إدارة أداء المشروع: تعظيم عوائد المشروع

يبدو كل مشروع حاسمًا - حتى لا يكون كذلك.

في كثير من الأحيان ، تقوم الشركات بتنفيذ مشاريع تعتقد أنها ستكون مفيدة للمنظمة ، فقط لتراها تفشل في تحقيق ما كان متوقعًا. وفقًا لمؤشر PMI ، يتم إهدار 9.9٪ من كل دولار على سوء إدارة المشروع وتنفيذه. نتيجة لذلك ، تهدر المؤسسات قدرًا هائلاً من الموارد ، بما في ذلك الوقت والمال والموظفين - تنفيذ المهام التي لن تنتج عائدًا على الاستثمار.

إن إدارة المشروع ، وهو مجال متطور جيدًا حول تنظيم وتنفيذ المهام التي ينطوي عليها المشروع ، هو بالتأكيد مفتاح لإنجاز المشروع بنجاح ، ولكن يجب أيضًا أن يكون مصحوبًا بعنصر من إدارة أداء المشروع ، وهي عملية أكبر تضمن النجاح الاستراتيجي .

ما هي إدارة أداء المشروع؟

إدارة أداء المشروع هي عملية إنشاء وتنفيذ وإدارة المشاريع التي تساهم في أداء المنظمة واستراتيجيتها. بدلاً من التركيز على تنفيذ المهام ، فإن إدارة أداء المشروع تدور حول الصورة الأكبر.

يركز على ثلاثة مجالات لضمان أن كل مشروع ينتج فائدة تجارية:

• ربط مشاريعك باستراتيجيتك. أخذ الوقت الكافي لتحديد الفوائد المحددة للمشروع قبل أن تبدأ في وضع الأساس لكل شيء آخر للمضي قدمًا. سوف ترتبط العديد من المشاريع بشكل طبيعي باستراتيجيتك ؛ ومع ذلك ، قد تكون مشروعات أخرى عبارة عن مشروعات مقلدة للمديرين التنفيذيين لن تدفع الشركة إلى الأمام. يجب تجنب هذه المشاريع. من المهم أن نلاحظ هنا أنه سيكون لديك حتمًا بعض المشاريع التي تقع خارج نطاق استراتيجيتك. على سبيل المثال ، مشروع يركز على الحصول على اعتماد السلامة المطلوب ، ولكن يجب أن تتوافق غالبية حافظة مشروعك بشكل مباشر مع استراتيجيتك.
• تتبع أداء مشاريعك بمرور الوقت. يتم تنفيذ المشاريع من خلال تنفيذ مجموعة متنوعة من المهام ، عبر الإدارات وجميع المستويات التنظيمية. من المهم ليس فقط البقاء على رأس المكونات التقليدية للوقت والنطاق والميزانية ، ولكن أيضًا لإدارة ما إذا كانت أنشطة المشروع تؤدي بالفعل إلى النتائج التي تنويها. تستخدم العديد من المؤسسات برامج الإستراتيجية للتأكد من أنها تحرز تقدمًا دائمًا نحو الأهداف.
• مراجعة إتمام مشروعك من أجل التحسينات. عند اكتمال المشروع ، من الضروري مراجعة ما إذا تم تحقيق أهداف المشروع ، وكذلك المهام التي سارت على ما يرام وأيها يمكن تحسينه.

تعد إدارة أداء المشروع جزءًا من عملية إدارة الأداء الأكبر ؛ في الأساس ، يتعلق الأمر كله بالاستفادة من مشاريعك لتنفيذ استراتيجيتك.

كيف تمنح إدارة أداء المشروع عملك ميزة؟

إن التنفيذ المستمر للمشاريع التي تفشل في المساهمة في الأهداف الإستراتيجية ليس فقط مضيعة للوقت والموارد ، ولكنه يقوض أيضًا قدرة مؤسستك على البقاء في المنافسة.

