วิธีการส่งและเขียนจดหมายข่าว

เทคนิคที่ใช้ได้ในการส่งและเขียนจดหมายข่าวอาจทำให้คุณสับสน เราตัดสินใจสรุปสั้นๆ สำหรับผู้ที่ยังไม่คุ้นเคยกับหัวข้อทั้งหมด

หากต้องการส่งจดหมายข่าวแบบกราฟิก คุณสามารถเลือกวิธีใดวิธีหนึ่งจากสามวิธีต่อไปนี้:

• เข้ารหัสจดหมายข่าวฉบับเดียวและส่งทางอีเมล
• การใช้ซอฟต์แวร์การจัดส่งในตัวบนระบบจัดการเนื้อหา โปรแกรมอีเมล หรือระบบ CRM
• การใช้ซอฟต์แวร์ที่สร้างขึ้นเพื่อส่งจดหมายข่าวโดยเฉพาะ

วิธีการส่งจดหมายข่าวแต่ละวิธีมีข้อดีของตัวเองและไม่มีวิธีใดที่สมบูรณ์แบบ เราตัดสินใจพูดถึงแต่ละข้อเพื่อรับข้อมูลเชิงลึกที่ดีขึ้น:

1. เทมเพลตข้อความเข้ารหัสเดียว

แม้แต่ในองค์กรขนาดใหญ่หลายแห่ง จดหมายข่าวทุกฉบับก็ถูกเข้ารหัสแยกกัน เช่นเดียวกับหน้า HTML แบบคงที่ แนวทางนี้เป็นเรื่องปกติสำหรับบริษัทที่มีแผนกไอทีโดยเฉพาะ อย่างไรก็ตาม โดยทั่วไปแล้ว ไม่มีใครในองค์กรสามารถสร้าง อัปเดต หรือส่งจดหมายข่าวเหล่านี้ได้

ด้านบวกของเทมเพลตที่เข้ารหัสคือ ในกรณีนี้ คุณไม่ต้องพึ่งพาผู้ให้บริการภายนอกและการรักษาความปลอดภัยข้อมูลอยู่ในมือของคุณเอง และรับประกันการทำงานสำหรับแผนกไอที อย่างไรก็ตาม ข้อเสียคือ ข้อเท็จจริงที่ว่าผู้ที่ทำการสื่อสารการตลาดตามบทบาทประจำวัน ในกรณีส่วนใหญ่ ทีมการตลาด การขาย และการสื่อสาร ไม่สามารถแก้ไขและส่งข้อความได้ แต่ต้องขึ้นอยู่กับแผนกไอที ในทำนองเดียวกัน บริษัทต่างๆ ก็ตระหนักถึงขีดจำกัดของตนเมื่อต้องการข้อมูลการรายงานแคมเปญที่แม่นยำยิ่งขึ้น การใช้งานง่าย และการจัดการที่อยู่ผู้รับแบบรวมศูนย์ นอกจากนี้ เซิร์ฟเวอร์ที่ใช้เมื่อส่งข้อความสามารถสร้างความเครียดให้กับการรับส่งข้อมูลของบริษัท และอาจขึ้นบัญชีดำที่อยู่ IP ของบริษัท ส่งผลให้อีเมลธุรกิจถูกบล็อกจากบุคคล

เนื่องจากจดหมายข่าวแบบกราฟิกที่เข้ารหัสแยกต่างหากนั้นมีปัญหาไม่มากก็น้อย ตรวจสอบได้ยาก การจัดการที่อยู่จึงไม่แน่นอน และคำสั่งซื้อและการยกเลิกมักจะต้องทำด้วยตนเอง ในกรณีส่วนใหญ่ บริษัทต่างๆ จะใช้เครื่องมือที่พัฒนาขึ้นเป็นพิเศษสำหรับการตลาดผ่านอีเมล

2. การใช้ซอฟต์แวร์การจัดส่งในตัวบนระบบจัดการเนื้อหา โปรแกรมอีเมล หรือระบบ CRM

ในระบบ CRM ขั้นสูง สามารถส่งจดหมายข่าวต่างๆ ไปยังผู้ติดต่อที่ได้รับการจัดการในระบบได้ ระบบส่วนใหญ่อนุญาตให้ใช้ข้อความตามตัวอักษรและระบบขั้นสูงบางระบบก็อนุญาตให้ใช้ข้อความ HTML ได้เช่นกัน มีประโยชน์บางประการในแนวทางนี้ในการทำการตลาดผ่านอีเมล: ในระบบ CRM ที่อยู่และข้อมูลจะอยู่ในเซิร์ฟเวอร์ของบริษัทเอง และความปลอดภัยของข้อมูลจะอยู่ภายในบริษัท เมื่อใช้ระบบ CMS และCRM บริษัทจำเป็นต้องลงทุนน้อยลงหรือไม่เลย เพราะเซิร์ฟเวอร์ของบริษัทเองสามารถใช้ส่งจดหมายข่าวได้

อย่างไรก็ตาม ฟีเจอร์การตลาดทางอีเมลในโซลูชัน CRM มักไม่ใช่จุดสนใจของซอฟต์แวร์หรือฟังก์ชันหลักในนั้น ในระบบ CRM และ CMS ส่วนใหญ่ คุณจะได้รับประโยชน์เพียงบางส่วนจากจดหมายข่าว HTML เท่านั้น

ตัวอย่างเช่น การทดสอบเทมเพลตข้อความไม่ได้ให้โดยอัตโนมัติ ดังนั้นฟังก์ชันจดหมายข่าวในไคลเอนต์อีเมลของผู้รับจึงไม่เหมาะในกรณีส่วนใหญ่ ปัญหาที่ใหญ่ที่สุดคือเซิร์ฟเวอร์ของบริษัทเองใช้สำหรับการตลาดผ่านอีเมล จากมุมมองของเหตุผลด้านสแปมและความปลอดภัยของข้อมูล ควรรวมศูนย์การสื่อสารทางการตลาดไปยังเซิร์ฟเวอร์ที่แยกจากกัน และใช้อีเมลของบริษัทสำหรับเซิร์ฟเวอร์ของตนเอง

