บทนำ

โครงการออนไลน์ร่วมจะไม่ทำให้ใครแปลกใจอีกต่อไป โดยเฉพาะอย่างยิ่งหลังเกิดโรคระบาด เมื่อบริษัทต่างๆ จ้างพนักงานให้ทำงานทางไกลบ่อยขึ้น เพื่ออำนวยความสะดวกในกระบวนการทำงาน มีเครื่องมือต่างๆ ที่ทำงานบนคลาวด์ซึ่งให้บริการโดยบริษัทโฮสติ้งคลาวด์ต่างๆ พวกเขาทำให้ชีวิตของนักธุรกิจง่ายขึ้นมาก รวมถึงนักเขียนอิสระ ในบทความนี้ เราจะพูดถึงแอพต่างๆ ที่สามารถช่วยให้คุณทำงานกับข้อความร่วมกันได้

สิ่งแรกที่ต้องทำคือกำหนดว่า "เครื่องมือการเขียนร่วมกัน" คืออะไร และบอกคุณว่าต้องมองหาอะไรเมื่อเลือกแอป จากนั้นเราจะนำเสนอรายการวิธีแก้ปัญหาที่ดีที่สุด

เครื่องมือการเขียนร่วมกันคืออะไร?

ชุดเครื่องมือดังกล่าวเป็นแพลตฟอร์มพิเศษที่มีชุดฟังก์ชันที่ใช้สำหรับการเขียน แก้ไข ตรวจสอบ และอนุมัติข้อความ ด้วยวิธีนี้ เป็นไปได้ที่ทั้งทีมจะทำงานกับเอกสารฉบับเดียวในแบบเรียลไทม์

อย่างไรก็ตาม เฉพาะผู้ที่เคยได้รับสิทธิ์เข้าถึงไฟล์เท่านั้นที่สามารถทำได้

ข้อดีของแพลตฟอร์มดังกล่าวอยู่ในฟังก์ชันต่อไปนี้:

• การแบ่งปันแบบเรียลไทม์
• การจัดการผู้ใช้หลายคน
• การจัดการบทบาท;
• ความคิดเห็นและหมายเหตุ;
• ติดตามรุ่น;
• การส่งออกหลายรูปแบบ

เป็นคุณสมบัติเหล่านี้ที่คุณควรใส่ใจเมื่อเลือกแพลตฟอร์ม มาดูกันดีกว่า

สิ่งที่ควรเน้นเมื่อเลือกเครื่องมือการเขียนแบบทำงานร่วมกัน?

เราได้ตรวจสอบแอปจำนวนมากและได้ข้อสรุปว่าสิ่งแรกที่ต้องพิจารณาคือเครื่องมือที่นำเสนอคุณลักษณะที่สำคัญที่สุดสำหรับการทำงานร่วมกันตามปกติ:

• ความสามารถในการเขียนความคิดเห็น: ลองนึกภาพว่าเพื่อนร่วมงานของคุณกำลังแก้ไขข้อความ และการแก้ไขของพวกเขาไม่เกี่ยวข้อง ด้วยความสามารถในการแสดงความคิดเห็นในแอป คุณสามารถเขียนคำแนะนำของคุณเองได้
• แก้ไขประวัติ: คุณลักษณะที่ช่วยให้คุณสามารถตรวจสอบได้ว่าใครและที่ใดทำการเปลี่ยนแปลงโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณต้องการควบคุมทุกอย่าง
• การแก้ไขร่วมกัน: การใช้เครื่องมือการเขียน/การแก้ไขร่วมกันหมายถึงการทำงานร่วมกับนักเขียนคนอื่นและไม่กีดขวางทางกันและกัน
• การส่งออก: แอปในอุดมคติควรส่งออกเอกสารในรูปแบบใดก็ได้จาก DOC เป็น PDF

แน่นอน เป็นการดีกว่าที่จะค้นหาซอฟต์แวร์สำหรับทีมของคุณ ซึ่งจะเป็นไปตามข้อกำหนดทั้งหมดและตรงตามเกณฑ์ข้างต้นทั้งหมด

