Introduction

Les projets en ligne communs ne surprennent plus personne. Surtout après la pandémie, lorsque les entreprises embauchent plus souvent des employés pour travailler à distance. Pour faciliter les processus de travail, il existe divers outils fonctionnant sur le cloud qui sont fournis par les différentes sociétés d'hébergement cloud. Ils simplifient grandement la vie des gens d'affaires, y compris des rédacteurs indépendants. Dans cet article, nous parlerons des applications, qui peuvent vous aider à travailler avec des textes en collaboration.

La première chose à faire est de définir ce que sont les "outils d'écriture collaborative" et de vous dire ce qu'il faut rechercher lors du choix d'une application, et seulement ensuite, enfin, nous vous présenterons une liste des meilleures solutions.

Quels sont les outils d'écriture collaborative ?

Ces boîtes à outils sont des plates-formes spéciales avec un certain ensemble de fonctions utilisées pour écrire, éditer, vérifier et approuver des textes. De cette façon, il est possible pour toute une équipe de travailler sur un seul document en temps réel.

Cependant, seules les personnes qui avaient auparavant accès aux fichiers sont autorisées à le faire.

Les avantages de telles plateformes résident dans les fonctions suivantes :

• Partage en temps réel ;
• Gestion multi-utilisateurs ;
• Gestion des rôles ;
• Commentaires et notes ;
• Suivi des versions ;
• Export multi-format.

Ce sont ces fonctionnalités auxquelles vous devez prêter attention lorsque vous choisissez une plate-forme. Regardons de plus près.

Sur quoi se concentrer lors du choix d'un outil d'écriture collaborative ?

Nous avons examiné de nombreuses applications et conclu que la première chose à considérer est les outils offrant les fonctionnalités les plus essentielles pour un travail collaboratif normal :

• Capacité à rédiger des commentaires : Imaginez, votre collègue est en train d'éditer un texte, et ses corrections ne sont pas pertinentes. Avec la possibilité de laisser des commentaires dans l'application, vous pouvez écrire vos propres recommandations ;
• Historique des modifications : une fonctionnalité permettant de surveiller qui et où ont effectué les modifications est indispensable, surtout lorsque vous souhaitez tout contrôler ;
• Co-édition : Utiliser un outil d'écriture/d'édition collaboratif signifie travailler avec d'autres rédacteurs et ne pas se gêner ;
• Exportation : L'application idéale doit être capable d'exporter un document dans n'importe quel format du DOC au PDF.

Bien sûr, il est préférable de trouver un logiciel pour votre équipe, qui répondra à toutes les exigences et répondra à tous les critères ci-dessus.

Malheureusement, un plus grand nombre d'applications n'ont que 2 à 3 fonctionnalités. Néanmoins, jetez un œil à 9 outils que vous pouvez commencer à utiliser dès aujourd'hui :

1. Google Documents

Peut-être que tous les écrivains modernes lisant notre article penseraient immédiatement à l'outil Google Docs, ce qui n'est pas du tout surprenant puisqu'il est gratuit et dispose d'un large éventail de fonctions. Selon les statistiques, plus de 25 millions de personnes utilisent cet outil par mois. Pourquoi? Parce qu'il est facile à utiliser avec un compte Google.

Quant à ses fonctionnalités, l'outil répond à tous les critères dont nous avons besoin.

Tout d'abord, sa facilité d'utilisation. Pas seulement un utilisateur, mais plusieurs utilisateurs peuvent travailler avec lui en même temps. De plus, vous pouvez apporter des modifications au document hors ligne, et dès que vous serez en ligne, les modifications seront mises à jour et visibles pour vos co-auteurs.

Deuxièmement, il existe d'autres fonctionnalités utiles, telles que l'historique des révisions, les commentaires et l'exportation multiformat. En outre, Google Docs peut être facilement intégré à d'autres outils de contenu.

Enfin, il y a encore une chose que nous n'avons pas mentionnée auparavant, qui permet à l'utilisateur de suggérer des modifications. De cette façon, les co-auteurs verront le texte principal et votre suggestion, qu'ils pourront accepter ou rejeter.

2. Écrivain vivant

LivingWriter est un logiciel basé sur le cloud conçu pour l'écriture collaborative de fiction. Et il peut également être utilisé dans d'autres domaines, y compris la recherche ou les articles d'étudiants.

