إدارة المشروع لفرق التسويق (مع مدخلات الخبراء من ProcessDriven)

اليوتيوب. خبير إدارة العمليات. ClickUp عبقري. ربما أيضًا ساحر أو نينجا. او كلاهما. يكفي القول ، لقد شعرنا بسعادة غامرة لانضمام ليلى بومبر من ProcessDriven إلينا في إحدى ندواتنا عبر الإنترنت. نحن نستخدم ClickUp بأنفسنا ووجدنا أن خدمات الاستشارات الخاصة بها لا تقدر بثمن.

كانت المحادثة مليئة بالمعلومات المفيدة ، قررنا تلخيص النقاط الرئيسية في هذه المقالة. ومع ذلك ، إذا كنت ترغب في مشاهدة الفيديو ، فهو موجود هنا:

تحديات إدارة المشروع للمسوقين

الميزانية وتحديد النطاق

نصيحة القبعة لمن صنع هذا ...

العملاء لديهم طموحات كبيرة. لكنهم ليسوا دائمًا واضحين بشأن ما يريدون. في كثير من الأحيان لا ترقى الميزانيات إلى مستوى الطموح.

أو يأتون إليك مع موجز عن موعد نهائي "عاجل". نعم ، في بعض الأحيان ، تحتاج إلى سحب الأرنب من القبعة للعميل. نحاول ألا نحدد التوقعات لطريقة العمل هذه ، لأنها ليست عملية إستراتيجية ومرهقة لجميع المعنيين. من الأفضل تحديد النطاق والتخطيط بشكل مناسب ، ثم تحديد جدول زمني.

التبعيات

نصيحة القبعة لمن صنع هذا ...

يأخذ هذا عادة شكل الموافقات على العمل. نحن بحاجة للعملاء لتوقيع الاشياء. وبشكل وقائي ، نحتاج منهم للسماح لنا بإجراء مقابلات مع الخبراء في الموضوع وشرح خططهم وأولوياتهم. هل الطلب دعوة لتحديد نطاق مشروع جديد أم مجرد تجربة فكرية؟ هذا النوع من الأشياء يأخذ اهتماما دقيقا.

عملية الموازنة والتبعيات والإبداع

هناك أيضًا تبعيات داخلية لإدارة المشروع. هذا هو المكان الذي يقوم فيه شخص ما بالبحث ، ويقوم شخص ما بالتشاور مع العميل ، ويقوم شخص ما ببعض البحث عن الكلمات الرئيسية لتحسين محركات البحث ، ويقوم شخص ما بالكتابة ، ويقوم شخص ما بعمل التصميم ، وما إلى ذلك. كلما كان العمل أكثر تعقيدًا ، زاد عدد الأشخاص المشاركين وزاد عدد المسؤولين لدينا أيضًا.

لقد جلبنا الكثير من قوائم المراجعة والجدولة وإدارة الموارد. ولكن ، هناك أيضًا ميل لأن نشعر بأن النفوس المبدعة محاصرة قليلاً بهذا. لذلك ، نحاول إدارة العمليات بطريقة مرنة للتأكد من أن كل شخص لديه مساحة للإبداع والتعاون.

الاستجابة للتغييرات بمرونة

نتحدث عن "المهام المنبثقة" في Articulate. في بعض الأحيان يكون سبب ذلك هو إفسادنا لشيء ما ، باعتراف الجميع. ثم يتعين علينا العمل مرتين لإصلاح المشكلة (وتعلم عدم القيام بذلك مرة أخرى).

في كثير من الأحيان ، يغير العملاء رأيهم. وهو أمر مقبول تمامًا. لكننا نحتفظ أيضًا بالحق في التذمر قليلاً ، لأنه يتعين علينا تغيير عمليتنا ، والتي تتطلب حتماً وقتًا أطول مما كانت عليه الخطة الأصلية.

مغالطة التخطيط الملقب تقدير الجداول

شكرا لك ، XKCD.

إذا كان لديك أسبوع خالٍ من الاجتماعات ، يمكنك غزو العالم.