น่าเสียดายที่แอพจำนวนมากขึ้นมีคุณสมบัติเพียง 2-3 อย่างเท่านั้น อย่างไรก็ตาม ลองดูเครื่องมือ 9 อย่างที่คุณสามารถเริ่มใช้งานได้วันนี้:

1. Google เอกสาร

บางทีนักเขียนสมัยใหม่ทุกคนที่อ่านบทความของเราอาจนึกถึงเครื่องมือ Google เอกสารในทันที ซึ่งไม่น่าแปลกใจเลยเพราะว่าเป็นเครื่องมือฟรีและมีฟังก์ชันมากมาย ตามสถิติ ผู้คนมากกว่า 25 ล้านคนใช้เครื่องมือนี้ต่อเดือน ทำไม เพราะใช้งานง่ายด้วยบัญชี Google

สำหรับคุณสมบัติของเครื่องมือนั้น เครื่องมือนี้ตรงตามเกณฑ์ทั้งหมดที่เราต้องการ

ประการแรกความสะดวกในการใช้งาน ไม่ใช่แค่ผู้ใช้คนเดียว แต่ผู้ใช้หลายคนสามารถทำงานพร้อมกันได้ นอกจากนี้ คุณสามารถเปลี่ยนแปลงเอกสารที่ออฟไลน์ และทันทีที่คุณออนไลน์ การแก้ไขจะได้รับการอัปเดตและผู้เขียนร่วมของคุณสามารถมองเห็นได้

ประการที่สอง มีคุณลักษณะที่เป็นประโยชน์อื่นๆ เช่น ประวัติการแก้ไข ความคิดเห็น และการส่งออกหลายรูปแบบ นอกจากนี้ Google เอกสารยังสามารถรวมเข้ากับเครื่องมือเนื้อหาอื่นๆ ได้อย่างง่ายดาย

สุดท้าย มีอีกสิ่งหนึ่งที่เราไม่ได้กล่าวถึงมาก่อน ซึ่งทำให้ผู้ใช้สามารถแนะนำการแก้ไขได้ ด้วยวิธีนี้ ผู้เขียนร่วมจะเห็นข้อความหลักและข้อเสนอแนะของคุณ ซึ่งสามารถยอมรับหรือปฏิเสธก็ได้

2. LivingWriter

LivingWriter เป็นซอฟต์แวร์บนคลาวด์ที่ออกแบบมาสำหรับการเขียนนิยายร่วมกัน และสามารถใช้ในด้านอื่นๆ ได้เช่นกัน รวมทั้งงานวิจัยหรือเอกสารของนักศึกษา

ซอฟต์แวร์นี้สามารถแนะนำโครงสร้างเรื่องราวสำหรับคุณในการเขียนเนื้อหาคุณภาพสูง และมีเทมเพลตมากมายสำหรับการเขียนงานวรรณกรรมและวิดีโอแนะนำ ด้วยแอปนี้ คุณสามารถเพิ่มบันทึกย่อ (ทางด้านขวาของแผงควบคุม ซึ่งคุณสามารถปิดได้หากต้องการ) คำอธิบาย และรูปภาพ

ผู้เขียนสามารถให้สิทธิ์การเข้าถึงแก่ผู้ใช้รายอื่นเพื่อแก้ไขร่วมกันหรือเพียงแค่ประเมินเนื้อหา หากจำเป็น ผู้ใช้แต่ละรายสามารถดูประวัติการแก้ไข ตลอดจนตั้งชื่อเวอร์ชันปัจจุบันได้ โปรแกรมมีคุณสมบัติบันทึกอัตโนมัติ ซึ่งป้องกันความเสี่ยงที่จะสูญเสียไฟล์ เช่น เนื่องจากการรีบูตระบบ ฟีเจอร์เป้าหมายจะช่วยให้คุณเห็นภาพความคืบหน้า และการผสานรวมกับ Grammarly จะช่วยให้คุณตรวจทานข้อความของคุณได้

