Façons d'envoyer et de composer des newsletters

Les techniques disponibles pour envoyer et composer des newsletters peuvent vous rendre confus. Nous avons décidé de faire un petit résumé pour ceux qui ne connaissent pas encore tous le sujet.

Pour envoyer une newsletter graphique, vous pouvez choisir l'une des trois méthodes suivantes :

• Encodage de newsletters individuelles et envoi par e-mail.
• Utilisation d'un logiciel de livraison intégré sur un système de gestion de contenu, un programme de messagerie ou un système CRM.
• Utilisation d'un logiciel créé spécifiquement pour l'envoi de newsletters.

Chacune des différentes manières d'envoyer des newsletters a ses propres avantages et aucune d'entre elles n'est parfaite. Nous avons décidé d'aborder chacun d'eux individuellement pour avoir un meilleur aperçu :

1. Modèles de message codés uniques

Même dans de nombreuses grandes organisations, chaque newsletter est encodée séparément, de la même manière que les pages HTML statiques. Cette approche est très courante pour les entreprises disposant d'un service informatique dédié. En règle générale, cependant, personne d'autre dans l'organisation ne peut créer, mettre à jour ou envoyer ces newsletters.

Le côté positif des modèles codés est que dans ce cas, vous n'êtes pas dépendant de fournisseurs externes et la sécurité de l'information reste entre vos mains et garantit le travail du service informatique. L'inconvénient est cependant le fait que ceux qui s'occupent de la communication marketing dans leur rôle quotidien, dans la plupart des cas les équipes de marketing, de vente et de communication, ne peuvent pas éditer et envoyer les messages, mais dépendent du service informatique. De même, les entreprises réalisent leurs limites lorsqu'elles veulent des données de rapport de campagne plus précises, une facilité d'utilisation et une gestion centralisée des adresses des destinataires. De plus, les serveurs, qui sont utilisés lors de l'envoi des messages, peuvent mettre beaucoup de stress pour le trafic de données de l'entreprise et potentiellement mettre sur liste noire l'adresse IP de l'entreprise, ce qui entraîne le blocage des e-mails professionnels des particuliers.

Étant donné que les newsletters graphiques encodées séparément sont plus ou moins problématiques, difficiles à contrôler, que la gestion des adresses est incertaine et que les commandes et les annulations doivent généralement être effectuées manuellement, dans la plupart des cas, les entreprises ont intérêt à utiliser des outils spécialement développés pour le marketing par e-mail.

2. Utilisation d'un logiciel de livraison intégré sur un système de gestion de contenu, un programme de messagerie ou un système CRM.

Dans les systèmes CRM avancés, il est possible d'envoyer diverses newsletters aux contacts gérés dans le système. La plupart des systèmes autorisent les messages textuels et certains systèmes plus avancés autorisent également les messages HTML. Cette approche du marketing par e-mail présente certains avantages : dans les systèmes CRM, les adresses et les données restent dans les propres serveurs de l'entreprise et la sécurité des informations reste au sein de l'entreprise. Lors de l'utilisation de systèmes CMS et CRM, l'entreprise doit investir moins ou pas du tout, car les propres serveurs de l'entreprise peuvent être utilisés pour l'envoi des newsletters.

Cependant, les fonctionnalités de marketing par e-mail des solutions CRM ne sont généralement pas au centre du logiciel ou une fonctionnalité essentielle de celui-ci. Dans la plupart des systèmes CRM et CMS, vous ne pouvez donc bénéficier que partiellement des newsletters HTML.

Par exemple, le test des modèles de messagerie n'est pas fourni automatiquement, de sorte que la fonctionnalité de newsletter dans les clients de messagerie des destinataires n'est pas idéale dans la plupart des cas. Le plus gros problème est que les propres serveurs de l'entreprise sont utilisés pour le marketing par e-mail. Du point de vue des spams et des raisons de sécurité de l'information, il est sage de centraliser la communication marketing sur des serveurs distincts et d'utiliser le courrier électronique de l'entreprise pour ses propres serveurs.

3. Utilisation d'un logiciel créé spécifiquement pour l'envoi de newsletters.

Les logiciels dédiés au marketing par e-mail fonctionnent en tant que SaaS et peuvent être utilisés par n'importe quel navigateur Web sur Internet. Les logiciels spécialement développés pour le marketing par e-mail sont recommandés car ils incluent certaines des fonctions définies par les règles et réglementations locales typiques et sont également faciles à utiliser. Par exemple, il est courant d'avoir un lien dans la newsletter, qui permet au destinataire de se désinscrire de la newsletter à tout moment.

Lors de l'utilisation d'un logiciel dédié, les tâches typiques, telles que la gestion de la liste de distribution, le redimensionnement des images, l'abonnement et le désabonnement sont simplifiées et automatisées.

Avec ce type de logiciel, vous pouvez également surveiller le succès de vos messages livrés, obtenir des données de rapport complètes et utiles ainsi que bénéficier de nombreux modules complémentaires et extensions de marketing par e-mail.

Pour composer une newsletter HTML, les techniques suivantes peuvent être utilisées :

Étant donné que l'encodage de chaque newsletter à partir de zéro prend beaucoup de temps et nécessiterait que chaque modèle soit testé individuellement, nous vous recommandons d'utiliser un modèle réutilisable spécialement conçu pour s'adapter à votre image d'entreprise. Lors de l'utilisation d'un modèle prédéfini, il existe deux types d'éditeurs à utiliser pour rédiger votre lettre :

1. Éditeurs WYSIWYG

L'éditeur WYSIWYG (What You See Is What You Get) vous permet d'éditer des graphiques, du texte et, par exemple, de choisir un style de titre parmi différentes options. Habituellement, les définitions de style sont prédéfinies pour le modèle afin de garantir le maintien de l'aspect visuel de la marque. Dans les éditeurs WYSIWYG, la structure de la newsletter est généralement assez difficile à modifier à moins que l'éditeur ait des compétences en HTML.

2. Éditeurs glisser-déposer

La façon moderne de composer une lettre est modulaire. Dans ce cas, il existe différents modules de contenu définis dans votre modèle qui peuvent être facilement glissés et déposés comme vous le souhaitez. En bref, la newsletter par e-mail est composée de blocs de contenu que vous pouvez modifier à votre guise. En plus d'éditer votre texte et vos images, vous pouvez donc également modifier la structure de votre lettre pour répondre aux besoins spécifiques de chaque campagne.

Quelle que soit la solution avec laquelle vous choisissez de composer et d'envoyer votre newsletter, il est important de penser au processus de production et de mise en œuvre dès le début. Un marketing par e-mail réussi nécessite de la répétition (bulletins mensuels ou hebdomadaires, par exemple) et des processus efficaces qui réduisent la charge de travail et épargnent les nerfs de ceux qui font le marketing.

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