Zarządzanie projektami dla zespołów marketingowych (z wkładem ekspertów ProcessDriven)

Youtuber. Guru zarządzania procesami. Geniusz ClickUp. Zapewne też czarodziej lub ninja. Lub oba. Wystarczy powiedzieć, że byliśmy podekscytowani, że Layla Pomper z ProcessDriven dołączyła do nas na jednym z naszych webinariów. Sami korzystamy z ClickUp i uważamy, że jej usługi doradcze są nieocenione.

Rozmowa była tak pełna przydatnych informacji, że postanowiliśmy podsumować kluczowe punkty w tym artykule. Jeśli jednak chcesz obejrzeć film, znajdziesz go tutaj:

Wyzwania związane z zarządzaniem projektami dla marketerów

Budżetowanie i ustalanie zakresu

Napiwek kapelusza dla tego, kto to zrobił...

Klienci mają duże ambicje. Ale nie zawsze są jasne, czego chcą. Często budżety nie do końca spełniają te ambicje.

Lub przychodzą do Ciebie z informacją o „pilnym” terminie. Tak, czasami trzeba wyciągnąć królika z kapelusza dla klienta. Staramy się nie stawiać oczekiwań co do tego sposobu pracy, ponieważ nie jest to proces strategiczny i jest stresujący dla wszystkich zaangażowanych. Lepiej określić zakres i odpowiednio zaplanować, a następnie zaplanować harmonogram.

Zależności

Napiwek kapelusza dla tego, kto to zrobił...

Zwykle przybiera to formę zgód na pracę. Potrzebujemy klientów do podpisywania rzeczy. I zawczasu potrzebujemy ich, aby umożliwić nam przeprowadzenie wywiadów z ekspertami merytorycznymi oraz wyjaśnienie ich planów i priorytetów. Czy prośba jest wezwaniem do określenia zakresu nowego projektu, czy tylko eksperymentem myślowym? Tego rodzaju sprawy wymagają szczególnej uwagi.

Proces równoważenia, zależności i kreatywność

Istnieją również wewnętrzne zależności dotyczące zarządzania projektami. To tutaj ktoś przeprowadza badania, ktoś konsultuje się z klientem, ktoś robi trochę badania słów kluczowych SEO, ktoś pisze, ktoś zajmuje się projektowaniem i tak dalej. Im bardziej skomplikowana praca, tym więcej zaangażowanych osób i tym więcej administratorów musimy rozliczać.

Wprowadziliśmy wiele list kontrolnych, harmonogramów i zarządzania zasobami. Ale istnieje również tendencja do tego, że my, kreatywne dusze, czujemy się przez to trochę uwięzieni. Dlatego staramy się zarządzać procesami w sposób elastyczny, aby każdy miał miejsce na kreatywność i współpracę.

Elastyczne reagowanie na zmiany

W Articulate rozmawiamy o „wyskakujących zadaniach”. Czasami jest to spowodowane tym, że coś schrzaniliśmy. Następnie musimy pracować dwa razy, aby rozwiązać problem (i nauczyć się tego nie robić ponownie).

Coraz częściej klienci zmieniają zdanie. Co jest całkowicie do przyjęcia. Ale zastrzegamy sobie również prawo do narzekania, ponieważ musimy zmienić nasz proces, który nieuchronnie jest bardziej czasochłonny niż jakikolwiek pierwotny plan.

Błąd planowania, czyli szacowanie harmonogramów

Dziękuję, XKCD.

Gdybyś miał tydzień wolny od spotkań, mógłbyś podbić świat.

Albo może nie. Jeśli uważasz, że zadanie może zająć Ci cały dzień bez przerw, rozproszeń, problemów i czkawek, to planujesz ponieść porażkę. Te problemy zawsze się pojawiają. Często nie doceniamy, ile czasu zajmuje nam poradzenie sobie z różnymi sprawami. Następnie zastanawiamy się, gdzie upływa czas.

Wskazówki od eksperta ds. zarządzania projektami, Layli Pomper

To były nasze wyzwania, których doświadczamy jako marketerzy. W skrócie: chcemy wykorzystać procesy, aby zapewnić więcej kreatywnego czasu, a nie odbierać z tego czasu.

Przejdźmy teraz przez te pięć prostych kroków od Layli, jak rozwiązać te problemy – i kilka innych!

Ale najpierw porozmawiajmy o ClickUp

ClickUp to oprogramowanie do zarządzania projektami do organizowania zadań, zadań do wykonania i tak dalej. Kiedy chcesz zmienić oprogramowanie do zarządzania projektami lub zadaniami, najprawdopodobniej jest ku temu powód. Jeśli chcesz wypróbować ClickUp, pierwszym krokiem jest ustalenie przyczyny i przyczyny, dla której Twoja obecna konfiguracja po prostu nie działa. Dla nas musieliśmy zbudować procesy i zobaczyć dane - znane niewiadome i nieznane niewiadome.

Pamiętaj, że oprogramowanie to tylko narzędzie. Musisz zbudować własne procesy, aby to narzędzie działało dla Ciebie.

OK, teraz przejdźmy do tych wskazówek:

1. Pomyśl również o swojej firmie jak o kliencie

Agencje często poświęcają całą swoją troskę i uwagę dostarczaniu usług dla klientów, ale jeśli chodzi o własny biznes, są jak kucharze jedzący resztki. Traktuj swoje procesy biznesowe z szacunkiem, tak jak proces klienta.