มีแผนฟรี 14 วัน แพ็คเกจ Pay รายเดือนราคา $9.99 และแพ็คเกจ Pay Yearly ซึ่งมีราคา $8

3. EtherPad

EtherPad เป็นโปรแกรมแก้ไขข้อความ ซึ่งช่วยให้หลายคนสามารถทำงานในเอกสารเดียวกันได้แบบเรียลไทม์

มันทำงานอย่างไร? ผู้ใช้สร้างเอกสารและรับลิงก์ที่ไม่ซ้ำโดยอัตโนมัติ เพื่อให้สิทธิ์เข้าถึงไฟล์ เจ้าของเอกสารนั้นจะส่ง URL ไปยังผู้ใช้รายอื่น ผู้เขียนร่วมสามารถแสดงความคิดเห็นและแชทในกล่องพิเศษ เครื่องมือนี้มีการบันทึกอัตโนมัติ ประวัติเวอร์ชัน และคุณสามารถดาวน์โหลดเอกสารในรูปแบบใดรูปแบบหนึ่ง: HTML, DOC หรือ PDF

น่าเสียดายที่ EtherPad มีคุณสมบัติการจัดรูปแบบที่จำกัด แต่มีอินเทอร์เฟซที่ชัดเจนและรัดกุม

4. Office 365

แอป Office 365 เป็นคู่แข่งสำคัญของ Google Apps ทั้งสองมีฟังก์ชันการทำงานที่คล้ายคลึงกัน (การทำงานร่วมกัน ประวัติเวอร์ชัน บันทึกอัตโนมัติ ความคิดเห็น ฯลฯ) แต่ก็มีความแตกต่างที่สำคัญเช่นกัน ตัวอย่างเช่น Office 365 รวมชุดโปรแกรมทั้งหมด: Word, Excel, PowerPoint, OneNote คุณสามารถเข้าถึงแอปพลิเคชันใดก็ได้ด้วยบัญชี Microsoft บัญชีเดียว

คุณสมบัติที่มีประโยชน์: ความสามารถในการเผยแพร่บทความที่เสร็จสมบูรณ์บนบล็อกหรือเว็บไซต์ ตรวจตัวสะกด แทรกลิงก์ แกลเลอรีสไตล์ ค้นหาและแทนที่คำ โหมดอ่าน แทรกรูปภาพ เค้าโครงหน้า ตาราง แกลเลอรีเทมเพลต

คุณสามารถลองวิธีการทำงานของแอปโดยใช้เวอร์ชันฟรี ซึ่งสามารถใช้ได้เป็นเวลา 30 วัน นอกจากนี้ยังมีแพ็คเกจสองประเภท: “สำหรับบ้าน” ($ 99.99 ต่อปี) และ “สำหรับธุรกิจ” ($ 5 ถึง $ 20 ต่อเดือนสำหรับผู้ใช้คนเดียว)

5. ร่าง

ตอนนี้ เรามาพูดถึงเครื่องมือสำหรับสร้าง แก้ไข และส่งข้อความกัน ข้อได้เปรียบหลักของแอพนี้คือคุณสามารถทำงานได้ทุกที่แม้ไม่มีมือ มันทำงานอย่างไร? ใช้เสียงของคุณเพื่อทำงานกับ Draft และแอปดังกล่าวช่วยให้ขั้นตอนการพิมพ์ง่ายขึ้นและเร็วขึ้น

มีสามวิธีในการใช้เครื่องมือ:

• สำหรับหมายเหตุ: แบบร่างสามารถนำเข้าข้อมูลจากอินเทอร์เน็ตและมีหลายรูปแบบสำหรับการป้อนข้อมูล
• สำหรับการแก้ไข: สามารถจัดการเนื้อหาตามคำสั่งได้ แต่ไม่สามารถออนไลน์ได้ การแจ้งเตือนการเปลี่ยนแปลงจะถูกส่งไปยังอีเมลของคุณ
• สำหรับการส่งข้อความไปยังบริการอื่น ๆ : มีความคิดไหม? เขียนลงและโพสต์บน Twitter เป็นต้น

