Gestione dei progetti per i team di marketing (con il contributo di esperti di ProcessDriven)

Youtuber. Guru della gestione dei processi. Genio di ClickUp. Probabilmente anche un mago o un ninja. O entrambi. Basti dire che siamo stati entusiasti di avere Layla Pomper di ProcessDriven che si è unita a noi per uno dei nostri webinar. Usiamo noi stessi ClickUp e abbiamo trovato i suoi servizi di consulenza inestimabili.

La conversazione è stata così ricca di informazioni utili che abbiamo deciso di riassumere i punti chiave in questo articolo. Tuttavia, se desideri guardare il video, è proprio qui:

Sfide di project management per i marketer

Budget e scoping

Consiglio di cappello a chi l'ha fatto...

I clienti hanno grandi ambizioni. Ma non sono sempre chiari su ciò che vogliono. Spesso i budget non sono all'altezza dell'ambizione.

Oppure vengono da te con un brief su una scadenza "urgente". Sì, a volte, devi tirare fuori il coniglio dal cappello per un cliente. Cerchiamo di non impostare l'aspettativa di quel modo di lavorare, perché non è un processo strategico ed è stressante per tutti i soggetti coinvolti. È meglio definire l'ambito e pianificare in modo appropriato, quindi pianificare una sequenza temporale.

Dipendenze

Consiglio di cappello a chi l'ha fatto...

Questo di solito prende la forma di approvazioni per il lavoro. Abbiamo bisogno che i clienti firmino le cose. E, preventivamente, abbiamo bisogno che ci permettano di condurre interviste con esperti in materia e spiegare i loro piani e priorità. Una richiesta è una chiamata per definire un nuovo progetto o solo un esperimento mentale? Questo genere di cose richiede molta attenzione.

Processo di bilanciamento, dipendenze e creatività

Esistono anche dipendenze interne per la gestione dei progetti. È qui che qualcuno sta facendo la ricerca, qualcuno sta consultando il cliente, qualcuno sta facendo un po' di ricerca di parole chiave SEO, qualcuno sta scrivendo, qualcuno sta facendo il lavoro di progettazione e così via. Più complesso è il lavoro, più persone sono coinvolte e più amministratori dobbiamo anche rendere conto.

Abbiamo introdotto molte liste di controllo, pianificazione e gestione delle risorse. Ma c'è anche la tendenza per noi anime creative a sentirci un po' intrappolate in questo. Quindi, cerchiamo di gestire i processi in modo flessibile per assicurarci che tutti abbiano spazio per essere creativi e collaborativi.

Rispondere in modo flessibile ai cambiamenti

Parliamo di "attività pop-up" in Articulate. A volte questi sono causati da noi che sbagliamo qualcosa, lo ammetto. Quindi dobbiamo lavorare il doppio del tempo per risolvere il problema (e imparare a non farlo di nuovo).

Più spesso, i clienti cambiano idea. Il che è perfettamente accettabile. Ma ci riserviamo anche il diritto di lamentarci un po', perché dobbiamo cambiare il nostro processo, che è inevitabilmente più dispendioso in termini di tempo rispetto al piano originale.

L'errore di pianificazione, noto anche come stima dei programmi

Grazie, XKCD.

Se avessi una settimana senza riunioni, potresti conquistare il mondo.

O forse no. Se pensi che un compito ti richieda un giorno senza interruzioni, senza distrazioni, senza problemi e senza intoppi, allora stai pianificando di fallire. Questi problemi emergono sempre . Spesso sottovalutiamo quanto tempo ci vuole per affrontare le cose. Quindi, finiamo per chiederci dove va il tempo.

Suggerimenti dell'esperta di project management, Layla Pomper

Quindi, queste erano le nostre sfide che sperimentiamo come marketer. In breve: vogliamo utilizzare i processi per fornire più tempo creativo, non per sottrarre quel tempo.

Ora, esaminiamo questi cinque semplici passaggi di Layla su come risolvere questi problemi e alcuni altri ancora!

Ma prima, parliamo di ClickUp

ClickUp è un software di gestione dei progetti per l'organizzazione di attività, cose da fare e così via. Quando stai cercando di cambiare il tuo software di gestione dei progetti o di gestione delle attività, molto probabilmente c'è un motivo. Se vuoi provare ClickUp, il primo passo è capire quel motivo e perché la tua configurazione attuale non funziona per te. Per noi, avevamo bisogno di costruire processi e vedere i dati: le incognite conosciute e le incognite sconosciute.

Tieni presente che il software è solo lo strumento. Devi creare i tuoi processi per far funzionare quello strumento per te.

OK, ora su questi suggerimenti:

1. Pensa anche alla tua attività come a un cliente

Le agenzie spesso prestano tutta la loro cura e attenzione per fornire servizi ai clienti, ma sono come gli chef che mangiano gli avanzi quando si tratta dei propri affari. Trattate i vostri processi aziendali con rispetto, come trattereste quelli di un cliente.

