Management de proiect pentru echipele de marketing (cu contribuția experților de la ProcessDriven)

Youtuber. Guru al managementului proceselor. ClickUp geniu. Probabil și un vrăjitor sau un ninja. Sau amândouă. Este suficient să spunem că am fost încântați să o avem pe Layla Pomper de la ProcessDriven să ni se alăture la unul dintre seminariile noastre web. Noi înșine folosim ClickUp și am considerat că serviciile ei de consultanță sunt neprețuite.

Conversația a fost atât de plină de informații utile, încât am decis să rezumam punctele cheie în acest articol. Cu toate acestea, dacă doriți să vizionați videoclipul, acesta este chiar aici:

Provocări de management de proiect pentru marketeri

Bugetarea și stabilirea domeniului

Sfat de pălărie pentru cine a făcut asta...

Clienții au ambiții mari. Dar, ei nu sunt întotdeauna clari despre ce vor. De multe ori bugetele nu se ridică la înălțimea ambiției.

Sau, vin la tine cu un brief despre un termen „urgent”. Da, uneori, trebuie să scoți iepurele din pălărie pentru un client. Încercăm să nu stabilim așteptările acelui mod de lucru, pentru că nu este un proces strategic și este stresant pentru toți cei implicați. Mai bine să stabiliți și să planificați în mod corespunzător, apoi să programați o cronologie.

Dependente

Sfat de pălărie pentru cine a făcut asta...

Acest lucru ia de obicei forma aprobărilor pentru muncă. Avem nevoie de clienți să semneze lucrurile. Și, în mod preventiv, avem nevoie de ei pentru a ne permite să realizăm interviuri cu experți în domeniu și să le explicăm planurile și prioritățile. Este o solicitare un apel pentru a stabili un nou proiect sau doar un experiment de gândire? Acest gen de lucruri necesită o atenție deosebită.

Proces de echilibrare, dependențe și creativitate

Există și dependențe interne pentru managementul proiectelor. Aici cineva face cercetarea, cineva se consultă cu clientul, cineva face un pic de cercetare a cuvintelor cheie SEO, cineva scrie, cineva face munca de proiectare și așa mai departe. Cu cât lucrarea este mai complexă, cu atât sunt mai mulți oameni implicați și mai mulți administratori trebuie să dăm seama.

Am adus o mulțime de liste de verificare, planificare și management al resurselor. Dar, există și o tendință ca noi, sufletele creative, să ne simțim puțin blocați de asta. Așadar, încercăm să gestionăm procesele într-un mod flexibil pentru a ne asigura că toată lumea are spațiu pentru a fi creativ și colaborativ.

Răspunsul flexibil la schimbări

Vorbim despre „sarcini pop-up” la Articulate. Uneori, acestea sunt cauzate de faptul că noi dărâmăm ceva, desigur. Apoi trebuie să lucrăm de două ori pentru a remedia problema (și să învățăm să nu mai facem asta ).

Mai des, clienții se răzgândesc. Ceea ce este perfect acceptabil. Dar ne rezervăm și dreptul de a mormăi puțin, pentru că trebuie să ne schimbăm procesul, care inevitabil consumă mai mult timp decât oricare ar fi fost planul inițial.

Eșecul de planificare, alias estimarea programelor

Mulțumesc, XKCD.

Dacă ai avea o săptămână fără întâlniri, ai putea cuceri lumea.

Sau poate nu. Dacă crezi că o sarcină ți-ar putea lua o zi fără întreruperi, fără distrageri și fără probleme și fără sughițuri, atunci plănuiești să eșuezi. Acele probleme apar mereu . Adesea subestimăm cât timp ne ia lucrurile să ne descurcăm. Apoi, ajungem să ne întrebăm unde trece timpul.

Sfaturi de la expertul în management de proiect, Layla Pomper

Așadar, acestea au fost provocările noastre pe care le trăim ca marketeri. Pe scurt: vrem să folosim procese pentru a oferi mai mult timp creativ, nu pentru a lua din acel timp.

Acum, haideți să parcurgem acești cinci pași simpli de la Layla despre cum să rezolvați aceste probleme - și încă câțiva în plus!

Dar mai întâi, să vorbim despre ClickUp

ClickUp este un software de management de proiect pentru organizarea sarcinilor, sarcinilor de făcut și așa mai departe. Când doriți să schimbați software-ul de management al proiectelor sau al sarcinilor, cel mai probabil există un motiv. Dacă doriți să încercați ClickUp, primul pas este să aflați motivul și de ce configurația dvs. actuală pur și simplu nu funcționează pentru dvs. Pentru noi, trebuia să construim procese și să vedem datele - necunoscutele cunoscute și necunoscutele necunoscute.

Rețineți că software-ul este doar instrumentul. Trebuie să vă construiți propriile procese pentru a face ca instrumentul să funcționeze pentru dvs.

OK, acum treceți la aceste sfaturi:

1. Gândește-te și la afacerea ta ca la un client

Agențiile își acordă adesea toată grija și atenția furnizării de servicii pentru clienți, dar sunt ca bucătarii care mănâncă resturi atunci când vine vorba de propria lor afacere. Tratează-ți cu respect propriile procese de afaceri, așa cum ai face cu cele ale unui client.