สำหรับราคานั้นมีแอพเวอร์ชันพื้นฐานฟรี และผู้ใช้ที่ซื้อการสมัครสมาชิกรายเดือนในราคา $3.99 จะได้รับฟังก์ชันการทำงานเพิ่มเติมและการเข้าถึงการอัปเดต

6. กระดาษดรอปบ็อกซ์

เป็นโปรแกรมแก้ไขข้อความบนคลาวด์อีกตัวหนึ่ง ซึ่งช่วยให้คุณทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมงานได้ ในการเปิดใช้งานเครื่องมือนี้ คุณต้องลงทะเบียนบัญชีใน Dropbox, สร้างเพจ และเชิญเพื่อนร่วมทีมของคุณให้แก้ไขเอกสาร

แพลตฟอร์มออนไลน์นี้มีคุณสมบัติที่น่าสนใจหลายประการ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถแทรกเนื้อหาเกือบทั้งหมด (แม้แต่วิดีโอ YouTube เช่นเดียวกับเสียงและไฟล์) ลงในเอกสาร นอกจากนี้ เครื่องมือนี้ยังช่วยให้คุณจัดรูปแบบข้อความโดยอัตโนมัติ ที่นี่คุณสามารถสร้างโฟลเดอร์ด้วยเอกสารและให้ผู้ใช้รายอื่นเข้าถึงเพื่อแก้ไขได้

อะไรอีก? คุณสามารถแสดงความคิดเห็นในส่วนใดส่วนหนึ่งของข้อความได้หากคุณไม่ชอบข้อความนั้น แต่ถ้าคุณชอบ ให้เพิ่มสติกเกอร์ตลกๆ เข้าไป

ข้อเสียเพียงอย่างเดียวของ Dropbox Paper คือใช้งานออฟไลน์ไม่ได้ ดังนั้นหากต้องการเปลี่ยนแปลงไฟล์ใด ๆ คุณต้องใช้อินเทอร์เน็ต อย่างไรก็ตาม ราคาศูนย์สำหรับเครื่องมือจะแทนที่ข้อเสียนี้

7. รวบรวมเนื้อหา

ด้วยแพลตฟอร์ม GatherContent ทีมงานที่ทำงานเกี่ยวกับเนื้อหาจะหลีกเลี่ยงความโกลาหล เพราะมันทำให้การทำงานร่วมกันง่ายขึ้นมาก ช่วยให้คุณติดตามความคืบหน้าของโครงการ ควบคุมเวิร์กโฟลว์ ปรับแต่งเทมเพลตสำหรับเนื้อหาแต่ละประเภท และเพิ่มแท็บเพื่อค้นหาองค์ประกอบที่คุณต้องการ

เวิร์กโฟลว์สามารถตั้งค่าได้ ตัวอย่างเช่น หากสมาชิกในทีมคนหนึ่งทำงานบนเพจเสร็จแล้ว ก็จะถึงคิวของอีกคน จากนั้นระบบจะส่งการแจ้งเตือนไปยังสมาชิกในทีมที่ถูกต้องเพื่อส่งกระบอง

GatherContent ช่วยให้คุณสร้างบทบาทและกำหนดสิทธิ์สำหรับแต่ละรายการ ตัวอย่างเช่น ผู้ใช้คนหนึ่งสามารถแสดงความคิดเห็นได้เท่านั้น อีกคนจะแก้ไขเนื้อหา ฯลฯ นอกจากนี้ยังง่ายต่อการดูประวัติการแก้ไขเพื่อดูว่าใครแก้ไขไฟล์อย่างไรและอย่างไร

