마케팅 팀을 위한 프로젝트 관리(ProcessDriven의 전문가 의견 포함)

유튜버. 프로세스 관리 전문가. 클릭업 천재. 아마도 마법사나 닌자일 것입니다. 아니면 둘다. 간단히 말해서, ProcessDriven의 Layla Pomper가 웨비나에 참여하게 되어 매우 기쁩니다. 우리는 ClickUp을 직접 사용하며 그녀의 상담 서비스가 매우 유용하다는 것을 알게 되었습니다.

대화는 유용한 정보로 가득 차서 이 기사의 요점을 요약하기로 결정했습니다. 그러나 비디오를 보고 싶다면 바로 여기:

마케터를 위한 프로젝트 관리 과제

예산 책정 및 범위 지정

이거 만든 사람에게 팁...

클라이언트는 큰 야망을 가지고 있습니다. 그러나 그들이 원하는 것이 무엇인지 항상 명확하지는 않습니다. 종종 예산이 야망에 부응하지 못합니다.

또는 '긴급' 마감일에 대한 브리핑을 가지고 귀하에게 옵니다. 예, 때때로 고객을 위해 모자에서 토끼를 꺼낼 필요가 있습니다. 우리는 작업 방식에 대한 기대치를 설정하지 않으려고 노력합니다. 이는 전략적인 프로세스가 아니며 관련된 모든 사람에게 스트레스를 주기 때문입니다. 범위를 지정하고 적절하게 계획한 다음 일정을 계획하는 것이 좋습니다.

종속성

이거 만든 사람에게 팁...

이것은 일반적으로 작업 승인의 형태를 취합니다. 우리는 클라이언트가 물건을 승인해야 합니다. 그리고, 우리는 주제 전문가 인터뷰를 수행하고 그들의 계획과 우선 순위를 설명할 수 있도록 사전에 그들이 필요합니다. 요청은 새 프로젝트의 범위를 지정하라는 요청입니까, 아니면 단순한 사고 실험입니까? 이런 일은 세심한 주의를 기울입니다.

프로세스, 의존성 및 창의성의 균형 유지

프로젝트 관리를 위한 내부 종속성도 있습니다. 여기에서 누군가가 조사를 하고 누군가는 클라이언트와 컨설팅을 하고 누군가는 SEO 키워드 연구를 하고 누군가는 글쓰기를 하고 누군가는 디자인 작업을 하는 식입니다. 작업이 복잡할수록 더 많은 사람들이 참여하고 더 많은 관리자를 책임져야 합니다.

우리는 많은 체크리스트, 일정 및 리소스 관리를 가져왔습니다. 그러나 우리의 창조적인 영혼이 그것에 의해 약간 갇혀 있다고 느끼는 경향도 있습니다. 따라서 우리는 모든 사람이 창의적이고 협업할 수 있는 여지를 가질 수 있도록 유연한 방식으로 프로세스를 관리하려고 노력합니다 .

변화에 유연하게 대응

Articulate에서는 '팝업 작업'에 대해 이야기합니다. 때때로 이것들은 우리가 무언가를 망치기 때문에 발생합니다. 그런 다음 문제를 해결하기 위해 두 번 작업해야 합니다(그리고 다시는 그렇게 하지 않는 방법을 배워야 합니다).

더 자주, 고객은 마음을 바꿉니다. 완벽하게 수용 가능한 것입니다. 그러나 우리는 프로세스를 변경해야 하기 때문에 약간 투덜거릴 권리도 있습니다. 이는 원래 계획보다 불가피하게 더 많은 시간이 소요되기 때문입니다.

일정을 예측하는 계획의 오류

감사합니다, XKCD.

일주일 동안 회의가 없다면 세상을 정복할 수 있습니다.

아니면... 아닐 수도 있습니다. 방해나 주의가 산만하지 않고 문제가 없고 딸꾹질이 없는 작업에 하루가 걸릴 것이라고 생각한다면 실패할 계획입니다. 항상 그런 문제들이 나옵니다. 우리는 종종 문제를 처리하는 데 시간이 얼마나 걸리는지 과소평가합니다. 그러면 우리는 시간이 어디로 가는지 궁금해하게 됩니다.

프로젝트 관리 전문가 Layla Pomper의 팁

마케터들이 겪는 어려움은 바로 이것이었습니다. 간단히 말해서, 우리는 그 시간을 빼앗지 않고 더 창의적인 시간을 제공하기 위해 프로세스를 사용하고 싶습니다.

이제 이러한 문제를 해결하는 방법에 대해 Layla가 제공하는 5가지 쉬운 단계 와 그 외에 몇 가지 추가 단계를 살펴보겠습니다!

하지만 먼저 ClickUp에 대해 이야기해 보겠습니다.

ClickUp은 작업, 할 일 등을 구성하기 위한 프로젝트 관리 소프트웨어입니다. 프로젝트 관리 또는 작업 관리 소프트웨어를 전환하려는 경우에는 대부분 이유가 있습니다. ClickUp을 시도하고 싶다면 첫 번째 단계는 그 이유와 현재 설정이 제대로 작동하지 않는 이유를 파악하는 것입니다. 우리는 프로세스를 구축하고 알려진 미지수와 미지수의 데이터를 확인해야 했습니다.

소프트웨어는 도구일 뿐입니다. 해당 도구가 작동하도록 하려면 고유한 프로세스를 구축해야 합니다.

자, 이제 그 팁으로:

1. 귀하의 비즈니스도 고객으로 생각하십시오.

에이전시는 종종 고객에게 서비스를 제공하기 위해 모든 관심과 관심을 기울이지만 자신의 비즈니스에 관해서는 남은 음식을 먹는 요리사와 같습니다. 고객의 비즈니스 프로세스를 존중하듯이 자신의 비즈니스 프로세스를 존중하십시오.

