プロジェクト パフォーマンス管理: プロジェクトの収益を最大化する

すべてのプロジェクトは重要に見えますが、そうでない場合もあります。

多くの場合、企業は、組織にとって有益であると信じてプロジェクトに着手し、期待されたものを提供できませんでした。 PMI によると、1 ドルの 9.9% が不十分なプロジェクト管理と実行に浪費されています。 その結果、組織は時間、お金、人員などの膨大な量のリソースを浪費し、投資に見合わないタスクを実行しています。

プロジェクト管理は、プロジェクトに関連するタスクの編成と実行に関する十分に発達した分野であり、プロジェクトを成功させるための鍵であることは確かですが、戦略的成功を保証するより大きなプロセスであるプロジェクト パフォーマンス管理の要素も伴う必要があります。 .

プロジェクト パフォーマンス管理とは

プロジェクト パフォーマンス管理は、組織のパフォーマンスとその戦略に貢献するプロジェクトを作成、実装、および管理するプロセスです。 プロジェクトのパフォーマンス管理は、タスクの実行に焦点を当てるのではなく、全体像に関するものです。

すべてのプロジェクトが確実にビジネス上の利益を生み出すように、次の 3 つの領域に焦点を当てています。

• プロジェクトを戦略に結び付けます。 開始する前に、時間をかけてプロジェクト固有の利点を特定することで、今後のすべての基礎が築かれます。 多くのプロジェクトは、あなたの戦略に自然にリンクします。 ただし、他のものは、会社を前進させることのない幹部のお気に入りのプロジェクトである可能性があります。 これらのプロジェクトは避けるべきです。 ここで、戦略の範囲外のプロジェクトが必然的に発生することに注意することが重要です。 たとえば、必要な安全認定の取得に重点を置いているプロジェクトですが、プロジェクト ポートフォリオの大部分は戦略に直接沿っている必要があります。
• プロジェクトのパフォーマンスを経時的に追跡します。 プロジェクトは、部門やすべての組織レベルにわたって、さまざまなタスクを実行することによって実行されます。 時間、範囲、および予算の従来のコンポーネントを把握するだけでなく、プロジェクト活動が実際に意図した結果を生み出しているかどうかを管理することも重要です。 多くの組織は、戦略ソフトウェアを使用して、目標に向かって常に前進していることを確認しています。
• 改善のためにプロジェクトの完了を確認します。 プロジェクトが完了したら、プロジェクトの目標が達成されたかどうか、どのタスクがうまくいったか、どのタスクが改善できるかを確認することが不可欠です。

プロジェクトのパフォーマンス管理は、より大きなパフォーマンス管理プロセスの一部です。 基本的には、プロジェクトを活用して戦略を実行することがすべてです。

プロジェクト パフォーマンス管理は、どのようにビジネスに利点をもたらしますか?

戦略目標に貢献しないプロジェクトを継続的に実行することは、時間とリソースの無駄であるだけでなく、組織の競争力を維持する能力を損ないます。

ほとんどのエグゼクティブ リーダーは、プロジェクトが順調に進んでいると信じていますが、実際には、プロジェクトの 3 分の 1 が目標を達成していません。 戦略に沿ってプロジェクトを積極的に管理している (そしてそれらを適切に実行している) 組織は、組織の幸福に直接貢献する方法でリソースを割り当てる点で、多くの競合他社よりも優れていることを意味します。 彼らは賢く支出し、収益性を高め、時間を節約し、無駄を減らしています。

定義された管理およびレポート プロセスにより、途中で追跡および調整できます。

また、プロジェクトの成果ではなく、組織の成果に焦点を当てた文化を生み出しています。 これらのプロジェクトにはかなりの金額が費やされ、組織の予算の 20% ～ 30% になることもあります。 組織の目標ではなく、部門のニーズを満たすためにプロジェクトの方向性を変えることを許すと、時間の経過とともに、より大きな目標を達成する能力が低下します。 プロジェクト パフォーマンス管理プロセスが整備されていないと、パフォーマンスの低いプロジェクトが当たり前になる可能性があります。

プロジェクト パフォーマンス管理と組織パフォーマンス管理 (OPM) の比較

組織パフォーマンス管理 (企業パフォーマンス管理とも呼ばれます) は、組織全体の戦略を管理する概念です。その目標は何ですか? それらをどのように測定しますか？ 改善された結果を達成するために、どのような行動をとりますか?

