Gerenciamento de projetos para equipes de marketing (com informações de especialistas do ProcessDriven)

Youtuber. Guru de gerenciamento de processos. Gênio do ClickUp. Provavelmente também um mago ou um ninja. Ou ambos. Basta dizer que ficamos entusiasmados por ter Layla Pomper, da ProcessDriven, se juntando a nós em um de nossos webinars. Nós mesmos usamos o ClickUp e consideramos seus serviços de consultoria inestimáveis.

A conversa foi tão recheada de informações úteis que decidimos resumir os pontos-chave neste artigo. No entanto, se você quiser assistir ao vídeo, está aqui:

Desafios de gerenciamento de projetos para profissionais de marketing

Orçamento e escopo

Dica de chapéu para quem fez isso...

Os clientes têm grandes ambições. Mas, eles nem sempre são claros sobre o que querem. Muitas vezes os orçamentos não correspondem à ambição.

Ou, eles vêm até você com um resumo sobre um prazo 'urgente'. Sim, às vezes você precisa tirar o coelho da cartola para um cliente. A gente tenta não criar expectativa dessa forma de trabalhar, porque não é um processo estratégico e é estressante para todos os envolvidos. É melhor definir o escopo e planejar adequadamente e, em seguida, agendar um cronograma.

Dependências

Dica de chapéu para quem fez isso...

Isso geralmente assume a forma de aprovações para o trabalho. Precisamos que os clientes assinem as coisas. E, preventivamente, precisamos deles para nos permitir realizar entrevistas com especialistas no assunto e explicar seus planos e prioridades. Uma solicitação é uma chamada para definir o escopo de um novo projeto ou apenas um experimento mental? Esse tipo de coisa exige muita atenção.

Equilibrando processo, dependências e criatividade

Há também dependências internas para gerenciamento de projetos. É aqui que alguém está fazendo a pesquisa, alguém está consultando o cliente, alguém está fazendo um pouco de pesquisa de palavras-chave de SEO, alguém está escrevendo, alguém está fazendo o trabalho de design e assim por diante. Quanto mais complexo for o trabalho, mais pessoas envolvidas e mais administração teremos que considerar também.

Trouxemos muitas listas de verificação, agendamento e gerenciamento de recursos. Mas também há uma tendência para nós, almas criativas, nos sentirmos um pouco encaixotados por isso. Por isso, tentamos gerenciar os processos de forma flexível para garantir que todos tenham espaço para serem criativos e colaborativos.

Respondendo com flexibilidade às mudanças

Falamos sobre 'tarefas pop-up' no Articulate. Algumas vezes, isso é causado por nós que estragamos alguma coisa, é verdade. Então temos que trabalhar em dobro para corrigir o problema (e aprender a não fazer isso novamente).

Mais frequentemente, os clientes mudam de ideia. O que é perfeitamente aceitável. Mas também nos reservamos o direito de reclamar um pouco, porque temos que mudar nosso processo, que é inevitavelmente mais demorado do que o plano original.

A falácia do planejamento, também conhecida como estimativa de cronogramas

Obrigado, XKCD.

Se você tivesse uma semana livre de reuniões, poderia conquistar o mundo.

Ou talvez não. Se você acha que uma tarefa pode levar um dia sem interrupções e sem distrações e sem problemas e sem soluços, então você está planejando falhar. Essas questões sempre aparecem. Muitas vezes subestimamos o tempo que levamos para lidar com as coisas. Então, acabamos nos perguntando para onde vai o tempo.

Dicas da especialista em gerenciamento de projetos, Layla Pomper

Então, esses foram os nossos desafios que vivenciamos como profissionais de marketing. Resumindo: queremos usar processos para proporcionar mais tempo criativo, não para tirar esse tempo.

Agora, vamos percorrer essas cinco etapas fáceis de Layla sobre como resolver esses problemas - e mais algumas!

Mas primeiro, vamos falar sobre o ClickUp

ClickUp é um software de gerenciamento de projetos para organizar tarefas, tarefas e assim por diante. Quando você deseja mudar seu software de gerenciamento de projetos ou de gerenciamento de tarefas, provavelmente há um motivo. Se você quiser experimentar o ClickUp, o primeiro passo é descobrir esse motivo e por que sua configuração atual simplesmente não está funcionando para você. Para nós, precisávamos construir processos e ver os dados - as incógnitas conhecidas e as incógnitas desconhecidas.

Tenha em mente que o software é apenas a ferramenta. Você precisa criar seus próprios processos para fazer essa ferramenta funcionar para você.

OK, agora para essas dicas:

1. Pense na sua empresa também como um cliente

As agências muitas vezes dão todo o seu cuidado e atenção na prestação de serviços aos clientes, mas são como chefs comendo sobras quando se trata de seu próprio negócio. Trate seus próprios processos de negócios com respeito, como faria com os de um cliente.

