Projektmanagement für Marketingteams (mit Experteninput von ProcessDriven)

Youtuber. Prozessmanagement-Guru. ClickUp-Genie. Wahrscheinlich auch ein Zauberer oder ein Ninja. Oder beides. Es genügt zu sagen, dass wir uns sehr darüber gefreut haben, dass Layla Pomper von ProcessDriven an einem unserer Webinare teilnimmt. Wir verwenden ClickUp selbst und fanden ihre Beratungsdienste von unschätzbarem Wert.

Das Gespräch war so vollgepackt mit nützlichen Informationen, dass wir beschlossen haben, die wichtigsten Punkte in diesem Artikel zusammenzufassen. Wenn Sie sich das Video jedoch ansehen möchten, finden Sie es hier:

Projektmanagement-Herausforderungen für Marketer

Budgetierung und Scoping

Hut ab, wer auch immer das gemacht hat...

Kunden haben große Ambitionen. Aber sie sind sich nicht immer darüber im Klaren, was sie wollen. Oft werden die Budgets dem Anspruch nicht ganz gerecht.

Oder sie kommen mit einem kurzen Hinweis auf eine „dringende“ Frist zu Ihnen. Ja, manchmal muss man für einen Kunden das Kaninchen aus dem Hut ziehen. Wir versuchen, die Erwartungen an diese Arbeitsweise nicht zu wecken, da es sich nicht um einen strategischen Prozess handelt und er für alle Beteiligten stressig ist. Es ist besser, angemessen zu planen und zu planen, als einen Zeitplan festzulegen.

Abhängigkeiten

Hut ab, wer auch immer das gemacht hat...

Dies erfolgt in der Regel in Form von Arbeitsgenehmigungen. Wir brauchen Kunden, um Sachen abzuzeichnen. Und präventiv brauchen wir sie, damit wir Fachexperteninterviews führen und ihre Pläne und Prioritäten erläutern können. Ist eine Anfrage ein Aufruf zur Ausarbeitung eines neuen Projekts oder nur ein Gedankenexperiment? So etwas erfordert sorgfältige Aufmerksamkeit.

Ausgleichsprozess, Abhängigkeiten und Kreativität

Es gibt auch interne Abhängigkeiten für das Projektmanagement. Hier führt jemand die Recherche durch, jemand berät sich mit dem Kunden, jemand führt ein bisschen SEO-Keyword-Recherche durch, jemand schreibt, jemand erledigt die Designarbeit und so weiter. Je komplexer die Arbeit, desto mehr beteiligte Personen und desto mehr Verwaltungsaufwand müssen wir berücksichtigen.

Wir haben eine Menge Checklisten, Terminplanung und Ressourcenmanagement eingeführt. Aber es gibt auch eine Tendenz für uns kreative Seelen, uns dadurch ein wenig eingeengt zu fühlen. Daher versuchen wir, die Prozesse flexibel zu verwalten , um sicherzustellen, dass jeder Raum für Kreativität und Zusammenarbeit hat.

Flexibel auf Veränderungen reagieren

Bei Articulate sprechen wir von „Popup-Aufgaben“. Zugegebenermaßen werden diese manchmal dadurch verursacht, dass wir etwas vermasseln. Dann müssen wir doppelt arbeiten, um das Problem zu beheben (und lernen, das nicht noch einmal zu tun ).

Häufig ändern Kunden ihre Meinung. Was durchaus akzeptabel ist. Wir behalten uns aber auch das Recht vor, etwas zu meckern, weil wir unseren Prozess ändern müssen, was zwangsläufig zeitaufwändiger ist als ursprünglich geplant.

Der Planungsfehler, auch bekannt als Schätzzeitpläne

Danke XKCD.

Wenn Sie eine Woche frei von Meetings hätten, könnten Sie die Welt erobern.

