Cara Mengirim dan Menulis Buletin

Teknik yang tersedia untuk mengirim dan menulis buletin mungkin membuat Anda bingung. Kami memutuskan untuk membuat rangkuman singkat bagi mereka yang belum mengetahui semua topik tersebut.

Untuk mengirimkan buletin grafis, Anda dapat memilih salah satu dari tiga metode berikut:

• Encoding buletin tunggal dan mengirimkannya melalui email.
• Menggunakan perangkat lunak pengiriman bawaan pada sistem manajemen konten, program email, atau sistem CRM.
• Menggunakan perangkat lunak yang dibuat khusus untuk mengirim buletin.

Masing-masing cara pengiriman buletin yang berbeda memiliki kelebihannya sendiri dan tidak ada yang sempurna. Kami memutuskan untuk membahas masing-masing dari mereka secara individual untuk mendapatkan wawasan yang lebih baik:

1. Templat pesan yang disandikan tunggal

Bahkan di banyak organisasi yang lebih besar, setiap buletin dikodekan secara terpisah, dengan cara yang mirip dengan halaman HTML statis. Pendekatan ini sangat umum untuk perusahaan dengan departemen TI khusus. Namun, biasanya, tidak ada orang lain di organisasi yang dapat membuat, memperbarui, atau mengirim buletin ini.

Sisi positifnya dengan templat yang disandikan adalah bahwa dalam hal ini Anda tidak bergantung pada penyedia eksternal dan keamanan informasi tetap berada di tangan Anda sendiri dan menjamin pekerjaan untuk departemen TI. Kelemahannya adalah, bagaimanapun, fakta bahwa mereka yang melakukan komunikasi pemasaran sebagai peran mereka sehari-hari, dalam banyak kasus tim pemasaran, penjualan dan komunikasi, tidak dapat mengedit dan mengirim pesan, tetapi bergantung pada departemen TI. Demikian pula, perusahaan menyadari batas mereka ketika mereka menginginkan data pelaporan kampanye yang lebih akurat, kemudahan penggunaan, dan manajemen alamat penerima yang terpusat. Juga server, yang digunakan saat mengirim pesan dapat memberikan banyak tekanan pada lalu lintas data perusahaan dan berpotensi membuat daftar hitam alamat IP perusahaan yang mengakibatkan email bisnis yang diblokir dari individu.

Sejak buletin grafis yang dikodekan secara terpisah lebih atau kurang bermasalah, sulit untuk dipantau, manajemen alamat tidak pasti dan pesanan dan pembatalan biasanya perlu dilakukan secara manual, dalam banyak kasus perusahaan lebih baik menggunakan alat yang khusus dikembangkan untuk pemasaran email.

2. Menggunakan perangkat lunak pengiriman bawaan pada sistem manajemen konten, program email, atau sistem CRM.

Dalam sistem CRM tingkat lanjut dimungkinkan untuk mengirim berbagai buletin ke kontak yang dikelola dalam sistem. Sebagian besar sistem memungkinkan pesan berbasis teks dan beberapa sistem yang lebih maju memungkinkan pesan HTML juga. Ada beberapa manfaat dalam pendekatan pemasaran email ini: dalam sistem CRM, alamat dan data tetap berada di server perusahaan sendiri dan keamanan informasi tetap berada di dalam perusahaan. Saat menggunakan sistem CMS dan CRM, perusahaan perlu berinvestasi lebih sedikit atau tidak sama sekali, karena server perusahaan sendiri dapat digunakan untuk mengirimkan buletin.

Namun, fitur pemasaran email dalam solusi CRM biasanya bukan fokus dari perangkat lunak atau fungsi inti di dalamnya. Oleh karena itu, di sebagian besar sistem CRM dan CMS, Anda hanya dapat memperoleh manfaat sebagian dari buletin HTML.

