การจัดการโครงการสำหรับทีมการตลาด (พร้อมข้อมูลจากผู้เชี่ยวชาญจาก ProcessDriven)

ยูทูบเบอร์ กูรูการจัดการกระบวนการ อัจฉริยะ ClickUp อาจเป็นพ่อมดหรือนินจาก็ได้ หรือทั้งคู่. พูดได้คำเดียวว่า เราตื่นเต้นมากที่ได้ Layla Pomper จาก ProcessDriven เข้าร่วมสัมมนาออนไลน์เรื่องใดเรื่องหนึ่งของเรา เราใช้ ClickUp เองและพบว่าบริการให้คำปรึกษาของเธอมีค่ามาก

การสนทนาเต็มไปด้วยข้อมูลที่เป็นประโยชน์ เราจึงตัดสินใจสรุปประเด็นสำคัญในบทความนี้ อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องการชมวิดีโอ ให้คลิกที่นี่:

ความท้าทายในการจัดการโครงการสำหรับนักการตลาด

การจัดทำงบประมาณและการกำหนดขอบเขต

หมวกให้ใครทำสิ่งนี้...

ลูกค้ามีความทะเยอทะยานที่ยิ่งใหญ่ แต่พวกเขาไม่ชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขาต้องการ บ่อยครั้งงบประมาณไม่ค่อยเป็นไปตามความทะเยอทะยาน

หรือจะมาแจ้งให้คุณทราบโดยสังเขปเกี่ยวกับกำหนดเวลาที่ 'เร่งด่วน' ใช่ บางครั้ง คุณต้องดึงกระต่ายออกจากหมวกให้ลูกค้า เราพยายามที่จะไม่กำหนดความคาดหวังของวิธีการทำงานนั้น เพราะมันไม่ใช่กระบวนการเชิงกลยุทธ์และจะสร้างความเครียดให้กับทุกคนที่เกี่ยวข้อง ควรกำหนดขอบเขตและวางแผนอย่างเหมาะสมแล้วจึงกำหนดเวลา

การพึ่งพา

หมวกให้ใครทำสิ่งนี้...

ซึ่งมักจะอยู่ในรูปแบบของการอนุมัติสำหรับการทำงาน เราต้องการให้ลูกค้าลงชื่อออก และเราต้องการให้พวกเขาทำการสัมภาษณ์ผู้เชี่ยวชาญเฉพาะเรื่องและอธิบายแผนงานและลำดับความสำคัญของพวกเขา การร้องขอเป็นการเรียกร้องให้กำหนดขอบเขตโครงการใหม่หรือเป็นเพียงการทดลองทางความคิด? ของแบบนี้ต้องระวังให้ดี

กระบวนการสมดุล การพึ่งพา และความคิดสร้างสรรค์

นอกจากนี้ยังมีการพึ่งพาภายในสำหรับการจัดการโครงการ นี่คือที่ที่ใครบางคนกำลังวิจัย ใครบางคนกำลังปรึกษากับลูกค้า ใครบางคนกำลังค้นคว้าเกี่ยวกับคีย์เวิร์ด SEO อยู่บ้าง ใครบางคนกำลังเขียนบท ใครบางคนกำลังทำงานด้านการออกแบบ และอื่นๆ ยิ่งงานมีความซับซ้อนมากเท่าไร คนก็จะยิ่งมีส่วนร่วมมากขึ้นเท่านั้น และเราต้องรับผิดชอบกับผู้ดูแลระบบมากขึ้นด้วย

เราได้นำรายการตรวจสอบ การจัดกำหนดการ และการจัดการทรัพยากรเข้ามามากมาย แต่ก็ยังมีแนวโน้มที่เราจะมีความคิดสร้างสรรค์ที่จะรู้สึกว่าถูกล้อมด้วยสิ่งนั้น ดังนั้น เราจึงพยายามจัดการกระบวนการด้วยวิธีที่ยืดหยุ่น เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนมีที่ว่างสำหรับการสร้างสรรค์และการทำงานร่วมกัน

ตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงได้อย่างคล่องตัว

เราพูดถึง 'งานป๊อปอัป' ที่ Articulate บางครั้งสิ่งเหล่านี้เกิดจากการที่เราทำอะไรผิดพลาดยอมรับ จากนั้นเราต้องทำงานสองครั้งเพื่อแก้ไขปัญหา (และเรียนรู้ที่จะไม่ทำอย่าง นั้น อีก)

บ่อยครั้งที่ลูกค้าเปลี่ยนใจ ซึ่งเป็นที่ยอมรับอย่างสมบูรณ์ แต่เราขอสงวนสิทธิ์ที่จะบ่นเล็กน้อยเพราะเราต้องเปลี่ยนกระบวนการของเราซึ่งใช้เวลานานกว่าแผนเดิมอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้

ความผิดพลาดในการวางแผน aka ประมาณการกำหนดการ

ขอบคุณ XKCD

หากคุณมีเวลาหนึ่งสัปดาห์ที่ไม่มีการประชุม คุณสามารถพิชิตโลกได้

หรือ...อาจจะไม่ หากคุณคิดว่างานอาจใช้เวลาหนึ่งวันโดยไม่มีการรบกวนและไม่มีการรบกวน ไม่มีปัญหาและไม่มีการสะดุด แสดงว่าคุณกำลังวางแผนที่จะล้มเหลว ปัญหาเหล่านั้นเกิดขึ้น เสมอ เรามักจะประมาทว่าต้องใช้เวลานานแค่ไหนในการจัดการ จากนั้นเราก็สงสัยว่าเวลาจะไปที่ไหน

คำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการโครงการ Layla Pomper

นั่นคือความท้าทายที่เราประสบในฐานะนักการตลาด กล่าวโดยย่อ: เราต้องการใช้กระบวนการเพื่อให้มีเวลาสร้างสรรค์มากขึ้น ไม่ใช่เพื่อพรากจากเวลานั้น

ตอนนี้ มาดู ขั้นตอนง่ายๆ ห้าขั้นตอน เหล่านี้จาก Layla เกี่ยวกับวิธีแก้ไขปัญหาเหล่านี้กัน - และอีกสองสามขั้นตอนนอกเหนือจากนั้น!

แต่ก่อนอื่น มาพูดถึง ClickUp . กันก่อน

ClickUp เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการสำหรับการจัดระเบียบงาน สิ่งที่ต้องทำ และอื่นๆ เมื่อคุณต้องการเปลี่ยนซอฟต์แวร์การจัดการโครงการหรือการจัดการงาน มักมีเหตุผล หากคุณต้องการลองใช้ ClickUp ขั้นตอนแรกคือการหาสาเหตุนั้น และทำไมการตั้งค่าปัจจุบันของคุณถึงใช้ไม่ได้ผลสำหรับคุณ สำหรับเรา เราจำเป็นต้องสร้างกระบวนการและดูข้อมูล - สิ่งที่ไม่รู้จักและสิ่งที่ไม่รู้จัก

โปรดจำไว้ว่าซอฟต์แวร์เป็นเพียงเครื่องมือ คุณต้องสร้างกระบวนการของคุณเองเพื่อให้เครื่องมือนั้นทำงานแทนคุณ

ตกลง ตอนนี้เข้าสู่เคล็ดลับเหล่านั้น:

1. คิดว่าธุรกิจของคุณเป็นลูกค้าด้วย

หน่วยงานต่างๆ มักจะให้ความเอาใจใส่และใส่ใจในการให้บริการแก่ลูกค้า แต่ก็เหมือนกับพ่อครัวที่รับประทานอาหารเหลือๆ เมื่อพูดถึงธุรกิจของตนเอง ปฏิบัติต่อกระบวนการทางธุรกิจของคุณด้วยความเคารพ เช่นเดียวกับที่คุณปฏิบัติต่อลูกค้า