組織のパフォーマンス管理は、戦略の伝達方法、調整方法、および実行方法を完全に扱います。 バランス スコアカード (財務面に加えていくつかの組織の視点を考慮に入れた戦略的計画および管理システム)、EFQM エクセレンス モデル、MPO、およびシックス シグマはすべて、企業業績の管理を支援するために使用されるフレームワークです。

プロジェクトのパフォーマンス管理は、組織のパフォーマンス管理のサブセットです。

多くの組織には、プロジェクトを含む OPM システムがあります。 別のプロジェクト管理オフィスがある場合は、それらが OPM チームと緊密に連携していることを確認してください。 全社規模のプロジェクト管理オフィスを持つ組織の 41% のみが、それが組織の戦略に非常に沿っていると報告しています。

プロジェクトのパフォーマンス管理と従業員のパフォーマンス管理

従業員パフォーマンス管理は、従業員の生産性、満足度、および運用能力の向上を目指す人的資源およびプロジェクト リソース管理のサブセットです。 この分野では、能力の構築、スキル ギャップの解消、および従業員のキャリア、昇進、昇給、および通常のレビューのガイドに焦点を当てています。 プロジェクトを実行するには資格のある従業員が必要であり、全体的な戦略に適したスキルを持つ適切なスタッフを確保する必要があるという意味で、プロジェクトのパフォーマンス管理と組織のパフォーマンス管理に関連しています。

プロジェクト パフォーマンス管理の 6 つの段階

プロジェクトが時間通りに完了し、予算と範囲に関して目標どおりに完了したとしても、それだけでは成功とは言えません。 プロジェクトが成功したかどうかの真の尺度は、プロジェクトがその基準を満たしているかどうか、そしてそれが実際に戦略的なビジネス目標に貢献しているかどうかです。 技術的な要素を管理するだけでなく、プロジェクトを戦略的に順調に進めるには、以下の 6 つの手順に従ってください。

1. ビジネスケースを理解する

ほとんどの組織には、処理しきれないほど多くのプロジェクトがあります。 多くの場合、プロジェクトは組織の利益のためではなく、特定の部門の利益のために提案されます。 たとえば、IT 部門が特定のソフトウェア ソリューションを購入して実装するのは、ビジネス目標の達成に役立つからではなく、優れた機能を備えているからです。

すべてのプロジェクトの価値は、それらを実行に移す前に疑問視する必要があります。 したがって、すべてのプロジェクトには、明確に定義されたビジネス ケースが必要です。なぜそれを行うのか? この段階では、提案しているプロジェクトの代替案と、その提案が最大の価値を生み出すかどうかについても検討する必要があります。

このステップを簡素化するために、プロジェクト全体で使用できる「ビジネス プラン」テンプレートを作成し、各プロジェクトの目標、コスト、およびタイミング (人の時間の間接的なコストを含む) を概説し、各プロジェクトが時間の経過とともにどのように優れた結果をもたらすかを示します。 . 実行フェーズ全体を通して、このドキュメントを頻繁に確認してください。

2. プロジェクトの目標を定義する

目標はプロジェクトの明確な方向性を示し、プロジェクトが何を達成することを期待するかを正確に指定します。 プロジェクトが実際に何をサポートするかについて現実的に考えてください。 一部の組織では、プロジェクトが 2 つまたは 3 つを超える目標に関連付けられないようにする規則を導入しています (プロジェクトの焦点を維持するため)。 多くの自治体組織は、プロジェクトへの投資が長期的な結果をどのように促進するかを示すために、プロジェクトを組織の現在の KPI にリンクすることを部門に要求しています。 そうすることで、資金提供を受けるすべてのプロジェクトが透明な方法で戦略に明確にリンクされます。

3. 結果を測定するためのデータポイントを確立する

プロジェクト管理の「3 つの制約」、つまり時間、範囲、コストについては多くのことが書かれています。

• 各マイルストーンの期限内にどのように作業していますか?
• (任意の時点での) 完了率は?
• プロジェクトのこの時点の費用は予算内に収まっていますか?
• プロジェクトは、意図したすべてのコンポーネントに対応しますか?
• プロジェクトはどの程度進んでいますか？

これらのデータ ポイントは、常にパフォーマンス管理プロセスの一部である必要があり、簡単に追跡できる必要があります。 ただし、プロジェクトが改善しようとしている目標に応じて変化する、これら以外の対策もあります。 たとえば、組織はより持続可能になるための長期的な戦略的ビジョンを持っている場合があります。

関連するプロジェクトとして、モノのインターネット監視システムを実装して、組織の水の使用量を削減することがあります。 上記の従来のデータ ポイントの管理に加えて、この特定のプロジェクトには、特に水の使用に関するデータ ポイントがあります。 このプロジェクトの結果、どれくらいの水を節約できますか? このような改善は、組織の戦略に既に存在するデータ ポイントに直接影響を与えるはずです。

ビジネス環境は急速に変化するため、(プロジェクト主導の測定だけでなく)すべてのデータ ポイントに対する進捗状況を継続的に追跡することが不可欠です。 たとえば、組織やプロジェクトに影響を与える新しいテクノロジが市場に参入した場合、機敏に対応し、データ ポイントを変更する準備ができている必要があります。

4. マイルストーン、アクション アイテム、期限を割り当てる

プロジェクトにはさまざまなステップがあり、プロジェクトには 1 人のプロジェクト マネージャーがいる場合がありますが、さまざまなマイルストーンに到達することに関連するタスクは、さまざまな個人が担当する場合があります。 プロジェクト管理にアジャイル アプローチまたはウォーターフォール アプローチを使用しているかどうかにかかわらず、プロジェクト内の小さなステップはすべて適切に管理する必要があります。

