Maneiras de enviar e redigir boletins informativos

As técnicas disponíveis para enviar e redigir newsletters podem deixá-lo confuso. Resolvemos fazer um pequeno resumo para quem ainda não está familiarizado com o assunto.

Para enviar uma newsletter gráfica, você pode escolher um dos três métodos a seguir:

• Codificando boletins informativos únicos e enviando-os por e-mail.
• Usando um software de entrega integrado em um sistema de gerenciamento de conteúdo, programa de e-mail ou sistema CRM.
• Usando um software criado especificamente para o envio de newsletters.

Cada uma das diferentes formas de envio de newsletters tem suas próprias vantagens e nenhuma delas é perfeita. Decidimos abordar cada um deles individualmente para obter uma melhor visão:

1. Modelos de mensagem única codificada

Mesmo em muitas organizações maiores, cada boletim informativo é codificado separadamente, de maneira semelhante às páginas HTML estáticas. Essa abordagem é muito comum para empresas com um departamento de TI dedicado. Normalmente, no entanto, ninguém mais na organização pode criar, atualizar ou enviar esses boletins.

O lado positivo dos templates codificados é que neste caso você não depende de fornecedores externos e a segurança da informação fica em suas próprias mãos e garante o trabalho para o departamento de TI. A desvantagem é, no entanto, o fato de que aqueles que fazem a comunicação de marketing em suas funções diárias, na maioria dos casos, equipes de marketing, vendas e comunicação, não podem editar e enviar as mensagens, mas dependem do departamento de TI. Da mesma forma, as empresas percebem seus limites quando desejam dados de relatórios de campanha mais precisos, facilidade de uso e gerenciamento centralizado de endereços de destinatários. Além disso, os servidores, que estão sendo usados ​​ao enviar as mensagens, podem sobrecarregar muito o tráfego de dados da empresa e potencialmente colocar na lista negra o endereço IP da empresa, resultando em e-mails comerciais bloqueados de indivíduos.

Como os boletins gráficos codificados separadamente são mais ou menos problemáticos, difíceis de monitorar, o gerenciamento de endereços é incerto e os pedidos e cancelamentos geralmente precisam ser feitos manualmente, na maioria dos casos as empresas preferem usar ferramentas especialmente desenvolvidas para e-mail marketing.

2. Usando um software de entrega integrado em um sistema de gerenciamento de conteúdo, programa de e-mail ou sistema CRM.

Nos sistemas avançados de CRM é possível enviar várias newsletters aos contactos que são geridos no sistema. A maioria dos sistemas permite mensagens baseadas em texto e alguns sistemas mais avançados também permitem mensagens HTML. Existem alguns benefícios nessa abordagem de e-mail marketing: em sistemas de CRM os endereços e dados ficam nos próprios servidores da empresa e a segurança da informação fica dentro da empresa. Ao utilizar os sistemas CMS e CRM a empresa precisa investir menos ou nada, pois os próprios servidores da empresa podem ser utilizados para o envio das newsletters.

No entanto, os recursos de marketing por e-mail nas soluções de CRM geralmente não são o foco do software ou uma funcionalidade central neles. Na maioria dos sistemas de CRM e CMS, você só pode obter benefícios parciais de newsletters em HTML.

Por exemplo, o teste dos modelos de mensagens não é fornecido automaticamente, portanto, a funcionalidade de boletim informativo nos clientes de e-mail dos destinatários não é ideal na maioria dos casos. O maior problema é que os próprios servidores da empresa são usados ​​para e-mail marketing. Do ponto de vista de spam e segurança da informação, é aconselhável centralizar a comunicação de marketing em servidores separados e usar o e-mail da empresa para seus próprios servidores.

3. Usando um software criado especificamente para o envio de newsletters.

O software dedicado para email marketing funciona como SaaS e pode ser usado por qualquer navegador da web pela Internet. Recomenda-se um software desenvolvido especialmente para email marketing, pois inclui algumas das funções definidas por regras e regulamentos locais típicos e também é fácil de usar. Por exemplo, é um requisito comum ter um link no boletim informativo, que permite ao destinatário cancelar a assinatura do boletim informativo a qualquer momento.

Ao usar software dedicado, tarefas típicas, como gerenciamento de lista de distribuição, redimensionamento de imagens, assinatura e cancelamento de assinatura, são facilitadas e automatizadas.

Com este tipo de software, você também pode monitorar o sucesso de suas mensagens entregues, obter dados de relatórios extensos e úteis, além de ter os benefícios de muitos complementos e extensões de marketing por e-mail.

Para compor um boletim informativo em HTML, as seguintes técnicas podem ser usadas:

Como a codificação de cada boletim informativo do zero é muito demorada e exigiria que cada modelo fosse testado individualmente, recomendamos que você use um modelo reutilizável especialmente projetado para se adequar à sua imagem corporativa. Ao usar um modelo pré-fabricado, existem dois tipos de editores para usar na composição de sua carta:

1. Editores WYSIWYG

O editor WYSIWYG (What You See Is What You Get) permite editar gráficos, texto e, por exemplo, escolher um estilo de título entre diferentes opções. Normalmente, as definições de estilo são pré-fabricadas para o modelo para garantir que a aparência visual da marca seja mantida. Nos editores WYSIWYG, a estrutura do boletim informativo geralmente é bastante difícil de modificar, a menos que o editor tenha habilidades em HTML.

2. Editores de arrastar e soltar

A maneira moderna de compor uma carta é modular. Nesse caso, existem diferentes módulos de conteúdo definidos em seu modelo que podem ser facilmente arrastados e soltos da maneira que você desejar. Resumindo, a newsletter por e-mail é composta por blocos de conteúdo que podem ser editados como desejar. Além de editar seu texto e imagens, você também pode alterar a estrutura de sua carta para atender às necessidades específicas de cada campanha.

Independentemente da solução escolhida para compor e enviar sua newsletter, é importante pensar no processo de produção e implementação desde o início. O sucesso do email marketing requer repetição (newsletters mensais ou semanais, por exemplo) e processos eficientes que reduzem a carga de trabalho e poupam os nervos de quem faz o marketing.

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