3. การใช้ซอฟต์แวร์ที่สร้างขึ้นเพื่อส่งจดหมายข่าวโดยเฉพาะ

ซอฟต์แวร์เฉพาะสำหรับงานการตลาดผ่านอีเมลเป็น SaaS และสามารถใช้ได้กับเว็บเบราว์เซอร์ใดก็ได้บนอินเทอร์เน็ต ขอแนะนำให้ใช้ซอฟต์แวร์ที่พัฒนาขึ้นเป็นพิเศษสำหรับการตลาดผ่านอีเมล เนื่องจากมีฟังก์ชันบางอย่างที่กำหนดโดยกฎและข้อบังคับในท้องถิ่นทั่วไป และยังใช้งานง่ายอีกด้วย ตัวอย่างเช่น เป็นข้อกำหนดทั่วไปที่จะมีลิงก์ในจดหมายข่าว ซึ่งช่วยให้ผู้รับสามารถยกเลิกการสมัครรับจดหมายข่าวได้ตลอดเวลา

เมื่อใช้งานซอฟต์แวร์เฉพาะงานทั่วไป เช่น การจัดการรายชื่อการแจกจ่าย การปรับขนาดภาพ การสมัครสมาชิก และการยกเลิกการสมัคร ทำได้ง่ายและเป็นไปโดยอัตโนมัติ

ด้วยซอฟต์แวร์ประเภทนี้ คุณยังสามารถตรวจสอบความสำเร็จของข้อความที่คุณส่ง รับข้อมูลการรายงานที่กว้างขวางและมีประโยชน์ รวมทั้งได้รับประโยชน์จากส่วนเสริมและส่วนขยายการตลาดทางอีเมลมากมาย

ในการเขียนจดหมายข่าว HTML อาจใช้เทคนิคต่อไปนี้:

เนื่องจากการเข้ารหัสจดหมายข่าวทุกฉบับตั้งแต่ต้นนั้นใช้เวลานานมาก และจำเป็นต้องทดสอบเทมเพลตแต่ละแบบแยกกัน เราขอแนะนำให้คุณใช้เทมเพลตที่นำกลับมาใช้ใหม่ได้ซึ่งออกแบบมาโดยเฉพาะเพื่อให้เข้ากับภาพลักษณ์องค์กรของคุณ ในขณะที่ใช้เทมเพลตที่สร้างไว้ล่วงหน้า มีตัวแก้ไขสองประเภทที่จะใช้ในการเขียนจดหมายของคุณ:

1. บรรณาธิการ WYSIWYG

โปรแกรมแก้ไข WYSIWYG (สิ่งที่คุณเห็นคือสิ่งที่คุณได้รับ) ช่วยให้คุณสามารถแก้ไขกราฟิก ข้อความ และเลือกรูปแบบชื่อจากตัวเลือกต่างๆ คำจำกัดความของสไตล์ UsualIy ถูกสร้างไว้ล่วงหน้าสำหรับเทมเพลตเพื่อให้แน่ใจว่ารูปลักษณ์ของแบรนด์ยังคงอยู่ ในโปรแกรมแก้ไขแบบ WYSIWYG โครงสร้างของจดหมายข่าวมักจะปรับเปลี่ยนได้ยาก เว้นแต่ว่าตัวแก้ไขจะมีทักษะด้าน HTML

2. ตัวแก้ไขลากและวาง

วิธีที่ทันสมัยในการเขียนจดหมายเป็นแบบแยกส่วน ในกรณีนี้ มีโมดูลเนื้อหาต่างๆ ที่กำหนดไว้ในเทมเพลตของคุณ ซึ่งสามารถลากและวางได้อย่างง่ายดายตามที่คุณต้องการ กล่าวโดยย่อ จดหมายข่าวทางอีเมลนั้นสร้างจากบล็อกเนื้อหาที่สามารถแก้ไขได้ตามที่คุณต้องการ นอกจากการแก้ไขข้อความและรูปภาพแล้ว คุณยังเปลี่ยนโครงสร้างจดหมายเพื่อให้ตรงกับความต้องการเฉพาะของแต่ละแคมเปญได้อีกด้วย

ไม่ว่าคุณจะเลือกเขียนและส่งจดหมายข่าวด้วยวิธีใด สิ่งสำคัญคือต้องคำนึงถึงกระบวนการผลิตและการใช้งานตั้งแต่ต้น การตลาดผ่านอีเมลที่ประสบความสำเร็จต้องทำซ้ำๆ (เช่น จดหมายข่าวรายเดือนหรือรายสัปดาห์) และกระบวนการที่มีประสิทธิภาพซึ่งช่วยลดภาระงานและคลายความกังวลของผู้ที่ทำการตลาด

คุณอาจสนใจบทความต่อไปนี้:

กำเนิดประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายเทคโนโลยีการตลาด
ฉันจะขยายรายชื่ออีเมลได้อย่างไร

อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับ LianaMailer™ - เครื่องมือไฟฟ้าที่ออกแบบมาโดยเฉพาะสำหรับการตลาดผ่านอีเมล ด้วย LianaMailer คุณสามารถเลือกใช้ตัวแก้ไข WYSIWYG หรือ Drag & Drop ได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับว่าตัวเลือกใดเหมาะสมกับความต้องการส่วนบุคคลของบริษัทคุณมากกว่า

อ่านเพิ่มเติม