マーケティングチームのプロジェクト管理（ProcessDrivenからの専門家の意見による）
公開: 2022-04-12Youtuber。 プロセス管理の第一人者。 ClickUpの天才。 おそらく魔法使いや忍者でもあります。 または両方。 言うまでもなく、ProcessDrivenのLaylaPomperがウェビナーの1つに参加してくれることに興奮しました。 私たちはClickUpを自分たちで使用しており、彼女のコンサルティングサービスは非常に貴重であることがわかりました。
会話は有益な情報でいっぱいだったので、この記事の要点を要約することにしました。 ただし、ビデオを見たい場合は、ここにあります：
マーケターにとってのプロジェクト管理の課題
予算編成とスコーピング
これを作った人への帽子のヒント...
クライアントには大きな野心があります。 しかし、彼らは自分たちが何を望んでいるのかを常に明確にしているわけではありません。 多くの場合、予算は野心に完全に応えていません。
または、彼らは「緊急の」締め切りについての簡単な説明を持ってあなたのところにやって来ます。 はい、時々、あなたはクライアントのために帽子からウサギを引っ張る必要があります。 それは戦略的なプロセスではなく、関係するすべての人にとってストレスになるため、私たちはそのような働き方の期待を設定しないようにしています。 適切な範囲と計画を立ててから、タイムラインをスケジュールすることをお勧めします。
依存関係
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これは通常、作業の承認という形をとります。 クライアントがサインオフする必要があります。 そして、先制的に、対象分野の専門家へのインタビューを実施し、彼らの計画と優先順位を説明できるようにする必要があります。 リクエストは、新しいプロジェクトを調査するための呼び出しですか、それとも単なる思考実験ですか？ このようなことには細心の注意を払っています。
プロセス、依存関係、創造性のバランスをとる
プロジェクト管理には内部依存関係もあります。 これは、誰かが調査を行っている、誰かがクライアントと相談している、誰かが少しのSEOキーワード調査を行っている、誰かが執筆を行っている、誰かが設計作業を行っている、などです。 作業が複雑になるほど、関係する人が増え、管理者も増えることになります。
多くのチェックリスト、スケジューリング、およびリソース管理を導入しました。 しかし、私たちの創造的な魂は、それによって少し閉じ込められていると感じる傾向もあります。 そのため、私たちは柔軟な方法でプロセスを管理し、誰もが創造的かつ協調的になる余地があることを確認しようとしています。
変化に柔軟に対応
Articulateで「ポップアップタスク」について話します。 確かに、これらは私たちが何かを台無しにすることによって引き起こされることがあります。 次に、問題を修正するために2回作業する必要があります（そして、それを二度と行わないことを学びます）。
多くの場合、クライアントは考えを変えます。 これは完全に受け入れられます。 ただし、プロセスを変更する必要があるため、少し不平を言う権利もあります。これは、元の計画よりも必然的に時間がかかります。
計画の誤謬、別名見積もりスケジュール
ありがとう、XKCD。
1週間の会議がない場合は、世界を征服することができます。
またはそうでないかもしれません。 タスクに中断や気晴らし、問題や一時的な中断がなく、1日かかると思われる場合は、失敗することを計画しています。 それらの問題は常に発生します。 私たちはしばしば、物事が私たちに対処するのにかかる時間を過小評価します。 すると、どこに行くのか気になってしまいます。
プロジェクト管理の専門家であるLaylaPomperからのヒント
それで、それらは私たちがマーケターとして経験する私たちの挑戦でした。 つまり、プロセスを使用して、時間を奪うのではなく、より創造的な時間を提供したいと考えています。
それでは、これらの問題を解決する方法について、レイラからのこれらの5つの簡単な手順を実行してみましょう。さらに、いくつかの手順を実行してみましょう。
しかし、最初に、ClickUpについて話しましょう
ClickUpは、タスクやタスクなどを整理するためのプロジェクト管理ソフトウェアです。 プロジェクト管理またはタスク管理ソフトウェアの切り替えを検討している場合、おそらく理由があります。 ClickUpを試してみたい場合、最初のステップはその理由と、現在の設定がうまく機能しない理由を理解することです。 私たちにとって、プロセスを構築し、データ（既知の未知数と未知の未知数）を確認する必要がありました。
ソフトウェアは単なるツールであることに注意してください。 そのツールを機能させるには、独自のプロセスを構築する必要があります。
さて、これらのヒントに移りましょう。
1.あなたのビジネスもクライアントとして考えてください