يعتقد معظم القادة التنفيذيين أن مشاريعهم تعمل بشكل جيد ، بينما في الواقع ، واحد من كل ثلاثة مشاريع لا يفي بأهدافه. المنظمات التي تدير المشاريع بنشاط لتتماشى مع الإستراتيجية (وتنفذها بشكل جيد) تعني أنها تعمل بشكل أفضل من العديد من منافسيها في تخصيص الموارد بطريقة تساهم بشكل مباشر في رفاهية المنظمة. إنهم ينفقون بحكمة ، ويزيدون الربحية ، ويوفرون الوقت ، ويقللون من الهدر.

من خلال عملية إدارة وإعداد تقارير محددة ، يمكنك التتبع والتعديل على طول الطريق.

كما أنهم ينشئون ثقافة تركز على النتائج التنظيمية بدلاً من نتائج المشروع. يتم إنفاق مبلغ كبير من المال على هذه المشاريع - أحيانًا ما يصل إلى 20٪ - 30٪ من ميزانية المنظمة. السماح للمشاريع بالانحراف عن مسارها لتلبية احتياجات الأقسام بدلاً من الأهداف التنظيمية يقلل من قدرتك على تحقيق تلك الأهداف الأكبر بمرور الوقت. بدون وجود عملية إدارة أداء المشروع ، يمكن أن تصبح المشاريع منخفضة الأداء هي القاعدة.

إدارة أداء المشروع مقابل إدارة الأداء التنظيمي (OPM)

إدارة الأداء التنظيمي (وتسمى أيضًا إدارة أداء الشركة) هي مفهوم إدارة استراتيجية المنظمة بأكملها: ما هي أهدافها؟ كيف ستقيسهم؟ ما هي الإجراءات التي ستتخذها لتحقيق نتائج أفضل؟

تتعامل إدارة الأداء المؤسسي بشكل كامل مع كيفية التواصل والمحاذاة وتنفيذ استراتيجيتك. بطاقة الأداء المتوازن (نظام تخطيط وإدارة استراتيجي يأخذ العديد من وجهات النظر التنظيمية بالإضافة إلى الزاوية المالية في الاعتبار) ، نموذج التميز EFQM ، MPO ، و Six Sigma ، كلها أطر مستخدمة للمساعدة في إدارة أداء الشركة.

إدارة أداء المشروع هي مجموعة فرعية من إدارة الأداء التنظيمي.

العديد من المنظمات لديها نظام إدارة العمليات التي تشمل المشاريع. إذا كان لديك مكتب منفصل لإدارة المشاريع ، فتأكد من أنهم يعملون بشكل وثيق مع فريق OPM الخاص بك. أفادت 41٪ فقط من المؤسسات التي لديها مكتب إدارة مشروع على مستوى المؤسسة بأنها متوافقة إلى حد كبير مع إستراتيجية المؤسسة.

إدارة أداء المشروع مقابل إدارة أداء الموظفين

إدارة أداء الموظف هي مجموعة فرعية من الموارد البشرية وإدارة موارد المشروع التي تسعى إلى تحسين إنتاجية الموظفين ورضاهم وقدراتهم التشغيلية. يركز هذا المجال على بناء الكفاءات ، وسد فجوات المهارات ، وتوجيه وظائف الموظفين ، والترقيات ، والزيادات ، والمراجعات العادية. يتعلق الأمر بإدارة أداء المشروع وإدارة الأداء التنظيمي بمعنى أنك تحتاج إلى موظفين مؤهلين لتشغيل المشاريع ، وتحتاج إلى التأكد من أن لديك الموظفين المناسبين الذين يتمتعون بالمهارات المناسبة لاستراتيجيتك العامة.

6 مراحل لإدارة أداء المشروع

حتى إذا تم الانتهاء من المشروع في الوقت المحدد وعلى الهدف بقدر ما يتعلق بالميزانية والنطاق ، فهذا لا يكفي لإعلان نجاحه. المقياس الحقيقي لمشروع ناجح هو ما إذا كان يفي بهذه المعايير - وما إذا كان يساهم بالفعل في هدف عمل استراتيجي أم لا. لتجاوز إدارة العناصر الفنية وإبقاء المشاريع على المسار الصحيح بشكل استراتيجي ، اتبع الخطوات الست أدناه.

