Управление проектами для маркетинговых команд (при участии экспертов ProcessDriven)

Ютубер. Гуру управления процессами. КликАп гений. Вероятно, также волшебник или ниндзя. Или оба. Достаточно сказать, что мы были в восторге от того, что Лейла Помпер из ProcessDriven присоединилась к нам на одном из наших вебинаров. Мы сами используем ClickUp и нашли ее консультационные услуги неоценимыми.

Беседа была настолько насыщена полезной информацией, что мы решили обобщить ключевые моменты в этой статье. Однако, если вы хотите посмотреть видео, оно находится прямо здесь:

Проблемы управления проектами для маркетологов

Бюджетирование и масштабирование

Совет тому, кто это сделал...

У клиентов большие амбиции. Но они не всегда четко понимают, чего хотят. Бюджеты часто не соответствуют амбициям.

Или они приходят к вам с краткой информацией о «срочном» сроке. Да, иногда нужно вытащить кролика из шляпы для клиента. Мы стараемся не создавать ожиданий от такого способа работы, потому что это не стратегический процесс и вызывает стресс у всех участников. Лучше определить масштаб и планировать соответствующим образом, а затем наметить временную шкалу.

Зависимости

Совет тому, кто это сделал...

Обычно это принимает форму разрешений на работу. Нам нужны клиенты, чтобы расписаться. И, прежде всего, они нужны нам, чтобы позволить нам проводить интервью с экспертами по предмету и объяснять их планы и приоритеты. Является ли запрос призывом к разработке нового проекта или просто мысленным экспериментом? Такие вещи требуют пристального внимания.

Процесс балансировки, зависимости и творчество

Существуют также внутренние зависимости для управления проектами. Здесь кто-то проводит исследование, кто-то консультируется с клиентом, кто-то немного исследует ключевые слова SEO, кто-то пишет, кто-то занимается дизайном и так далее. Чем сложнее часть работы, тем больше людей задействовано и тем больше администраторов мы должны учитывать.

Мы ввели множество контрольных списков, расписаний и управления ресурсами. Но есть также тенденция для нас, творческих душ, чувствовать себя немного запертыми в этом. Поэтому мы стараемся гибко управлять процессами, чтобы у каждого было место для творчества и сотрудничества.

Гибко реагировать на изменения

Мы говорим о «всплывающие задачи» в Articulate. По общему признанию, иногда это вызвано тем, что мы что-то напортачили. Тогда нам придется работать в два раза больше, чтобы решить проблему (и научиться не делать этого снова).

Чаще клиенты меняют свое мнение. Что вполне приемлемо. Но мы также оставляем за собой право немного поворчать, потому что нам нужно изменить наш процесс, который неизбежно требует больше времени, чем первоначальный план.

Ошибка планирования, также известная как оценка расписания

Спасибо, XKCD.

Если бы у вас была неделя без встреч, вы могли бы покорить мир.

А может и нет. Если вы думаете, что задача может занять у вас целый день без перерывов, без отвлекающих факторов, без проблем и сбоев, то вы планируете потерпеть неудачу. Эти проблемы возникают всегда . Мы часто недооцениваем, сколько времени нам требуется, чтобы справиться с проблемами. Затем мы в конечном итоге задаемся вопросом, куда уходит время.

Советы эксперта по управлению проектами Лейлы Помпер

Итак, это были наши проблемы, с которыми мы сталкиваемся как маркетологи. Короче говоря: мы хотим использовать процессы, чтобы предоставить больше творческого времени, а не отнимать его.

Теперь давайте рассмотрим эти пять простых шагов от Лейлы о том, как решить эти проблемы, и еще несколько!

Но сначала поговорим о ClickUp

ClickUp — это программное обеспечение для управления проектами для организации задач, списков дел и так далее. Если вы хотите сменить программное обеспечение для управления проектами или задачами, скорее всего, на это есть причина. Если вы хотите попробовать ClickUp, первым шагом будет выяснить эту причину и то, почему ваша текущая настройка просто не работает для вас. Для нас нам нужно было построить процессы и просмотреть данные — известные неизвестные и неизвестные неизвестные.

Имейте в виду, что программное обеспечение — это всего лишь инструмент. Вам нужно построить свои собственные процессы, чтобы этот инструмент работал на вас.

Хорошо, теперь к этим советам:

1. Думайте о своем бизнесе как о клиенте

Агентства часто отдают всю свою заботу и внимание обслуживанию клиентов, но они подобны поварам, поедающим объедки, когда дело касается их собственного бизнеса. Относитесь к своим бизнес-процессам уважительно, как к клиентам.