Ce logiciel peut suggérer une structure d'histoire pour vous permettre d'écrire du matériel de haute qualité, et il propose de nombreux modèles pour écrire des travaux littéraires ainsi que des vidéos didactiques. Avec l'application, vous pouvez ajouter des notes (sur le côté droit du panneau, que vous pouvez fermer si vous le souhaitez), des descriptions et des photos.

L'auteur peut donner accès à d'autres utilisateurs pour modifier en collaboration ou simplement évaluer le matériel. Si nécessaire, chaque utilisateur a la possibilité de voir l'historique des révisions, ainsi que de nommer la version actuelle. Le programme dispose d'une fonction de sauvegarde automatique, qui évite le risque de perdre le fichier, par exemple, en raison d'un redémarrage du système. La fonction Objectifs vous permettra de visualiser vos progrès et l'intégration avec Grammarly vous permettra de relire votre texte.

Il existe un plan gratuit de 14 jours, le forfait mensuel Pay pour 9,99 $ et le forfait Pay Yearly, qui coûte 8 $.

3. EtherPad

EtherPad est un éditeur de texte, qui permet à plusieurs personnes de travailler sur le même document en temps réel.

Comment ça marche? L'utilisateur crée un document et obtient automatiquement un lien unique. Pour donner accès au fichier, le propriétaire de ce document envoie l'URL à d'autres utilisateurs. Les co-auteurs peuvent commenter et discuter dans une boîte spéciale. L'outil dispose d'une sauvegarde automatique intégrée, d'un historique des versions et vous pouvez télécharger le document dans l'un des formats suivants : HTML, DOC ou PDF.

Malheureusement, EtherPad a des fonctionnalités de formatage limitées, mais il offre une interface claire et concise.

4. Office 365

L'application Office 365 est un concurrent sérieux de Google Apps. Les deux ont des fonctionnalités similaires (travail coopératif, historique des versions, sauvegarde automatique, commentaires, etc.), mais il existe également des différences significatives. Par exemple, Office 365 combine toute une suite de programmes : Word, Excel, PowerPoint, OneNote. Vous pouvez accéder à n'importe quelle application avec un seul compte Microsoft.

Fonctionnalités utiles : possibilité de publier des articles terminés sur un blog ou un site Web, vérification orthographique, insertion de liens, galerie de styles, recherche et remplacement de mots, mode lecture, insertion d'images, mise en page, tableaux, galerie de modèles.

Vous pouvez essayer le fonctionnement de l'application en utilisant la version gratuite, disponible pendant 30 jours. Il existe également deux types de forfaits : "Pour la maison" (99,99 $ par an) et "Pour les entreprises" (5 $ à 20 $ par mois pour un seul utilisateur).

5. Brouillon

Parlons maintenant d'un outil pour créer, éditer et envoyer des textes. Le principal avantage de cette application est que vous pouvez travailler n'importe où, et même sans les mains. Comment ça marche? Eh bien, utilisez votre voix pour travailler avec Draft. Et une telle application aide vraiment à simplifier le processus de saisie et à l'accélérer.

Il existe trois manières différentes d'utiliser l'outil :

• Pour les notes : Draft peut importer des données depuis Internet et propose plusieurs formats pour la saisie des informations ;
• Pour l'édition : On peut gérer le contenu par commande, mais pas en ligne. Les notifications de modifications sont envoyées à votre adresse e-mail ;
• Pour envoyer un SMS à d'autres services : Vous avez une idée ? Écrivez-le et publiez-le sur Twitter, par exemple.

En ce qui concerne le prix, il existe une version de base de l'application gratuite, et les utilisateurs, qui achètent un abonnement mensuel pour 3,99 $, bénéficieront de fonctionnalités étendues et d'un accès aux mises à jour.

6. Papier Dropbox

Il s'agit d'un autre éditeur de texte basé sur le cloud, qui vous permet de collaborer avec vos collègues. Pour lancer l'outil, vous devez créer un compte dans Dropbox, créer une page et inviter vos coéquipiers à modifier des documents.