2. Zajmij się stresorami jako miernikami

Stresory mają miejsce wtedy, gdy naruszane są Twoje wartości. Jeśli unikanie chaosu i presji jest dla ciebie wartością, postaw to – zapobiegawczo – przed wszystkimi. Jednym ze sposobów, aby to zrobić, jest stworzenie sobie planu spotkań , które poruszają te stresujące punkty. Lub, jeśli używasz ClickUp, stwórz pulpit nawigacyjny.

Na przykład, jeśli bardzo ważne jest, aby nigdy nie mieć wyskakujących zadań, upewnij się, że co tydzień sprawdzasz, ile wyskakujących zadań się pojawiło. W ten sposób bierzesz coś, co cię powstrzymuje i przyciągasz to na pierwszy plan i w centrum uwagi wszystkich, dzięki czemu możesz zdusić to w zarodku.

3. Miej listę problemów

To miejsce, w którym prowadzisz skończoną listę problemów, które się pojawiły. Na przykład Articulate ma proces „okrągłych stołów”, w którym przechodzimy przez czerwone flagi i bursztynowe flagi. Kiedy problem klienta powoduje problemy i zagraża relacji, ktoś to zgłasza. Następnie mamy proces dochodzenia i odkrywania – a nie przypisywania winy. W ostatnim kwartale pojawiło się kilkanaście spraw, które wymagały takiego poziomu uwagi. To nie świadczy o tym, jak słaba jest nasza usługa. Wskazuje, jak bardzo zależy nam na uczeniu się i doskonaleniu.

Analizując trendy w ciągu kwartału, otrzymujesz dane. Co pojawiło się więcej niż raz? Co spowodowało największe wyzwanie? Co wywołało problemy? Następnie możesz zapobiegać problemom, identyfikując części procesu, które można poprawić, takie jak przekazywanie pewnych informacji przed dostarczeniem pracy, aby określić oczekiwania.

4. Spraw, aby proces był wysiłkiem zespołowym

Jeśli zajmujesz stanowisko kierownicze, jest to najłatwiejsze do wdrożenia. Zaczyna się od zdania takiego: „Czy możesz dodać to do standardowej procedury operacyjnej (SOP)?”

To, co robi, to natychmiastowe wprowadzenie SOP - zarządzania projektami - wprost do umysłu każdego. Więc oprócz odpowiedzi na pytanie, robisz kolejny krok, budując tę ​​odpowiedź w procesie, aby była dostępna na następny raz. Stawia też osobę zadającą pytanie na siedzeniu kierowcy i pozwala mu na napisanie instrukcji.

5. Przejrzyj swoje procesy

Pomyśl o zarządzaniu projektami jako serii procesów. Po prostu upewniasz się, że maszyna szumi. Przeglądanie procesów to tylko konserwacja maszyn.

Możesz prowadzić tego rodzaju rozmowę w swoich recenzjach wyników, podczas spotkań indywidualnych lub w szerszej grupie. Tam będziesz chciał zrobić spis tego, jak ludzie spędzają czas. W ten sposób możesz zidentyfikować rozszerzenie zakresu lub przyczyny niedotrzymania terminów, a nawet jeśli ktoś wykonuje pracę, która nie jest jego pracą, tylko dlatego, że nikt nie jest odpowiedzialny za tę część procesu. Czasami w tych pośrednich fragmentach kryje się cała praca.

Twoje procesy nie są w kamieniu. Jeśli zapytasz ludzi, jak długo trwają rzeczy, jakie są etapy procesu lub jakich szczegółów możesz nie widzieć, prawdopodobnie znajdziesz miejsce na ulepszenia.

Dodatkowa wskazówka: Organizuj projekty wokół wyników, a nie tytułów stanowisk lub arbitralnych działów

Jeśli naprawdę chcesz wstrząsnąć, zamiast organizować całą firmę wokół umiejętności – pisania, projektowania itd. – zorganizuj wszystko wokół projektów, rezultatów, typów klientów, ofert usług lub wokół mentalności zespołu, w której wszyscy wchodzicie w interakcje na spójna podstawa. Nie twórz silosów tylko dlatego, że robią to wielkie korporacje. Jest to konieczne w firmach liczących mniej niż 50 osób.

Zarządzanie projektami: coś pomiędzy improwizacją a lataniem samolotem

Tak Layla myśli o zarządzaniu projektami: to jak improwizowany jazz. Dostajesz klucz i musisz być kreatywny w tym kluczu. Granice pozwalają rozkwitnąć kreatywności. Pomysł nie polega na pisaniu całej piosenki i odtwarzaniu jej nuta po nucie. Ma dostarczyć klucz.

Moje podejście jest trochę inne, ale mimo wszystko harmonijne. W Articulate chcemy dać twórcom wolność od zmęczenia decyzjami i piekła administracyjnego. Nauczyłem się latać samolotami, więc pod pewnymi względami myślę jak pilot. W przypadku pilotów listy kontrolne zmniejszają obciążenie poznawcze. Są to niezbędne kroki, ale posiadanie listy kontrolnej nie oznacza automatycznie, że umiesz latać. Oznacza to po prostu, że podstawy są prawidłowe za każdym razem. Lubimy to. Tak więc pracujemy.