2. Aborde os estressores como métricas

Estressores são quando seus valores são afetados. Se evitar o caos e a pressão é um valor para você, então coloque isso – preventivamente – na mente de todos. Uma maneira de fazer isso é criar uma agenda para reuniões que abordem esses pontos de estresse. Ou, se você usar o ClickUp, crie um painel.

Por exemplo, se for muito importante nunca ter tarefas pop-up, verifique se todas as semanas você está revisando quantas tarefas pop-up surgiram. Dessa forma, você pega algo que está prendendo você e o puxa para a frente e para o centro da atenção de todos para que você possa beliscá-lo pela raiz.

3. Tenha uma lista de problemas

Este é um lugar onde você mantém uma lista finita de problemas que surgiram. Como exemplo, o Articulate tem um processo de 'mesas redondas' onde passamos por bandeiras vermelhas e bandeiras âmbar. Quando um problema do cliente causa problemas e ameaça o relacionamento, alguém o sinaliza. Então, temos um processo de investigação e descoberta - não atribuir culpa. No último trimestre, surgiram cerca de uma dúzia de questões que exigiam esse nível de atenção. Isso não é uma indicação de quão ruim é o nosso serviço. É uma indicação de como estamos ansiosos para aprender e melhorar.

Ao analisar as tendências ao longo de um trimestre, você obtém dados. O que apareceu mais de uma vez? O que causou o maior desafio? O que instigou os problemas? Então, você pode antecipar problemas identificando partes do seu processo que podem ser melhoradas, como comunicar certas informações antes da entrega do trabalho, para que as expectativas sejam definidas.

4. Faça do processo um esforço de equipe

Se você estiver em uma função de gerenciamento, esta é a mais fácil de implementar. Começa com uma frase como esta: 'Você pode adicionar isso ao Procedimento Operacional Padrão (POP)?'

O que isso faz é colocar imediatamente os POPs - gerenciamento de projetos - na mente de todos. Assim, além de responder a uma pergunta, você dá o próximo passo de construir essa resposta em um processo, para que esteja disponível para a próxima vez. Também coloca a pessoa que está fazendo a pergunta no banco do motorista e deixa que ela escreva as instruções.

5. Revise seus processos

Pense no gerenciamento de projetos como uma série de processos. Você está simplesmente certificando-se de que a máquina está zumbindo. Revisar seus processos é apenas manutenção da máquina.

Você pode ter esse tipo de conversa em suas avaliações de desempenho, em suas conversas individuais ou como um grupo mais amplo. Lá, você vai querer fazer um inventário de como as pessoas estão gastando seu tempo. Dessa forma, você pode identificar o desvio de escopo ou por que os prazos estão sendo perdidos, ou mesmo se alguém está fazendo um trabalho que não é seu trabalho, apenas porque ninguém é responsável por essa parte do processo. Às vezes, há um trabalho inteiro escondido nesses bits intermediários.

Seus processos não são imutáveis. Se você perguntar às pessoas quanto tempo as coisas realmente levam, ou quais etapas existem em um processo, ou quais detalhes você pode não estar vendo, provavelmente encontrará espaço para melhorias.

Dica bônus: organize projetos em torno de resultados, não cargos ou departamentos arbitrários

Se você realmente quer agitar as coisas, em vez de organizar todo o seu negócio em torno de habilidades - redação, design e assim por diante - organize tudo em torno de projetos, entregas, tipos de clientes, ofertas de serviços ou em torno de uma mentalidade de esquadrão, onde todos interagem em um base consistente. Não crie silos só porque as grandes corporações o fazem. Esta é uma obrigação em empresas de menos de 50 pessoas.

Gerenciamento de projetos: algo entre improvisar e pilotar um avião

É assim que Layla pensa em gerenciamento de projetos: é como improvisar jazz. Você recebe uma chave e precisa ser criativo dentro dessa chave. Os limites permitem que a criatividade floresça. A ideia não é escrever a música inteira e tocá-la nota por nota. É para fornecer uma chave.

Minha opinião é um pouco diferente, mas harmoniosa, no entanto. Na Articulate, queremos dar aos criativos a liberdade da fadiga de decisões e do inferno administrativo. Aprendi a pilotar aviões, então, de certa forma, penso como um piloto. Para os pilotos, as listas de verificação reduzem a carga de trabalho cognitiva. Eles são os passos essenciais, mas ter a lista de verificação não significa automaticamente que você sabe voar. Significa apenas que os fundamentos estão certos, sempre. Nós gostamos disso. Então, é assim que trabalhamos.