Pazarlama ekipleri için proje yönetimi (ProcessDriven'dan uzman girdisi ile)

Youtuber. Süreç yönetimi gurusu. ClickUp dehası. Muhtemelen aynı zamanda bir sihirbaz veya ninjadır. Ya da her ikisi de. Web seminerlerimizden biri için ProcessDriven'dan Layla Pomper'ın bize katılmasından heyecan duyduk. ClickUp'ı kendimiz kullanıyoruz ve onun danışmanlık hizmetlerini çok değerli bulduk.

Sohbet o kadar faydalı bilgilerle doluydu ki , bu makaledeki önemli noktaları özetlemeye karar verdik. Ancak, videoyu izlemek isterseniz, tam burada:

Pazarlamacılar için proje yönetimi zorlukları

Bütçeleme ve kapsam belirleme

Bunu kim yaptıysa ona bir tüyo...

Müşterilerin büyük emelleri vardır. Ancak, ne istedikleri konusunda her zaman net değildirler. Çoğu zaman bütçeler tam olarak hırsı karşılamıyor.

Veya size 'acil' bir son tarih hakkında bir özet ile gelirler. Evet, bazen bir müşteri için şapkadan tavşan çıkarmanız gerekir. Stratejik bir süreç olmadığı ve ilgili herkes için stresli olduğu için, bu şekilde çalışma beklentisi oluşturmamaya çalışıyoruz. Kapsamı uygun şekilde planlamak ve planlamak daha iyidir, ardından bir zaman çizelgesi planlayın.

bağımlılıklar

Bunu kim yaptıysa ona bir tüyo...

Bu genellikle iş için onay şeklini alır. Bir şeyleri imzalamak için müşterilere ihtiyacımız var. Ve öncelikli olarak, konuyla ilgili uzman görüşmeleri yapmamıza ve planlarını ve önceliklerini açıklamamıza izin vermelerine ihtiyacımız var. Bir istek, yeni bir projeyi gözden geçirmek için bir çağrı mı yoksa sadece bir düşünce deneyi mi? Bu tür şeyler dikkatli dikkat gerektirir.

Dengeleme süreci, bağımlılıklar ve yaratıcılık

Proje yönetimi için dahili bağımlılıklar da vardır. Bu, birisinin araştırma yaptığı, birisinin müşteriye danıştığı, birisinin biraz SEO anahtar kelime araştırması yaptığı, birisinin yazımı yaptığı, birisinin tasarım işini yaptığı vb. İş parçası ne kadar karmaşıksa, o kadar fazla insan dahil olur ve o kadar fazla yöneticiyi hesaba katmamız gerekir.

Pek çok kontrol listesi, zamanlama ve kaynak yönetimi getirdik. Ancak, biz yaratıcı ruhların bununla biraz kutulanmış hissetme eğilimi de var. Bu nedenle, herkesin yaratıcı ve işbirlikçi olması için yeterli alana sahip olduğundan emin olmak için süreçleri esnek bir şekilde yönetmeye çalışıyoruz.

Değişikliklere esnek bir şekilde yanıt verme

Articulate'de 'açılır görevler' hakkında konuşuyoruz. Bazı zamanlar, kuşkusuz, bir şeyleri batırmamızdan kaynaklanıyor. Ardından sorunu çözmek için iki kez çalışmalıyız (ve bunu bir daha yapmamayı öğrenmeliyiz).

Daha sık olarak, müşteriler fikirlerini değiştirir. Hangisi tamamen kabul edilebilir. Ama aynı zamanda biraz homurdanma hakkımızı da saklı tutuyoruz çünkü orijinal plan ne olursa olsun kaçınılmaz olarak daha fazla zaman alan sürecimizi değiştirmemiz gerekiyor.

Planlama yanılgısı, yani tahmin programları

Teşekkürler, XKCD.

Toplantısız bir haftanız varsa, dünyayı fethedebilirsiniz.