Oder vielleicht nicht. Wenn Sie glauben, dass Sie für eine Aufgabe einen ganzen Tag brauchen könnten, ohne Unterbrechungen und Ablenkungen, ohne Probleme und ohne Schluckauf, dann planen Sie zu scheitern. Diese Probleme kommen immer wieder. Wir unterschätzen oft, wie lange wir brauchen, um Dinge zu bewältigen. Dann fragen wir uns, wo die Zeit hingeht.

Tipps von Projektmanagement-Expertin Layla Pomper

Das waren also unsere Herausforderungen, die wir als Vermarkter erleben. Kurz gesagt: Wir wollen Prozesse nutzen, um mehr kreative Zeit zu schaffen, nicht um diese Zeit zu nehmen.

Lassen Sie uns nun diese fünf einfachen Schritte von Layla durchgehen, um diese Probleme zu lösen - und noch ein paar mehr!

Aber lassen Sie uns zuerst über ClickUp sprechen

ClickUp ist eine Projektmanagement-Software zum Organisieren von Aufgaben, Aufgaben und so weiter. Wenn Sie Ihre Projektmanagement- oder Aufgabenverwaltungssoftware wechseln möchten, gibt es höchstwahrscheinlich einen Grund. Wenn Sie ClickUp ausprobieren möchten, besteht der erste Schritt darin, den Grund herauszufinden und warum Ihr aktuelles Setup einfach nicht für Sie funktioniert. Für uns mussten wir Prozesse erstellen und die Daten sehen – die bekannten Unbekannten und die unbekannten Unbekannten.

Denken Sie daran, dass die Software nur das Werkzeug ist. Sie müssen Ihre eigenen Prozesse erstellen, damit dieses Tool für Sie funktioniert.

OK, jetzt zu diesen Tipps:

1. Betrachten Sie Ihr Unternehmen auch als Kunden

Agenturen widmen oft ihre ganze Sorgfalt und Aufmerksamkeit der Erbringung von Dienstleistungen für Kunden, aber sie sind wie Köche, die Reste essen, wenn es um ihr eigenes Geschäft geht. Behandeln Sie Ihre eigenen Geschäftsprozesse respektvoll wie die eines Kunden.

2. Adressieren Sie Stressoren als Metriken

Stressoren sind, wenn Ihre Werte beeinträchtigt werden. Wenn es Ihnen wichtig ist, Chaos und Druck zu vermeiden, dann stellen Sie das – präventiv – allen in den Sinn. Eine Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin , sich selbst eine Agenda für Besprechungen zu erstellen, die diese Stresspunkte berührt. Oder erstellen Sie ein Dashboard, wenn Sie ClickUp verwenden.

Wenn es beispielsweise sehr wichtig ist, niemals Pop-up-Aufgaben zu haben, stellen Sie sicher, dass Sie jede Woche überprüfen, wie viele Pop-up-Aufgaben aufgetaucht sind. Auf diese Weise nimmst du etwas, das dich zurückhält, und ziehst es in den Vordergrund und ins Zentrum der Aufmerksamkeit aller, damit du es im Keim ersticken kannst.

3. Führen Sie eine Problemliste

Dies ist ein Ort, an dem Sie eine endliche Liste der aufgetretenen Probleme führen. Beispielsweise hat Articulate einen Prozess von „Roundtables“, bei denen wir rote und gelbe Flaggen durchgehen. Wenn ein Kundenproblem Probleme verursacht und die Beziehung bedroht, wird es von jemandem gemeldet. Dann haben wir einen Prozess der Untersuchung und Entdeckung – keine Schuldzuweisung. Im letzten Quartal sind etwa ein Dutzend Probleme aufgetaucht, die dieses Maß an Aufmerksamkeit erforderten. Das ist kein Hinweis darauf, wie schlecht unser Service ist. Es ist ein Hinweis darauf, wie eifrig wir sind, zu lernen und uns zu verbessern.

