Introducción

Los proyectos online conjuntos ya no sorprenden a nadie. Especialmente después de la pandemia, cuando las empresas contratan con mayor frecuencia a empleados para trabajar de forma remota. Para facilitar los procesos de trabajo, existen diversas herramientas funcionando en la nube que están siendo proporcionadas por las diferentes empresas de alojamiento en la nube. Simplifican enormemente la vida de los empresarios, incluidos los escritores independientes. En este artículo, hablaremos sobre las aplicaciones que pueden ayudarlo a trabajar con textos de forma colaborativa.

Lo primero que hay que hacer es definir qué son las “herramientas de escritura colaborativa” y decirte en qué debes fijarte a la hora de elegir una app, y solo entonces, finalmente, te presentaremos una lista de las mejores soluciones.

¿Qué son las herramientas de escritura colaborativa?

Dichos juegos de herramientas son plataformas especiales con un cierto conjunto de funciones que se utilizan para escribir, editar, verificar y aprobar textos. De esta manera, es posible que todo un equipo trabaje en un solo documento en tiempo real.

Sin embargo, solo aquellas personas a las que previamente se les dio acceso a los archivos pueden hacerlo.

Las ventajas de tales plataformas radican en las siguientes funciones:

• compartir en tiempo real;
• Gestión multiusuario;
• Gestión de roles;
• Comentarios y notas;
• Pista de versiones;
• Exportación multiformato.

Son estas características a las que debe prestar atención al elegir una plataforma. Miremos más de cerca.

¿En qué centrarse al elegir una herramienta de escritura colaborativa?

Hemos revisado muchas aplicaciones y hemos llegado a la conclusión de que lo primero que hay que tener en cuenta son aquellas herramientas que ofrecen las funciones más esenciales para el trabajo colaborativo normal:

• Capacidad para escribir comentarios: Imagínese, su colega está editando un texto y sus correcciones no son relevantes. Con la posibilidad de dejar comentarios en la aplicación, puede escribir sus propias recomendaciones;
• Historial de edición: una función que le permite controlar quién y dónde realizó los cambios es indispensable, especialmente cuando desea controlarlo todo;
• Coedición: usar una herramienta de escritura/edición colaborativa significa trabajar con otros escritores y no interponerse en el camino de los demás;
• Exportación: la aplicación ideal debería poder exportar un documento en cualquier formato de DOC a PDF.

Por supuesto, es preferible encontrar software para su equipo, que satisfaga todos los requisitos y cumpla con todos los criterios anteriores.

Desafortunadamente, una gran cantidad de aplicaciones tienen solo 2 o 3 funciones. Sin embargo, eche un vistazo a las 9 herramientas que puede comenzar a usar hoy:

1. Documentos de Google

Quizás todos los escritores modernos que lean nuestro artículo pensarán inmediatamente en la herramienta Google Docs, lo cual no es sorprendente en absoluto, ya que es gratuita y tiene una gran variedad de funciones. Según las estadísticas, más de 25 millones de personas utilizan esta herramienta al mes. ¿Por qué? Porque es fácil de usar con una cuenta de Google.

En cuanto a sus características, la herramienta cumple con todos los criterios que necesitamos.

En primer lugar, su facilidad de uso. No solo un usuario, sino varios usuarios pueden trabajar con él al mismo tiempo. Además, puede realizar cambios en el documento sin conexión y, tan pronto como se conecte, las ediciones se actualizarán y serán visibles para sus coautores.

En segundo lugar, hay otras funciones útiles, como el historial de revisión, los comentarios y la exportación multiformato. Además, Google Docs se puede integrar fácilmente con otras herramientas de contenido.

Finalmente, hay una cosa más que no hemos mencionado antes, que permite al usuario sugerir ediciones. De esta forma, los co-escritores verán el texto principal y tu sugerencia, que podrán aceptar o rechazar.

2. Escritor Viviente

LivingWriter es un software basado en la nube diseñado para la escritura de ficción colaborativa. Y también se puede usar en otros campos, incluida la investigación o los trabajos de los estudiantes.

Este software puede sugerir la estructura de la historia para que escribas material de alta calidad y tiene muchas plantillas para escribir obras literarias, así como videos tutoriales. Con la aplicación, puede agregar notas (en el lado derecho del panel, que puede cerrar si lo desea), descripciones y fotos.

El autor puede dar acceso a otros usuarios para editar colaborativamente o simplemente evaluar el material. Si es necesario, cada usuario tiene la capacidad de ver el historial de revisión, así como nombrar la versión actual. El programa tiene una función de guardado automático, que evita el riesgo de perder el archivo, por ejemplo, debido a un reinicio del sistema. La función Objetivos te permitirá visualizar tu progreso, y la integración con Grammarly te permitirá revisar tu texto.

Hay un plan gratuito de 14 días, el paquete Pago mensual por $ 9.99 y el paquete Pago anual, que cuesta $ 8.

3. Ether Pad

EtherPad es un editor de texto que permite que varias personas trabajen en el mismo documento en tiempo real.

¿Como funciona? El usuario crea un documento y obtiene automáticamente un enlace único. Para dar acceso al archivo, el propietario de ese documento envía la URL a otros usuarios. Los coautores pueden comentar y chatear en un cuadro especial. La herramienta tiene guardado automático incorporado, historial de versiones y puede descargar el documento en uno de los formatos: HTML, DOC o PDF.

Desafortunadamente, EtherPad tiene funciones de formato limitadas, pero ofrece una interfaz clara y concisa.

4. Oficina 365

La aplicación Office 365 es un serio competidor de Google Apps. Ambos tienen una funcionalidad similar (trabajo cooperativo, historial de versiones, guardado automático, comentarios, etc.), pero también hay diferencias significativas. Por ejemplo, Office 365 combina un conjunto completo de programas: Word, Excel, PowerPoint, OneNote. Puede acceder a cualquier aplicación con una sola cuenta de Microsoft.

