Modi per inviare e comporre newsletter

Le tecniche disponibili per inviare e comporre newsletter potrebbero confonderti. Abbiamo deciso di fare un breve riassunto per coloro che non hanno ancora tutti dimestichezza con l'argomento.

Per inviare una newsletter grafica, puoi scegliere uno dei tre metodi seguenti:

• Codificare singole newsletter e inviarle via email.
• Utilizzo di un software di consegna integrato su un sistema di gestione dei contenuti, un programma di posta elettronica o un sistema CRM.
• Utilizzo di un software creato appositamente per l'invio di newsletter.

Ciascuno dei diversi modi di inviare newsletter ha i suoi vantaggi e nessuno di essi è perfetto. Abbiamo deciso di affrontare ciascuno di essi individualmente per avere una visione migliore:

1. Modelli di messaggi con codifica singola

Anche in molte organizzazioni più grandi ogni newsletter è codificata separatamente, in modo simile alle pagine HTML statiche. Questo approccio è molto comune per le aziende con un reparto IT dedicato. In genere, tuttavia, nessun altro nell'organizzazione può creare, aggiornare o inviare queste newsletter.

Il lato positivo dei modelli codificati è che in questo caso non dipendi da fornitori esterni e la sicurezza delle informazioni rimane nelle tue mani e garantisce il lavoro per il reparto IT. Lo svantaggio è, tuttavia, il fatto che coloro che svolgono la comunicazione di marketing nei ruoli quotidiani, nella maggior parte dei casi i team di marketing, vendita e comunicazione, non possono modificare e inviare i messaggi, ma dipendono dal reparto IT. Allo stesso modo, le aziende realizzano i propri limiti quando desiderano dati di reporting delle campagne più accurati, facilità d'uso e gestione centralizzata degli indirizzi dei destinatari. Anche i server, che vengono utilizzati per l'invio dei messaggi, possono mettere a dura prova il traffico dati dell'azienda e potenzialmente inserire nella lista nera l'indirizzo IP dell'azienda risultando bloccati dalle e-mail aziendali degli individui.

Poiché le newsletter grafiche codificate separatamente sono più o meno problematiche, difficili da monitorare, la gestione degli indirizzi è incerta e gli ordini e le cancellazioni di solito devono essere eseguiti manualmente, nella maggior parte dei casi le aziende stanno meglio utilizzando strumenti sviluppati appositamente per l'email marketing.

2. Utilizzo di un software di consegna integrato su un sistema di gestione dei contenuti, un programma di posta elettronica o un sistema CRM.

Nei sistemi CRM avanzati è possibile inviare varie newsletter ai contatti gestiti nel sistema. La maggior parte dei sistemi consente messaggi basati su testo e alcuni sistemi più avanzati consentono anche messaggi HTML. Ci sono alcuni vantaggi in questo approccio all'email marketing: nei sistemi CRM gli indirizzi ei dati rimangono nei server dell'azienda e la sicurezza delle informazioni rimane all'interno dell'azienda. Quando si utilizzano sistemi CMS e CRM, l'azienda deve investire meno o non investire affatto, perché i server dell'azienda possono essere utilizzati per l'invio delle newsletter.

Tuttavia, le funzionalità di email marketing nelle soluzioni CRM in genere non sono il fulcro del software o una funzionalità di base in esse. Nella maggior parte dei sistemi CRM e CMS puoi quindi ottenere solo vantaggi parziali dalle newsletter HTML.

Ad esempio, il test dei modelli di messaggistica non viene fornito automaticamente, quindi la funzionalità della newsletter nei client di posta elettronica dei destinatari non è l'ideale nella maggior parte dei casi. Il problema più grande è che i server dell'azienda vengono utilizzati per l'email marketing. Dal punto di vista dello spam e della sicurezza delle informazioni è opportuno centralizzare la comunicazione di marketing su server separati e utilizzare la posta elettronica aziendale per i propri server.

3. Utilizzo di software creato appositamente per l'invio di newsletter.

Il software dedicato per l'email marketing funziona come SaaS e può essere utilizzato da qualsiasi browser Web su Internet. Si consiglia l'uso di software appositamente sviluppati per l'email marketing poiché includono alcune delle funzioni stabilite da norme e regolamenti locali tipici e sono anche facili da usare. Ad esempio, è un requisito comune avere un link nella newsletter, che consente al destinatario di annullare l'iscrizione alla newsletter in qualsiasi momento.

Quando si utilizza un software dedicato, le attività tipiche, come la gestione delle liste di distribuzione, il ridimensionamento delle immagini, l'iscrizione e l'annullamento dell'iscrizione, sono semplificate e automatizzate.

Con questo tipo di software puoi anche monitorare il successo dei tuoi messaggi consegnati, ottenere dati di reporting completi e utili e usufruire dei vantaggi di molti componenti aggiuntivi ed estensioni di email marketing.

Per comporre una newsletter HTML, possono essere utilizzate le seguenti tecniche:

Poiché la codifica di ogni newsletter da zero richiede molto tempo e richiede che ogni modello venga testato individualmente, ti consigliamo di utilizzare un modello riutilizzabile appositamente progettato per adattarsi alla tua immagine aziendale. Durante l'utilizzo di un modello predefinito, ci sono due tipi di editor da utilizzare per comporre la tua lettera:

1. Editori WYSIWYG

L'editor WYSIWYG (What You See Is What You Get) ti consente di modificare grafica, testo e, ad esempio, scegliere uno stile del titolo tra diverse opzioni. Le solite definizioni di stile sono predefinite per il modello per garantire che l'aspetto visivo del marchio sia mantenuto. Negli editor WYSIWYG la struttura della newsletter è solitamente abbastanza difficile da modificare a meno che l'editor non abbia competenze HTML.

2. Editor trascina e rilascia

Il modo moderno di comporre una lettera è modulare. In questo caso ci sono diversi moduli di contenuto definiti nel tuo modello che possono essere facilmente trascinati e rilasciati nel modo desiderato. In breve, la newsletter via e-mail è composta da blocchi di contenuti che possono essere modificati a piacere. Oltre a modificare il testo e le immagini, puoi quindi anche modificare la struttura della tua lettera per soddisfare le esigenze specifiche di ogni campagna.

Indipendentemente dalla soluzione che scegli per comporre e inviare la tua newsletter, è importante pensare al processo di produzione e implementazione sin dall'inizio. Il successo dell'email marketing richiede ripetizioni (ad esempio newsletter mensili o settimanali) e processi efficienti che riducano il carico di lavoro e salvino i nervi di chi si occupa di marketing.

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