营销团队的项目管理（来自 ProcessDriven 的专家意见）
已发表: 2022-04-12优酷。 流程管理大师。 ClickUp天才。 可能也是巫师或忍者。 或两者。 可以说，我们很高兴 ProcessDriven 的 Layla Pomper 加入我们的网络研讨会之一。 我们自己使用 ClickUp，发现她的咨询服务非常宝贵。
对话中充满了有用的信息，我们决定总结本文中的要点。 但是，如果您想观看视频，它就在这里：
营销人员面临的项目管理挑战
预算和范围
向制作这个的人致敬...
客户有远大的抱负。 但是，他们并不总是清楚自己想要什么。 通常，预算并没有达到雄心壮志。
或者，他们会向您简要介绍“紧急”截止日期。 是的，有时，你需要为客户把兔子从帽子里拉出来。 我们尽量不设定对这种工作方式的期望，因为这不是一个战略过程，而且对每个参与的人都有压力。 最好适当地确定范围和计划，然后安排时间表。
依赖项
向制作这个的人致敬...
这通常采取工作批准的形式。 我们需要客户签字。 而且，我们需要他们先发制人地允许我们进行主题专家访谈并解释他们的计划和优先事项。 请求是为了确定一个新项目的范围，还是只是一个思想实验？ 这种事情要引起重视。
平衡过程、依赖性和创造力
项目管理也存在内部依赖关系。 这是有人在做研究，有人在咨询客户，有人在做一些 SEO 关键词研究，有人在做写作，有人在做设计工作，等等。 工作越复杂，参与的人就越多，我们必须考虑的管理人员也就越多。
我们引入了许多清单、调度和资源管理。 但是，对于我们富有创造力的灵魂来说，也有一种倾向，会被它束缚住。 因此，我们尝试以灵活的方式管理流程，以确保每个人都有发挥创造力和协作的空间。
灵活应对变化
我们在 Articulate 谈论“弹出式任务”。 诚然，有些时候这些是我们搞砸了一些事情造成的。 然后我们必须加倍努力来解决问题（并学会不再这样做）。
更多时候，客户会改变主意。 这是完全可以接受的。 但我们也保留一点抱怨的权利，因为我们确实必须改变我们的流程，这不可避免地比原计划更耗时。
计划谬误又名估计时间表
谢谢你，XKCD。
如果你有一个星期没有开会，你就可以征服世界。
或者可能不是。 如果您认为一项任务可能会花费您一天的时间而没有中断，没有分心，没有问题，没有打嗝，那么您就计划失败。 这些问题总是会出现。 我们经常低估处理事情需要多长时间。 然后，我们最终想知道时间都去哪儿了。
来自项目管理专家 Layla Pomper 的提示
因此，这些是我们作为营销人员所面临的挑战。 简而言之：我们希望使用流程来提供更多的创造性时间，而不是剥夺这些时间。
现在，让我们从 Layla 介绍如何解决这些问题的这五个简单步骤——除此之外还有更多！
但首先，让我们谈谈 ClickUp
ClickUp 是用于组织任务、待办事项等的项目管理软件。 当您希望切换项目管理或任务管理软件时，很可能是有原因的。 如果您想试用 ClickUp，第一步是找出原因，以及为什么您当前的设置不适合您。 对我们来说，我们需要建立流程并查看数据——已知的未知数和未知的未知数。
请记住，软件只是工具。 您需要构建自己的流程以使该工具为您工作。
好的，现在到这些提示：
1. 将您的企业也视为客户
代理机构往往全心全意为客户提供服务，但在他们自己的业务上，他们就像是吃剩菜的厨师。 尊重您自己的业务流程，就像对待客户的一样。
2. 将压力源作为衡量标准
压力源是你的价值观受到影响的时候。 如果避免混乱和压力对你来说是一种价值，那么把它——预防性地——放在每个人的脑海中。 一种方法是让自己成为涉及这些压力点的会议议程。 或者，如果您使用 ClickUp，请制作仪表板。
例如，如果永远不要弹出任务非常重要，请确保您每周都在查看有多少弹出任务出现。 这样一来，你就可以把阻碍你的东西拉到每个人注意力的前面和中心，这样你就可以把它扼杀在萌芽状态。
3.有一个问题清单
这是一个保存已出现问题的有限列表的地方。 例如，Articulate 有一个“圆桌会议”过程，我们会在其中检查红旗和琥珀旗。 当客户问题引起问题并威胁到关系时，有人会标记它。 然后，我们有一个调查和发现的过程——而不是指责。 在上个季度，出现了大约十几个需要高度关注的问题。 这并不表明我们的服务有多差。 这表明我们有多么热衷于学习和改进。
通过分析一个季度的趋势，您可以获得数据。 什么出现了不止一次？ 是什么造成了最大的挑战？ 是什么引发了这些问题？ 然后，您可以通过识别流程中可以改进的部分来预防问题，例如在交付工作之前传达某些信息，从而设定期望。
4. 让过程成为团队的努力
如果您担任管理角色，这是您最容易实施的角色。 它以这样的句子开头：“您能否将其添加到标准操作程序 (SOP) 中？”
它的作用是立即将 SOP（项目管理）放入每个人的脑海中。 因此，除了回答问题之外，您还需要将答案构建到流程中，以便下次使用。 它还让提出问题的人坐在驾驶座上，让他们编写说明。
5. 审查您的流程
将项目管理视为一系列过程。 您只是确保机器在嗡嗡作响。 审查您的流程只是机器维护。
您可以在绩效评估、一对一或更广泛的群体中进行这种对话。 在那里，您需要盘点人们如何度过他们的时间。 通过这种方式，您可以识别范围蔓延或错过最后期限的原因，或者即使有人在做一项不属于他们的工作，只是因为没有人对流程的那部分负责。 有时，在这些中间位中隐藏着整个工作。
您的流程并非一成不变。 如果您询问人们实际需要多长时间，或者流程中有哪些步骤，或者您可能没有看到哪些细节，您可能会发现改进的空间。
额外提示：围绕结果组织项目，而不是职位或任意部门
如果你真的想改变现状，而不是围绕技能（写作、设计等）来组织整个业务 - 围绕项目、可交付成果、客户类型、服务产品或团队心态来组织一切，你们都可以在其中互动一致的基础。 不要仅仅因为大公司这样做就创建孤岛。 这对于少于 50 人的企业来说是必须的。
项目管理：即兴表演和开飞机之间的事情
这就是 Layla 对项目管理的看法：就像即兴爵士乐。 你得到一把钥匙，你必须在这把钥匙内发挥创造力。 限制允许创造力蓬勃发展。 我们的想法不是写整首歌曲并按音符播放。 就是提供一把钥匙。
我的看法有点不同，但还是很和谐。 在 Articulate，我们希望让创意人员从决策疲劳和管理地狱中解放出来。 我学会了驾驶飞机，所以在某些方面，我像飞行员一样思考。 对于飞行员来说，清单减少了认知工作量。 它们是必不可少的步骤，但拥有清单并不自动意味着您知道如何飞行。 这只是意味着基本面是正确的，每次。 我们喜欢这样。 所以，这就是我们的工作方式。