Manajemen proyek untuk tim pemasaran (dengan masukan ahli dari ProcessDriven)

youtuber. Guru manajemen proses. ClickUp jenius. Mungkin juga seorang penyihir atau ninja. Atau keduanya. Cukuplah untuk mengatakan, kami sangat senang karena Layla Pomper dari ProcessDriven bergabung dengan kami untuk salah satu webinar kami. Kami menggunakan ClickUp sendiri dan menganggap layanan konsultasinya sangat berharga.

Percakapan itu begitu dikemas dengan informasi yang berguna, kami memutuskan untuk merangkum poin-poin penting dalam artikel ini. Namun, jika Anda ingin menonton videonya, ada di sini:

Tantangan manajemen proyek bagi pemasar

Penganggaran dan pelingkupan

Kiat topi untuk siapa pun yang membuat ini ...

Klien memiliki ambisi besar. Tapi, mereka tidak selalu jelas tentang apa yang mereka inginkan. Seringkali anggaran tidak cukup memenuhi ambisi.

Atau, mereka datang kepada Anda dengan penjelasan singkat tentang tenggat waktu 'mendesak'. Ya, terkadang, Anda perlu menarik kelinci keluar dari topi untuk klien. Kami mencoba untuk tidak menetapkan harapan cara kerja seperti itu, karena ini bukan proses strategis dan membuat stres semua orang yang terlibat. Lebih baik untuk ruang lingkup dan rencana tepat, kemudian menjadwalkan garis waktu.

Ketergantungan

Kiat topi untuk siapa pun yang membuat ini ...

Ini biasanya berbentuk persetujuan untuk bekerja. Kami membutuhkan klien untuk menandatangani. Dan, sebelumnya, kami membutuhkan mereka untuk memungkinkan kami melakukan wawancara ahli materi pelajaran dan menjelaskan rencana dan prioritas mereka. Apakah permintaan panggilan untuk lingkup proyek baru, atau hanya eksperimen pemikiran? Hal semacam ini membutuhkan perhatian yang cermat.

Menyeimbangkan proses, ketergantungan, dan kreativitas

Ada juga dependensi internal untuk manajemen proyek. Di sinilah seseorang melakukan riset, seseorang berkonsultasi dengan klien, seseorang melakukan sedikit riset kata kunci SEO, seseorang melakukan penulisan, seseorang melakukan pekerjaan desain, dan seterusnya. Semakin kompleks pekerjaan, semakin banyak orang yang terlibat dan semakin banyak admin yang harus kita pertanggungjawabkan juga.

Kami telah membawa banyak daftar periksa, penjadwalan, dan manajemen sumber daya. Tapi, ada juga kecenderungan bagi kita yang berjiwa kreatif untuk merasa sedikit terkotak-kotak karenanya. Jadi, kami mencoba mengelola proses dengan cara yang fleksibel untuk memastikan setiap orang memiliki ruang untuk berkreasi dan kolaboratif.

Menanggapi secara fleksibel terhadap perubahan

Kami berbicara tentang 'tugas pop-up' di Articulate. Beberapa waktu ini disebabkan oleh kita mengacaukan sesuatu, memang. Kemudian kita harus bekerja dua kali untuk memperbaiki masalah (dan belajar untuk tidak melakukannya lagi).

Lebih sering, klien berubah pikiran. Yang benar-benar dapat diterima. Tetapi kami juga berhak untuk sedikit menggerutu, karena kami memang harus mengubah proses kami, yang mau tidak mau lebih memakan waktu daripada apa pun rencana awalnya.

Kekeliruan perencanaan alias memperkirakan jadwal

Terima kasih, XKCD.

Jika Anda memiliki waktu seminggu tanpa rapat, Anda dapat menaklukkan dunia.

Atau mungkin tidak. Jika Anda berpikir bahwa suatu tugas mungkin membutuhkan waktu sehari tanpa gangguan dan tanpa gangguan dan tanpa masalah dan tanpa cegukan, maka Anda berencana untuk gagal. Isu-isu itu selalu muncul. Kita sering meremehkan berapa lama waktu yang kita butuhkan untuk menanganinya. Kemudian, kita akhirnya bertanya-tanya ke mana perginya waktu.

Kiat dari pakar manajemen proyek, Layla Pomper

Nah, itulah tantangan yang kami alami sebagai pemasar. Singkatnya: kami ingin menggunakan proses untuk menyediakan lebih banyak waktu kreatif, bukan untuk mengambil waktu itu.

Sekarang, mari kita lakukan lima langkah mudah dari Layla tentang cara mengatasi masalah ini - dan beberapa lagi!

Tapi pertama-tama, mari kita bicara tentang ClickUp

ClickUp adalah perangkat lunak manajemen proyek untuk mengatur tugas, tugas, dan sebagainya. Saat Anda ingin mengganti perangkat lunak manajemen proyek atau manajemen tugas, kemungkinan besar ada alasannya. Jika Anda ingin mencoba ClickUp, langkah pertama adalah mencari tahu alasan itu, dan mengapa pengaturan Anda saat ini tidak bekerja untuk Anda. Bagi kami, kami perlu membangun proses dan melihat data - yang tidak diketahui yang diketahui dan yang tidak diketahui yang tidak diketahui.

Ingatlah bahwa perangkat lunak hanyalah alat. Anda perlu membangun proses Anda sendiri untuk membuat alat itu bekerja untuk Anda.

Oke, sekarang ke tips itu:

1. Pikirkan bisnis Anda sebagai klien juga

Agen sering memberikan semua perhatian dan perhatian mereka untuk menyediakan layanan bagi klien, tetapi mereka seperti koki yang memakan sisa makanan ketika datang ke bisnis mereka sendiri. Perlakukan proses bisnis Anda sendiri dengan hormat, seperti yang Anda lakukan pada klien.