สำหรับค่าใช้จ่ายนั้น มีช่วงทดลองใช้ที่จำกัด แต่หากต้องการใช้ฟีเจอร์ทั้งหมดของแอป คุณจะต้องเลือกหนึ่งในแพ็คเกจ ซึ่งจะมีราคาตั้งแต่ 99 ถึง 799 ดอลลาร์ต่อปี

8. Zoho Docs

เครื่องมือ Zoho Docs นำเสนอโซลูชันการจัดการเอกสารที่หลากหลายสำหรับการแก้ไข สร้าง เผยแพร่ และจัดเก็บไฟล์ต่างๆ คุณสามารถอัปโหลดไม่เฉพาะเอกสารข้อความไปยังแพลตฟอร์มนี้ แต่ยังรวมถึงเพลงและวิดีโอ เพื่อให้คุณสามารถเข้าถึงได้ทุกเมื่อ นอกจากนี้ ด้วยความช่วยเหลือของชุดโปรแกรมสำนักงานในตัว ผู้ใช้อาจแก้ไขและแชร์ไฟล์เพื่อใช้งานออนไลน์ได้

จุดแข็งของแอปอยู่ในอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่าย ซึ่งไม่จำเป็นต้องมีทักษะพิเศษใดๆ และความสามารถในการผสานรวมกับบริการของ Google นอกจากนี้ คุณสามารถเพิ่มไฟล์ขนาดใดก็ได้และเปิดแบบออฟไลน์ เครื่องมือนี้ไม่เพียงดีสำหรับการใช้งานในองค์กรเท่านั้น แต่ยังดีสำหรับส่วนบุคคลด้วย

คุณสามารถทำงานกับระบบนี้ได้ฟรีโดยไม่มีข้อจำกัดเกี่ยวกับคุณสมบัติใดๆ แต่ด้วยพื้นที่เก็บข้อมูลสูงสุด 5GB ในขณะเดียวกัน ในแพ็คเกจแบบชำระเงิน มีพื้นที่จัดเก็บสูงสุด 1TB โดยมีราคาเริ่มต้นที่ 4 ยูโรต่อผู้ใช้

9. ไททันแพด

เครื่องมือ TitanPad เป็นเหมือนสมุดจดเว็บ ซึ่งคุณสามารถพูดคุยและแก้ไขข้อความร่วมกันได้ เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการทำงานกับเอกสารองค์กรขนาดเล็ก นอกจากนี้ยังมีตัวเลือกในการนำเข้าไฟล์ข้อความไปยังรูปแบบต่างๆ และดาวน์โหลด

ในการเริ่มใช้งานแอป ไม่จำเป็นต้องลงทะเบียน ผู้ใช้สร้างแผงสาธารณะทันที รับลิงก์เฉพาะ และส่งไปยังทีม

การแก้ไขข้อความยังตรงไปตรงมาและง่ายดาย ในแบบเรียลไทม์ คุณสามารถดูได้ว่าใครกำลังเปลี่ยนแปลงเนื้อหาของไฟล์และวิธีที่พวกเขาทำ ทุกครั้งที่มีคนทำการเปลี่ยนแปลง ข้อความที่แก้ไขจะถูกทาสีด้วยสีเฉพาะที่กำหนดให้กับผู้ใช้รายใดรายหนึ่ง

เครื่องมือนี้ใช้ได้ฟรีและไม่มีแพ็คเกจแบบชำระเงิน

ความคิดสุดท้าย

มีโซลูชันอื่นๆ อีกมากมายในตลาดที่ไม่ได้กล่าวถึงในบทความนี้ แต่ในความเห็นของเราสิ่งเหล่านี้สะดวกและน่าเชื่อถือที่สุด

สิ่งที่คุณต้องทำคือลองใช้มัน เนื่องจากเครื่องมือทั้งหมดข้างต้นมีแพ็คเกจฟรี และคุณจะรู้ว่ากระบวนการเขียนที่ทำงานร่วมกันสะดวก สอดคล้องกัน และมีประสิทธิภาพนั้นสะดวกเพียงใด