Cette plateforme en ligne possède plusieurs fonctionnalités intéressantes. Par exemple, vous pouvez insérer presque n'importe quel contenu (même des vidéos YouTube, ainsi que de l'audio et des fichiers) dans le document. En outre, l'outil vous aide à formater automatiquement le texte. Ici, vous pouvez créer des dossiers avec des documents et donner à d'autres utilisateurs l'accès pour les modifier.

Quoi d'autre? Vous pouvez laisser des commentaires sur une certaine partie du texte si vous ne l'aimez pas, mais si vous le faites, ajoutez un autocollant amusant.

Le seul inconvénient de Dropbox Paper est qu'il ne fonctionne pas hors ligne. Ainsi, pour apporter des modifications au fichier, vous avez besoin d'Internet. Cependant, le prix zéro de l'outil annule cet inconvénient.

7. Rassemblez le contenu

Avec la plateforme GatherContent, l'équipe travaillant sur le contenu évitera le chaos, car cela rend le travail collaboratif beaucoup plus facile. Il vous permet de suivre l'avancement du projet, de contrôler les flux de travail, de personnaliser des modèles pour chaque type de contenu et d'ajouter des onglets pour trouver les éléments dont vous avez besoin.

Le flux de travail peut également être configuré. Par exemple, si un membre de l'équipe finit de travailler sur une page, c'est au tour d'un autre. Ensuite, le système enverra une notification au bon membre de l'équipe pour passer le relais.

GatherContent vous permet de créer des rôles et de définir l'autorité pour chacun. Par exemple, un utilisateur ne peut que commenter, un autre modifiera le contenu, etc. Il est également facile de consulter l'historique des révisions pour voir qui et comment a modifié le fichier.

En ce qui concerne le coût, il y a une période d'essai limitée, mais pour utiliser toutes les fonctionnalités de l'application, vous devez choisir l'un des forfaits, qui iront de 99 $ à 799 $ par an.

8. Zoho Docs

L'outil Zoho Docs propose une gamme de solutions de gestion de documents pour l'édition, la création, la publication et le stockage de divers fichiers. Vous pouvez télécharger non seulement des documents texte sur cette plate-forme, mais également de la musique et des vidéos afin que vous puissiez y avoir accès à tout moment. De plus, avec l'aide de la suite bureautique intégrée, les utilisateurs peuvent modifier et partager des fichiers pour travailler avec eux en ligne.

Les points forts de l'application résident dans son interface conviviale, qui ne nécessite aucune compétence particulière, et sa capacité à s'intégrer aux services de Google. De plus, vous pouvez ajouter des fichiers de n'importe quelle taille et les ouvrir hors ligne. Cet outil est bon non seulement pour une utilisation en entreprise mais aussi pour un usage personnel.

Vous pouvez travailler avec ce système gratuitement, sans aucune restriction sur les fonctionnalités, mais avec jusqu'à 5 Go de stockage. Pendant ce temps, dans les forfaits payants, il y a un stockage jusqu'à 1 To avec des prix à partir de 4 euros par utilisateur.

9. Titan Pad

L'outil TitanPad ressemble plus à un bloc-notes Web, où vous pouvez discuter et modifier des textes en collaboration. Il est idéal pour travailler avec de petits documents d'entreprise. Il existe également une option pour importer des fichiers texte dans différents formats et les télécharger.

Pour commencer à utiliser l'application, il n'est pas nécessaire de s'inscrire, l'utilisateur crée immédiatement un panneau public, obtient un lien unique et l'envoie à l'équipe.

L'édition de texte est également simple et facile. En temps réel, vous pouvez voir qui modifie le contenu du fichier et comment il le fait. Chaque fois que quelqu'un apporte une modification, le texte modifié est peint dans une couleur spécifique attribuée à un utilisateur particulier.

L'outil est disponible gratuitement et n'a pas de forfaits payants.

Dernières pensées

Il existe de nombreuses autres solutions sur le marché qui n'ont pas été mentionnées dans cet article. Mais, à notre avis, ceux-ci sont les plus pratiques et les plus fiables.

Tout ce que vous avez à faire est de les essayer car tous les outils ci-dessus proposent des packages gratuits, et vous vous rendrez compte à quel point les processus d'écriture collaborative peuvent être pratiques, cohérents et efficaces.