Funciones útiles: la capacidad de publicar artículos completos en un blog o sitio web, revisar la ortografía, insertar enlaces, galería de estilos, buscar y reemplazar palabras, modo de lectura, insertar imágenes, diseño de página, tablas, galería de plantillas.

Puedes probar cómo funciona la aplicación con la versión gratuita, que está disponible durante 30 días. También hay dos tipos de paquetes: "Para el hogar" ($ 99.99 por año) y "Para negocios" ($ 5 a $ 20 por mes para un solo usuario).

5. Borrador

Ahora, hablemos de una herramienta para crear, editar y enviar textos. La principal ventaja de esta aplicación es que puedes trabajar en cualquier lugar e incluso sin manos. ¿Como funciona? Bueno, usa tu voz para trabajar con Draft. Y una aplicación de este tipo realmente ayuda a simplificar el proceso de escritura y acelerarlo.

Hay tres formas diferentes de utilizar la herramienta:

• Para notas: Draft puede importar datos de Internet y proporciona varios formatos para ingresar información;
• Para editar: Se puede administrar el contenido por comando, pero no en línea. Las notificaciones de cambios se envían a su correo electrónico;
• Para enviar un texto a otros servicios: ¿Tienes una idea? Escríbelo y publícalo en Twitter, por ejemplo.

En cuanto al precio, hay una versión básica de la aplicación gratuita, y aquellos usuarios que compren una suscripción mensual por $ 3.99 obtendrán una funcionalidad extendida y acceso a las actualizaciones.

6. Papel de buzón

Es otro editor de texto basado en la nube, que le permite colaborar con sus colegas. Para iniciar la herramienta, debe registrar una cuenta en Dropbox, crear una página e invitar a sus compañeros de equipo a editar documentos.

Esta plataforma en línea tiene varias características interesantes. Por ejemplo, puede insertar casi cualquier contenido (incluso videos de YouTube, así como audio y archivos) en el documento. Además, la herramienta te ayuda a dar formato al texto automáticamente. Aquí puede crear carpetas con documentos y dar acceso a otros usuarios para editarlos.

¿Qué otra cosa? Puedes dejar comentarios en cierta parte del texto si no te gusta, pero si te gusta, agrega una calcomanía divertida.

El único inconveniente de Dropbox Paper es que no funciona sin conexión. Por lo tanto, para realizar cualquier cambio en el archivo, necesita Internet. Sin embargo, el precio cero de la herramienta anula esta desventaja.

7. Reunir contenido

Con la plataforma GatherContent, el equipo que trabaja en el contenido evitará el caos, porque facilita mucho el trabajo colaborativo. Te permite seguir el progreso del proyecto, controlar los flujos de trabajo, personalizar plantillas para cada tipo de contenido y agregar pestañas para encontrar los elementos que necesitas.

El flujo de trabajo también se puede configurar. Por ejemplo, si un miembro del equipo termina de trabajar en una página, es el turno de otro. Luego, el sistema enviará una notificación al miembro del equipo adecuado para que pase el testigo.

GatherContent le permite crear roles y definir la autoridad para cada uno. Por ejemplo, un usuario solo puede comentar, otro editará el contenido, etc. También es fácil consultar el historial de revisión para ver quién y cómo ha editado el archivo.

En cuanto al costo, hay un período de prueba limitado, pero para usar todas las funciones de la aplicación, debe elegir uno de los paquetes, que oscilarán entre $ 99 y $ 799 por año.

8. Documentos de Zoho

La herramienta Zoho Docs ofrece una variedad de soluciones de administración de documentos para editar, crear, publicar y almacenar varios archivos. Puede subir no solo documentos de texto a esta plataforma, sino también música y videos para que pueda tener acceso a ellos en cualquier momento. Además, con la ayuda de la suite ofimática integrada, los usuarios pueden editar y compartir archivos para trabajar con ellos en línea.

Los puntos fuertes de la aplicación radican en su interfaz fácil de usar, que no requiere habilidades especiales, y la capacidad de integrarse con los servicios de Google. Además, puede agregar archivos de cualquier tamaño y abrirlos sin conexión. Esta herramienta es buena no solo para uso corporativo sino también para uso personal.

Puede trabajar con este sistema de forma gratuita, sin restricciones de funciones, pero con hasta 5 GB de almacenamiento. Mientras tanto, en paquetes de pago, hay almacenamiento de hasta 1 TB con precios desde 4 euros por usuario.

9. TitanPad

La herramienta TitanPad es más como un bloc de notas web, donde puede discutir y editar textos de forma colaborativa. Es ideal para trabajar con pequeños documentos corporativos. También hay una opción para importar archivos de texto en varios formatos y descargarlos.

Para comenzar a usar la aplicación, no es necesario registrarse, el usuario crea inmediatamente un panel público, obtiene un enlace único y lo envía al equipo.

La edición de texto también es sencilla y fácil. En tiempo real, puede ver quién está cambiando el contenido del archivo y cómo lo está haciendo. Cada vez que alguien realiza un cambio, el texto editado se pinta en un color específico asignado a un usuario en particular.

La herramienta está disponible gratuitamente y no tiene paquetes pagos.

Pensamientos finales

Hay muchas más soluciones en el mercado que no se han mencionado en este artículo. Pero, en nuestra opinión, estos son los más convenientes y confiables.

Todo lo que tiene que hacer es probarlas, ya que todas las herramientas anteriores ofrecen paquetes gratuitos, y se dará cuenta de lo convenientes, coherentes y eficientes que pueden ser los procesos de escritura colaborativa.