Misalnya, pengujian template olahpesan tidak disediakan secara otomatis, sehingga fungsionalitas buletin di klien email penerima tidak ideal di sebagian besar kasus. Masalah terbesar adalah bahwa server perusahaan sendiri digunakan untuk pemasaran email. Dari sudut pandang alasan spam dan keamanan informasi, adalah bijaksana untuk memusatkan komunikasi pemasaran ke server terpisah dan menggunakan email perusahaan untuk servernya sendiri.

3. Menggunakan software yang dibuat khusus untuk pengiriman newsletter.

Perangkat lunak khusus untuk pemasaran email berfungsi sebagai SaaS dan dapat digunakan oleh browser web apa pun melalui Internet. Perangkat lunak yang dikembangkan secara khusus untuk pemasaran email direkomendasikan karena menyertakan beberapa fungsi yang ditetapkan oleh peraturan dan regulasi lokal dan juga mudah digunakan. Misalnya, merupakan persyaratan umum untuk memiliki tautan di buletin, yang memungkinkan penerima untuk berhenti berlangganan buletin pada waktu tertentu.

Saat menggunakan tugas khusus perangkat lunak khusus, seperti manajemen daftar distribusi, pengubahan ukuran gambar, berlangganan dan berhenti berlangganan menjadi mudah dan otomatis.

Dengan perangkat lunak semacam ini, Anda juga dapat memantau keberhasilan pesan yang Anda kirimkan, mendapatkan data pelaporan yang luas dan bermanfaat, serta mendapatkan manfaat dari banyak add-on dan ekstensi pemasaran email.

Untuk menulis buletin HTML, teknik berikut dapat digunakan:

Karena pengkodean setiap buletin dari awal sangat memakan waktu dan akan membutuhkan setiap template untuk diuji secara individual, kami sarankan Anda menggunakan template yang dapat digunakan kembali yang dirancang khusus agar sesuai dengan citra perusahaan Anda. Saat menggunakan template yang sudah jadi, ada dua jenis editor yang dapat digunakan dalam menulis surat Anda:

1. Editor WYSIWYG

Editor WYSIWYG (What You See Is What You Get) memungkinkan Anda untuk mengedit grafik, teks dan misalnya memilih gaya judul dari opsi yang berbeda. Definisi gaya yang biasa dibuat untuk template untuk memastikan tampilan visual merek tetap terjaga. Di editor WYSIWYG, struktur buletin biasanya cukup sulit untuk dimodifikasi kecuali editor memiliki keterampilan HTML.

2. Seret & Jatuhkan editor

Cara modern untuk menulis surat adalah modular. Dalam hal ini ada modul konten berbeda yang ditentukan dalam template Anda yang dapat dengan mudah diseret dan dilepaskan sesuai keinginan Anda. Singkatnya, buletin email terbuat dari blok konten yang dapat diedit sesuai keinginan. Selain mengedit teks dan gambar, Anda juga dapat mengubah struktur surat untuk memenuhi kebutuhan spesifik setiap kampanye.

Apa pun solusi yang Anda pilih untuk menulis dan mengirim buletin Anda, penting untuk memikirkan proses produksi dan implementasi dari awal. Pemasaran email yang sukses membutuhkan pengulangan (buletin bulanan atau mingguan, misalnya) dan proses yang efisien yang mengurangi beban kerja dan menyelamatkan saraf mereka yang melakukan pemasaran.

Anda mungkin juga tertarik dengan artikel berikut:

Kelahiran Chief Marketing Technology Officer
Bagaimana cara menumbuhkan daftar email?

Baca Selengkapnya tentang LianaMailer™ - alat listrik yang dirancang khusus untuk pemasaran email. Dengan LianaMailer Anda dapat memilih untuk menggunakan editor WYSIWYG atau Drag & Drop, tergantung pada salah satu dari keduanya yang lebih sesuai dengan kebutuhan individu perusahaan Anda.

Baca selengkapnya