Indem Sie Trends über ein Quartal analysieren, erhalten Sie Daten. Was kam mehr als einmal vor? Was hat die größte Herausforderung verursacht? Was hat die Probleme ausgelöst? Dann können Sie Problemen vorbeugen, indem Sie Teile Ihres Prozesses identifizieren, die verbessert werden könnten, z. B. die Übermittlung bestimmter Informationen vor der Erbringung der Arbeit, damit die Erwartungen festgelegt werden.

4. Machen Sie den Prozess zu einer Teamleistung

Wenn Sie eine Führungsrolle innehaben, ist dies für Sie am einfachsten zu implementieren. Es beginnt mit einem Satz wie diesem: „Können Sie dies bitte in die Standard Operating Procedure (SOP) aufnehmen?“

Das bringt SOPs – Projektmanagement – ​​sofort ins Bewusstsein aller. Zusätzlich zur Beantwortung einer Frage unternehmen Sie also den nächsten Schritt, indem Sie diese Antwort in einen Prozess integrieren, damit sie beim nächsten Mal verfügbar ist. Es setzt auch die Person, die die Frage stellt, auf den Fahrersitz und lässt sie die Anweisungen schreiben.

5. Überprüfen Sie Ihre Prozesse

Stellen Sie sich Projektmanagement als eine Reihe von Prozessen vor. Sie stellen einfach sicher, dass die Maschine brummt. Die Überprüfung Ihrer Prozesse ist nur eine Maschinenwartung.

Sie könnten diese Art von Gesprächen in Ihren Leistungsbeurteilungen, in Ihren Einzelgesprächen oder als größere Gruppe führen. Dort sollten Sie eine Bestandsaufnahme darüber machen, wie die Leute ihre Zeit verbringen. Auf diese Weise können Sie Scope Creep oder Gründe dafür erkennen, warum Fristen überschritten werden, oder sogar, wenn jemand einen Job macht, der nicht sein Job ist, nur weil niemand für diesen Teil des Prozesses verantwortlich ist. Manchmal verbirgt sich in diesen Zwischenstücken ein ganzer Job.

Ihre Prozesse sind nicht in Stein gemeißelt. Wenn Sie die Leute fragen, wie lange die Dinge tatsächlich dauern, welche Schritte in einem Prozess vorhanden sind oder welche Details Sie möglicherweise nicht sehen, werden Sie wahrscheinlich Raum für Verbesserungen finden.

Bonus-Tipp: Organisieren Sie Projekte um Ergebnisse herum, nicht um Berufsbezeichnungen oder willkürliche Abteilungen

Wenn Sie die Dinge wirklich aufrütteln wollen, anstatt Ihr gesamtes Geschäft um Fähigkeiten herum zu organisieren - Schreiben, Design und so weiter -, organisieren Sie alles um Projekte, Ergebnisse, Kundentypen, Serviceangebote oder um eine Squad-Mentalität herum, in der Sie alle interagieren konsistente Basis. Schaffen Sie keine Silos, nur weil die großen Konzerne es tun. Dies ist ein Muss in Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeitern.

Projektmanagement: etwas zwischen Improvisation und Flugzeugfliegen

So denkt Layla über Projektmanagement: Es ist wie Impro-Jazz. Du bekommst einen Schlüssel und musst innerhalb dieses Schlüssels kreativ sein. Die Grenzen lassen die Kreativität gedeihen. Die Idee ist nicht, den ganzen Song zu schreiben und ihn Note für Note zu spielen. Es soll einen Schlüssel geben.

Mein Take ist etwas anders, aber dennoch harmonisch. Bei Articulate möchten wir Kreativen die Freiheit von Entscheidungsermüdung und Verwaltungshölle geben. Ich habe gelernt, Flugzeuge zu fliegen, also denke ich in gewisser Weise wie ein Pilot. Für Piloten reduzieren Checklisten die kognitive Arbeitsbelastung. Dies sind die wesentlichen Schritte, aber die Checkliste bedeutet nicht automatisch, dass Sie wissen, wie man fliegt. Es bedeutet nur, dass die Grundlagen jedes Mal stimmen. Das gefällt uns. So arbeiten wir also.