Gestion de projet pour les équipes marketing (avec l'apport d'experts de ProcessDriven)

Youtubeur. Gourou de la gestion des processus. Génie ClickUp. Probablement aussi un sorcier ou un ninja. Ou les deux. Qu'il suffise de dire que nous avons été ravis que Layla Pomper de ProcessDriven nous rejoigne pour l'un de nos webinaires. Nous utilisons ClickUp nous-mêmes et avons trouvé ses services de consultation inestimables.

La conversation a été tellement riche en informations utiles que nous avons décidé de résumer les points clés dans cet article. Cependant, si vous souhaitez regarder la vidéo, c'est ici :

Les défis de la gestion de projet pour les marketeurs

Budgétisation et portée

Chapeau à celui qui a fait ça...

Les clients ont de grandes ambitions. Mais, ils ne sont pas toujours clairs sur ce qu'ils veulent. Souvent, les budgets ne sont pas tout à fait à la hauteur de l'ambition.

Ou, ils viennent à vous avec un mémoire sur une échéance « urgente ». Oui, parfois, vous devez sortir le lapin du chapeau pour un client. Nous essayons de ne pas définir les attentes de cette façon de travailler, car ce n'est pas un processus stratégique et c'est stressant pour toutes les personnes impliquées. Mieux vaut définir et planifier de manière appropriée, puis planifier un échéancier.

Dépendances

Chapeau à celui qui a fait ça...

Cela prend généralement la forme d'autorisations de travaux. Nous avons besoin de clients pour signer des trucs. Et, de manière préventive, nous en avons besoin pour nous permettre de mener des entretiens avec des experts en la matière et d'expliquer leurs plans et leurs priorités. Une demande est-elle un appel pour définir un nouveau projet ou simplement une expérience de pensée ? Ce genre de chose demande une attention particulière.

Concilier processus, dépendances et créativité

Il existe également des dépendances internes pour la gestion de projet. C'est là que quelqu'un fait la recherche, quelqu'un consulte le client, quelqu'un fait un peu de recherche de mots clés SEO, quelqu'un écrit, quelqu'un fait le travail de conception, etc. Plus le travail est complexe, plus il y a de personnes impliquées et plus nous devons également rendre compte de l'administration.

Nous avons apporté beaucoup de listes de contrôle, de planification et de gestion des ressources. Mais, il y a aussi une tendance pour nous, les âmes créatives, à nous sentir un peu coincés par cela. Nous essayons donc de gérer les processus de manière flexible pour nous assurer que chacun a la possibilité d'être créatif et collaboratif.

Répondre avec souplesse aux changements

On parle de 'tâches pop-up' chez Articulate. Parfois, ceux-ci sont dus au fait que nous avons foiré quelque chose, certes. Ensuite, nous devons travailler deux fois pour résoudre le problème (et apprendre à ne plus recommencer).

Plus souvent, les clients changent d'avis. Ce qui est parfaitement acceptable. Mais nous nous réservons également le droit de grogner un peu, car nous devons changer notre processus, ce qui prend inévitablement plus de temps que le plan initial.

Le sophisme de la planification, c'est-à-dire l'estimation des horaires

Merci, XKCD.

Si vous aviez une semaine sans réunions, vous pourriez conquérir le monde.

Ou peut être pas. Si vous pensez qu'une tâche peut vous prendre une journée sans interruption, sans distraction, sans problème et sans accroc, alors vous prévoyez d'échouer. Ces problèmes reviennent toujours . Nous sous-estimons souvent le temps qu'il nous faut pour gérer les choses. Ensuite, on finit par se demander où va le temps.

Conseils de l'experte en gestion de projet, Layla Pomper

Donc, ce sont nos défis que nous rencontrons en tant que spécialistes du marketing. En bref : nous voulons utiliser des processus pour fournir plus de temps créatif, et non pour supprimer ce temps.

Maintenant, passons en revue ces cinq étapes faciles de Layla sur la façon de résoudre ces problèmes - et quelques autres en plus !

Mais d'abord, parlons de ClickUp

ClickUp est un logiciel de gestion de projet pour organiser les tâches, les tâches, etc. Lorsque vous cherchez à changer de logiciel de gestion de projet ou de gestion de tâches, il y a très probablement une raison. Si vous voulez essayer ClickUp, la première étape consiste à déterminer cette raison et pourquoi votre configuration actuelle ne fonctionne tout simplement pas pour vous. Pour nous, nous devions construire des processus et voir les données - les inconnues connues et les inconnues inconnues.

Gardez à l'esprit que le logiciel n'est qu'un outil. Vous devez créer vos propres processus pour que cet outil fonctionne pour vous.

OK, maintenant ces conseils :

1. Considérez également votre entreprise comme un client

Les agences consacrent souvent tout leur soin et leur attention à fournir des services aux clients, mais elles sont comme des chefs qui mangent des restes lorsqu'il s'agit de leur propre entreprise. Traitez vos propres processus commerciaux avec respect, comme vous le feriez pour un client.

