Managementul documentelor angajaților: organizați înregistrările companiei

Departamentul de resurse umane găzduiește adesea documente complexe care conțin informații sensibile.

Aceste fișiere pot fi neorganizate în interiorul unui dulap plin până la refuz cu dosarele angajaților. Sau pot fi păstrate în siguranță, în siguranță și bine organizate, datorită unui sistem de gestionare a documentelor angajaților.

Gestionarea eficientă a documentelor angajaților prin   Software de livrare a serviciilor de resurse umane   facilitează căutarea, stocarea și gestionarea tuturor datelor angajaților. În acest fel, dacă trebuie să accesați un fișier sau o înregistrare a unui angajat, îl puteți găsi rapid, fără a trece printr-o cantitate nesfârșită de documente.

Cum să configurați gestionarea documentelor angajaților

Crearea unei strategii de gestionare a documentelor angajaților este ușoară odată ce cunoașteți pașii necesari. Iată cum să începeți.

1. Stabiliți documentele necesare

Mai întâi, identificați fișierele și înregistrările pe care le colectează afacerea dvs. Documentele sunt de obicei legate de funcțiile de HR pe care departamentul le gestionează.

2. Definiți restricțiile de acces

Unele documente de resurse umane sunt confidențiale sau necesită acces restricționat anumitor angajați. Pe măsură ce organizați fișierele, veți dori să definiți nevoile de acces.

Pentru a controla accesul asupra înregistrărilor, luați în considerare dacă toți angajații, managerii sau doar departamentul de resurse umane trebuie să acceseze documentele. De asemenea, puteți determina permisiunile în funcție de când și cât de des este probabil ca acești oameni să aibă nevoie de acele fișiere. În plus, luați în considerare modul în care ați dori ca aceste persoane să aibă acces la aceste documente specifice.

3. Identificați expirarea informațiilor

În calitate de profesionist ocupat în resurse umane, ar fi util să creați un singur document o dată și să terminați cu el.

De obicei, nu este cazul, deoarece uneori datele din aceste fișiere au date de expirare. În plus, uneori depinde de echipa de resurse umane să păstreze documentele pentru o anumită perioadă de timp înainte ca acestea să devină nule. Pe măsură ce configurați gestionarea documentelor angajaților, luați în considerare ce fișiere au date de expirare și configurați mementouri pentru când expiră. Managementul de caz poate ajuta, de asemenea, la determinarea începutului și a sfârșitului unei probleme specifice.

4. Determinați nivelurile de securitate

Pe măsură ce simplificați procesul de gestionare a documentelor, veți descoperi că unele înregistrări au nevoie de mai multă securitate și protecție decât altele. De exemplu, unele informații din aceste fișiere pot fi protejate de lege, cum ar fi informațiile medicale și despre persoanele cu dizabilități care trebuie păstrate separat de dosarele de fișiere ale angajaților.

În plus, dacă un document a expirat sau nu mai trebuie păstrat de organizație, cum poate fi aruncat? Unele fișiere, cum ar fi documentele de instruire învechite, pot fi pur și simplu aruncate. Cele care conțin informații personale despre un angajat trecut sau actual ar trebui distruse.

5. Creați un plan pentru stocarea și arhivarea fișierelor

Odată ce înțelegeți mai bine securitatea de care au nevoie fișierele dvs., puteți continua cu gestionarea fișierelor. Veți dori să determinați ce fișiere vor rămâne ca copii pe hârtie (cum ar fi cele pe care în cele din urmă va trebui să le distrugeți) și care pot fi stocate digital. Dacă puteți trece complet fără hârtie, aceasta poate fi cea mai ușoară opțiune.

Puteți decide apoi cum să grupați fișierele. De exemplu, angajații pot avea acces la o bibliotecă de resurse cu informații cheie despre asigurări sau taxe, în timp ce managerii și liderii echipei pot accesa înregistrările angajaților.

6. Utilizați software

Atunci când organizația dvs. are nevoie de timp pentru a găsi software-ul potrivit de livrare a serviciilor de resurse umane, este ușor să utilizați acest instrument pentru a simplifica gestionarea documentelor angajaților. Toate fișierele de care aveți nevoie vor fi într-un singur loc, facilitând setarea parametrilor, restricțiilor și setărilor de securitate pentru înregistrările care au cel mai mult nevoie.

Beneficiile unui sistem de management al documentelor angajaților

Indiferent de organizația sau industria dvs., există multe beneficii în implementarea unui sistem de management al documentelor angajaților în cadrul echipei dvs. de resurse umane.