Ya da... belki de değil. Bir görevin sizi kesintisiz, dikkat dağıtıcı, sorun ve hıçkırık olmadan bir gün sürebileceğini düşünüyorsanız, başarısız olmayı planlıyorsunuz demektir. Bu sorunlar her zaman gündeme gelir. Çoğu zaman, bir şeylerin üstesinden gelmemizin ne kadar sürdüğünü hafife alırız. Sonra zamanın nereye gittiğini merak ediyoruz.

Proje yönetimi uzmanı Layla Pomper'dan ipuçları

Pazarlamacılar olarak yaşadığımız zorluklar bunlardı. Kısacası: süreçleri o zamandan uzaklaştırmak için değil, daha yaratıcı zaman sağlamak için kullanmak istiyoruz.

Şimdi, Layla'nın bu sorunların nasıl çözüleceğine ilişkin bu beş kolay adımı ve bunun yanı sıra birkaç tane daha adımı geçelim!

Ama önce, ClickUp hakkında konuşalım

ClickUp, görevleri, yapılacakları vb. düzenlemek için proje yönetimi yazılımıdır. Proje yönetimi veya görev yönetimi yazılımınızı değiştirmek istediğinizde, büyük olasılıkla bir nedeni vardır. ClickUp'ı denemek istiyorsanız, ilk adım bu nedeni ve mevcut kurulumunuzun neden sizin için çalışmadığını bulmaktır. Bizim için süreçler oluşturmamız ve verileri görmemiz gerekiyordu - bilinen bilinmeyenler ve bilinmeyen bilinmeyenler.

Yazılımın sadece bir araç olduğunu unutmayın. Bu aracın sizin için çalışmasını sağlamak için kendi süreçlerinizi oluşturmanız gerekir.

Tamam, şimdi bu ipuçlarına geçelim:

1. İşletmenizi de bir müşteri olarak düşünün

Ajanslar genellikle tüm özen ve dikkatlerini müşterilere hizmet sunmaya verirler, ancak kendi işlerine gelince, şeflerin yemek artıklarını yemeleri gibidirler. Kendi iş süreçlerinize, bir müşteriye yaptığınız gibi saygılı davranın.

2. Stres faktörlerini metrik olarak ele alın

Stresörler, değerlerinizin etkilendiği zamandır. Kaos ve baskıdan kaçınmak sizin için bir değerse, o zaman bunu - önleyici olarak - herkesin zihnine koyun. Bunu yapmanın bir yolu, bu stres noktalarına değinen toplantılar için kendinize bir ajanda yapmaktır . Veya ClickUp kullanıyorsanız, bir gösterge panosu oluşturun.

Örneğin, hiçbir zaman açılır pencere görevleri olmaması çok önemliyse, her hafta kaç tane açılır pencere görevinin ortaya çıktığını gözden geçirdiğinizden emin olun. Bu şekilde, sizi geride tutan bir şeyi alırsınız ve onu herkesin dikkatinin önüne ve merkezine çekersiniz, böylece onu tomurcuk halinde yakalayabilirsiniz.

3. Bir sorun listeniz olsun

Bu, ortaya çıkan sorunların sonlu bir listesini tuttuğunuz bir yerdir. Örnek olarak, Articulate'in kırmızı bayraklar ve sarı bayraklardan geçtiğimiz bir 'yuvarlak masa' süreci vardır. Bir müşteri sorunu sorunlara neden olduğunda ve ilişkiyi tehdit ettiğinde, birileri bunu işaretler. Sonra bir soruşturma ve keşif sürecimiz var - suçlama değil. Son çeyrekte, bu düzeyde dikkat gerektiren yaklaşık bir düzine konu gündeme geldi. Bu, hizmetimizin ne kadar zayıf olduğunun bir göstergesi değil. Bu, öğrenmeye ve gelişmeye ne kadar istekli olduğumuzun bir göstergesidir.

