Sposoby wysyłania i tworzenia biuletynów

Dostępne techniki wysyłania i tworzenia biuletynów mogą wprowadzać w błąd. Postanowiliśmy zrobić krótkie podsumowanie dla tych, którzy nie są jeszcze zaznajomieni z tematem.

Aby wysłać graficzny newsletter, możesz wybrać jedną z trzech poniższych metod:

• Kodowanie pojedynczych biuletynów i wysyłanie ich e-mailem.
• Korzystanie z wbudowanego oprogramowania dostarczającego w systemie zarządzania treścią, programie pocztowym lub systemie CRM.
• Korzystanie z oprogramowania stworzonego specjalnie do wysyłania biuletynów.

Każdy z różnych sposobów wysyłania biuletynów ma swoje zalety i żaden z nich nie jest doskonały. Postanowiliśmy zająć się każdym z nich indywidualnie, aby uzyskać lepszy wgląd:

1. Szablony wiadomości zakodowanych pojedynczo

Nawet w wielu większych organizacjach każdy newsletter jest kodowany oddzielnie, podobnie jak statyczne strony HTML. Takie podejście jest bardzo powszechne w firmach z dedykowanym działem IT. Zazwyczaj jednak nikt inny w organizacji nie może tworzyć, aktualizować ani wysyłać tych biuletynów.

Pozytywną stroną zaszyfrowanych szablonów jest to, że w tym przypadku nie jesteś uzależniony od zewnętrznych dostawców, a bezpieczeństwo informacji pozostaje w Twoich rękach i gwarantuje pracę dla działu IT. Minusem jest jednak fakt, że osoby zajmujące się komunikacją marketingową w swoich codziennych rolach, w większości przypadków zespoły marketingu, sprzedaży i komunikacji, nie mogą edytować i wysyłać wiadomości, ale są zależni od działu IT. Podobnie firmy zdają sobie sprawę ze swoich ograniczeń, gdy chcą dokładniejszych danych raportowania kampanii, łatwości użytkowania i scentralizowanego zarządzania adresami odbiorców. Również serwery, które są używane podczas wysyłania wiadomości, mogą obciążać ruch danych firmy i potencjalnie umieszczać na czarnej liście adres IP firmy, co powoduje blokowanie e-maili biznesowych od osób fizycznych.

Ponieważ osobno kodowany biuletyn graficzny jest mniej lub bardziej problematyczny, trudny do monitorowania, zarządzanie adresami jest niepewne, a zamówienia i rezygnacje zazwyczaj muszą być dokonywane ręcznie, w większości przypadków firmom lepiej jest korzystać z narzędzi opracowanych specjalnie do e-mail marketingu.

2. Korzystanie z wbudowanego oprogramowania dostarczającego w systemie zarządzania treścią, programie pocztowym lub systemie CRM.

W zaawansowanych systemach CRM istnieje możliwość wysyłania różnego rodzaju newsletterów do kontaktów zarządzanych w systemie. Większość systemów pozwala na wiadomości tekstowe, a niektóre bardziej zaawansowane systemy pozwalają również na wiadomości HTML. Takie podejście do e-mail marketingu przynosi pewne korzyści: w systemach CRM adresy i dane pozostają na własnych serwerach firmy, a bezpieczeństwo informacji wewnątrz firmy. Korzystając z systemów CMS i CRM, firma musi inwestować mniej lub wcale, ponieważ do wysyłania biuletynów można wykorzystać własne serwery firmy.

Jednak funkcje e-mail marketingu w rozwiązaniach CRM zazwyczaj nie są głównym celem oprogramowania ani jego podstawowej funkcji. W większości systemów CRM i CMS można zatem uzyskać tylko częściowe korzyści z biuletynów HTML.