أو ... ربما لا. إذا كنت تعتقد أن مهمة ما قد تستغرق يومًا دون مقاطعة أو مشتتات أو مشاكل أو عوائق ، فأنت تخطط للفشل. هذه القضايا تأتي دائما . غالبًا ما نقلل من الوقت الذي تستغرقه الأمور في التعامل معها. بعد ذلك ، ينتهي بنا الأمر إلى التساؤل أين يذهب الوقت.

نصائح من خبيرة إدارة المشاريع ، ليلى بومبر

لذلك ، كانت تلك هي التحديات التي نواجهها كمسوقين. باختصار: نريد استخدام العمليات لتوفير المزيد من الوقت الإبداعي ، وليس الاستغناء عن ذلك الوقت.

الآن ، دعنا نجري هذه الخطوات الخمس السهلة من ليلى حول كيفية حل هذه المشكلات - وبعض الأشياء الأخرى إلى جانب ذلك!

لكن أولاً ، لنتحدث عن ClickUp

ClickUp هو برنامج لإدارة المشاريع لتنظيم المهام والمهام وما إلى ذلك. عندما تتطلع إلى تبديل برنامج إدارة المشروع أو إدارة المهام ، فمن المرجح أن يكون هناك سبب. إذا كنت ترغب في تجربة ClickUp ، فإن الخطوة الأولى هي معرفة هذا السبب ، ولماذا لا يعمل الإعداد الحالي من أجلك. بالنسبة لنا ، كنا بحاجة إلى بناء العمليات والاطلاع على البيانات - المجهول المعروف والمجهول.

ضع في اعتبارك أن البرنامج هو مجرد أداة. أنت بحاجة إلى بناء العمليات الخاصة بك لجعل هذه الأداة تعمل من أجلك.

حسنًا ، الآن في هذه النصائح:

1. فكر في عملك كعميل أيضًا

غالبًا ما تولي الوكالات كل رعايتها واهتمامها لتقديم الخدمات للعملاء ، لكنهم مثل الطهاة الذين يأكلون بقايا الطعام عندما يتعلق الأمر بأعمالهم الخاصة. تعامل مع العمليات التجارية الخاصة بك باحترام ، كما تفعل مع العميل.

2. معالجة الضغوطات كمقاييس

تحدث الضغوطات عندما يتم المساس بقيمك. إذا كان تجنب الفوضى والضغط يمثل قيمة بالنسبة لك ، فضع ذلك - وقائياً - أمام أذهان الجميع. تتمثل إحدى طرق القيام بذلك في جعل نفسك جدول أعمال للاجتماعات التي تمس نقاط التوتر هذه. أو ، إذا كنت تستخدم ClickUp ، فأنشئ لوحة معلومات.

على سبيل المثال ، إذا كان من المهم جدًا ألا تكون لديك مهام منبثقة مطلقًا ، فتأكد من مراجعة عدد المهام المنبثقة كل أسبوع. بهذه الطريقة ، تأخذ شيئًا يعيقك وتجذبه إلى مقدمة ومركز انتباه الجميع حتى تتمكن من قضمه في مهده.

3. لديك قائمة القضايا

هذا هو المكان الذي تحتفظ فيه بقائمة محدودة من المشاكل التي ظهرت. على سبيل المثال ، لدى Articulate عملية "طاولات مستديرة" حيث نمر عبر الأعلام الحمراء والأعلام الكهرمانية. عندما تتسبب مشكلة العميل في حدوث مشكلات وتهدد العلاقة ، يقوم شخص ما بإبلاغها. بعد ذلك ، لدينا عملية تحقيق واكتشاف - وليس إلقاء اللوم. في الربع الأخير ، ظهرت حوالي 12 قضية تتطلب هذا المستوى من الاهتمام. هذا ليس مؤشرا على مدى سوء خدمتنا. إنه مؤشر على مدى حرصنا على التعلم والتحسين.

من خلال تحليل الاتجاهات على مدى ربع ، تحصل على البيانات. ما الذي حدث أكثر من مرة؟ ما سبب التحدي الأكبر؟ ما الذي حرض على القضايا؟ بعد ذلك ، يمكنك استباق المشكلات عن طريق تحديد أجزاء من عمليتك يمكن تحسينها ، مثل توصيل معلومات معينة مسبقًا قبل تقديم العمل ، بحيث يتم تعيين التوقعات.