代理店はクライアントにサービスを提供することに細心の注意を払うことがよくありますが、彼らは自分のビジネスに関しては残り物を食べるシェフのようなものです。 クライアントと同じように、自分のビジネスプロセスを尊重して扱います。
2.指標としてストレッサーに対処する
ストレッサーはあなたの価値観が影響を受けているときです。 混沌とプレッシャーを避けることがあなたにとって価値があるなら、それを-予防的に-みんなの心の前に置いてください。 そのための1つの方法は、これらのストレスポイントに触れる会議の議題を自分で作成することです。 または、ClickUpを使用する場合は、ダッシュボードを作成します。
たとえば、ポップアップタスクを発生させないことが非常に重要な場合は、毎週、ポップアップタスクがいくつ発生したかを確認してください。 このように、あなたはあなたを妨げている何かを取り、あなたはそれをすべての人の注意の前面と中心に引っ張っているので、あなたはそれをつぼみに挟むことができます。
3.問題リストを用意する
これは、発生した問題の有限リストを保持する場所です。 例として、Articulateには、赤い旗と琥珀色の旗を通過する「円卓会議」のプロセスがあります。 クライアントの問題が問題を引き起こし、関係を脅かすとき、誰かがそれにフラグを立てます。 次に、調査と発見のプロセスがあります-責任を負わせるのではありません。 前四半期には、そのレベルの注意を必要とする約12の問題が発生しました。 それは私たちのサービスがどれほど貧弱であるかを示すものではありません。 これは、私たちが学び、改善することにどれほど熱心であるかを示しています。
四半期にわたる傾向を分析することにより、データを取得します。 何が何度も起こりましたか？ 最大の課題は何でしたか？ 何が問題を引き起こしましたか？ 次に、作業を提供する前に特定の情報を伝達するなど、プロセスの改善できる部分を特定することで問題を未然に防ぐことができるため、期待が設定されます。
4.プロセスをチームの努力にする
あなたが管理職になっている場合、これはあなたが実装するのに最も簡単なものです。 次のような文で始まります。「これを標準操作手順（SOP）に追加していただけますか？」
これにより、SOP（プロジェクト管理）がすぐにすべての人の頭に浮かびます。 したがって、質問に答えるだけでなく、その答えをプロセスに組み込む次のステップに進むので、次回も利用できるようになります。 また、質問をしている人を運転席に置いて、指示を書かせてもらいます。
5.プロセスを確認します
プロジェクト管理を一連のプロセスと考えてください。 マシンがハミングしていることを確認しているだけです。 プロセスのレビューは、単なるマシンのメンテナンスです。
この種の会話は、業績評価、1対1、またはより幅広いグループで行うことができます。 そこで、人々がどのように時間を費やしているかの目録を取りたいと思うでしょう。 そうすることで、スコープクリープや期限を過ぎている理由を特定できます。また、プロセスのその部分に誰も責任を負わないという理由だけで、誰かが自分の仕事ではない仕事をしている場合でも特定できます。 時々、それらの中間のビットに隠された仕事全体があります。
あなたのプロセスは決まっていない。 実際にどれくらいの時間がかかるか、プロセスにどのようなステップがあるか、またはどのような詳細が表示されないかを人々に尋ねると、改善の余地が見つかる可能性があります。
ボーナスのヒント：役職や任意の部門ではなく、結果に基づいてプロジェクトを整理する
執筆、デザインなどのスキルを中心にビジネス全体を整理するのではなく、本当に物事を揺るがしたい場合は、プロジェクト、成果物、クライアントタイプ、サービスの提供、またはチームのメンタリティを中心にすべてを整理します。一貫した基盤。 大企業が作成するという理由だけでサイロを作成しないでください。 これは50人未満のビジネスでは必須です。
プロジェクト管理：即興と飛行機の飛行の間の何か
これがレイラのプロジェクト管理の考え方です。即興ジャズのようなものです。 あなたは鍵を手に入れ、その鍵の中で創造的でなければなりません。 限界は創造性を繁栄させることを可能にします。 アイデアは、曲全体を書いて、それをノートごとに再生することではありません。 キーを提供することです。
私の見方は少し異なりますが、それでも調和が取れています。 アーティキュレートでは、クリエイティブに決断疲労や管理者の地獄からの解放を提供したいと考えています。 私は飛行機を飛ばすことを学んだので、ある意味ではパイロットのように思います。 パイロットの場合、チェックリストは認知的作業負荷を軽減します。 これらは重要なステップですが、チェックリストがあるからといって、飛行方法を自動的に知っているとは限りません。 それは、ファンダメンタルズが常に正しいことを意味します。 私たちはそれが好きです。 だから、それが私たちの働き方です。