1. فهم دراسة الجدوى

معظم المنظمات لديها مشاريع أكثر مما تستطيع التعامل معه. في كثير من الأحيان ، يتم اقتراح المشاريع ليس لصالح المنظمة ولكن لصالح قسم معين. على سبيل المثال ، قد يرغب قسم تكنولوجيا المعلومات في شراء وتنفيذ حل برمجي معين لأنه يحتوي على ميزات رائعة ، وليس لأنه سيساعد في تحقيق هدف العمل.

يجب التساؤل عن قيمة جميع المشاريع قبل بدء تشغيلها. وبالتالي ، يحتاج كل مشروع إلى دراسة جدوى محددة جيدًا: لماذا تفعل ذلك؟ في هذه المرحلة ، يجب عليك أيضًا التفكير في بدائل للمشروع الذي تقترحه ، وما إذا كان اقتراحك سيولد أكبر قيمة أم لا.

لتبسيط هذه الخطوة ، قم بإنشاء نموذج "خطة عمل" يمكنك استخدامه عبر المشاريع ، مع تحديد أهداف وتكاليف وتوقيت كل مشروع (بما في ذلك التكلفة غير المباشرة لوقت الأشخاص) ، وإظهار كيف سيحقق كل مشروع نتائج أفضل بمرور الوقت . راجع هذا المستند في كثير من الأحيان طوال مرحلة التنفيذ.

2. تحديد أهداف المشروع

توفر الأهداف اتجاهًا واضحًا للمشاريع ، وتحدد بالضبط ما تتوقع تحقيقه. كن واقعيًا بشأن ما سيدعمه المشروع حقًا. تضع بعض المنظمات قواعد تمنع المشاريع من الارتباط بأكثر من هدفين أو ثلاثة (للحفاظ على تركيز المشاريع). تطلب العديد من المنظمات البلدية من الإدارات ربط المشاريع بمؤشرات الأداء الرئيسية الحالية للمؤسسة لإظهار كيف أن الاستثمار في مشروع ما سيؤدي إلى نتائج طويلة الأجل. بهذه الطريقة ، ترتبط جميع المشاريع التي يتم تمويلها بوضوح بالاستراتيجية بطريقة شفافة.

3. إنشاء نقاط البيانات لقياس النتائج

كتب الكثير عن "القيود الثلاثية" لإدارة المشروع: الوقت والنطاق والتكلفة:

• كيف حالك في المواعيد النهائية لكل معلم؟
• ما هي النسبة المئوية للانتهاء (في أي وقت)؟
• هل أنت ضمن نفقات ميزانيتك لهذه المرحلة من المشروع؟
• هل سيتناول المشروع جميع المكونات التي كنت تقصدها؟
• ما مدى تقدم المشروع؟

يجب أن تكون نقاط البيانات هذه دائمًا جزءًا من عملية إدارة الأداء ، ويجب أن تكون قادرًا على تتبعها بسهولة. ولكن ستكون هناك أيضًا تدابير خارج هذه الإجراءات ستتغير اعتمادًا على الأهداف التي يحاول مشروعك تحسينها. على سبيل المثال ، قد يكون لمنظمتك رؤية استراتيجية طويلة المدى لتصبح أكثر استدامة.

قد يتمثل أحد المشاريع ذات الصلة في تنفيذ نظام مراقبة إنترنت الأشياء لتقليل استخدام المياه في مؤسستك. بالإضافة إلى إدارة نقاط البيانات التقليدية المذكورة أعلاه ، سيكون لهذا المشروع بالذات نقطة بيانات حول استخدام المياه على وجه التحديد. ما هي كمية المياه التي ستوفرها نتيجة لهذا المشروع؟ يجب أن يؤثر هذا التحسين بشكل مباشر على نقطة بيانات موجودة بالفعل في الإستراتيجية التنظيمية.