Çeyrek boyunca trendleri analiz ederek veri elde edersiniz. Bir kereden fazla ne geldi? En büyük zorluğa ne sebep oldu? Sorunları ne tetikledi? Ardından, işi teslim etmeden önce belirli bilgileri iletmek gibi, sürecinizin iyileştirilebilecek kısımlarını belirleyerek sorunları önceden belirleyebilirsiniz, böylece beklentiler belirlenir.

4. Süreci bir ekip çalışması haline getirin

Bir yönetim rolündeyseniz, bu sizin için uygulaması en kolay olanıdır. Şuna benzer bir cümleyle başlar: 'Lütfen bunu Standart İşletim Prosedürüne (SOP) ekler misiniz?'

Bunun yaptığı şey, SÇP'leri - proje yönetimini - hemen herkesin aklına yerleştirmesidir. Dolayısıyla, bir soruyu yanıtlamaya ek olarak, bu yanıtı bir sürece dönüştürmenin bir sonraki adımını atıyorsunuz, böylece bir sonraki sefer için hazır oluyor. Aynı zamanda soruyu soran kişiyi de sürücü koltuğuna oturtup talimatları yazalım.

5. Süreçlerinizi gözden geçirin

Proje yönetimini bir dizi süreç olarak düşünün. Sadece makinenin vızıldadığından emin oluyorsunuz. Proseslerinizi gözden geçirmek sadece makine bakımıdır.

Bu tür bir konuşmayı performans değerlendirmelerinizde, bire bir veya daha geniş bir grup olarak yapabilirsiniz. Orada, insanların zamanlarını nasıl harcadıklarının bir envanterini çıkarmak isteyeceksiniz. Bu şekilde, kapsam kaymasını veya neden son teslim tarihlerinin kaçırıldığını veya sürecin o kısmından hiç kimse sorumlu olmadığı için birisinin işi olmayan bir işi yapıyor olsa bile tanımlayabilirsiniz. Bazen aradaki bitlerde gizlenmiş bütün bir iş vardır.

Süreçleriniz kesin değildir. İnsanlara işlerin gerçekte ne kadar sürdüğünü veya bir süreçte hangi adımların olduğunu veya hangi ayrıntıları görmeyebileceğinizi sorarsanız, muhtemelen iyileştirme için yer bulacaksınız.

Bonus ipucu: Projeleri iş unvanları veya keyfi departmanlar yerine sonuçlara göre düzenleyin

Tüm işinizi beceriler (yazma, tasarım vb.) etrafında düzenlemek yerine, gerçekten bir şeyleri sarsmak istiyorsanız, her şeyi projeler, çıktılar, müşteri türleri, hizmet teklifleri veya hepinizin etkileşimde bulunduğunuz bir ekip zihniyeti etrafında organize edin. tutarlı temel Sırf büyük şirketler yapıyor diye silolar yaratmayın. Bu, 50 kişiden az olan işletmelerde bir zorunluluktur.

Proje yönetimi: doğaçlama ile uçak uçurmak arasında bir şey

Layla proje yönetimi hakkında böyle düşünüyor: doğaçlama caz gibi. Bir anahtar alıyorsunuz ve bu anahtarın içinde yaratıcı olmalısınız. Sınırlar yaratıcılığın gelişmesine izin verir. Buradaki fikir, tüm şarkıyı yazmak ve nota nota çalmak değil. Bir anahtar sağlamaktır.

Benim yaklaşımım biraz farklı ama yine de uyumlu. Articulate'de, yaratıcılara karar yorgunluğu ve yönetici cehenneminden kurtulma özgürlüğü vermek istiyoruz. Uçak kullanmayı öğrendim, bu yüzden bazı yönlerden pilot gibi düşünüyorum. Pilotlar için kontrol listeleri bilişsel iş yükünü azaltır. Bunlar temel adımlardır, ancak kontrol listesine sahip olmak otomatik olarak nasıl uçulacağını bildiğiniz anlamına gelmez. Bu sadece, her zaman temellerin doğru olduğu anlamına gelir. Bu hoşumuza gitti. Yani biz böyle çalışıyoruz.