4. جعل العملية جهد جماعي

إذا كنت تقوم بدور إداري ، فهذا هو أسهل دور عليك تنفيذه. يبدأ بجملة مثل هذه: "هل يمكنك إضافة هذا إلى إجراءات التشغيل القياسية (SOP)؟"

ما يفعله هذا هو أنه يضع على الفور إجراءات التشغيل الموحدة - إدارة المشروع - في أذهان الجميع. لذا بالإضافة إلى الإجابة على سؤال ، يمكنك اتخاذ الخطوة التالية لبناء هذه الإجابة في عملية ، بحيث تكون متاحة في المرة القادمة. كما أنه يضع الشخص الذي يطرح السؤال في مقعد السائق ودعه يكتب التعليمات.

5. راجع عملياتك

فكر في إدارة المشروع كسلسلة من العمليات. أنت تتأكد ببساطة من أن الجهاز يصدر صوتًا. مراجعة العمليات الخاصة بك هي مجرد صيانة للآلة.

يمكن أن يكون لديك هذا النوع من المحادثة في تقييمات الأداء الخاصة بك ، أو في محادثات فردية ، أو كمجموعة أوسع. هناك ، سترغب في إجراء جرد لكيفية قضاء الأشخاص لوقتهم. بهذه الطريقة ، يمكنك تحديد زحف النطاق أو سبب عدم الالتزام بالمواعيد النهائية ، أو حتى إذا كان شخص ما يقوم بعمل ليس وظيفته ، فقط لأنه لا يوجد أحد مسؤول عن هذا الجزء من العملية. في بعض الأحيان ، هناك وظيفة كاملة مخفية في تلك الأجزاء البينية.

لم يتم وضع حجر الأساس لعملياتك. إذا سألت الأشخاص عن المدة التي تستغرقها الأشياء بالفعل ، أو ما هي الخطوات الموجودة في العملية ، أو التفاصيل التي قد لا تراها ، فمن المحتمل أن تجد مجالًا للتحسين.

نصيحة إضافية: تنظيم المشاريع حول النتائج ، وليس المسميات الوظيفية أو الأقسام التعسفية

إذا كنت ترغب حقًا في تغيير الأمور ، فبدلاً من تنظيم عملك بالكامل حول المهارات - الكتابة والتصميم وما إلى ذلك - قم بتنظيم كل شيء حول المشاريع ، والتسليمات ، وأنواع العملاء ، وعروض الخدمات ، أو حول عقلية الفريق ، حيث تتفاعل جميعًا على أساس ثابت. لا تقم بإنشاء صوامع فقط لأن الشركات الكبرى تفعل ذلك. هذا أمر لا بد منه في الأعمال التجارية التي تقل عن 50 شخصًا.

إدارة المشروع: شيء ما بين الارتجال والطيران بالطائرة

هذه هي الطريقة التي تفكر بها ليلى في إدارة المشروع: إنها مثل موسيقى الجاز. تحصل على مفتاح وعليك أن تكون مبدعًا في هذا المفتاح. تسمح الحدود للإبداع بالازدهار. لا تكمن الفكرة في كتابة الأغنية بأكملها وتشغيلها كمذكرة للملاحظة. انها لتوفير مفتاح.

رأيي مختلف قليلاً ، لكنه متناغم مع ذلك. في Articulate ، نريد أن نمنح المبدعين التحرر من إجهاد اتخاذ القرار وجحيم الإدارة. لقد تعلمت قيادة الطائرات ، لذلك أعتقد من بعض النواحي مثل الطيار. بالنسبة للطيارين ، تعمل قوائم المراجعة على تقليل عبء العمل المعرفي. إنها خطوات أساسية ، لكن وجود قائمة التحقق لا يعني تلقائيًا أنك تعرف كيف تطير. هذا يعني فقط أن الأساسيات صحيحة في كل مرة. نحن نحب ذلك. إذن ، هكذا نعمل.