Rămâneți conform

Unul dintre principalele beneficii ale unui sistem de management al documentelor pentru fișierele de resurse umane este că permite unei organizații să rămână în siguranță și conformă. Aceste sisteme facilitează echipelor de resurse umane să vadă ce documente sunt în dosar, lipsă și depășite sau conform. Un sistem cuprinzător de stocare a documentelor vă ajută să vă asigurați că organizația dvs. respectă toate cerințele relevante.

Protectie legala

Când vine vorba de nevoile dvs. generale de afaceri, doriți să rămâneți întotdeauna în limitele legii. Cu numeroase legi federale care cer angajatorilor să stocheze anumite înregistrări ale angajaților, utilizarea software-ului cu gestionarea documentelor angajaților este o necesitate absolută. În plus față de aceste cerințe federale, trebuie să puteți accesa cu ușurință documentele angajaților pentru a răspunde la anumite procese, audituri și întrebări de reglementare și plângeri ale angajaților.

De exemplu, dacă un angajat depune o plângere de discriminare împotriva organizației dvs., este probabil că HR va trebui să facă referire la evaluările anterioare ale performanței, datele de compensare și înregistrările de prezență. Dacă plângerea se transformă într-o investigație juridică și implică Comisia pentru șanse egale în muncă (EEOC), echipa de resurse umane poate utiliza aceste înregistrări pentru a proteja organizația de un proces.

Menține securitatea și confidențialitatea

Anumite înregistrări ale angajaților trebuie să fie stocate în siguranță, în timp ce altele au perioade specifice de păstrare, așa că cel mai bine este să le păstrați pe toate într-un singur loc. Angajatorii au obligația legală de a securiza datele sensibile ale angajaților, cum ar fi fișierele referitoare la informații medicale, detalii despre dizabilități, numere de securitate socială și alte informații personale.

Având un sistem de gestionare a documentelor angajaților, va avea protocoale de securitate care îndeplinesc aceste cerințe legale.

Creșteți productivitatea HR
Departamentele de resurse umane sunt mai productive atunci când pot căuta cu ușurință documente și pot îmbunătăți consistența fișierelor angajaților. Ei vor putea petrece mai puțin timp căutând prin dulapuri sau cutii pline cu documente neorganizate și vor petrece mai mult timp îndeplinindu-și rolul de zi cu zi, cum ar fi gestionarea   relații între angajați.

De exemplu, imaginați-vă timpul și efortul necesar pentru gestionarea sarcinilor angajaților, cum ar fi transferurile interne sau relocarea. Asigurarea că toate fișierele lor sunt într-un singur loc poate ajuta la gestionarea mișcărilor un proces și mai simplu.

Îmbunătățiți fluxul de lucru

Automatizarea procesului de transformare a fișierelor pe hârtie în documente electronice îmbunătățește fluxul de lucru al departamentului de resurse umane, precum și al altor manageri și directori de conducere. Indiferent când este necesară o înregistrare importantă a angajatului sau când trebuie făcute modificări   administrarea beneficiilor   politici, acest lucru se poate face rapid și eficient.

Pe lângă îmbunătățirea fluxului de lucru al echipei de resurse umane și al altor manageri, organizarea și stocarea acestor fișiere în siguranță într-un sistem de management al documentelor bazat pe cloud facilitează accesul angajaților la documentele de care au nevoie, fără a fi nevoiți să ceară asistență echipei de resurse umane. .

Provocările unui sistem de management al documentelor angajaților

Pe de altă parte, implementarea unui sistem de management al documentelor angajaților vine cu unele provocări. Una dintre principalele provocări este procesul de instruire care merge mână în mână cu utilizarea unui nou proces pentru prima dată. Pe lângă investiția în acest nou software, va trebui, de asemenea, să investiți timp și efort în instruirea personalului dumneavoastră despre cum să-l utilizați într-un mod conform și sigur.

În funcție de instrumentul pentru care optează afacerea dvs., poate dura și timp trecerea de la fișiere pe hârtie la fișiere fără hârtie. Va fi nevoie de ceva pentru a vă obișnui și va trebui să fie complet extins înainte de a putea beneficia de beneficii.

Trecerea către un loc de muncă digital

Nu mai petreceți ore întregi căutând fișiere importante ale angajaților și profitați de gestionarea documentelor angajaților. Te vei trezi să te întrebi „unde am pus acea bucată de hârtie?” mult mai puțin și, în schimb, aveți mai mult timp să vă concentrați pe asigurarea faptului că procesele potrivite sunt în vigoare pentru succes.

După ce aveți toate fișierele importante în sistemul dvs. de gestionare a documentelor angajaților, vedeți cum altfel puteți îmbunătăți conformitatea cu resursele umane a organizației dvs.