simile a un blocco note web, dove puoi discutere e modificare testi in modo collaborativo. È ideale per lavorare con piccoli documenti aziendali. C'è anche un'opzione per importare file di testo in vari formati e scaricarli.

Per iniziare a utilizzare l'app, non è necessario registrarsi, l'utente crea immediatamente un pannello pubblico, ottiene un collegamento univoco e lo invia al team.

Anche la modifica del testo è semplice e diretta. In tempo reale, puoi vedere chi sta cambiando il contenuto del file e come lo sta facendo. Ogni volta che qualcuno apporta una modifica, il testo modificato viene dipinto in un colore specifico assegnato a un determinato utente.

Lo strumento è disponibile gratuitamente e non ha pacchetti a pagamento.

Pensieri finali

Ci sono molte altre soluzioni sul mercato che non sono state menzionate in questo articolo. Ma, a nostro avviso, questi sono i più convenienti e affidabili.

Tutto quello che devi fare è provarli poiché tutti gli strumenti di cui sopra offrono pacchetti gratuiti e ti renderai conto di quanto possano essere convenienti, coerenti ed efficienti i processi di scrittura collaborativa.