Gestión de proyectos para equipos de marketing (con aportes expertos de ProcessDriven)

Youtuber. Gurú de la gestión de procesos. El genio de ClickUp. Probablemente también un mago o un ninja. O ambos. Baste decir que nos encantó que Layla Pomper de ProcessDriven se uniera a nosotros en uno de nuestros seminarios web. Usamos ClickUp nosotros mismos y hemos encontrado que sus servicios de consulta son invaluables.

La conversación estuvo tan repleta de información útil que decidimos resumir los puntos clave en este artículo. Sin embargo, si desea ver el video, está aquí:

Desafíos de gestión de proyectos para los especialistas en marketing

Presupuesto y alcance

Punta de sombrero para quien hizo esto...

Los clientes tienen grandes ambiciones. Pero, no siempre tienen claro lo que quieren. A menudo, los presupuestos no están a la altura de la ambición.

O vienen a usted con un informe sobre una fecha límite 'urgente'. Sí, a veces, necesitas sacar el conejo del sombrero para un cliente. Tratamos de no establecer la expectativa de esa forma de trabajar, porque no es un proceso estratégico y es estresante para todos los involucrados. Es mejor definir el alcance y planificar adecuadamente, luego programar un cronograma.

dependencias

Punta de sombrero para quien hizo esto...

Esto generalmente toma la forma de aprobaciones para el trabajo. Necesitamos clientes para firmar cosas. Y, de manera preventiva, los necesitamos para permitirnos realizar entrevistas con expertos en la materia y explicar sus planes y prioridades. ¿Es una solicitud una llamada para explorar un nuevo proyecto o simplemente un experimento mental? Este tipo de cosas requiere una cuidadosa atención.

Proceso de equilibrio, dependencias y creatividad.

También existen dependencias internas para la gestión de proyectos. Aquí es donde alguien está investigando, alguien está consultando con el cliente, alguien está haciendo un poco de investigación de palabras clave de SEO, alguien está escribiendo, alguien está haciendo el trabajo de diseño, y así sucesivamente. Cuanto más complejo sea el trabajo, más personas involucradas y más administradores tenemos que tener en cuenta también.

Hemos incorporado muchas listas de verificación, programación y administración de recursos. Pero, también hay una tendencia para nosotros, las almas creativas, a sentirnos un poco encajonados por eso. Por lo tanto, tratamos de administrar los procesos de manera flexible para asegurarnos de que todos tengan espacio para ser creativos y colaborativos.

Responder con flexibilidad a los cambios

Hablamos de 'tareas emergentes' en Articulate. Algunas veces, estos son causados ​​​​por nosotros estropeando algo, es cierto. Luego, tenemos que trabajar el doble de tiempo para solucionar el problema (y aprender a no volver a hacerlo ).

Más a menudo, los clientes cambian de opinión. Lo cual es perfectamente aceptable. Pero también nos reservamos el derecho de quejarnos un poco, porque tenemos que cambiar nuestro proceso, lo que inevitablemente lleva más tiempo que el plan original.

La falacia de la planificación, también conocida como estimación de horarios

Gracias, XKCD.

Si tuvieras una semana libre de reuniones, podrías conquistar el mundo.

O tal vez no. Si cree que una tarea puede llevarle un día sin interrupciones, sin distracciones, sin problemas ni contratiempos, entonces está planeando fracasar. Esos temas siempre surgen. A menudo subestimamos el tiempo que nos lleva resolver las cosas. Entonces, terminamos preguntándonos a dónde va el tiempo.

Consejos de la experta en gestión de proyectos, Layla Pomper

Entonces, esos fueron nuestros desafíos que experimentamos como especialistas en marketing. En resumen: queremos usar procesos para proporcionar más tiempo creativo, no para quitarle ese tiempo.

Ahora, repasemos estos cinco sencillos pasos de Layla sobre cómo resolver estos problemas, ¡y algunos más!

Pero primero, hablemos de ClickUp

ClickUp es un software de gestión de proyectos para organizar tareas, tareas pendientes, etc. Cuando busca cambiar su software de gestión de proyectos o de tareas, lo más probable es que haya una razón. Si desea probar ClickUp, el primer paso es descubrir el motivo y por qué su configuración actual simplemente no funciona para usted. Para nosotros, necesitábamos construir procesos y ver los datos: las incógnitas conocidas y las incógnitas desconocidas.

Tenga en cuenta que el software es solo la herramienta. Necesita crear sus propios procesos para que esa herramienta funcione para usted.

Bien, ahora esos consejos:

1. Piense en su negocio también como un cliente

Las agencias a menudo ponen todo su cuidado y atención en brindar servicios a los clientes, pero son como chefs que comen sobras cuando se trata de su propio negocio. Trate sus propios procesos comerciales con respeto, como lo haría con los de un cliente.