2. Traiter les facteurs de stress comme des mesures

Les facteurs de stress sont lorsque vos valeurs sont empiétées. Si éviter le chaos et la pression est une valeur pour vous, alors mettez cela - de manière préventive - devant l'esprit de tout le monde. Une façon de le faire est de vous faire un ordre du jour pour les réunions qui touchent à ces points de stress. Ou, si vous utilisez ClickUp, créez un tableau de bord.

Par exemple, s'il est très important de ne jamais avoir de tâches contextuelles, assurez-vous chaque semaine que vous passez en revue le nombre de tâches contextuelles qui sont apparues. De cette façon, vous prenez quelque chose qui vous retient et vous le mettez devant et au centre de l'attention de tout le monde afin que vous puissiez l'étouffer dans l'œuf.

3. Ayez une liste de problèmes

C'est un endroit où vous gardez une liste finie des problèmes qui sont survenus. Par exemple, Articulate a un processus de « tables rondes » où nous passons en revue les drapeaux rouges et les drapeaux orange. Lorsqu'un problème client cause des problèmes et menace la relation, quelqu'un le signale. Ensuite, nous avons un processus d'enquête et de découverte - sans blâmer. Au cours du dernier trimestre, une douzaine de problèmes ont surgi et ont nécessité ce niveau d'attention. Cela n'indique pas à quel point notre service est médiocre. C'est une indication de notre désir d'apprendre et de nous améliorer.

En analysant les tendances sur un trimestre, vous obtenez des données. Qu'est-ce qui est ressorti plus d'une fois ? Qu'est-ce qui a causé le plus grand défi? Qu'est-ce qui a provoqué les problèmes ? Ensuite, vous pouvez anticiper les problèmes en identifiant les parties de votre processus qui pourraient être améliorées, telles que la communication de certaines informations avant la livraison du travail, afin que les attentes soient définies.

4. Faites du processus un effort d'équipe

Si vous êtes dans un rôle de gestion, c'est le plus facile à mettre en œuvre pour vous. Cela commence par une phrase comme celle-ci : "Pouvez-vous s'il vous plaît ajouter ceci à la procédure d'exploitation standard (SOP) ?"

Ce que cela fait, c'est qu'il met immédiatement les SOP - la gestion de projet - dans l'esprit de tout le monde. Ainsi, en plus de répondre à une question, vous passez à l'étape suivante consistant à intégrer cette réponse dans un processus, afin qu'elle soit disponible pour la prochaine fois. Cela place également la personne qui pose la question dans le siège du conducteur et lui permet d'écrire les instructions.

5. Passez en revue vos processus

Considérez la gestion de projet comme une série de processus. Vous vous assurez simplement que la machine bourdonne. La révision de vos processus n'est qu'un entretien de la machine.

Vous pourriez avoir ce genre de conversation dans vos évaluations de performance, dans vos entretiens individuels ou en groupe plus large. Là, vous aurez envie de faire un inventaire de la façon dont les gens passent leur temps. De cette façon, vous pouvez identifier la dérive de la portée ou pourquoi les délais ne sont pas respectés, ou même si quelqu'un fait un travail qui n'est pas son travail, simplement parce que personne n'est responsable de cette partie du processus. Parfois, il y a tout un travail caché dans ces bits intermédiaires.

Vos processus ne sont pas immuables. Si vous demandez aux gens combien de temps les choses prennent réellement, ou quelles étapes il y a dans un processus, ou quels détails vous ne voyez peut-être pas, vous trouverez probablement une marge d'amélioration.

Astuce bonus : organisez les projets autour des résultats, et non des intitulés de poste ou des départements arbitraires

Si vous voulez vraiment faire bouger les choses, plutôt que d'organiser toute votre entreprise autour de compétences - rédaction, conception, etc. - organisez tout autour de projets, de livrables, de types de clients, d'offres de services ou autour d'une mentalité d'équipe, où vous interagissez tous sur un base cohérente. Ne créez pas de silos simplement parce que les grandes entreprises le font. C'est un must dans les entreprises de moins de 50 personnes.

Gestion de projet : quelque chose entre l'improvisation et le pilotage d'un avion

C'est ainsi que Layla pense la gestion de projet : c'est comme l'improvisation jazz. Vous obtenez une clé et vous devez être créatif dans cette clé. Les limites permettent à la créativité de s'épanouir. L'idée n'est pas d'écrire toute la chanson et de la jouer note pour note. C'est pour fournir une clé.

Ma prise est un peu différente, mais néanmoins harmonieuse. Chez Articulate, nous voulons libérer les créatifs de la fatigue décisionnelle et de l'enfer administratif. J'ai appris à piloter des avions, donc à certains égards, je pense comme un pilote. Pour les pilotes, les listes de contrôle réduisent la charge de travail cognitive. Ce sont les étapes essentielles, mais avoir la liste de contrôle ne signifie pas automatiquement que vous savez voler. Cela signifie simplement que les fondamentaux sont bons, à chaque fois. Nous aimons ça. Alors, c'est comme ça qu'on travaille.