تتغير بيئة العمل بسرعة ، وهذا هو السبب في أنه من الضروري تتبع التقدم باستمرار نحو جميع نقاط البيانات الخاصة بك (وليس فقط التدابير التي يحركها المشروع). على سبيل المثال ، إذا دخلت تقنية جديدة إلى السوق مما يؤثر على مؤسستك أو مشروعك ، فأنت بحاجة إلى أن تكون ذكيًا ومدركًا ومستعدًا لإجراء تغيير في نقاط البيانات الخاصة بك.

4. تعيين المعالم وعناصر العمل والمواعيد النهائية

تحتوي المشاريع على العديد من الخطوات المختلفة ، وبينما قد يكون للمشروع مدير مشروع واحد ، فإن المهام المرتبطة بالوصول إلى مراحل مختلفة قد تكون مملوكة لأفراد مختلفين. سواء كنت تستخدم نهجًا رشيقًا أو نهجًا شلالًا لإدارة المشروع ، فإن الخطوات المصغرة داخل المشروع كلها تحتاج إلى إدارتها بشكل جيد.

قد تحتوي المواعيد النهائية ضمن هذه المشاريع على تبعيات تسبب اضطرابات كبيرة. على سبيل المثال ، قد لا تتمكن من إضافة ميزات جديدة إلى برنامج بدون وجود أسس قاعدة البيانات. أو قد لا تتمكن من تمهيد أو إضاءة نفق بناء إذا كانت الجدران غير مستقرة وتم نقل المعدات. يجدر إعداد جميع الخطوات في مشاريعك وفهم العلاقات المتبادلة والتبعيات إذا كانت موجودة.

5. قم بإعداد اجتماعات للتحقق من التقدم

لا تفترض أبدًا أن المشاريع ستسير بسلاسة. الاجتماعات المنتظمة هي منتدى جيد لحل القضايا والتحقق من التقدم المتعلق بكل من المشاريع الفردية وحافظات المشاريع. ربما واجه مشروعك تحديًا تقنيًا يفرض عليك اتخاذ قرار أو تغيير في النطاق أو التوقيت أو التكلفة مما قد يؤثر على جميع مراحل المشروع الأخرى. أو ، قد تكون مؤسستك تعاني من تخفيضات في الميزانية أو بعض حالات عدم اليقين في الأعمال الأخرى التي لا علاقة لها بالمشروع تمامًا ، ولكن لا يزال من الممكن أن تتسبب في حدوث تغيير أو تأخير في تنفيذه.

ستحتاج أيضًا إلى إنشاء تقارير إدارية لإظهار التقدم. يجب أن تتضمن التقارير تواريخ بدء المشروع وانتهائه ، والنسبة المئوية للاكتمال ، والإنفاق حتى الآن ، وأي خطوات ونقاط فحص رئيسية (معالم) في المشروع. في بعض الأحيان ، تكون أسهل طريقة لإظهار هذه المعلومات هي من خلال مخطط جانت.

يجب أن تحدث الاجتماعات حول المشاريع الفردية بشكل متكرر إلى حد ما ، حتى يوميًا أو أسبوعيًا حسب المشروع. عادة ما تحدث اجتماعات تنظيمية أكبر شهريًا أو ربع سنويًا لمناقشة المشاريع في سياق الاستراتيجية.

6. قم بعمل تقرير / تقييم نهائي للمشروع

بغض النظر عن المشروع ، من المهم إجراء ملخص في النهاية ، مما يشير إلى أنك انتقلت من تنفيذ المشروع إلى "العمل كالمعتاد". على سبيل المثال ، يمكن أن يتحول تنفيذ البرنامج إلى مشروع لا ينتهي إذا كنت تعتقد أنه سيكون هناك دائمًا إصدارات برامج جديدة وميزات جديدة لإضافتها. يحتاج فريق المشروع الخاص بك إلى أن يكون لديه حدود واضحة بشأن وقت إيقاف المشروع ونقل إدارة البرنامج إلى فرق المبيعات والتسويق.