2. Abordați factorii de stres ca măsurători

Factorii de stres sunt atunci când valorile tale sunt afectate. Dacă evitarea haosului și a presiunii este o valoare pentru tine, atunci pune asta - preventiv - în fața minții tuturor. O modalitate de a face acest lucru este să vă faceți o agendă pentru întâlniri care să atingă aceste puncte de stres. Sau, dacă utilizați ClickUp, creați un tablou de bord.

De exemplu, dacă este foarte important să nu aveți niciodată sarcini pop-up, asigurați-vă că în fiecare săptămână revizuiți câte sarcini pop-up au apărut. În acest fel, iei ceva care te ține pe spate și îl trageți în fața și în centrul atenției tuturor, astfel încât să îl puteți tăia din răsputeri.

3. Aveți o listă de probleme

Acesta este un loc în care păstrați o listă limitată de probleme care au apărut. De exemplu, Articulate are un proces de „mese rotunde” în care trecem prin steaguri roșii și steaguri chihlimbar. Când o problemă cu clientul cauzează probleme și amenință relația, cineva o semnalează. Apoi, avem un proces de investigare și descoperire - fără a atribui vina. În ultimul trimestru, au apărut aproximativ o duzină de probleme care au necesitat acest nivel de atenție. Acesta nu este un indiciu al cât de slab este serviciul nostru. Este o indicație a cât de dornici suntem să învățăm și să ne îmbunătățim.

Analizând tendințele pe parcursul unui sfert, obțineți date. Ce a apărut de mai multe ori? Ce a cauzat cea mai mare provocare? Ce a instigat problemele? Apoi, puteți preveni problemele identificând părți ale procesului dvs. care ar putea fi îmbunătățite, cum ar fi comunicarea anumitor informații înainte de livrarea muncii, astfel încât așteptările să fie stabilite.

4. Faceți din proces un efort de echipă

Dacă sunteți într-un rol de management, acesta este cel mai ușor de implementat. Începe cu o propoziție ca aceasta: „Puteți, vă rog, să adăugați acest lucru la Procedura de operare standard (SOP)?”

Ceea ce face aceasta este că pune imediat în mintea tuturor SOP-urile - managementul proiectelor. Deci, pe lângă răspunsul la o întrebare, faceți următorul pas de integrare a răspunsului într-un proces, astfel încât să fie disponibil pentru data viitoare. De asemenea, pune persoana care pune întrebarea pe scaunul șoferului și îi permite să scrie instrucțiunile.

5. Examinați-vă procesele

Gândiți-vă la managementul de proiect ca la o serie de procese. Pur și simplu vă asigurați că mașina fredonează. Revizuirea proceselor dvs. este doar întreținerea mașinii.

Ați putea avea acest tip de conversație în recenziile dvs. de performanță, în cele individuale sau ca un grup mai larg. Acolo, veți dori să faceți un inventar al modului în care oamenii își petrec timpul. În acest fel, puteți identifica deficiența de aplicare sau de ce termenele limită sunt ratate sau chiar dacă cineva face o treabă care nu este treaba lui, doar pentru că nimeni nu este responsabil pentru acea parte a procesului. Uneori există o întreagă treabă ascunsă în acele părți intermediare.

Procesele tale nu sunt puse în piatră. Dacă întrebați oamenii cât timp durează de fapt lucrurile sau ce pași sunt într-un proces sau ce detalii este posibil să nu vedeți, probabil că veți găsi loc de îmbunătățire.

Sfat bonus: organizați proiectele în funcție de rezultate, nu de titluri de post sau departamente arbitrare

Dacă doriți cu adevărat să schimbați lucrurile, mai degrabă decât să vă organizați întreaga afacere în jurul abilităților - scriere, design și așa mai departe - organizați totul în jurul proiectelor, livrabilelor, tipurilor de clienți, ofertelor de servicii sau în jurul unei mentalități de echipă, în care interacționați cu toții pe un bază consistentă. Nu creați silozuri doar pentru că o fac marile corporații. Aceasta este o necesitate în afacerile cu mai puțin de 50 de persoane.

Management de proiect: ceva între improvizație și zborul cu avionul

Așa gândește Layla despre managementul de proiect: este ca improvizația de jazz. Primești o cheie și trebuie să fii creativ în cadrul acelei chei. Limitele permit creativității să înflorească. Ideea nu este să scrieți întregul cântec și să îl redați notă cu notă. Este pentru a oferi o cheie.

Parerea mea este puțin diferită, dar totuși armonioasă. La Articulate, dorim să oferim creatorilor libertatea de oboseala de decizie și iad de administrare. Am învățat să zbor cu avioane, așa că, în anumite privințe, cred ca un pilot. Pentru piloți, listele de verificare reduc volumul de muncă cognitiv. Sunt pașii esențiali, dar a avea lista de verificare nu înseamnă automat că știi să zbori. Înseamnă doar că fundamentele sunt corecte, de fiecare dată. Ne place asta. Deci, așa lucrăm.