2. Обращайтесь к стрессорам как к показателям

Стрессоры — это когда ваши ценности нарушаются. Если для вас ценно избегать хаоса и давления, сообщите об этом заранее всем. Один из способов сделать это — составить себе повестку дня встреч , затрагивающую эти стрессовые моменты. Или, если вы используете ClickUp, сделайте дашборд.

Например, если очень важно никогда не иметь всплывающих задач, убедитесь, что каждую неделю вы просматриваете, сколько всплывающих задач появилось. Таким образом, вы берете то, что сдерживает вас, и вытягиваете это на передний план и в центр всеобщего внимания, чтобы вы могли пресечь это в зародыше.

3. Имейте список проблем

Это место, где вы храните конечный список возникших проблем. Например, в Articulate есть процесс «круглых столов», в ходе которого мы рассматриваем красные и желтые флажки. Когда проблема клиента вызывает проблемы и угрожает отношениям, кто-то отмечает это. Затем у нас есть процесс расследования и обнаружения, а не возложения вины. За последний квартал возникло около десятка вопросов, требующих такого уровня внимания. Это не показатель того, насколько плох наш сервис. Это показатель того, насколько мы стремимся учиться и совершенствоваться.

Анализируя тенденции за квартал, вы получаете данные. Что всплывало более одного раза? Что вызвало самую большую проблему? Что спровоцировало проблемы? Затем вы можете упреждать проблемы, определяя части вашего процесса, которые можно улучшить, например, сообщая определенную информацию до выполнения работы, чтобы установить ожидания.

4. Сделайте процесс совместной работой

Если вы работаете в роли менеджера, это будет проще всего реализовать. Он начинается с такого предложения: «Не могли бы вы добавить это в Стандартную операционную процедуру (СОП)?»

Что это делает, так это то, что он немедленно ставит SOPs - управление проектом - прямо у всех на уме. Таким образом, в дополнение к ответу на вопрос вы делаете следующий шаг по включению этого ответа в процесс, чтобы он был доступен в следующий раз. Это также посадит человека, который задает вопрос, на место водителя и позволит ему написать инструкции.

5. Пересмотрите свои процессы

Думайте об управлении проектами как о серии процессов. Вы просто следите за тем, чтобы машина гудела. Проверка ваших процессов — это просто техническое обслуживание машины.

У вас может быть такая беседа во время обзоров производительности, в личных беседах или в более широкой группе. Там вы захотите провести инвентаризацию того, как люди проводят свое время. Таким образом, вы можете определить расползание объема или причины нарушения сроков, или даже если кто-то выполняет работу, которая не является его работой, просто потому, что никто не несет ответственности за эту часть процесса. Иногда в этих промежутках скрывается целая работа.

Ваши процессы не высечены на камне. Если вы спросите людей, сколько времени они на самом деле занимают, или какие этапы процесса есть, или каких деталей вы, возможно, не видите, вы, скорее всего, найдете возможности для улучшения.

Дополнительный совет: организуйте проекты на основе результатов, а не названий должностей или произвольных отделов.

Если вы действительно хотите встряхнуться, а не организовывать весь свой бизнес вокруг навыков — письма, дизайна и так далее — организуйте все вокруг проектов, результатов, типов клиентов, предложений услуг или вокруг менталитета команды, где вы все взаимодействуете на последовательная основа. Не создавайте бункеры только потому, что это делают большие корпорации. Это обязательное условие для предприятий с численностью менее 50 человек.

Управление проектами: нечто среднее между импровизацией и полетом на самолете

Вот как Лейла думает об управлении проектами: это как джазовая импровизация. Вы получаете ключ, и вы должны проявить творческий подход в рамках этого ключа. Ограничения позволяют творчеству процветать. Идея не в том, чтобы написать всю песню и сыграть ее нота за нотой. Это для предоставления ключа.

Мой вариант немного другой, но тем не менее гармоничный. В Articulate мы хотим дать креативщикам свободу от усталости от принятия решений и адского ада. Я научился летать на самолетах, так что в некотором смысле я думаю как пилот. Для пилотов контрольные списки снижают когнитивную нагрузку. Это важные шаги, но наличие контрольного списка не означает автоматически, что вы знаете, как летать. Это просто означает, что основы верны каждый раз. Нам это нравится. Итак, вот как мы работаем.