2. 스트레스 요인을 지표로 다루기

스트레스 요인은 당신의 가치가 영향을 받을 때입니다. 혼돈과 압력을 피하는 것이 당신에게 가치가 있다면 예방 차원에서 모든 사람의 마음 앞에 그것을 두십시오. 그렇게 하는 한 가지 방법은 이러한 스트레스 포인트를 다루는 회의의 의제를 만드는 것 입니다. 또는 ClickUp을 사용하는 경우 대시보드를 만드십시오.

예를 들어, 팝업 작업을 전혀 하지 않는 것이 매우 중요하다면 매주 얼마나 많은 팝업 작업이 올라왔는지 검토하고 있는지 확인하십시오. 이런 식으로, 당신은 당신을 뒤로 잡아 당기고 모든 사람의 관심의 전면과 중앙으로 당겨서 당신이 그것을 새싹에 찔러 넣을 수 있습니다.

3. 문제 목록 보유

이것은 당신이 올라온 문제의 유한한 목록을 보관하는 곳입니다. 예를 들어, Articulate에는 빨간색 플래그와 호박색 플래그를 거치는 '원탁' 프로세스가 있습니다. 클라이언트 문제가 문제를 일으키고 관계를 위협할 때 누군가가 이를 신고합니다. 그런 다음 우리는 조사 및 발견 프로세스를 가지고 있습니다. 책임을 할당하지 않습니다. 지난 분기에는 그 정도의 주의를 요하는 약 12개의 문제가 제기되었습니다. 그것은 우리 서비스가 얼마나 열악한지를 나타내는 것이 아닙니다. 그것은 우리가 배우고 개선하고자 하는 열망을 나타냅니다.

분기별 추세를 분석하여 데이터를 얻습니다. 한 번 이상 나온 것은 무엇입니까? 무엇이 가장 큰 도전을 일으켰습니까? 무엇이 문제를 일으켰습니까? 그런 다음, 작업을 제공하기 전에 특정 정보를 전달하는 것과 같이 개선할 수 있는 프로세스 부분을 식별하여 문제를 사전에 예방할 수 있으므로 기대치가 설정됩니다.

4. 프로세스를 팀 노력으로 만드십시오.

관리 역할에 있는 경우 구현하기 가장 쉬운 역할입니다. 다음과 같은 문장으로 시작합니다. '표준 운영 절차(SOP)에 이것을 추가해 주시겠습니까?'

이것이 하는 일은 즉시 SOP(프로젝트 관리)를 모든 사람의 마음에 바로 집어넣는 것입니다. 따라서 질문에 답하는 것 외에도 다음 단계에 사용할 수 있도록 해당 답변을 프로세스에 구축하는 다음 단계를 수행합니다. 또한 질문하는 사람을 운전석에 앉히고 지시 사항을 작성하도록 합니다.

5. 프로세스 검토

프로젝트 관리를 일련의 프로세스로 생각하십시오. 기계가 윙윙거리는지 확인하기만 하면 됩니다. 프로세스를 검토하는 것은 기계 유지보수일 뿐입니다.

성과 리뷰, 일대일 또는 더 넓은 그룹에서 이런 종류의 대화를 나눌 수 있습니다. 그곳에서 사람들이 시간을 어떻게 보내고 있는지 목록을 작성하고 싶을 것입니다. 그렇게 하면 범위 확대 또는 마감 시간을 놓치는 이유 또는 누군가가 자신의 일이 아닌 일을 하고 있는 경우에도 프로세스의 해당 부분에 대해 책임을 지는 사람이 아무도 없기 때문에 식별할 수 있습니다. 때로는 그 중간 비트에 전체 작업이 숨겨져 있습니다.

귀하의 프로세스는 고정되어 있지 않습니다. 사람들에게 실제로 시간이 얼마나 걸리는지, 프로세스에 어떤 단계가 있는지, 어떤 세부 사항이 표시되지 않는지 묻는다면 개선의 여지를 찾을 수 있을 것입니다.

보너스 팁: 직함이나 임의의 부서가 아닌 결과를 중심으로 프로젝트를 구성하십시오.

글쓰기, 디자인 등의 기술을 중심으로 전체 비즈니스를 구성하는 대신 프로젝트, 결과물, 클라이언트 유형, 서비스 제공 또는 팀 정신을 중심으로 모든 것을 구성하여 모두가 상호 작용하는 팀 정신을 중심으로 모든 것을 구성하고 싶은 경우 일관된 근거. 대기업이 한다고 해서 사일로를 만들지 마십시오. 50인 미만 사업장에서는 필수입니다.

프로젝트 관리: 즉흥과 비행기 비행 사이의 것

이것이 Layla가 프로젝트 관리에 대해 생각하는 방식입니다. 즉흥 재즈와 같습니다. 당신은 키를 얻고 그 키 내에서 창의적이어야 합니다. 한계는 창의성이 번성하도록 합니다. 아이디어는 전체 노래를 작성하고 음표별로 연주하는 것이 아닙니다. 키를 제공하는 것입니다.

내 생각은 약간 다르지만 그럼에도 불구하고 조화를 이룹니다. Articulate에서 우리는 크리에이티브에게 결정 피로와 관리 지옥에서 자유를 주고 싶습니다. 나는 비행기 조종을 배웠기 때문에 어떤 면에서는 조종사처럼 생각한다. 조종사의 경우 체크리스트는 인지 작업량을 줄입니다. 필수 단계이지만 체크리스트가 있다고 해서 자동으로 비행 방법을 아는 것은 아닙니다. 그것은 단지 기본이 항상 옳다는 것을 의미합니다. 우리는 그것을 좋아합니다. 이것이 우리가 일하는 방식입니다.