2. Atasi stresor sebagai metrik

Stresor adalah ketika nilai-nilai Anda dilanggar. Jika menghindari kekacauan dan tekanan adalah nilai bagi Anda, maka letakkan itu - secara preventif - di depan pikiran semua orang. Salah satu cara untuk melakukannya adalah dengan menjadikan diri Anda agenda pertemuan yang menyentuh poin-poin stres ini. Atau, jika Anda menggunakan ClickUp, buatlah dasbor.

Misalnya, jika sangat penting untuk tidak pernah memiliki tugas pop-up, pastikan setiap minggu Anda meninjau berapa banyak tugas pop-up yang muncul. Dengan cara ini, Anda mengambil sesuatu yang menahan Anda dan Anda menariknya ke depan dan pusat perhatian semua orang sehingga Anda dapat menggigitnya sejak awal.

3. Miliki daftar masalah

Ini adalah tempat di mana Anda menyimpan daftar terbatas masalah yang muncul. Sebagai contoh, Articulate memiliki proses 'meja bundar' di mana kita melewati bendera merah dan bendera kuning. Ketika masalah klien menyebabkan masalah dan mengancam hubungan, seseorang menandainya. Kemudian, kami memiliki proses penyelidikan dan penemuan - tidak menyalahkan. Pada kuartal terakhir, sekitar selusin masalah muncul yang membutuhkan tingkat perhatian itu. Itu bukan indikasi betapa buruknya layanan kami. Ini adalah indikasi betapa inginnya kami belajar dan berkembang.

Dengan menganalisis tren selama seperempat, Anda mendapatkan data. Apa yang muncul lebih dari sekali? Apa yang menyebabkan tantangan terbesar? Apa yang memicu masalah? Kemudian, Anda dapat mendahului masalah dengan mengidentifikasi bagian dari proses Anda yang dapat ditingkatkan, seperti mengomunikasikan informasi tertentu sebelum memberikan pekerjaan, sehingga ekspektasi ditetapkan.

4. Jadikan proses sebagai upaya tim

Jika Anda berada dalam peran manajemen, ini adalah yang paling mudah untuk Anda terapkan. Dimulai dengan kalimat seperti ini: 'Bisakah Anda menambahkan ini ke Standard Operating Procedure (SOP)?'

Apa yang dilakukan adalah segera menempatkan SOP - manajemen proyek - tepat di benak semua orang. Jadi, selain menjawab pertanyaan, Anda mengambil langkah berikutnya untuk menyusun jawaban itu menjadi sebuah proses, sehingga tersedia untuk waktu berikutnya. Itu juga menempatkan orang yang mengajukan pertanyaan di kursi pengemudi dan biarkan mereka menulis instruksinya.

5. Tinjau proses Anda

Pikirkan tentang manajemen proyek sebagai serangkaian proses. Anda hanya memastikan bahwa mesin sedang bersenandung. Meninjau proses Anda hanyalah perawatan mesin.

Anda dapat melakukan percakapan semacam ini dalam ulasan kinerja Anda, dalam pertemuan satu lawan satu, atau sebagai grup yang lebih luas. Di sana, Anda akan ingin menginventarisasi bagaimana orang menghabiskan waktu mereka. Dengan begitu, Anda dapat mengidentifikasi scope creep atau mengapa tenggat waktu terlewatkan, atau bahkan jika seseorang melakukan pekerjaan yang bukan pekerjaan mereka, hanya karena tidak ada yang bertanggung jawab atas bagian proses tersebut. Terkadang ada seluruh pekerjaan yang tersembunyi di antara bit-bit tersebut.

Proses Anda tidak diatur dalam batu. Jika Anda bertanya kepada orang-orang berapa lama waktu yang dibutuhkan, atau langkah apa yang ada dalam suatu proses, atau detail apa yang mungkin tidak Anda lihat, kemungkinan besar Anda akan menemukan ruang untuk perbaikan.

Kiat bonus: Atur proyek berdasarkan hasil, bukan jabatan atau departemen yang sewenang-wenang

Jika Anda benar-benar ingin mengubah segalanya, daripada mengatur seluruh bisnis Anda di sekitar keterampilan - menulis, desain, dan sebagainya - atur segala sesuatu di sekitar proyek, hasil, jenis klien, penawaran layanan, atau di sekitar mentalitas regu, di mana Anda semua berinteraksi di dasar yang konsisten. Jangan membuat silo hanya karena perusahaan besar melakukannya. Ini adalah suatu keharusan dalam bisnis kurang dari 50 orang.

Manajemen proyek: sesuatu antara improvisasi dan menerbangkan pesawat

Beginilah cara Layla berpikir tentang manajemen proyek: seperti improvisasi jazz. Anda mendapatkan kunci dan Anda harus kreatif di dalam kunci itu. Batasan memungkinkan kreativitas berkembang. Idenya bukan untuk menulis seluruh lagu dan memainkannya dari nada ke nada. Ini untuk memberikan kunci.

Pendapat saya sedikit berbeda, tetapi tetap harmonis. Di Articulate, kami ingin memberi materi iklan kebebasan dari keletihan keputusan dan neraka admin. Saya belajar menerbangkan pesawat, jadi dalam beberapa hal, saya berpikir seperti seorang pilot. Untuk pilot, daftar periksa mengurangi beban kerja kognitif. Itu adalah langkah-langkah penting, tetapi memiliki daftar periksa tidak secara otomatis berarti Anda tahu cara terbang. Itu hanya berarti fundamentalnya benar, setiap saat. Kami suka itu. Jadi, begitulah cara kami bekerja.