2. จัดการกับแรงกดดันเป็นตัวชี้วัด

ความเครียดเกิดขึ้นเมื่อค่านิยมของคุณถูกกระทบ หากการหลีกเลี่ยงความโกลาหลและความกดดันเป็นค่าสำหรับคุณ ให้ใส่สิ่งนั้น - เชิงป้องกัน - ต่อหน้าทุกคน วิธีหนึ่งที่ทำได้คือ ทำให้ตัวเองเป็นวาระการประชุม ที่เน้นประเด็นความเครียดเหล่านี้ หรือถ้าคุณใช้ ClickUp ให้สร้างแดชบอร์ด

ตัวอย่างเช่น หากการไม่มีป๊อปอัปเป็นสิ่งสำคัญมาก ให้ตรวจสอบว่าคุณกำลังตรวจสอบจำนวนงานป๊อปอัปที่เกิดขึ้นทุกสัปดาห์ ด้วยวิธีนี้ คุณจะดึงบางสิ่งที่รั้งคุณไว้ และดึงมันมาที่ด้านหน้าและเป็นจุดศูนย์กลางของความสนใจของทุกคน คุณจะได้ดึงมันเข้าที่ตา

3. มีรายการปัญหา

นี่คือที่ที่คุณเก็บรายการปัญหาที่เกิดขึ้น ตัวอย่างเช่น Articulate มีกระบวนการของ 'โต๊ะกลม' ซึ่งเราจะใช้ธงสีแดงและธงสีเหลืองอำพัน เมื่อปัญหาของลูกค้าทำให้เกิดปัญหาและคุกคามความสัมพันธ์ มีคนตั้งค่าสถานะนั้น จากนั้น เราก็มีกระบวนการสืบสวนและค้นพบ - ไม่ได้กำหนดความผิด ในไตรมาสที่แล้ว มีปัญหาเกิดขึ้นประมาณโหลซึ่งต้องให้ความสนใจในระดับนั้น นั่นไม่ใช่เครื่องบ่งชี้ว่าบริการของเราแย่แค่ไหน เป็นเครื่องบ่งชี้ว่าเรากระตือรือร้นที่จะเรียนรู้และปรับปรุงมากเพียงใด

โดยการวิเคราะห์แนวโน้มในช่วงไตรมาสหนึ่งๆ คุณจะได้ข้อมูล เกิดอะไรขึ้นมากกว่าหนึ่งครั้ง? อะไรทำให้เกิดความท้าทายที่ยิ่งใหญ่ที่สุด? อะไรทำให้เกิดปัญหา? จากนั้น คุณสามารถขจัดปัญหาโดยระบุส่วนต่างๆ ของกระบวนการที่สามารถปรับปรุงได้ เช่น การสื่อสารข้อมูลบางอย่างล่วงหน้าก่อนส่งมอบงาน ดังนั้นจึงมีการกำหนดความคาดหวังไว้

4. ทำให้กระบวนการทำงานเป็นทีม

หากคุณอยู่ในบทบาทผู้บริหาร บทบาทนี้ง่ายที่สุดสำหรับคุณที่จะนำไปใช้ มันขึ้นต้นด้วยประโยคดังนี้: 'คุณช่วยกรุณาเพิ่มสิ่งนี้ลงในขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐาน (SOP) ได้ไหม'

สิ่งนี้ทำให้ SOPs - การจัดการโครงการ - อยู่ในใจของทุกคนทันที ดังนั้น นอกจากการตอบคำถามแล้ว คุณยังใช้ขั้นตอนต่อไปของการ สร้างคำตอบนั้นไปสู่กระบวนการ เพื่อให้พร้อมใช้งานในครั้งต่อไป นอกจากนี้ยังทำให้ผู้ที่ถามคำถามอยู่ในที่นั่งคนขับและให้พวกเขาเขียนคำแนะนำ