وينطبق الشيء نفسه على الانتقال من مشروع بناء إلى مشروع صيانة ر . استغرق Big Dig في بوسطن 13 عامًا ، وبحلول الوقت الذي اكتمل فيه ، كانت هناك بالفعل صيانة جارية للطرق والجسور والأنفاق المشاركة في المشروع.

في نهاية كل مشروع ، من المفيد تجميع ملخص للمشروع ومراجعة لاحقة (AAR). يتكون AAR بشكل أساسي من جزأين:

• يغطي الجزء الأول أهداف المشروع والتغييرات في الوقت والنطاق والميزانية. يجب أن تؤدي هذه المعلومات إلى إجراء مناقشة حول الأمور التي سارت بشكل جيد والتي يمكن تحسينها.
• يغطي الجزء الثاني المعلومات التي خرجت من المناقشة. ما هي القرارات التي اتخذتها وكيف سيؤثر ذلك على المشاريع المستقبلية؟ هل نحن بحاجة إلى تغيير قالب خطة العمل الأولية الخاصة بنا؟ هل نحتاج إلى نقطة دخول أخرى؟ هل يجب علينا تغيير كيفية إدارتنا لميزانية الطوارئ الخاصة بنا للمشاريع؟

يجب أن تشمل المناقشة أعضاء فريق القيادة والإدارات الذين استفادوا من تنفيذ المشروع.

قياس نجاح إدارة أداء المشروع

يجب أن تقيس نتائج كل مشروع من مشاريعك عند انتهائها ، وأن تنظر إلى مجموعة مشاريعك كل شهر أو ربع سنة. عندما تنتهي المشاريع ، تتبع فعاليتها و AAR ، واستخدم المعلومات لتحسين المشاريع المستقبلية. عندما تقوم بمراجعة محفظتك ، يجب أن يكون ذلك من أجل المواءمة الاستراتيجية والاستخدام الفعال للموارد في سياق الإستراتيجية الأكبر. قم بإنشاء جدول للمساعدة في توجيه المراجعة الخاصة بك ، والتفكير في كل خطوة فردية من عملية المشروع.

من المتوقع أن تتغير طرق نظام إدارة الأداء بمرور الوقت. ما هي المعلومات التي يريد قادتك رؤيتها؟ قد يكون مختلفًا عما قدمته لمشروع سابق ، وقد تحتاج إلى إجراء تعديلات لجماهير مختلفة. هذا أمر طبيعي ، ويجب أن تكون مستعدًا للتكيف.

ينطبق هذا على الأدوات التي تستخدمها (من الناحية المثالية ، البرامج) لتنفيذ العملية أيضًا. يجب أن تكون مرنة بما يكفي لتتطور مع احتياجاتك ، بينما تعمل كمحور لجميع البيانات الإستراتيجية التي تجمعها عبر مؤسستك.

أداء المشروع كميزة تنافسية

تعتمد القدرة التنافسية للمؤسسة جزئياً على قدرتها على إكمال المشاريع بشكل مربح. تضمن عملية إدارة الأداء أن تظل المشاريع مربحة ليس فقط من الناحية الفنية ، ولكن أيضًا بالمعنى الاستراتيجي ، بحيث يؤدي كل مشروع إلى التحسين التنظيمي.

الشركات التي تطور نهجًا شاملاً لمواءمة المشاريع مع استراتيجية أعمالها ، ومن ثم تتبعها وإدارتها جيدًا ، تكون في وضع أفضل للوصول إلى أهدافها لأنها تستطيع استخلاص رؤى استراتيجية عالية المستوى إلى إجراءات ملموسة. هذا ما يدفع المنظمات عالية الأداء إلى الأمام - ويميزها عن المنافسة.