2. Affrontare i fattori di stress come metriche

I fattori di stress sono quando i tuoi valori vengono influenzati. Se evitare il caos e la pressione è un valore per te, allora mettilo - preventivamente - davanti alla mente di tutti. Un modo per farlo è creare un'agenda per le riunioni che tocchi questi punti di stress. Oppure, se utilizzi ClickUp, crea una dashboard.

Ad esempio, se è molto importante non avere mai attività popup, assicurati ogni settimana di rivedere quante attività popup sono emerse. In questo modo, prendi qualcosa che ti trattiene e lo porti in primo piano e al centro dell'attenzione di tutti in modo da poterlo stroncare sul nascere.

3. Avere un elenco di problemi

Questo è un posto dove tieni un elenco limitato di problemi che sono emersi. Ad esempio, Articulate ha un processo di "tavole rotonde" in cui passiamo attraverso bandiere rosse e bandiere ambra. Quando un problema con un cliente causa problemi e minaccia la relazione, qualcuno lo segnala. Quindi, abbiamo un processo di indagine e scoperta, senza attribuire la colpa. Nell'ultimo trimestre sono emerse una dozzina di questioni che hanno richiesto quel livello di attenzione. Questa non è un'indicazione di quanto sia scadente il nostro servizio. È un'indicazione di quanto siamo desiderosi di imparare e migliorare.

Analizzando le tendenze in un trimestre, ottieni dati. Cosa è emerso più di una volta? Cosa ha causato la sfida più grande? Cosa ha provocato i problemi? Quindi, puoi prevenire i problemi identificando parti del tuo processo che potrebbero essere migliorate, come comunicare determinate informazioni prima di consegnare il lavoro, in modo da stabilire le aspettative.

4. Rendi il processo un lavoro di squadra

Se ricopri un ruolo dirigenziale, questo è il più semplice da implementare. Inizia con una frase come questa: "Puoi aggiungere questo alla procedura operativa standard (SOP)?"

Ciò che fa è mettere immediatamente le SOP - la gestione dei progetti - nella mente di tutti. Quindi, oltre a rispondere a una domanda, fai il passaggio successivo per trasformare quella risposta in un processo, in modo che sia disponibile per la prossima volta. Mette anche la persona che sta ponendo la domanda al posto di guida e lascia che scriva le istruzioni.

5. Rivedi i tuoi processi

Pensa alla gestione del progetto come a una serie di processi. Ti stai semplicemente assicurando che la macchina stia ronzando. La revisione dei processi è solo manutenzione della macchina.

Potresti avere questo tipo di conversazione nelle tue recensioni delle prestazioni, nei tuoi one-to-one o come gruppo più ampio. Lì, ti consigliamo di fare un inventario di come le persone trascorrono il loro tempo. In questo modo, puoi identificare lo scope creep o il motivo per cui le scadenze non vengono rispettate, o anche se qualcuno sta facendo un lavoro che non è il suo lavoro, solo perché nessuno è responsabile di quella parte del processo. A volte c'è un intero lavoro nascosto in quei bit intermedi.

I tuoi processi non sono scolpiti nella pietra. Se chiedi alle persone quanto tempo impiegano effettivamente le cose, quali passaggi ci sono in un processo o quali dettagli potresti non vedere, probabilmente troverai margini di miglioramento.

Suggerimento bonus: organizza i progetti in base ai risultati, non a titoli di lavoro o dipartimenti arbitrari

Se vuoi davvero dare una scossa alle cose, piuttosto che organizzare tutta la tua attività attorno alle abilità - scrittura, design e così via - organizza tutto attorno a progetti, risultati finali, tipi di clienti, offerte di servizi o attorno a una mentalità di squadra, in cui interagisci tutti su un base coerente. Non creare silos solo perché lo fanno le grandi aziende. Questo è un must nelle aziende con meno di 50 persone.

Project management: qualcosa tra l'improvvisazione e il pilotaggio di un aereo

Ecco come Layla pensa al project management: è come l'improvvisazione jazz. Ottieni una chiave e devi essere creativo all'interno di quella chiave. I limiti permettono alla creatività di fiorire. L'idea è di non scrivere l'intera canzone e suonarla nota per nota. È per fornire una chiave.

La mia interpretazione è leggermente diversa, ma comunque armoniosa. In Articulate, vogliamo dare ai creativi la libertà dalla fatica decisionale e dall'inferno amministrativo. Ho imparato a pilotare gli aerei, quindi in un certo senso penso come un pilota. Per i piloti, le liste di controllo riducono il carico di lavoro cognitivo. Sono i passaggi essenziali, ma avere la checklist non significa automaticamente saper volare. Significa solo che i fondamentali sono giusti, ogni volta. Ci piace. Quindi, è così che lavoriamo.