5. ตรวจสอบกระบวนการของคุณ

คิดว่าการจัดการโครงการเป็นชุดของกระบวนการ คุณเพียงแค่ทำให้แน่ใจว่าเครื่องส่งเสียงฮัม การตรวจสอบกระบวนการของคุณเป็นเพียงการบำรุงรักษาเครื่องจักร

คุณสามารถสนทนาในลักษณะนี้ในการทบทวนประสิทธิภาพของคุณ แบบตัวต่อตัว หรือแบบกลุ่มที่กว้างขึ้น ที่นั่น คุณจะต้องการจัดทำรายการว่าผู้คนใช้เวลาของพวกเขาอย่างไร ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถระบุขอบเขตที่คืบคลานหรือเหตุใดจึงพลาดกำหนดเวลา หรือแม้แต่มีคนทำงานที่ไม่ใช่งานของตน เพียงเพราะไม่มีใครรับผิดชอบในส่วนนั้นของกระบวนการ บางครั้งมีงานทั้งหมดซ่อนอยู่ในระหว่างบิตเหล่านั้น

กระบวนการของคุณไม่ได้ถูกกำหนดไว้เป็นหิน หากคุณถามผู้คนว่าจริง ๆ แล้วใช้เวลานานแค่ไหน หรือมีขั้นตอนใดบ้างในกระบวนการ หรือรายละเอียดใดที่คุณอาจไม่เห็น คุณอาจจะพบว่ามีช่องว่างสำหรับการปรับปรุง

เคล็ดลับพิเศษ: จัดระเบียบโครงการเกี่ยวกับผลลัพธ์ ไม่ใช่ตำแหน่งงานหรือแผนกตามอำเภอใจ

หากคุณต้องการเขย่าสิ่งต่างๆ แทนที่จะจัดระเบียบธุรกิจทั้งหมดด้วยทักษะต่างๆ เช่น การเขียน การออกแบบ และอื่นๆ จัดระเบียบทุกอย่างที่เกี่ยวกับโครงการ สิ่งที่ส่งมาด้วย ประเภทลูกค้า ข้อเสนอบริการ หรือความคิดของทีม ซึ่งคุณทั้งหมดโต้ตอบกับ พื้นฐานที่สอดคล้องกัน อย่าสร้างไซโลเพียงเพราะว่าบริษัทใหญ่ๆ นั้นทำกัน นี่เป็นสิ่งจำเป็นในธุรกิจที่มีคนน้อยกว่า 50 คน

การจัดการโครงการ: บางอย่างระหว่างอิมโพรฟกับการบินเครื่องบิน

นี่คือวิธีที่ Layla คิดเกี่ยวกับการจัดการโครงการ มันเหมือนกับดนตรีแจ๊สแบบอิมโพรฟ คุณได้รับคีย์และคุณต้องมีความคิดสร้างสรรค์ภายในคีย์นั้น ข้อจำกัดทำให้ความคิดสร้างสรรค์เฟื่องฟู แนวคิดคือไม่เขียนทั้งเพลงและเล่นโน้ตเพื่อโน้ต มันคือการจัดหากุญแจ

ความคิดของฉันแตกต่างออกไปเล็กน้อย แต่ก็ยังมีความสามัคคี ที่ Articulate เราต้องการให้ครีเอทีฟมีอิสระจากความเหนื่อยล้าในการตัดสินใจและผู้ดูแลระบบนรก ฉันเรียนการบินด้วยเครื่องบิน ดังนั้นในบางแง่มุมฉันก็คิดเหมือนนักบิน สำหรับนักบิน รายการตรวจสอบช่วยลดภาระงานด้านความรู้ความเข้าใจ สิ่งเหล่านี้เป็นขั้นตอนสำคัญ แต่การมีรายการตรวจสอบไม่ได้หมายความว่าคุณบินได้โดยอัตโนมัติ มันแค่หมายความว่าพื้นฐานถูกต้องทุกครั้ง เราชอบแบบนั้น นั่นคือวิธีที่เราทำงาน