これらのプロジェクト内の期限には、大きな混乱を引き起こす依存関係がある場合があります。 たとえば、データベースの基盤が整っていないと、新しい機能をソフトウェアに追加できない場合があります。 または、壁が安定しておらず、機器が移動している場合、建設用トンネルを舗装または照明できない場合があります。 プロジェクトのすべてのステップを準備し、相互関係と依存関係が存在する場合はそれらを理解することは価値があります。

5.進捗状況を確認する会議を設定する

プロジェクトがスムーズに進むと思い込まないでください。 定期的な会議は、問題を解決し、個々のプロジェクトとプロジェクト ポートフォリオの両方に関連する進捗状況を確認するための良いフォーラムです。 あなたのプロジェクトは、他のすべてのプロジェクトのマイルストーンに影響を与える可能性のあるスコープ、タイミング、またはコストの決定または変更を余儀なくされる技術的な課題に遭遇した可能性があります。 または、プロジェクトとはまったく関係のない予算削減やその他のビジネス上の不確実性が発生している可能性がありますが、それでもプロジェクトの実行に変更や遅延が生じる可能性があります。

また、進行状況を示す管理レポートを作成することもできます。 レポートには、プロジェクトの開始日と終了日、完了率、現在までの支出、およびプロジェクトの主要なステップとチェックポイント (マイルストーン) を含める必要があります。 この情報を表示する最も簡単な方法は、ガント チャートを使用することです。

個々のプロジェクトに関する会議は、プロジェクトによっては毎日または毎週、かなり頻繁に行う必要があります。 大規模な組織会議は通常、毎月または四半期ごとに開催され、戦略のコンテキスト内でプロジェクトについて話し合います。

6. プロジェクトの最終報告/評価を行う

どのようなプロジェクトであっても、最後にまとめを行い、プロジェクトの実装から「通常業務」に移行したことを知らせることが重要です。 たとえば、新しいソフトウェア リリースと追加する新機能が常にあると考えると、ソフトウェアの実装が終わりのないプロジェクトに陥る可能性があります。 プロジェクト チームは、いつプロジェクトを停止し、ソフトウェアの管理を販売およびマーケティング チームに移行するかについて、明確な境界を設定する必要があります。

建設プロジェクトから保守プロジェクトへの移行も同様です。 ボストンの大掘削には 13 年かかり、プロジェクトが完了するまでに、プロジェクトに関係する道路、橋、トンネルのメンテナンスがすでに行われていました。

各プロジェクトの最後に、プロジェクトの概要と事後レビュー (AAR) をまとめておくと役に立ちます。 AAR は、基本的に次の 2 つの部分で構成されています。

• パート I では、プロジェクトの目標と、時間、範囲、および予算の変更について説明します。 この情報は、何がうまくいったか、改善できるかについての議論を促進する必要があります。
• パート II では、議論から得られた情報を扱います。 どのような決定を下し、それが将来のプロジェクトにどのように影響しますか? 初期の事業計画テンプレートを変更する必要がありますか? 別のチェックインポイントが必要ですか? プロジェクトの予備費の管理方法を変更する必要がありますか?

話し合いには、プロジェクトの実施から恩恵を受けたリーダーシップ チームと部門のメンバーを含める必要があります。

プロジェクト パフォーマンス管理の成功の測定

各プロジェクトが終了したらその結果を測定し、毎月または四半期ごとにプロジェクトのポートフォリオを確認する必要があります。 プロジェクトが終了したら、その有効性と AAR を追跡し、その情報を使用して将来のプロジェクトを改善します。 ポートフォリオを確認するときは、より大きな戦略のコンテキスト内で戦略を調整し、リソースを効果的に使用する必要があります。 プロジェクト プロセスの個々のステップについて考えながら、レビューのガイドとなる表を作成します。

パフォーマンス管理システムの方法は、時間の経過とともに変化することが予想されます。 リーダーが知りたい情報は何ですか? 以前のプロジェクトで提示したものとは異なる場合があり、さまざまな対象者に合わせて調整が必要になる場合があります。 これは正常なことであり、適応する準備をする必要があります。

これは、プロセスを実行するために使用しているツール (理想的にはソフトウェア) にも当てはまります。 組織全体で収集しているすべての戦略的データのハブとして機能しながら、ニーズに合わせて進化できる柔軟性を備えている必要があります。

競争上の優位性としてのプロジェクトのパフォーマンス

組織の競争力は、プロジェクトを収益的に完了する能力に部分的に依存します。 パフォーマンス管理プロセスは、プロジェクトが技術的な意味だけでなく戦略的な意味でも収益性を維持できるようにするため、すべてのプロジェクトが組織の改善を促進します。

プロジェクトをビジネス戦略に合わせて追跡し、適切に管理するための包括的なアプローチを開発した企業は、高レベルの戦略的ビジョンを具体的な行動に落とし込むことができるため、目標を達成するためのより良い立場に立つことができます。 それが、業績の高い組織を前進させ、競合他社と差別化するものです。