2. Aborde los factores estresantes como métricas

Los factores estresantes son cuando sus valores se ven afectados. Si evitar el caos y la presión es un valor para usted, entonces póngalo, de manera preventiva, en la mente de todos. Una forma de hacerlo es hacer una agenda para las reuniones que toque estos puntos de estrés. O, si usa ClickUp, cree un tablero.

Por ejemplo, si es muy importante nunca tener tareas emergentes, asegúrese de revisar todas las semanas cuántas tareas emergentes han surgido. De esta manera, tomas algo que te está frenando y lo llevas al frente y al centro de la atención de todos para que puedas cortarlo de raíz.

3. Tenga una lista de problemas

Este es un lugar donde mantiene una lista finita de problemas que han surgido. Como ejemplo, Articulate tiene un proceso de 'mesas redondas' donde pasamos por banderas rojas y banderas ámbar. Cuando un problema con un cliente causa problemas y amenaza la relación, alguien lo señala. Luego, tenemos un proceso de investigación y descubrimiento, sin culpar. En el último trimestre, surgieron alrededor de una docena de problemas que requerían ese nivel de atención. Eso no es una indicación de cuán pobre es nuestro servicio. Es una indicación de lo ansiosos que estamos por aprender y mejorar.

Al analizar las tendencias durante un trimestre, obtienes datos. ¿Qué surgió más de una vez? ¿Qué causó el mayor desafío? ¿Qué instigó los problemas? Luego, puede adelantarse a los problemas al identificar partes de su proceso que podrían mejorarse, como comunicar cierta información antes de entregar el trabajo, de modo que se establezcan las expectativas.

4. Haz que el proceso sea un esfuerzo de equipo

Si tiene una función de gestión, esta es la más fácil de implementar. Comienza con una oración como esta: '¿Puede agregar esto al Procedimiento operativo estándar (SOP)?'

Lo que esto hace es poner inmediatamente los SOP (gestión de proyectos) en la mente de todos. Entonces, además de responder una pregunta, da el siguiente paso para construir esa respuesta en un proceso, para que esté disponible para la próxima vez. También pone a la persona que hace la pregunta en el asiento del conductor y le permite escribir las instrucciones.

5. Revisa tus procesos

Piense en la gestión de proyectos como una serie de procesos. Simplemente se está asegurando de que la máquina esté tarareando. Revisar sus procesos es solo mantenimiento de la máquina.

Podría tener este tipo de conversación en sus revisiones de desempeño, en sus reuniones individuales o como un grupo más amplio. Allí, querrá hacer un inventario de cómo la gente pasa su tiempo. De esa forma, puede identificar el avance del alcance o por qué se están incumpliendo los plazos, o incluso si alguien está haciendo un trabajo que no es el suyo, simplemente porque nadie es responsable de esa parte del proceso. A veces hay un trabajo completo escondido en esos bits intermedios.

Sus procesos no están escritos en piedra. Si le pregunta a la gente cuánto tiempo toman realmente las cosas, o qué pasos hay en un proceso, o qué detalles no está viendo, es probable que encuentre espacio para mejorar.

Consejo adicional: organice los proyectos en torno a los resultados, no a los títulos de trabajo ni a los departamentos arbitrarios

Si realmente desea cambiar las cosas, en lugar de organizar todo su negocio en torno a las habilidades (escritura, diseño, etc.), organice todo en torno a proyectos, entregables, tipos de clientes, ofertas de servicios o en torno a una mentalidad de escuadrón, donde todos interactúen en un base consistente. No cree silos solo porque lo hacen las grandes corporaciones. Imprescindible en empresas de menos de 50 personas.

Gestión de proyectos: algo entre improvisación y volar un avión

Así es como Layla piensa en la gestión de proyectos: es como improvisar jazz. Obtienes una clave y tienes que ser creativo dentro de esa clave. Los límites permiten que florezca la creatividad. La idea no es escribir toda la canción y tocarla nota por nota. Es para proporcionar una clave.

Mi toma es un poco diferente, pero armoniosa sin embargo. En Articulate, queremos dar a los creativos la libertad de la fatiga de decisiones y el infierno administrativo. Aprendí a volar aviones, así que de alguna manera pienso como un piloto. Para los pilotos, las listas de verificación reducen la carga de trabajo cognitivo. Son los pasos esenciales, pero tener la lista de control no significa automáticamente que sepas volar. Simplemente significa que los fundamentos son correctos, siempre. Nos gusta eso. Entonces, así es como trabajamos.