營銷團隊的項目管理（來自 ProcessDriven 的專家意見）
已發表: 2022-04-12優酷。 流程管理大師。 ClickUp天才。 可能也是巫師或忍者。 或兩者。 可以說，我們很高興 ProcessDriven 的 Layla Pomper 加入我們的網絡研討會之一。 我們自己使用 ClickUp，發現她的諮詢服務非常寶貴。
對話中充滿了有用的信息，我們決定總結本文中的要點。 但是，如果您想觀看視頻，它就在這裡：
營銷人員面臨的項目管理挑戰
預算和範圍
向製作這個的人致敬...
客戶有遠大的抱負。 但是，他們並不總是清楚自己想要什麼。 通常，預算並沒有達到雄心壯志。
或者，他們會向您簡要介紹“緊急”截止日期。 是的，有時，你需要為客戶把兔子從帽子里拉出來。 我們盡量不設定對這種工作方式的期望，因為這不是一個戰略過程，而且對每個參與的人都有壓力。 最好適當地確定範圍和計劃，然後安排時間表。
依賴項
向製作這個的人致敬...
這通常採取工作批准的形式。 我們需要客戶簽字。 而且，我們需要他們先發製人地允許我們進行主題專家訪談並解釋他們的計劃和優先事項。 請求是為了確定一個新項目的範圍，還是只是一個思想實驗？ 這種事情要引起重視。
平衡過程、依賴性和創造力
項目管理也存在內部依賴關係。 這是有人在做研究，有人在諮詢客戶，有人在做一些 SEO 關鍵詞研究，有人在做寫作，有人在做設計工作，等等。 工作越複雜，參與的人就越多，我們必須考慮的管理人員也就越多。
我們引入了許多清單、調度和資源管理。 但是，對於我們富有創造力的靈魂來說，也有一種傾向，會被它束縛住。 因此，我們嘗試以靈活的方式管理流程，以確保每個人都有發揮創造力和協作的空間。
靈活應對變化
我們在 Articulate 談論“彈出式任務”。 誠然，有些時候這些是我們搞砸了一些事情造成的。 然後我們必須加倍努力來解決問題（並學會不再這樣做）。
更多時候，客戶會改變主意。 這是完全可以接受的。 但我們也保留一點抱怨的權利，因為我們確實必須改變我們的流程，這不可避免地比原計劃更耗時。
計劃謬誤又名估計時間表
謝謝你，XKCD。
如果你有一個星期沒有開會，你就可以征服世界。
或者可能不是。 如果您認為一項任務可能會花費您一天的時間而沒有中斷，沒有分心，沒有問題，沒有打嗝，那麼您就計劃失敗。 這些問題總是會出現。 我們經常低估處理事情需要多長時間。 然後，我們最終想知道時間都去哪兒了。
來自項目管理專家 Layla Pomper 的提示
因此，這些是我們作為營銷人員所面臨的挑戰。 簡而言之：我們希望使用流程來提供更多的創造性時間，而不是剝奪這些時間。
現在，讓我們從 Layla 介紹如何解決這些問題的這五個簡單步驟——除此之外還有更多！
但首先，讓我們談談 ClickUp
ClickUp 是用於組織任務、待辦事項等的項目管理軟件。 當您希望切換項目管理或任務管理軟件時，很可能是有原因的。 如果您想試用 ClickUp，第一步是找出原因，以及為什麼您當前的設置不適合您。 對我們來說，我們需要建立流程並查看數據——已知的未知數和未知的未知數。
請記住，軟件只是工具。 您需要構建自己的流程以使該工具為您工作。
好的，現在到這些提示：
1. 將您的企業也視為客戶
代理機構往往全心全意為客戶提供服務，但在他們自己的業務上，他們就像是吃剩菜的廚師。 尊重您自己的業務流程，就像對待客戶的一樣。
2. 將壓力源作為衡量標準
壓力源是你的價值觀受到影響的時候。 如果避免混亂和壓力對你來說是一種價值，那麼把它——預防性地——放在每個人的腦海中。 一種方法是讓自己成為涉及這些壓力點的會議議程。 或者，如果您使用 ClickUp，請製作儀表板。
例如，如果永遠不要彈出任務非常重要，請確保您每週都在查看有多少彈出任務出現。 這樣一來，你就可以把阻礙你的東西拉到每個人注意力的前面和中心，這樣你就可以把它扼殺在萌芽狀態。
3.有一個問題清單
這是一個保存已出現問題的有限列表的地方。 例如，Articulate 有一個“圓桌會議”過程，我們會在其中檢查紅旗和琥珀旗。 當客戶問題引起問題並威脅到關係時，有人會標記它。 然後，我們有一個調查和發現的過程——而不是指責。 在上個季度，出現了大約十幾個需要高度關注的問題。 這並不表明我們的服務有多差。 這表明我們有多麼熱衷於學習和改進。
通過分析一個季度的趨勢，您可以獲得數據。 什麼出現了不止一次？ 是什麼造成了最大的挑戰？ 是什麼引發了這些問題？ 然後，您可以通過識別流程中可以改進的部分來預防問題，例如在交付工作之前傳達某些信息，從而設定期望。
4. 讓過程成為團隊的努力
如果您擔任管理角色，這是您最容易實施的角色。 它以這樣的句子開頭：“您能否將其添加到標準操作程序 (SOP) 中？”
它的作用是立即將 SOP（項目管理）放入每個人的腦海中。 因此，除了回答問題之外，您還需要將答案構建到流程中，以便下次使用。 它還讓提出問題的人坐在駕駛座上，讓他們編寫說明。
5. 審查您的流程
將項目管理視為一系列過程。 您只是確保機器在嗡嗡作響。 審查您的流程只是機器維護。
您可以在績效評估、一對一或更廣泛的群體中進行這種對話。 在那裡，您需要盤點人們如何度過他們的時間。 通過這種方式，您可以識別範圍蔓延或錯過最後期限的原因，或者即使有人在做一項不屬於他們的工作，只是因為沒有人對流程的那部分負責。 有時，在這些中間位中隱藏著整個工作。
您的流程並非一成不變。 如果您詢問人們實際需要多長時間，或者流程中有哪些步驟，或者您可能沒有看到哪些細節，您可能會發現改進的空間。
額外提示：圍繞結果組織項目，而不是職位或任意部門
如果你真的想改變現狀，而不是圍繞技能（寫作、設計等）來組織整個業務 - 圍繞項目、可交付成果、客戶類型、服務產品或團隊心態來組織一切，你們都可以在其中互動一致的基礎。 不要僅僅因為大公司這樣做就創建孤島。 這對於少於 50 人的企業來說是必須的。
項目管理：即興表演和開飛機之間的事情
這就是 Layla 對項目管理的看法：就像即興爵士樂。 你得到一把鑰匙，你必須在這把鑰匙內發揮創造力。 限制允許創造力蓬勃發展。 我們的想法不是寫整首歌曲並按音符播放。 就是提供一把鑰匙。
我的看法有點不同，但還是很和諧。 在 Articulate，我們希望讓創意人員從決策疲勞和管理地獄中解放出來。 我學會了駕駛飛機，所以在某些方面，我像飛行員一樣思考。 對於飛行員來說，清單減少了認知工作量。 它們是必不可少的步驟，但擁有清單並不自動意味著您知道如何飛行。 這只是意味著基本面是正確的，每次。 我們喜歡這樣。 所以，這就是我們的工作方式。