Na przykład testowanie szablonów wiadomości nie jest dostarczane automatycznie, więc funkcjonalność biuletynu w klientach poczty e-mail odbiorców nie jest w większości przypadków idealna. Największym problemem jest to, że do e-mail marketingu wykorzystywane są własne serwery firmy. Z punktu widzenia spamu i bezpieczeństwa informacji dobrze jest scentralizować komunikację marketingową na oddzielnych serwerach i wykorzystywać firmową pocztę na własnych serwerach.

3. Korzystanie z oprogramowania stworzonego specjalnie do wysyłania newsletterów.

Dedykowane oprogramowanie do e-mail marketingu działa jako SaaS i może być używane przez dowolną przeglądarkę internetową przez Internet. Zalecane jest oprogramowanie specjalnie opracowane do marketingu e-mailowego, ponieważ zawiera niektóre funkcje określone przez typowe lokalne przepisy i regulacje, a także jest łatwe w użyciu. Na przykład powszechnym wymogiem jest posiadanie w newsletterze linku, który umożliwia odbiorcę w dowolnym momencie wypisanie się z newslettera.

Podczas korzystania z dedykowanego oprogramowania typowe zadania, takie jak zarządzanie listami dystrybucyjnymi, zmiana rozmiaru obrazu, subskrybowanie i anulowanie subskrypcji są łatwe i zautomatyzowane.

Dzięki takiemu oprogramowaniu możesz również monitorować sukces dostarczanych wiadomości, uzyskiwać obszerne i przydatne dane raportowe, a także korzystać z wielu dodatków i rozszerzeń do e-mail marketingu.

Do skomponowania biuletynu HTML można zastosować następujące techniki:

Ponieważ kodowanie każdego biuletynu od zera jest bardzo czasochłonne i wymagałoby indywidualnego przetestowania każdego szablonu, zalecamy użycie szablonu wielokrotnego użytku, zaprojektowanego specjalnie, aby pasował do wizerunku Twojej firmy. Podczas korzystania z gotowych szablonów istnieją dwa rodzaje edytorów, których można użyć podczas tworzenia listu:

1. Edytory WYSIWYG

Edytor WYSIWYG (What You See Is What You Get) umożliwia edycję grafiki, tekstu i np. wybór stylu tytułu z różnych opcji. Zwykle definicje stylów są wstępnie tworzone dla szablonu, aby zapewnić zachowanie wizualnego wyglądu marki. W edytorach WYSIWYG struktura biuletynu jest zwykle dość trudna do zmodyfikowania, chyba że edytor posiada umiejętności HTML.

2. Edytory przeciągnij i upuść

Nowoczesny sposób komponowania listu jest modułowy. W takim przypadku w szablonie zdefiniowane są różne moduły treści, które można łatwo przeciągać i upuszczać w dowolny sposób. Krótko mówiąc, biuletyn e-mailowy składa się z bloków treści, które można edytować według własnego uznania. Oprócz edycji tekstu i obrazów możesz zatem zmienić strukturę listu, aby spełnić specyficzne potrzeby każdej kampanii.

Bez względu na to, jakie rozwiązanie wybierzesz do komponowania i wysyłania newslettera, ważne jest, aby od samego początku pomyśleć o procesie produkcyjnym i wdrożeniowym. Skuteczny e-mail marketing wymaga powtarzalności (na przykład comiesięcznych lub cotygodniowych biuletynów) i wydajnych procesów, które zmniejszają obciążenie pracą i oszczędzają nerwy osób zajmujących się marketingiem.

Mogą Cię również zainteresować następujące artykuły:

Narodziny dyrektora ds. technologii marketingowych
Jak rozbudować listę e-mailową?

Przeczytaj więcej o LianaMailer™ — potężnym narzędziu zaprojektowanym specjalnie do e-mail marketingu. Dzięki LianaMailer możesz użyć edytora WYSIWYG lub Drag & Drop, w zależności od tego, który z nich lepiej odpowiada indywidualnym potrzebom Twojej firmy.

Czytaj więcej